Gemba: o que é e qual a importância desse lugar?

gemba
21 de dezembro de 2016
Última modificação: 21 de dezembro de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Seis Sigma

O que é Gemba?

Numa tradução literal, Gemba refere-se a “lugar atual”. Gemba pode referir-se ao local atual onde os produtos são produzidos, por exemplo, o chão de fábrica. De maneira similar, num ambiente de serviços, o Gemba pode referir-se ao local onde o serviço é criado e prestado – por exemplo, um restaurante, cinema ou site.

Como abordar o Gemba?

Para melhoria, a abordagem do Gemba, nos lembra o quanto é importante visita-lo, para entender como um processo funciona realmente. Em outras palavras, somente gastando tempo olhando como o processo funciona realmente, você estará apto a observar coisas como:

  • Como o processo opera normalmente
  • Como o processo opera quando as coisas dão errado
  • Quais os tipos de problema que ocorrem
  • Como os problemas são resolvidos
  • Como o processo é gerenciado ou controlado
  • As diferenças entre os procedimentos operacionais descritos e os realizados

A saída do Gemba, uma melhora visão geral do processo, compreende em:

  • O que está escrito no procedimento (intenções)
  • O que pensamos estar sendo feito (percepção das pessoas)
  • O que realmente está acontecendo (realidade)

Quais os Principais Passos para Explorar o Gemba?

  • Passo 1 – Crie uma equipe multifuncional: tenha certeza de pessoas novas na área/processos sejam inclusas no time, pois elas enxergam sem nenhum viés.
  • Passo 2 – Vá e veja: a equipe deve visitar o local atual (o Gemba) onde as atividades acontecem (ou os problemas ocorrem).
  • Passo 3 – Observe e toque: a ideia é começar por meio da observação e toque. Idealmente, a equipe deve gastar no mínimo 10 a 15 minutos em silêncio observando a atividade antes de começar a discussão e a arguição dos operadores do processo.
  • Passo 4 – Faça questões abertas: a equipe, provavelmente terá muitas perguntas nesse ponto, mas é importante mantê-las abertas. Questões que começam por meio do que, onde, quem e quanto, podem ajudá-los a trazer informações por meio de suas respostas sobre o que acontece de verdade.
  • Passo 5 – Evite questões direcionadas: perguntas que começam com por que ou como, podem levar a respostas enviesado, que refletem apenas um ângulo de enxergar a situação. Tente deixar esse tipo de pergunta por último.

Como aplicar o Gemba no cliente?

O Gemba também pode ser aplicado no cliente. Como comentado, para entender realmente o ponto de vista do cliente (e como ele experimenta seus produtos), é importante visitar o local em que os clientes utilizam seus produtos (ou serviços).

Por meio da Jornada da Melhoria, a FM2S está indo até o Gemba do cliente para entender um pouco mais sobre sua rotina e como nossos serviços são consumidos. É muito interessante para nós, entender todas as dificuldades que vocês, clientes, tem ao utilizar nossas planilhas, apostilas, e-books e cursos EAD. Com isso, pudemos fazer várias alterações para melhorar a experiência de vocês em nosso White Belt, Green Belt, Black Belt, Gestão de Projetos e Lean. A cada detalhe captado no Gemba do cliente, podemos alterar um item em nossos serviços.

Quais as dicas para você arrasar no Gemba?

Vinte Regras e Diretrizes Melhorar o seu Ambiente de Trabalho (Gemba)

  • Dê prioridade ao Gemba
  • Focalize-se em desimpedir e limpar o local de trabalho
  • Assegure-se de que os recursos básicos, principalmente aqueles com funções e papéis-chave, estejam quase sempre ocupados
  • Estude os processos e os recursos básicos
  • Faça mudanças para reduzir os custos no (sem comprometer a qualidade)
  • Otimize e organize o trabalho
  • Identifique e elimine desperdícios
  • Não deixe-o esperando
  • Não interrompa nem conturbe
  • Torne-o à prova de erro; torne-o mais robusto
  • Padronize as tarefas recorrentes quando os fatores importantes forem controláveis
  • Aborde os fatores que estão fora de controle
  • Faça mudanças e aumente a produtividade
  • Identifique os indicadores-chave do processo e monitore-os regularmente
  • Promova aprendizagem e treinamento contínuos
  • Assegure-se de que haja comunicação na operação
  • Desenvolva no Gemba os reflexos, hábitos e processos para o PDSA continuo
  • Dê atenção às necessidades pessoais dos envolvidos (e às dos demais funcionários também)
  • Torne-o um local de trabalho agradável
  • Parta do pressuposto de que lá, “tudo é sentido”

Por que o Gemba é tão importante?

Sei que a maioria de vocês irá passar pelos pontos e julgar que são óbvios. Concordo, também o acho óbvios dentro de uma sala de aula, mas quando chego na empresa, se não tiver este check-list, eles acabam escapando. Transferir os funcionários do Gemba o conhecimento que temos, é o nosso propósito. Conhecimento na cabeça ou dentro do escritório não resolve.

Sem um processo organizado como este, há um risco grande da equipe se perder na muvuca das organizações.

O Lean está para a empresa, assim como a hábitos saudáveis estão para nossa vida. Desta forma começo este post, cujo objetivo, é mostrar os principais problemas que acontecem durante a implementação do Lean numa empresa. Quando palestramos sobre Lean, todos querem implementá-lo, porém, poucos realmente conseguem. Por quê?

Para mim, é muito parecido com a história de vida saudável. Ninguém é contra manter hábitos saudáveis e muito menos, duvida de que eles realmente funcionem. Mas, o problema é que implementá-los exige mudança e disciplina e aí, começam a sequência de problemas e desculpas para justificar o fracasso.

Na questão dos hábitos saudáveis, poucos desejam abrir mão dos doces, refrigerantes, cervejinha e de dormir até mais tarde, mas sem isto, não há vida saudável. Desta forma, como aqueles programas e blogs de vida saudável, colocamos aqui uma série de perguntas que irão lhe guiar pela melhoria do local de trabalho. Após a leitura, vocês devem desdobrar-se para implementá-los. Isso e muito mais pode ser visto em nossas certificações Green Belt e Black Belt.

Como o Gembra influencia no Kaizen?

Segundo o New Shorter Oxford English Dictionary, kaizen é definido como melhoria contínua das práticas de trabalho, eficiência pessoal, etc , e como uma FILOSOFIA EMPRESARIAL. Em japonês, kaizen significa melhoria continua. Segundo Masaaki Imai, a palavra melhoria evolve todos – gerentes e trabalhadores – e envolve relativamente poucas despesas. A filosofia kaizen assume que seu estilo de vida – seja profissional ou doméstico – deve ser o foco dos esforços de melhoria continua.

Geralmente, as melhorias kaizens são pequenas e incrementais, mas o processo kaizen proporciona resultados significativos ao longo do tempo. Ao contrário do estardalhaço provocado pelas grandes inovações, venerada por nós ocidentais, o Kaizen é sutil e constante, mas igualmente poderoso.

Para não ficarmos restritos a uma única literatura e definição, mencionaremos também a definição utilizada pela Confederação da Indústria Indiana, a qual faz um belo trabalho de pesquisa e implantação do Kaizen em suas indústrias. Segundo a confederação, kaizen são pequenas melhorias, acompanhadas por um método de melhoria – pode ser lean, six sigma, a última bolacha do pacote, etc.

O conceito kaizen estimula a melhoria na produtividade, sendo um processo continuo em qualquer empresa servindo como guia à criação de uma cultura de melhoria, por ser um verdadeiro estilo de vida ou, pelo menos uma abordagem cultural para a melhoria de processo.

Deste modo, podem-se verificar semelhanças nas duas definições: kaizen é melhoria continua, sendo feito aos poucos e de maneira constante. E para ter êxito, o kaizen deve estar arraigado na cultura da empresa e de seus funcionários.

O Kaizen é a metodologia do Gemba?

Kaizen não é uma metodologia muito menos um evento de melhoria, apesar de existirem os chamados EVENTOS KAIZEN (dias dedicados a realização de melhorias). Outra coisa interessante é que não há menção sobre Lean nas definições de Kaizen encontradas, sendo estes dois, metodologias diferentes, já que o kaizen é considerado uma técnica de implantação de melhorias dentro da empresa e o Lean, uma técnica de localização e eliminação dos desperdícios no fluxo de valor.

Em meu último artigo sobre kaizen fui questionado sobre esta conexão e me foi apontado que a busca de melhorias para o kaizen deve ser feita por meio da análise dos sete desperdícios do Lean. Pelo que vi, esta afirmação está em parte incorreta, pois se pode realizar kaizens utilizando as ferramentas do Six Sigma ou aplicando as velhas Ferramentas da Qualidade. Apesar de ser possível implantar Lean por meio de kaizens, estas são coisas distintas e, mas em parte, complementares.

Por fim, vimos aqui a importância da aplicação do Gemba em pontos como a organização, o mapeamento de um processo as mudanças para redução de custos e muitos outros.

Ao examinar o fluxo do processo no local real, é possível ver como o processo funciona normalmente, o que acontece quando os obstáculos aparecem, quais tipos de problemas acontecem e como são resolvidos. Além disso, a diferença entre o que está escrito no papel e o que realmente acontece no Gemba se torna clara.

Por isso é tão crucial fazer uma caminhada em Gemba. Essa é a ação correta de ir ao local em que o valor é criado para conversar com as pessoas, entender o trabalho de perto, fazer perguntas e aprender com as lutas diárias – sempre mostrando respeito (essencial em qualquer caminhada em Gemba). Lembre-se de que é uma chance dos gerentes e líderes se afastarem de suas rotinas para identificar atividades desperdiçadas e oportunidades de melhoria.

 

Bibliografia:

Gemba Kaizen – Masaaki Imai

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