Sistema Kanban: o que é? como funciona? para que servem?

20 de abril de 2016
Última modificação: 20 de abril de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

O que é o sistema Kanban?

Sistema Kanban é um sistema que funciona de maneira orquestrada e ordenada, que cada pedido no final da cadeia gera uma ação em todos os setores da empresa. Em nosso curso de White Belt Gratuito, quando passamos pelo saber profundo de Deming, muitos alunos nos questionam: “mas afinal, o que é visão sistêmica professor?”. Diante deste interesse, ponho-me a discorrer sobre a importância de enxergarmos a empresa tal qual um relógio. E o que é um relógio? Um sistema composto por engrenagens, molas e afins cuja função é marcar as horas e as datas. Então, quando um relojoeiro abre uma destas maravilhosas máquinas, ele deve ter em mente que para seu conserto ser classificado como bom, a máquina deverá exercer sua função.

Qual a origem do sistema kanban?

Outra forma de se enxergar isto é olhando para o sistema Kanban. Tal sistema, defendido por Kiichiro Toyoda, é um bom exemplo de como a Toyota enxerga a organização como um sistema. O sistema kanban, também conhecido como just-in-time, não trata de cada estágio de processo como independente, mas, em vez disso, reconhece todo um sistema de processos associados. Naturalmente, a construção de coisas, desse modo, leva a uma visão mais ampla, a uma visão orientada para o futuro, a uma visão que busca a otimização do todo. Dentro da empresa, o sistema sistema kanban é concebido como resultado de tal pensamento. Fora da empresa, a visão sistêmica dá-se por meio do keiretsu, ou grupos de relacionamentos, foram estabelecidos com os fornecedores.

Do final da década de 1980 ao início dos anos 1990, os keiretsu da indústria japonesa foram criticados no Ocidente por serem sistemas fechados. A Toyota enfrentou tal crítica de frente, declarou que se tornaria uma empresa “aberta” e inseriu as palavras “aberta e justa” nos Princípios Básicos que promulgou em 1992. Não muito tempo depois, os EUA criaram o conceito de Supply Chain Management, sua própria versão de keiretsu, e colheram os louros da prosperidade econômica na década de 1990. Os EUA e alguns países europeus, que são conhecidos por serem fortes em sistemas de raciocínio, aprenderam a pensar por sistemas com os keiretsu da Toyota.

Como surgiu o Kanban na cultura Toyota?

Porém, a cultura Toyota busca sempre superar-se. Um processo inicial estabeleceria uma “zona-limite para passagem de bastão” para o próximo passo, sem um limite rígido, e o trabalho fluiria de um estágio do processo para o seguinte. Isso permitiu que as fábricas da Toyota alcançassem um alto grau de equilíbrio na linha de montagem, por intermédio da absorção de disparidades entre os trabalhadores mais e menos experientes e entre ritmos de diferentes estágios de processos.

Uma vez que o trabalho se dá por meio de processos sobrepostos no estágio de desenvolvimento, o trabalho do processo anterior pode ser ajustado ao se preparar para mudanças e ao antecipar o impacto que o novo produto terá em suas próprias operações. O engenheiro chefe soluciona as diferenças de opinião entre os processos iniciais e finais. Esse é o sistema que alguns autores denominaram de “engenharia coordenada”.

Ao rejeitar delimitações absolutas entre departamentos, esse sistema permitiu que as pessoas compartilhassem o trabalho além de suas jurisdições tradicionais, fazendo desse compartilhamento uma das forças da empresa. A ideia de fronteira difusa pode parecer incompatível com o conceito de sistema, mas a Toyota sempre esteve pronta para subverter conceitos tradicionais quando a necessidade surge.

Como funciona o sistema kanban?

O sistema kanban funciona sobre uma importante premissa: colaboradores não devem desempenhar funções sem propósito. Em primeiro lugar, sua perspectiva sobre o trabalho incita-os a se questionarem por que seus trabalhos e atividades existem. Seu objetivo é chegar à essência. Se você não vier trabalhar um dia: qual é o impacto para a empresa? E para o cliente?

Taichi Ohno, dizia que trabalho referia-se a atividades de produção. Movimento, por outro lado, é a mera passagem, que não agrega valor. Trabalho sem uma essência clara e definida é movimento, ou seja, desperdício.

A cultura de procura por essências também está presente em departamentos administrativos, que tem forte tendência a cair na burocratização. Trabalhadores dos processos de suporte como aqueles lotados nos setores administrativos ou nos centros de serviços compartilhados, devem ter bem clara a essência do seu trabalho.

Quem são os atores do sistema kanban?

Além da essência, é importante quando formos estruturar sistemas kanban conhecermos alguns conceitos fundamentais. Por isso, iremos colocar por meio de perguntas e respostas aqueles conceitos que você precisará gravá-los. Mas fique tranquilo, pois de tanto usar, será fácil memorizá-los.

O que é produção empurrada?

Cada etapa do processo produz conforme o programa gerado pela previsão de vendas

O que é produção puxada?

É um Sistema de produção em que cada etapa do processo só deve produzir um bem ou serviço quando um processo posterior, ou o cliente final, o solicite. Esta solicitação se dá através do consumo de um estoque controlado de peças, chamado de supermercado, localizado entre os processos. Se o processo posterior não consumir um determinado item, o processo anterior não o produzirá, mesmo que isto contrarie a previsão de vendas.

A produção puxada transfere para o chão-de-fábrica a responsabilidade pela programação diária da produção. São os operadores que passam a decidir o que fazer e quando fazer, a decisão é tomada com base em um sistema visual que, quando dimensionado corretamente, e seguido à risca, tornam este trabalho totalmente seguro.

O que é um supermercado?

É um arranjo em que os itens que saem mais existem em maiores quantidades em locais privilegiados e o que saem menos existem em menores quantidades nas prateleiras mais baixas. Além disso, itens esporádicos somente são produzidos sob a encomenda do cliente.

Esse conceito surgiu com os mercados. Você já reparou que as gôndolas nunca estão todas cheias ao mesmo tempo. Os itens que estão acabando são os próximos a serem repostos, sempre. E, há uma quantidade diferente de cada item disponível na gôndola? As cervejas mais caras não estão em mesma quantidade das cervejas mais baratas.

Assim, supermercado é um estoque controlado que é calculado para que o cliente encontre o que precisa e o fornecedor consiga repor o supermercado antes que os níveis mínimos de peças definidos sejam atingidos.

Agora, se sua demanda for bastante estável e seu tempo de resposta for baixo, você não precisará utilizá-los. Poderá trabalhar com o estoque zero. Além disso, preciso ter uma abundância de recursos caso precise produzir, o que no mundo real, não é muito comum de encontrarmos.

O que é Kanban?

É um dispositivo sinalizador que fornece instruções para a produção, retirada ou transporte de itens.

Quais os tipos de kanban?

Kanban de produção: dá autorização para um processo produzir o item em uma determinada quantidade. Kanban de transporte (ou retirada): dá autorização para a compra de itens em supermercados ou do almoxarifado em uma determinada quantidade.

Quais as regras do sistema kanban?

  • Regra 1: O processo cliente somente retira peças do supermercado quando isto realmente for necessário, isto é, seja para atender a demanda do cliente, seja para repor o seu supermercado;
  • Regra 2: O processo fornecedor só pode produzir itens dos quais possuir kanbans de produção e nas quantidades definidas nestes;
  • Regra 3: Somente peças boas podem ser colocadas em supermercados;

O que é um quadro kanban?

A medida que o cliente retira peças do supermercado os cartões de produção que acompanhavam as caixas são levados para o processo fornecedor e são colocados em quadros. Estes quadros devem mostrar para a linha qual o item que deve ser produzido primeiro e qual o tamanho do lote a ser produzido.

O que podemos concluir sobre um sistema kanban?

Antes de mais nada, a visão sistêmica que propagamos em nosso White Belt, nos desafia a perguntar, por que nós fazemos algo, em vez de perguntar como podemos fazê-lo mais rápido ou melhor ou a um custo mais baixo. Além disto, nada melhor para aumentar o engajamento do time e a empatia deles com o cliente do que exemplificar claramente a essência do seu trabalho.

Quando vocês começarem um projeto de redução de custo ou de aumento da satisfação do cliente, perguntem por quê fazemos isto para todos os seus processos. É impressionante a quantidade de itens que passamos a fazer sem ao menos nos darmos conta. Abordados no White BeltGreen Belt e Black Belt, além do Lean do PMP.

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