Em um mundo repleto de complexidade e ritmo acelerado, a busca por eficiência se tornou uma prioridade em muitas organizações.
Uma ferramenta valiosa para alcançar essa eficiência é a implementação de Procedimentos Operacionais Padrão, ou simplesmente POPs.
Neste blog, exploraremos o que são POPs, por que eles são fundamentais e como podem impulsionar a eficiência em diversos contextos.
O que é POP (Procedimento Operacional Padrão)?
Antes que você descubra como fazer um POP, vale a pena lembrar em que consiste essa ferramenta. Um POP – sigla de Procedimento Operacional Padrão -, para dizer de forma simples, é um documento que descreve como atividades rotineiras devem ser executadas, através de um passo a passo.
Seu objetivo principal é garantir que, quem quer que realize essa tarefa, consiga fazê-la de forma apropriada. Além disso, torna a empresa mais competitiva, pois colabora com a implementação da qualidade total. Neste post vamos dar dicas preciosas para você fazer bons POPs e assim atingir esse objetivo.
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Qual o objetivo do POP?
Como o princípio do POP é ser universal, ou seja, ser útil e autossuficiente em qualquer situação, é essencial que ele seja padronizado. Por isso, ao fazer um POP você precisa estar preparado e saber bem o que está fazendo. Assim, as dicas que apresentaremos abaixo serão muito úteis para você nesse sentido.
Por que você precisa de um POP?
O POP descreve de forma minuciosa todos os detalhes de um processo, listando questões como: materiais utilizados, ordem dos procedimentos, parâmetros (temperatura, quantidade, tempo), entre outros aspectos relevantes para manter os padrões de qualidade.
Assim, ele também exige que você inclua etapas e informações mais detalhadas, de quem, quando e onde.
Aqui estão alguns benefícios de se usar um POP, os quais por sua vez, consistem nas razões pelas quais você pode precisar de um:
- Manter a previsibilidade sobre os resultados;
- Diminuir erros variações ou desvios;
- Aumentar os requisitos de produção;
- Garantir que o procedimento não tenha impacto adverso no meio ambiente;
- Garantir a segurança;
- Aderir a uma agenda;
- Evitar falhas de fabricação;
- Auxiliar em treinamentos;
- Garantir padrões de conformidade.
Quais elementos compõem um POP?
Independentemente do tipo de negócio em que atua, você deve ter seus POPs bem definidos. Isso porque são eles que ajudarão a entender como realizar tarefas rotineiras.
Da mesma forma eles conferem segurança, em conformidade com os regulamentos e de forma consistente, independentemente de quem concluir a tarefa.
Além disso, não há algum documento, parâmetro ou norma oficial de Procedimento Operacional Padrão que ensine como escrever um. Porém, dentro de um POP, há elementos essenciais que devem existir para facilitar a leitura do documento, confira:
- Título: Um título claro que descreve o procedimento em questão.
- Objetivo: Uma breve descrição do objetivo do procedimento, ou seja, o que se pretende alcançar ao segui-lo.
- Escopo: Uma definição clara dos limites do procedimento, indicando o que está incluído e o que está excluído. Isso ajuda a evitar mal-entendidos.
- Responsabilidades: Indicação das funções ou cargos das pessoas envolvidas na execução do procedimento e suas responsabilidades específicas.
- Definições: Esclarecimento de termos técnicos, abreviações ou jargões usados no procedimento, de forma a garantir que todos entendam o que está sendo dito.
- Materiais e Recursos: Lista dos materiais, equipamentos e recursos necessários para a execução do procedimento.
- Passos ou Etapas: A descrição detalhada de cada passo que deve ser seguido, em ordem sequencial, para realizar o procedimento. Os passos devem ser claros e precisos.
- Fluxogramas ou Diagramas: Quando apropriado, um POP pode incluir fluxogramas, diagramas ou ilustrações para visualizar melhor o processo.
- Instruções de Segurança: Informações sobre quaisquer precauções de segurança que devem ser observadas durante a execução do procedimento.
- Registro e Documentação: Instruções sobre como documentar e registrar o procedimento, incluindo formulários ou modelos, se necessário.
- Referências: Se houver documentos, regulamentos, normas ou outros recursos que são relevantes para o procedimento, eles devem ser listados nas referências.
- Revisões e Atualizações: Informação sobre como o POP será revisado e atualizado quando necessário, incluindo um histórico de revisões.
- Aprovação: O nome e a assinatura da pessoa ou departamento responsável pela aprovação do POP.
- Data de Emissão e Versão: A data em que o POP foi criado e sua versão. Isso é importante para garantir que as pessoas estejam usando a versão mais recente.
- Anexos: Qualquer documento ou material adicional relacionado ao procedimento, como formulários, tabelas ou regulamentos.
Existem algumas etapas que você pode seguir que o ajudarão a organizar seus pensamentos e planejar o caminho mais eficaz a fim de padronizar seus procedimentos.
Como fazer um POP: passo a passo
Etapa 1: já tenha em mente o resultado final
Antes de tudo, defina qual é o resultado final ou a meta para o documento que você está escrevendo. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um documento que descreva os procedimentos para fechar um restaurante todas as noites. O objetivo, portanto, é proteger o prédio até que a equipe de preparação chegue de manhã.
Assim, esta etapa não inclui detalhes como limpar pisos ou armar sistemas de alarme. Pois você basta apenas deseja identificar o que o será realizado com o procedimento.
Processos e procedimentos se repetem durante ao dia, à semana e em um mês inteiro em todas as organizações. Ao definir seus objetivos, questione se um POP é na verdade necessário para esse objetivo específico. Também confira se ele já foi criado para atingir o objetivo. Talvez você só precise revisá-lo e procurar maneiras de aprimorá-lo.
Da mesma forma, pergunte a si mesmo se existe um motivo específico para esse objetivo ser acompanhado por um documento de procedimento operacional padrão. Reconhecendo o que exatamente você espera que o POP realize, fica muito mais fácil escrever um esboço do documento a fim de definir seus detalhes.
Etapa 2: escolha um formato para seu POP
Em segundo lugar, um POP deverá contemplar um formato. Decerto, sua empresa já possui alguns POP's que foram criados para outros procedimentos no passado. Você pode de forma bem simples se referir a esses documentos como modelos para obter diretrizes de formatação preferidas. Para servir de exemplo, segue um exemplo elaborado pela FM2S:
Formato de etapas simples
Use esse formato para procedimentos de rotina curtos e fáceis. Além de conter as normas de segurança e de outra documentação obrigatória, na maioria das vezes, esse tipo de formato é uma lista numerada ou com marcadores simples.
Com frases curtas e que são claras e fáceis para o leitor seguir. Se por acaso esse tópico chamou sua atenção, pode ser que você se interesse pelo curso de Gestão da Rotina. O curso trata de um conjunto de técnicas que correlaciona metas e a padronização do trabalho da liderança. Não perca tempo e confira!
Formato de etapas hierárquicas
Se seus procedimentos tiverem várias etapas que envolvem a tomada de decisão, convém usar o formato de etapas hierárquicas. Na maioria das vezes, é uma lista numerada ou com marcadores das etapas principais, seguida por um conjunto de pequenas específicas.
Fluxograma
Você pode usar um fluxograma para mapear e planejar procedimentos que incluem muitos resultados possíveis. Essa é uma boa opção quando os resultados nem sempre são previsíveis.
Etapa 3: peça informações
Como o realizar o trabalho? Reúna a equipe e pergunte sua opinião. Essas pessoas, afinal, são as que utilizarão o POP quando ele estiver pronto. Portanto, garanta que o documento faça sentido para elas e que todas as tarefas necessárias estejam incluídas.
Como você verá mais adiante, a elaboração de um POP exige vários rascunhos e revisões. Assim, convide sua equipe para revisar os rascunhos com o propósito de que eles possam fazer sugestões adicionais. Nesta fase, o espírito do trabalho em equipe deve estar aguçado.
Etapa 4: defina o escopo do seu POP
É possível que o procedimento operacional padrão em que você esteja trabalhando, para que seja concluído com êxito, dependa de outros POPs, assim como de equipes de outros departamentos. Se sim, determine o escopo, verificando se é suficiente apenas referenciar esses outros POPs, ou se é necessário adicioná-los ao documento em elaboração.
Talvez você precise de um fluxograma ou de um mapa a fim de definir de forma clara as dependências e partes responsáveis.
Etapa 5: identifique seu público
Conhecer seu público ajuda a determinar como você deve escrever seu procedimento operacional (sendo essa uma lógica semelhante à da oratória, vale a pena saber mais). Assim, considere estas perguntas:
Qual é o seu conhecimento prévio?
- O seu público já está familiarizado com a organização e os procedimentos?
- Eles já conhecem os termos a utilizar?
- Ou ele precisam de uma atualização?
Isto é, você precisa escrever no nível de conhecimento de seu público-alvo. Pois, se você reduzir demais, e deixar o conteúdo muito complexo, gerará perdas desnecessárias.
Quais são as habilidades linguísticas deles?
Talvez o seu público não fale o seu idioma nativo. Dessa forma, convém usar mais figuras do que palavras e saber mais sobre comunicação intercultural.
Eles são novos funcionários?
Seus POPs precisam ser muito detalhados e orientados ao treinamento, isto é, quando se trata de novos funcionários. Afinal, garantir ótimos resultados é o seu objetivo, não importa de quem está executando a tarefa, certo?
Quão amplo é o seu público?
Várias pessoas, em diferentes funções e em várias organizações, estarão lendo o documento? Se a resposta for sim, nesse sentido, você deve escrever os procedimentos de uma maneira que defina bem quem/qual função desempenha cada tarefa. Assim você ajuda seu público a entender onde cada membro se encaixa no processo e por que sua parte específica é importante.
Uma vez que determinar seu público, logo após, aconselhamos que você faça uma análise das funções e responsabilidades dentro do procedimento. Assim, todos compreendem sua responsabilidade na execução de tarefas.
Etapa 6: Escreva o POP
Em seguida, escreva um rascunho do seu procedimento operacional padrão. Considere incluir pelo menos alguns dos seguintes elementos:
Folha de rosto do POP
Esta página pode incluir:
- O título do procedimento;
- Um número de identificação;
- Data de publicação ou de revisão;
- O nome da: Função; Organização; Divisão; Ou agência a que o procedimento se aplica;
- Nomes e assinaturas daqueles que prepararam e aprovaram os procedimentos descritos no documento.
Índice do POP
No entanto, você só precisa de um índice se o documento for muito grande e tiver muitas páginas. Assim, o índice permite fácil acesso a áreas específicas do documento.
Os procedimentos específicos
Esta é a maior parte do documento e inclui o passo a passo dos procedimentos específicos que precisam ser seguidos a fim de cumprir com êxito os padrões e normas de segurança da empresa. Esta seção também pode incluir:
- Como utilizar o POP, além de uma descrição do seu escopo e objetivo. Você pode incluir: Padrões; Requisitos base; Funções; E responsabilidades de entradas e saídas;
- Quais detalhes necessários e adicionais são requeridos para concluir cada etapa. Discuta as decisões que precisam ser tomadas, possíveis bloqueadores, considerações de segurança e quaisquer outros cenários do tipo "e se" que possam surgir;
- Esclarecimento da terminologia, incluindo acrônimos e frases que podem não ser familiares para o seu público;
- Avisos de saúde e segurança. Esses avisos devem ser listados em uma seção separada a fim de acompanhar as etapas aplicáveis dentro do processo;
- Uma lista completa de todos os equipamentos e suprimentos necessários, onde encontrá-los e quando cada um será necessário;
- Uma seção de solução de problemas a fim de cobrir possíveis erros, contendo onde o leitor deve procurar soluções e o que pode interferir no resultado final.
Etapa 7: Revisar, testar, editar, repetir... E assim por diante
Depois de escrever o documento do procedimento operacional padrão:
- Envie um rascunho do POP aos membros da equipe para revisão. Peça-lhes que anotem erros gramaticais e técnicos;
- Teste, você mesmo, o documento para ver se você alcança o resultado desejado;
- Peça a outros membros da equipe que testem os procedimentos. Assim você garante que a linguagem esteja clara, possa ser breve e seguida de conduzir ao êxito;
- Incorpore edições e sugestões relevantes para melhorar o documento;
- Repita essas etapas até que o documento seja aprovado e aceito por todas as pessoas que fazem parte de sua construção.
- Implemente o POP;
- Torne-o bem mais acessível para quem precisa para fazer seu trabalho. Uma dica é colar na parede no ambiente onde ocorre a atividade da qual ele trata.
Por fim, você deve revisar o procedimento padrão a cada seis a doze meses, ou conforme necessário. Dessa forma você identifica áreas em que ele pode ser aprimorado, de forma que ele possa, o quanto antes, refletir as alterações e melhorias feitas.
Como implementar o POP na empresa?
Criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) é só o primeiro passo. Para garantir que ele funcione na prática, a empresa precisa adotar estratégias para que o documento seja seguido corretamente e contribua para a padronização das atividades.
1. Engaje a equipe desde o início
Os colaboradores precisam entender por que o POP é importante e como ele facilita o trabalho. Apresente o documento em treinamentos e incentive a participação ativa no processo.
2. Use ferramentas para facilitar a aplicação
Sistemas de gestão, checklists e fluxogramas tornam o uso do POP mais prático. Além disso, garantir que o documento esteja acessível no ambiente de trabalho evita falhas na execução.
3. Monitore e atualize o documento periodicamente
A realidade da empresa muda com o tempo, e os procedimentos também. Defina um cronograma de revisão para ajustar o POP conforme novas necessidades ou melhorias nos processos.
4. Integre o POP aos treinamentos internos
O documento deve fazer parte da capacitação de novos funcionários e da reciclagem da equipe. Isso reduz erros e mantém o padrão de qualidade esperado.
