Por que os projetos falham? Você sabe evitar?

30 de agosto de 2017
Última modificação: 30 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Você sabe como evitar a falha do projeto?

Podemos provavelmente pensar em projetos que “falharam” – talvez os processos tenham piorado em vez de melhorar. Talvez tenham sido cancelados por causa de excessos de custos. Ou ainda os sistemas tenham sido lançados com erros fundamentais. É isso que tentamos mitigar quando realizamos treinamentos de Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt!

Como você sabe quando – e por que – um projeto falhou? Em muitos casos, o motivo da falha é óbvio. No entanto, a definição de falha nem sempre é clara: um projeto com atraso significativo pode ser descrito como uma falha. Enquanto outro, com um atraso semelhante, pode ser visto como um sucesso impressionante.

Neste artigo, vamos definir a falha do projeto e explorar os fatores que causam a falha de alguns projetos.

Qual a definição de falha do projeto?

Um projeto é considerado uma falha quando não entregou o que era necessário, de acordo com as expectativas. Portanto, para ter sucesso, um projeto deve entregar ao custo, à qualidade e no tempo; E deve entregar os benefícios apresentados no business case.

Os requisitos para o sucesso são claros e absolutos – certo? Infelizmente, não é assim tão simples. Porque a segunda parte da nossa definição de sucesso é que o projeto deve ser entregue “de acordo com as expectativas”.

Se as principais partes interessadas concordaram que um projeto deveria exceder seu orçamento inicial, o projeto ainda pode ser considerado um sucesso. Da mesma forma, se um projeto entregasse tudo o que estava nos projetos detalhados do projeto, ainda pode ser considerado uma falha se não incluísse elementos vitais que os principais interessados precisassem. Isso não parece justo, mas o sucesso e o fracasso do projeto não são apenas sobre os fatos, nem é simplesmente sobre o que foi entregue. Também é crucial sobre como o projeto é percebido.

Quais são as razões para a falha do projeto?

Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais os projetos falham:

Os requisitos comerciais incorretos foram abordados

Se o seu projeto estiver configurado para entregar a “coisa errada”, isso pode ser considerado uma falha, mesmo que tudo seja entregue no tempo, dentro do orçamento e na qualidade exigida. Isso parece duro. Mas se o seu projeto não entregar o que a organização realmente precisa, isso afetará inevitavelmente a forma como é percebido. É por isso que é tão importante realizar uma análise completa dos requisitos de negócios.

Não é possível entregar o modelo de negócios

Se o seu modelo de negócios não puder ser entregue, então você terá uma tarefa impossível. Para piorar as coisas, após a aprovação do caso comercial, a entrega de outras coisas torna-se dependente do seu projeto. Isso torna a mudança dos prazos, orçamentos e expectativas do projeto mais difícil.

Por exemplo, uma vez que você prometeu entregar um novo sistema de gerenciamento de bagagem no aeroporto, as companhias aéreas podem agendar vôos adicionais pouco depois do lançamento do sistema, para que possam aproveitar a nova capacidade. Se o sistema de bagagem não funcionar, ou se tiver problemas importantes durante o teste, pode ser difícil convencer os gerentes seniores para permitir que o projeto seja adiado, porque eles terão que desistir do aumento prometido de receita.

Quando você escreve seu modelo de negócios, certifique-se de pensar os requisitos do projeto em detalhes e identificar o que é necessário para garantir que você possa entregar esses requisitos. Não basta listar os pressupostos – certifique-se de explorá-los completamente. Revise outros projetos semelhantes, para que você não se esqueça de quaisquer itens importantes. Se você estiver oferecendo um novo sistema, reveja seus requisitos de hardware e interface. Se você tiver grandes riscos, inclua recursos de contingência suficientes (pessoas, orçamento e tempo) para gerenciar esses riscos adequadamente. Lembre-se de que implementar a mudança é difícil!

Seja realista e esteja pronto para ter algumas conversas difíceis. Por exemplo, seu CEO pode ficar desapontado com o fato de ele não poder ter o que quer antes do final do ano, ou os usuários principais podem dizer que eles realmente precisam de um produto completo no final da primeira fase. No entanto, será muito mais difícil ter essas conversas em uma data futura, quando seu projeto estiver com problemas!

Em muitos casos, a documentação do caso de negócios é escrita antes de um gerente de projeto ser atribuído. Se você é o gerente de projeto recebido, certifique-se de que você simplesmente não aceita esses documentos como estão!

Você é responsável por entregar o projeto, então não se esqueça de revisar o modelo de negócios. Valide os pressupostos e identifique as lacunas ou áreas que precisam de mais detalhes. Se forem necessárias conversas difíceis, tenha-as agora. Uma vez que os prazos, os requisitos e os orçamentos estão definidos, as expectativas são muito mais difíceis de mudar!

A governança é pobre

Poucos projetos já começaram sem um patrocinador. Esta é a pessoa que identificou a necessidade de mudança em uma área do negócio e quem está comprometido em fazer essa mudança acontecer. Ele ou ela desempenha um papel vital na garantia do sucesso do projeto. Um bom patrocinador pode tornar um projeto medíocre fantástico, e um patrocinador pobre pode atrasar e frustrar uma fantástica equipe de projetos.

O patrocinador do projeto é apoiado pelos órgãos de governança do projeto, geralmente sob a forma de um grupo de direção. Esses papéis de governança são essenciais: fornecem orientação, orientação e revisão crítica do projeto e seu progresso. Como gerente de projeto, você está envolvido no dia-a-dia do projeto. Mas, os grupos de governança podem dar um passo atrás e olhar para o projeto de uma perspectiva diferente. Eles podem fazer perguntas difíceis sobre progresso e desempenho. Eles podem ver coisas que você negligenciou. No entanto, eles também podem apoiá-lo fornecendo contatos e insights que o ajudam a fazer as coisas, e fornecendo “cobertura política” quando você precisar.

Gerentes de projeto geralmente não têm qualquer influência sobre quem é o patrocinador do projeto. Os patrocinadores se auto selecionam ou são escolhidos devido à sua posição na organização. No entanto, muitas vezes você tem mais influência sobre quem está no seu grupo de direção. Como tal, se você sabe que seu patrocinador do projeto não possui paixão pelo projeto. Ou se o patrocinador não gosta de dizer não às pessoas que continuam tentando expandir o escopo do projeto. Logo, certifique-se de equilibrar isso com uma direção mais rígida ou mais comprometida membros do grupo.

A implementação é fraca

Se você entregar seu projeto com competência, você evitará uma implementação fraca – certo? Infelizmente, não é tão claro. A entrega pode ser complexa. Você precisa gerenciar riscos, problemas e escopo; gerencie sua equipe e se comunique com as partes interessadas.

Entregar mudanças é difícil, e nem tudo está no seu controle. Portanto, ser competente não é suficiente para uma boa implementação, mas é um bom começo! Há muitas ferramentas disponíveis para ajudá-lo. Faça o nosso questionário sobre as habilidades de gerenciamento de projetos. Adicione ao Meu plano de aprendizagem pessoal para começar.

As pessoas perdem foco nos benefícios do projeto

Os projetos são baseados em uma lista de benefícios que devem ser entregues. Por exemplo, você pode precisar de um processo de atendimento ao cliente mais rápido, talvez seja necessário produzir produtos de forma mais barata ou talvez seja necessário melhorar a qualidade do seu serviço. Essas declarações de benefícios devem ser refinadas para que sejam claras, concisas e quantificadas.

A partir dessas declarações de benefícios, um conjunto de “coisas para fazer” é gerado. Por exemplo, você pode precisar consultar clientes, redesenhar produtos ou implementar um novo sistema. O resultado disso é um modelo de negócio que analisa o projeto em termos de custos e os benefícios serão entregues.

A equipe do projeto então se concentra no planejamento detalhado e na entrega dos itens de linha no plano do projeto – construindo um novo sistema, desenvolvendo pacotes de treinamento, mapeando novos processos e assim por diante. Nesta fase, a equipe pode esquecer os requisitos de benefícios.

Isso geralmente resulta em um produto que é bem construído, mas não oferece os benefícios necessários. Por exemplo, se o plano do projeto se concentrar na concepção e construção de um sistema, você poderia obter um sistema fantástico, mas aquele que não está sendo usado pelo negócio.

Para evitar esse problema, adote uma abordagem de gerenciamento de benefícios ao longo da vida do projeto, e lembre-se da necessidade de entregar os benefícios necessários quando planeja e entrega seu projeto.

O ambiente muda

Esta é provavelmente a área mais complicada. Se as necessidades da empresa mudarem, seu modelo de negócios pode tornar-se desatualizado antes de concluir o projeto. Talvez você precise revisar seus requisitos e metas originais no meio do projeto para decidir como proceder, o que pode resultar na alteração do escopo do projeto – ou mesmo cancelar o projeto completamente!

Se você estiver trabalhando em um ambiente que está mudando rapidamente, você pode ajudar a reduzir os riscos fazendo o seguinte:

  • Tomando decisões oportunas – Se o projeto não for capaz de entregar os requisitos revisados, não ignore isso. Quanto mais cedo você comunicar isso, e quanto mais cedo você tomar uma decisão sobre o futuro do projeto, melhor.
  • Considerando projetos menores – É mais difícil mudar a direção em um grande navio de cruzeiro do que em um rebocador. Então, pense se o alcance e a linha de tempo de entrega de um projeto proposto são apropriados em seu ambiente de negócios. Entregar projetos em peças menores nem sempre é apropriado, mas vale a pena considerar.
  • Gerenciando expectativas – Só porque você cancelou um projeto não significa automaticamente que o projeto seja considerado uma falha. Isso depende de muitos fatores, incluindo como você gerencia o envolvimento de partes interessadas principais do projeto no processo de tomada de decisão.

Não se esqueça…

Para que um projeto seja bem sucedido, não basta simplesmente gerenciar seu projeto de forma competente e entregar um produto de boa qualidade. Para evitar falhas, certifique-se de ter identificado os requisitos de negócios adequados, criar um modelo de negócio viável, implementar uma sólida governança de projeto, gerir uma implementação de alta qualidade, focada em benefícios e monitorou seu ambiente em mudança.

Acima de tudo, assegure-se de gerenciar as expectativas dos seus stakeholders, para que eles permaneçam de suporte. Afinal, estas são as pessoas que declararão seu projeto para ser bem-sucedido – ou de outra forma.

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