Gestão de dados: proteja um importante ativo organizacional

26 de junho de 2021
Última modificação: 15 de julho de 2021

Autor: Paula Louzada
Categorias: Análise de dados

Você sabe o que é gestão de dados e informações, e a sua importância?

Já pensou o quão ruim é buscar uma informação no banco de dados e não encontrar devido a sua desorganização? Ou alguém furtando os dados confidenciais da sua empresa? Isso e outros problemas podem acontecer se a sua gestão de dados não for eficiente. E como evitar isso? Com a gestão de dados! E o que é isto?

Neste artigo, vamos analisar por que o gerenciamento de dados e informações pode ser tão importante, e vamos explorar maneiras que você pode organizar dados de forma mais eficaz em sua organização, através dos seguintes tópicos:

  • O que é gestão de dados?
  • Importância da gestão de dados
  • Consequências de dados mal gerenciados
  • Como melhorar o gerenciamento de informações

O que é gestão de dados?

A gestão de dados é o desempenho de reunir informações, mantê-las seguras, executá-las de forma rápida, eficiente e segura. Ela surgiu no final da década de 1970 quando as informações eram mantidas em papel e começaram a passar para a fita e, logo em seguida para o disco. Estes dados estão em diversas plataformas, como:

Desse modo, é necessário integrar todos os dados e, ao mesmo tempo, analisá-los. Afinal, dados não confiáveis acabam gerando prejuízos. Para realizar o gerenciamento, é preciso que o setor de TI, os demais colaboradores e, principalmente, os CEOs estejam alinhados.

Importância da gestão de dados

O gerenciamento de dados e informações tem grande importância para as organizações que estão com dificuldades para gerenciar a alta quantidade de informações de maneira eficiente, segura, dentro dos limites de política e regulamentação, a fim de tomar ações visando o benefício do valor dos dados e ativos de informação.

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Em um estudo realizado pela Virginia Commonwealth University, menos de 10% das organizações usam processos documentados para gerenciar seus dados, e menos de uma em cada três organizações reivindicam confiança em seus próprios dados. Os problemas de roubo de dados e segurança estão aumentando a cada ano, levando a perdas financeiras, roubo de propriedade intelectual, fraude de identidade e reputações comprometidas.

Consequências de dados mal gerenciados

As consequências dos dados mal gerenciados podem ser significativas.

Considere os seguintes exemplos:

Perdas financeiras:

Todos esses problemas listados acima podem gerar prejuízos e aumentar seus erros, assim, você perde oportunidades, o desempenho cai, seus clientes e projetos tem prejuízo, perdendo vantagem competitiva.

Risco de litígio:

Os hackers acessam seu banco de dados de clientes, que inclui endereços e números de cartão de crédito. Esses clientes estão agora em risco de roubo de identidade, e eles decidem processá-lo por violação de sua privacidade.

Custos excessivos de armazenamento de dados:

Sua organização não tem processo para limpeza de dados – substituindo ou excluindo informações imprecisas, incompletas ou desatualizadas. Assim, seus custos de armazenamento de dados e recursos de TI precisam dobrar a cada ano.

Processos de fluxo de trabalho ineficientes:

Os membros da sua equipe não conseguem encontrar as informações que precisam para fazer seu trabalho, porque cada departamento tem seu próprio banco de dados, e nenhum desses sistemas se comunica entre si. Dessa forma, uma boa ferramenta para auxiliar neste problema é a SIPOC, explicada melhor no vídeo abaixo.

Oportunidades perdidas:

Seus representantes de vendas lutam para acessar o banco de dados de estoque, que os informa sobre a disponibilidade do produto e datas de entrega. Os concorrentes ganham vendas de você, porque eles têm acesso imediato a essas informações.

Perda de marca/reputação:

Os clientes estão frustrados, porque os departamentos não podem se comunicar efetivamente uns com os outros. Como resultado, a reputação e as vendas da sua organização sofrem.

Como melhorar o gerenciamento de informações?

É possível gerenciar suas informações através de uma plataforma de gerenciamento de dados que é um sistema com ferramentas de software para coleta e análise de grande volume de dados e informações de uma organização.

O gerenciamento ajuda a equipe de TI a identificar e resolver problemas no sistema, melhorar as consultas no banco de dados e otimizar o seu gerenciamento de dados de maneira rápida e econômica. Por isso, contrate uma empresa especializada em gerenciamento de dados e segurança da informação para a sua organização, como uma consultoria de TI.

Tenha um planejamento adequado às melhores práticas de acordo com o seu setor. A seguir algumas medidas para um melhor gerenciamento das informações:

Identifique frustrações:

Inicie uma lista com todos os problemas, frustrações e ineficiência que você sofre regularmente com as informações e banco de dados. Em seguida, disponibilize essa lista para seus colegas e peça para que façam o mesmo. Para mapear como as informações transcorrem através de sua organização use o flowchart e diagramas de pista de natação. Em seguida, execute uma Análise de Causa Raiz para rastrear cada problema até sua origem. Dessa maneira, esta análise vai ajudar a determinar se esses problemas, erros ou ineficiências são resultado de questões técnicas, de manutenção ou humanas.

Revisar a segurança:

Identifique medidas que são válidas para a segurança de dados executando uma análise de risco. Algumas informações são confidenciais como o acesso a dados pessoais, dados do cartão de crédito , salário dos funcionários etc. Verifique com a equipe de TI medidas de segurança da informação para manter os dados da sua organização protegidos.

Agilizar processos e sistemas:

Com a sua equipe de TI, elimine e corrija os problemas e ineficiência dos pontos da sua lista que foram identificados. Faça uma lista de boas práticas para o uso e acesso das informações, evitando possíveis frustrações como o vazamento de dados confidenciais e duplicação. É de grande importância manter seus arquivos e pastas organizados, bem conservados e atualizados. Assim sendo, periodicamente você deve gerenciar seus arquivos eletrônicos fazendo uma limpeza no sistema de banco de dados, excluindo todos os itens que não forem úteis novamente.

Criar casos de negócios para melhorias de sistemas:

Após ter os problemas listados, faça um brainstorming para resolver esses impasses e monte um business case propondo seu plano de ação, e demonstre os benefícios que isso vai gerar para a sua organização. Desse modo, o gerenciamento de dados será mais eficiente, seguro, rápido e econômico.

Resumo

Portanto, conclui-se que para uma boa gestão de dados e informações deve-se estruturar os processos do sistema. Não esqueça de garantir a integração entre todos os setores para o melhor uso dos dados e monitorar periodicamente as métricas escolhidas Além disso, contratar uma empresa especializada em gestão de dados é extremamente válido para implementar soluções analíticas focadas em sua organização.

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