O que é um POP: Procedimento Operacional Padrão?

05 de novembro de 2017
Última modificação: 05 de novembro de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Blog, Seis Sigma

O que é um POP (Procedimento Operacional Padrão)?

Um POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que formaliza tarefas repetitivas dentro de uma organização.

Ele geralmente consiste em uma folha (ou planilha) que descreve um procedimento específico. Isto é, qualquer documento que é um “passo a passo” de uma tarefa repetitiva cabe na categoria de procedimentos operacionais padrão. Em um ambiente de manufatura, o exemplo mais óbvio de um POP é o passo a passo dos procedimentos de linha de produção, utilizados para fazer produtos, bem como treinar pessoal.

O objetivo de um POP, portanto, é realizar as operações corretamente e sempre da mesma maneira. Assim, o POP deve estar sempre disponível no local onde o trabalho a que se refere será feito – e aconselhavelmente visível.

Um POP, de fato, define práticas esperadas em todos os negócios em que os padrões de qualidade devem existir. Assim, eles desempenham um papel importante inclusive na sua pequena empresa, pois são políticas, procedimentos e padrões de que você precisa nas operações, sejam elas quais forem: de manufatura a marketing, de logística a administração.

Quais são os benefícios de um POP?

Você já teve a sensação de que cada pessoa na sua empresa faz a mesma coisa, mas de maneiras diferentes? É justamente isso que o POP quer evitar. Evitando esse tipo de situação, temos vários benefícios. Ele te ajudará a:

Minimizar o tempo de inatividade de aprendizado

No ambiente de trabalho de hoje, os planos de desenvolvimento dos funcionários incluem transições para novos papéis. Assim, à medida que os funcionários assumem novas responsabilidades, caso haja turnover ou transferência interna de funcionários, eles podem obter um curso intensivo para o desempenho de suas novas tarefas. Isso pode envolver instruções informais ou simplesmente conduz o funcionário a memorizar as responsabilidades e as etapas de ação necessárias para a conclusão bem-sucedida de referida função. Mas se o papel é preenchido externamente, o benefício de uma nova perspectiva externa é ofuscado por uma curva de aprendizado adicional, uma vez que uma transição orquestrada pode não ocorrer. Nesse sentido, os POPs fornecem aos funcionários uma estrutura para preencher os requisitos de sua função, minimizando a dependência da disponibilidade de algum colega de trabalho para tirar suas dúvidas. Os POPs, portanto, definem a base para executar os principais requisitos funcionais.

Assegurar que os funcionários compreendam seu papel

Os POPs, além disso, também garantem que os funcionários compreendam seu papel. Isso porque sua capacidade de articular com clareza papéis e responsabilidades garante que um indivíduo os compreenda bem. Aliás, essa é uma abordagem padrão para a educação, desde o ensino fundamental até a faculdade, e o processo de educação continua ao longo de toda a carreira profissional. Atualmente, quando os POPs não existem, o funcionário assume o papel de um aluno que consegue escrever uma redação nota 10. Por outro lado, quando os POPs existem, o funcionário assume o papel de professor, garantindo que todos os pontos-chave sejam incluídos na redação.

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Garantir consistência no desempenho de tarefas

Os funcionários podem até acreditar que estão desempenhando funções de forma consistente, mas os POPs podem indicar o contrário. Os POPs fornecem um nível adicional de garantia de consistência. Pois quando se determina que a consistência não existe, existe o benefício de determinar o que é considerado uma prática recomendada a seguir. Assim, o valor da consistência inclui resultados de maior qualidade nas operações e relatórios financeiros, atribuindo-lhes maior credibilidade.

Quais são as categorias de POPs?

Pode-se distinguir várias categorias e tipos de POPs. Aliás, o nome “POP” pode nem sempre ser apropriado, por exemplo em situações em que a descrição de situações ou outros assuntos podem, na verdade, designar protocolos, instruções ou simplesmente formulários de registro mais adequados. Além disso, planilhas pertencentes a um procedimento analítico devem ser padronizadas (para evitar anotar leituras e cálculos em pedaços de papel).

Uma série de tipos de POP importantes são:

POPs fundamentais. Dão instruções sobre como fazer os POPs das outras categorias;
POPs metódicos. Descrevem um sistema completo de teste ou método de investigação;
POPs para precauções de segurança;
Procedimentos padrão para operar instrumentos, aparelhos e outros equipamentos;
POPs para métodos analíticos;
para a preparação de reagentes;
POPs para recepção e registro de amostras;
para garantia de qualidade;
por fim, para arquivamento e para lidar com reclamações.

Como organizar o Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Os procedimentos são exigidos por padrões de conformidade, tais como ISO em qualidade, Sarbanes-Oxley para contabilidade de empresas públicas ou a Comissão Conjunta em saúde.

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Usam-se esses procedimentos para formar novos funcionários e em um processo para obter resultados mais consistentes. Assim, os procedimentos são usados para documentar o conhecimento da empresa e garantir que informações importantes sejam mantidas. Além disso, os procedimentos de melhoria de processo também são usados para documentar o estado futuro de um processo depois de ele ser melhorado, de forma que se possa comunicar as novas etapas em questão.

Ao longo do tempo, porém, os procedimentos melhoram e evoluem para “melhores práticas”. Às vezes, elas são chamadas boas práticas de fabricação ou BPF. Um BPF, por sua vez, é um POP que evoluiu para uma prática recomendada. O dispositivo médico e a indústria de fabricação farmacêutica, por exemplo, se referem a um procedimento como um BPF em seu sistema de qualidade.

Quais são as Políticas e Procedimentos para elaborar um POP?

Os procedimentos geralmente são associados ou suportados por outros documentos, como políticas.

Qual a diferença entre uma Política e um Procedimento?

A política é a declaração de objetivo e o Procedimento Operacional Padrão é a descrição de como atingi-lo. Então, basicamente, cada procedimento deve ser associado a uma política.

Podem constar entre outros documentos de suporte ao procedimento:

Processar Mapas;
Manuais de negócios;
Descrição do trabalho;
Relatórios, formulários e listas de verificação;
Objetivos de negócios;
FMEA, planos de controle, planos de qualidade.

Como começar um POP?

Como indicado acima, a iniciativa e o procedimento adicional para a preparação, implementação e gestão dos documentos é um procedimento em si que deve ser descrito. Esse POP mestre deve, pelo menos, mencionar:

Quem pode ou deve fazer qual tipo de POP;
A quem as propostas para um POP devem ser submetidas e quem confere o esboço;
O procedimento para aprovação;
Quem decide a data de implementação e quem deve ser informado;
Como as revisões podem ser feitas ou como um POP pode ser descontinuado.

Assim, deve-se estabelecer e registar quem é responsável pela distribuição, arquivamento e administração (por exemplo, do original e outras cópias) dos documentos. Em seguida, deve-se indicar com que frequência um POP válido deve ser avaliado (geralmente 2 vezes ao ano) e por quem. Além disso, vale destacar que somente cópias oficialmente emitidas podem ser usadas, de forma a garantir que a instrução seja aplicada adequadamente.

No caso de POPs metódicos ou de aparelhos, o autor solicita que um ou mais colegas qualificados testem o POP. Por outro lado, em caso de procedimentos de execução para investigações ou protocolos, o próprio líder do projeto poderia fazer o teste. Nessa fase, a redação do POP está ajustada. Assim, quando o teste é aprovado, o POP é submetido ao administrador do POP para aceitação. As revisões de POPs, por sua vez, seguem o mesmo procedimento.

Como preparar um POP?

A composição dos documentos deve atender a um mínimo de requisitos:

Cada página deve ter um título e/ou uma frase mencionando:

Data de aprovação e/ou número da versão;
Um título único (abreviado, se desejado);
O número do POP (de preferência com categoria);
Número da página e número total de páginas do POP;
Título (ou apenas o logotipo) dos originais, que deve ser de preferência impresso em outra cor que não preta.

As categorias podem ser indicadas com uma letra ou combinação de letras, por exemplo:

F para POP fundamental;
A ou APP para aparelho POP;
M ou METH para método analítico POP;
P ou PROJ para procedimento para realizar uma investigação especial (projeto);
PROT para um protocolo descrevendo uma sequência de ações ou operações;
ORG para um documento organizacional;
PERS para descrever assuntos de pessoal;
RF para formulário de registro (por exemplo, produtos químicos, amostras);
WS para folha de cálculo (relacionado a procedimentos analíticos).

A primeira página, a página de título, deve mencionar:

As informações gerais mencionadas acima, incluindo o título completo;
Um resumo dos conteúdos com finalidade e campo de aplicação (caso não forem evidentes no título);
Quaisquer POPs relacionados (às operações utilizadas no presente POP);
Possíveis instruções de segurança;
Nome e assinatura do autor, incluindo data de assinatura (é possível gravar os autores centralmente em um registro);
Nome e assinatura da pessoa que autoriza a introdução do POP (incluindo a data);
O equipamento necessário e outros meios devem ser detalhados;
Uma descrição clara e inequívoca é dada em um idioma dominado pelo usuário;
É recomendado incluir critérios para o controle do sistema descrito durante a operação;
Recomenda-se incluir uma lista de conteúdo, especialmente se o POP for longo;
Recomenda-se incluir uma lista de referências.

Como distribuir, administrar e implementar os POPs?

A partir dessa descrição, parece que a preparação e administração de um POP ou outra documentação de garantia de qualidade é um trabalho oneroso. No entanto, uma vez que o rascunho é elaborado e um esquema de distribuição simples de pessoas e departamentos envolvidos é estruturado, a tarefa pode ser consideravelmente facilitada.

Portanto, para controlar os POPs, recomenda-se a utilização da matriz para organização da informação, a qual é uma matriz de relação que pode ser usada para qualquer departamento ou um instituto. Nessa matriz podem ser indicadas todas as pessoas ou departamentos envolvidos no assunto, bem como o tipo de envolvimento. Isso pode ser indicado no esquema com um código de envolvimento, sendo que alguns dos envolvimentos mais comuns são (o número pode ser usado como código):

Tomar iniciativa para redação;
Redigir o documento;
Verificar;
Autorizar;
Implementar / usar;
Copiar para informações;
Verificar a implementação;
Arquivar.

No entanto, apesar de existir uma multiplicidade de abordagens válidas para a distribuição de POP, deve haver sempre um mecanismo para informar os potenciais usuários de que um novo POP foi escrito ou que um POP existente foi revisado ou descontinuado.

Configurando um sistema de arquivamento

Vale a pena configurar um bom sistema de arquivamento para todos os documentos logo no início. Assim se poupariam muitos inconvenientes, confusões e constrangimentos, não só no uso interno, mas também no que diz respeito à administração da empresa, autoridades, clientes e, se for o caso, inspetores de órgãos de credenciamento.

Os dados que devem ser armazenados por documento são:

Número POP;
Número da versão;
Data de emissão;
Data de validade;
Título;
Autor;
Status (título submetido, sendo redigido, rascunho pronto, emitido);
Departamento de usuários;
Nomes dos titulares;
Número de cópias por titular, se houver mais de um;
Número de registro de POPs a que se faz referência;
Dados históricos (datas de problemas anteriores).

O administrador do POP deve manter pelo menos duas cópias de cada POP: uma para o histórico e uma para o arquivo de backup. Assim também ocorre com as versões revistas: as versões substituídas devem ser coletadas e destruídas (exceto a cópia para o arquivo histórico) para evitar confusões e uso não autorizado.

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Virgilio Marques Dos Santos

Sócio-fundador da FM2S, formado em Engenharia Mecânica pela Unicamp (2006), com mestrado e doutorado na Engenharia de Processos de Fabricação na FEM/UNICAMP (2007 a 2013) e Master Black Belt pela UNICAMP (2011). Foi professor dos cursos de Black Belt, Green Belt e especialização em Gestão e Estratégia de Empresas da UNICAMP, assim como de outras universidades e cursos de pós-graduação. Atuou como gerente de processos e melhoria em empresa de bebidas e foi um dos idealizadores do Desafio Unicamp de Inovação Tecnológica.