Kaizen é o significado de se obter todos os benefícios da melhoria contínua. Então, para aplicá-lo, pergunte-se: como a “mudança” acontece na sua organização? É através de grandes iniciativas ou faz parte da maneira como você continuamente trabalha? Assim, para implementar o Kaizen é fundamental conhecer suas ferramentas. Desse modo, neste artigo introduziremos as principais ferramentas para você se aprofundar mais nesta metodologia. Caso não tenha conhecimento da metodologia ou queira aprender mais, baixe o material sobre a metodologia abaixo. 
Além do material da metodologia, nos da FM2S temos um curso gratuito de Kaizen, o qual você pode conhecer melhor no vídeo a seguir.
Kaizen: qual ferramenta utilizar e em qual momento da implementação?
Imagine: a situação da empresa não vai muito bem. Há uma constante perda de clientes por conta da baixa qualidade dos produtos, grandes desperdícios que elevam as contas da empresa, os processos já são os mesmos, sendo feitos da mesma forma há muito tempo e os prazos são cada vez menores. Uma situação bastante complicada, porém ainda em tempo de ser revertida. Eis que você decide implementar a jornada kaizen: um plano de melhoria contínua, mas lhe surgem muitas dúvidas por onde começar? Quais ferramentas utilizar em cada etapa e como deixar o sistema Kaizen autossustentável? Confira neste artigo as ferramentas Kaizen
A ideia aqui é dar um pontapé inicial e oferecer um guia com as ferramentas kaizen, técnicas e práticas para dar suporte à sua implementação Kaizen de acordo com cada etapa. Aqui é válido ressaltar duas coisas: primeiramente lembrar que o Kaizen é uma jornada e não um destino, logo não há uma fase final e sim uma continuidade (Kaizen autossustentável). A segunda coisa que é válida ressaltar é que este é apenas um guia, ou seja, haverá sempre algumas diferenças entre as aplicações das ferramentas. O objetivo é demonstrar quais ferramentas são mais adequadas a cada etapa da Implementação (Início, Meio e Acompanhamento). Vamos conferir?
Fase Inicial Kaizen
É importante lembrar que nenhum processo está totalmente desenvolvido. As pessoas devem sempre procurar maneiras de melhorar os processos, daí vem o conceito de melhoria contínua. O Kaizen se concentra na melhoria de processos, na padronização de processos, envolvendo trabalhadores de todos os níveis e muito mais. Vamos conferir as ferramentas kaizen mais utilizadas na fase inicial de implementação:
Gemba Walking
A frase “vá primeiro ao Gemba” é comum quando se fala ou implementa o kaizen. Gemba significa "local de trabalho", e é uma excelente ferramenta nos esforços de melhoria contínua. Como o Kaizen se concentra em envolver os trabalhadores em todos os níveis, a caminhada em Gemba leva gerentes e supervisores para aqueles que trabalham no local para observar o processo em primeira mão e obter opiniões daqueles que trabalham no processo. Essas pessoas são uma fonte maravilhosa de conselhos ou recomendações pertinentes, pois são os especialistas em seu próprio trabalho.
Você pode conferir o curso Gemba Walking – Liderança Lean na Plataforma EAD FM2S.
Folha A3
Consiste em um relatório baseado no método Planejar, Executar, Verificar, Agir (PDCA) e é muito utilizado na metodologia ágil. Algumas ferramentas de solução de problemas envolvem várias páginas de informações, vários gráficos e gráficos e relatórios demorados. O formato do Relatório pode ser usado para comunicar de forma mais eficaz todas as informações pertinentes com maior impacto visual. Embora o relatório seja uma ferramenta de comunicação eficaz, ele é muito mais valioso como ferramenta de solução de problemas e pensamento crítico que pode ser usado para impulsionar a melhoria contínua.
O Curso de Folha A3 é outro que está disponível em nossa Plataforma EAD, entre e confira.
O diagrama de Ishikawa é uma representação visual da estratégia "cinco porquês" e é uma alternativa que pode ser utilizada para análise de causa raíz que também é bastante visual, detalhando o problema em causas menores. Você pode encontrar a planilha Diagrama de Ishikawa disponível em nosso Material de Apoio.
VSM (Value Map Stream) - Mapeamento do fluxo de valor
O mapeamento do fluxo de valor está ganhando força no trabalho do conhecimento, porque estimula o pensamento dos sistemas, resultando em melhor comunicação, colaboração mais eficaz e mais vitórias da equipe. Qualquer equipe pode aproveitar a produtividade e colaboração aprimoradas que o mapeamento do seu processo pode oferecer. As equipes podem começar facilmente reunindo-se em torno de um quadro branco e definindo as várias etapas envolvidas na visualização de seu produto, projeto ou serviço do início ao fim. O VSM ajudará a identificar alguns desperdícios como:
- Excesso de produção;
- Estoques;
- Tempos de espera desnecessários/atrasos;
- Problemas de layout.
Confira também o curso de VSM em nossa formação Lean.
TPM – Manutenção Produtiva Total
O TPM tem como objetivo aumentar a produtividade, eficiência e segurança por meio da capacitação ou empoderamento dos operadores e líderes de equipe para que desempenhem um papel proativo no dia-a-dia de lubrificação, inspeção e limpeza. Traz a manutenção em foco como uma parte vital do negócio. Com ele você consegue obter uma menor quantidade de paradas das máquinas (que a longo prazo significa maior receita), maior desempenho das máquinas, menos defeitos em produtos e melhor controle de parâmetros. Isso afeta diretamente a efetividade global de um equipamento, o famoso OEE que também causa um grande impacto nos seus lucros.
Não perca tempo e inicie já o curso de TPM com a FM2S e saia na frente. Você pode conferir também o curso de OEE disponível em nossa Plataforma EAD.
Fase Mediana
Antes de lhe apresentar ferramentas de sustentação da fase mediana, é importante saber que essa fase se inicia somente depois de pontuar os problemas iniciais e após o processo de tomada de decisão inicial, ou seja, a implementação das ferramentas que elencamos acima já com alguns resultados. Caso os resultados não sejam favoráveis, você deve rever as suas ações. Muitas das ferramentas da Fase Mediana darão suporte às ferramentas iniciais, portanto é preciso ser assíduo na aplicação de todas elas.
Kanban
Sugiro o Kanban como uma das primeiras ferramentas kaizen na fase mediana. Ele ajuda você a aproveitar o poder das informações visuais usando notas autoadesivas em um quadro branco para criar uma "imagem" do seu trabalho. Ver como o seu trabalho flui dentro do processo da sua equipe permite não apenas comunicar o status, mas também fornecer e receber contexto para o trabalho.
Ao contrário de outros métodos que forçam a mudança de ajuste desde o início, o Kanban trata da evolução, não da revolução.Isso depende da verdade fundamental de que você não pode chegar aonde quer ir sem primeiro saber onde está. Existem quatro grandes ideias no Kanban:
- Visualize seu processo;
- Limitar o trabalho em andamento;
- Concentre-se no fluxo;
- Melhorar continuamente;
O Kanban pode ser usado para gerenciar trabalho individual, em equipe ou mesmo em toda a organização. Embora popularizado pelas equipes de software, o Kanban pode ser aplicado a praticamente qualquer processo que possua etapas distintas e é frequentemente usado por marketing, vendas, finanças e muitas outras disciplinas.
SIPOC
Uma ferramenta complementar ao VSM é o SIPOC. Por levar em conta fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes, adquire o caráter de uma ferramenta multifuncional, que reconhece a interdependência entre eles durante a execução dos métodos. Ajuda no diagnóstico de problemas de fluxo de trabalho, que podem ser usados para melhorar os procedimentos de trabalho, a eliminação de atividades de valor zero e a otimização do tempo do ciclo do processo.
Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto é comumente referido como uma regra '80 / 20' e é uma técnica usada para descobrir os principais problemas. Ele deve lidar com uma prioridade máxima, ou seja, eles devem tratar primeiro. No entanto, um gráfico ou diagrama de Pareto é usado para representar os problemas mais importantes. E, de relance, sua equipe de gerenciamento poderá descobrir quais precisam resolver de uma só vez. É considerada uma das melhores ferramentas de solução de problemas nos eventos Kaizen.
Sustentabilidade Kaizen
A partir daqui você já deve ter tomado todas as rédeas da implementação e sua função será apenas gerenciar, ou seja, manter o processo de melhoria contínua na sua empresa, analisando índices, corrigindo ações e buscando novas ferramentas para trabalho. Aqui vai algumas ações e ferramentas para lapidar a sua gestão Kaizen:
PDCA/PDSA
O ciclo consiste em quatro etapas e fornece um método científico para testar hipóteses apresentadas por atividades de melhoria contínua e deve ser constantemente aplicado em processos. Se uma grande mudança está sendo implementada na instalação ou uma pequena alteração em uma peça específica no processo de fabricação, a mudança pode ser documentada no ciclo PDCA.
Eventos Kaizen
São eventos agendados para um período definido, geralmente uma semana, em que um processo ou uma parte específica de um processo deve ser aprimorada. Esses eventos precisarão ser planejados antes da execução e começarão com a identificação de qual problema ou desperdício será focado e tratado durante o evento. Os funcionários devem ser treinados para realizar as atividades adequadamente, para garantir que o evento funcione da maneira mais eficiente possível.
5S
Em sua categoria o 5S é uma ferramenta popular para abordar as preocupações relacionadas aos eventos Kaizen. Isso porque facilita o alcance da gestão da qualidade total, trazendo redução de custos, garantindo segurança, padronização e entrega pontual.
FMEA
É uma ferramenta da ciência da melhoria útil na análise de causa-e-efeito e para garantir que as causas de falha de um produto desapareçam. O objetivo do FMEA é fornecer uma abordagem sistemática e identificar, em um ambiente complexo, para onde a atenção deve ser voltada a fim de reduzir o risco de fracasso.
Com uma aplicação progressiva das ferramentas kaizen identificando as oportunidades de melhoria e gerenciando os riscos, as chances de falha de sua implementação Kaizen são muito baixas. O escopo do Kaizen é tão vasto que existem várias ferramentas e sua equipe de produção pode escolhê-las com base em suas necessidades específicas.
Lembre-se também que uma organização é formada por pessoas, logo exercer empatia é necessário. Além disso, o kaizen não é uma métrica fácil de ser implementada então, se conseguiu implementá-lo com sucesso, celebre!
