Faça o melhor uso de ferramentas de gerenciamento de projetos

ferramentas de gerenciamento de projetos
23 de novembro de 2019
Última modificação: 23 de novembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Faça o melhor uso de ferramentas de gerenciamento de projetos

O filme de 2011 “Moneyball” conta a história de como o Oakland Athletics mudou sua abordagem para o esporte do beisebol, alcançando muito sucesso no processo. Brad Pitt interpreta Billy Beane, o gerente geral de equipes, que decide mudar sua abordagem tradicional de recrutamento e gerenciamento de equipes para adaptar métodos sabreétricos, a pedido de seu novo gerente geral assistente Peter Brand, interpretado por Jonah Hill. A abordagem para explorar e analisar jogadores depende do uso de estatísticas e vários dados semelhantes ao uso de ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudar a determinar jogadas, estratégias e até recrutamentos.

“Existe uma falha epidêmica no jogo para entender o que realmente está acontecendo. E isso leva as pessoas que dirigem os times da Major League Baseball a julgar mal seus jogadores e a administrar mal seus times ”, diz Brand no filme. Ele acrescenta: “O pensamento do beisebol é medieval. Eles estão fazendo todas as perguntas erradas. ”

O filme, embora sobre esportes, ilustra a importância de dados, estatísticas e ferramentas de gerenciamento de projetos. Mesmo em um setor que é impulsionado principalmente pela habilidade física e atlética, além do instinto e experiência de seus jogadores e gerenciamento, essas coisas – dados, estatísticas e ferramentas de gerenciamento de projetos – conseguiram mudar a maneira como o jogo era jogado para sempre. Enquanto o Oakland não venceram a World Series, o Boston Red Sox, dois anos depois, construiu o modelo iniciado pelo Athletics.

Aproveitando as possibilidades abertas pelo gerenciamento de projetos

Se faz sentido nos esportes, as ferramentas de gerenciamento de projetos fazem ainda mais sentido nos negócios. Estatísticas e dados podem significar o sucesso ou o fracasso de um projeto ou tarefa. Coisas como orçamentos, métricas e indicadores-chave de desempenho, além de prazos de entrega – eles determinam o tipo de estratégia, a direção e a organização. E, dada a imensidão e a importância dessas coisas, seria irresponsável, para dizer o mínimo, não ter as ferramentas e o software de gerenciamento de projetos certos para supervisionar e operar essas coisas. E a supervisão é uma tarefa complexa e complicada de executar, embora necessária.

O objetivo das ferramentas de gestão de projetos é ajudar os tomadores de decisão a planejar, implementar e controlar todas as engrenagens que fazem o processo de gerenciamento de projetos se mover. As ferramentas certas significam maior eficiência e produtividade para as empresas que as utilizam. Até os projetos mais simples podem se beneficiar das ferramentas corretas de gerenciamento de projetos.

As ferramentas corretas de gerenciamento de projetos ajudam os gerentes e líderes a antecipar e evitar erros e falhas. Isso pode ajudá-los a tomar decisões mais informadas que moldam as iniciativas menores e maiores que impulsionam a organização. E em um ambiente de negócios e mercado em que os clientes são mais exigentes, imprevisíveis e competitivos, mais ferozes e inovadores do que nunca, é importante que os gerentes e tomadores de decisão tenham as ferramentas certas à sua disposição para ajudá-los a permanecer no topo.

Outra coisa é que as ferramentas de gerenciamento de projetos também potencialmente abrem outros caminhos para crescimento e lucratividade que antes eram inexplorados e não realizados. Assim como em Moneyball, onde as ferramentas que eles permitiram à equipe, com um orçamento significativamente menor, competir com equipes maiores e mais ricas, as ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a definir não apenas pontos de melhoria, mas direções e estratégias completamente novas.

A necessidade de um bom gerenciamento de projetos

Depois de tudo isso, você acha que os benefícios das ferramentas de gestão de projetos nos negócios são óbvias e seu uso seria generalizado. Infelizmente não é. De acordo com a empresa de inteligência de negócios Wellingtone, no Reino Unido, apenas 37% das equipes relataram concluir projetos no prazo mais frequentemente do que não.

Além disso, dados bastante recentes do LiquidPlanner mostraram que o principal problema dos gerentes de projeto de manufatura era gerenciar despesas, seguido de perto pelo cumprimento das datas-alvo e pelo compartilhamento de informações entre as equipes.

A empresa de rede de serviços profissionais PricewaterhouseCoopers relatou que “73% dos trabalhadores dos EUA pensam que a tecnologia nunca pode substituir a mente humana”. Não apenas a premissa por trás dessa crença é falha e mal informada, mas também a IA continuará a ter um efeito profundo na maneira como as empresas ao redor do mundo farão negócios no futuro. O Gartner vai ainda mais longe, dizendo que a IA será um fator necessário e integral das forças de trabalho em todo o mundo até 2021.

O efeito de ter boas ferramentas de gestão de projetos é indiscutível. A empresa de serviços profissionais PM Solutions divulgou uma pesquisa em 2016 que mostrou as empresas com melhor desempenho relatando um salto de 5% no uso de um escritório de gerenciamento de projetos. O pensamento tradicional veria essa função e, naturalmente, as ferramentas necessárias, como luxo. O estado atual de fazer negócios, porém, determina que as ferramentas de gerenciamento de projetos são um componente necessário em qualquer operação bem-sucedida.

O que procurar em um bom gerenciamento de projetos

Nem todas as ferramentas e software são criadas iguais. Existem muitas ofertas por aí, mas nem todos trabalharão para você. Mas existem certas características e fatores que devem ser considerados quando falamos sobre boas ferramentas de gestão de projetos:

1. Permite colaboração

Boas ferramentas de gerenciamento de projetos não funcionam apenas para uma equipe ou até duas. Especialmente quando se trata de grandes projetos em que várias equipes e departamentos precisam coordenar e cooperar, é imperativo que a ferramenta de gerenciamento de projetos usada possa fazer isso acontecer. Será difícil, para dizer o mínimo, que um projeto atenda a prazos e orçamentos sem que toda a máquina – construída e executada por várias partes móveis diferentes – funcione sem problemas. Funções como compartilhamento de arquivos, aplicativos de comunicação individual e em grupo, anotação e reuniões on-line devem ser apenas algumas das coisas básicas que você deve procurar.

2. Torna o gerenciamento de recursos fácil e eficiente

Lembra-se daquela estatística há algum tempo sobre o gerenciamento de despesas e custos ser a coisa mais difícil para os gerentes? Há uma razão para isso, e não é preciso dizer que qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos deve ser capaz de tornar esse processo não apenas simples, mas eficiente também. Orçamentos e outros recursos são a força vital de qualquer projeto, mas também de qualquer empresa. Erros aparentemente mínimos podem ter repercussões negativas e significativas a curto e longo prazo. É importante que o software de gestão de projetos que você usa seja capaz de identificar, organizar e rastrear recursos em todos os estágios e níveis dos negócios. Uma amostra de alguns recursos de gerenciamento de recursos que toda boa ferramenta de gerenciamento de projetos deve ter é agendamento, inventário, acompanhamento de tempo e presença.

3. Compatível com planos de longo e curto prazo

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos estão desatualizadas. É importante procurar ferramentas e software alinhados com a direção tecnológica que a empresa está tomando. Isso ajudará os gerentes e outros usuários das ferramentas de gestão de projetos especialistas no uso do software. Isso não apenas economiza dinheiro com o tempo, como você não precisa continuar trocando de software, mas o desenvolvimento de conhecimentos ajuda a um uso mais eficiente, o que também se traduz em mais eficiência nas operações.

4. Interface de usuário boa e intuitiva

Independentemente de quão boa é a ferramenta real, todo o objetivo de usá-la é derrotado se for difícil de usar. Não apenas nas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas muitos outros softwares e aplicativos excelentes tiveram vida útil rápida porque eram muito complicados de usar. Todo o objetivo das ferramentas de gerenciamento de projetos é tornar mais simples e mais eficientes o gerenciamento de várias frentes operacionais, e isso só será alcançado se a ferramenta tiver uma boa interface de usuário intuitiva que não tenha uma curva de aprendizado acentuada, pelo menos para uso básico e intermediário.

5. Fornece outros recursos

Estamos falando de outras informações, dados, tendências e outros enfeites. Boas ferramentas e software de gestão de projetos levam as coisas para o próximo nível. Eles entregam mais do que o esperado. Isso inclui analisar as tendências existentes no setor ou fazer negócios em geral. Qualquer coisa que ajude seus usuários a tomar decisões mais informadas e adicionar contexto à visão geral – esses são recursos bem-vindos que agregam valor a uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos.

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