Por que implementar um software de colaboração online?

software de colaboração online
23 de outubro de 2019
Última modificação: 23 de outubro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos, Melhoria de Processos

Por que implementar um software de colaboração online?

O local de trabalho típico e moderno tenta criar um ambiente colaborativo para as pessoas que trabalham lá. De fato, um estudo de Stanford descobriu que o desempenho dos funcionários pode melhorar significativamente se houver uma “percepção de trabalhar coletivamente”. Como tal, é incrivelmente útil para os gerentes usarem um software de colaboração online, a fim de criar um ambiente mais colaborativo e social.

Existem várias razões pelas quais o uso de software de colaboração online é vital para o sucesso da sua empresa. Abaixo, descrevemos por que é importante usar software colaborativo para gerenciamento de projetos em seu local de negócios.

Por que a implementação do software de colaboração online ajudará seu gerenciamento de projetos?

É importante implementar o software de colaboração online em sua empresa para criar um ambiente mais colaborativo. Por exemplo, o estudo de Stanford descobriu que indivíduos que trabalhavam colaborativamente relataram níveis mais altos de engajamento, maior sucesso e menores níveis de fadiga quando comparados a trabalhadores que não concluíram tarefas de maneira mais coletiva.

Outro estudo feito no Instituto de Produtividade Corporativa (i4cp) e na Babson College constatou que as organizações que promovem ambientes de trabalho conjuntos tinham uma probabilidade cinco vezes maior de serem empresas de alto desempenho. Claramente, a incorporação de software colaborativo ajudará a garantir que o gerenciamento de projetos que ocorre na sua empresa leve a um melhor desempenho e taxas de sucesso mais altas. Seus funcionários também estarão menos cansados, menos estressados ​​e mais engajados.

Além disso, o software de colaboração online pode ajudar os gerentes a observar as equipes e os indivíduos que atendem e superam as expectativas. Ver os resultados e as estatísticas por trás do desempenho das equipes deve facilitar para os empregadores e gerentes recompensar os funcionários com aumentos e bônus.

“A falta de incentivos e recompensas é a barreira mais comum e poderosa para uma colaboração eficaz. No entanto, a maioria dos sistemas de gerenciamento de talentos é projetada para recompensar as conquistas individuais, e não as da equipe”, mencionou Kevin Martin, diretor de pesquisa da i4cp. “Encontrar maneiras de reconhecer e recompensar indivíduos, líderes e equipes que se envolvem em comportamentos colaborativos produtivos pode render muito.”

Usar os produtos de software certos pode ajudar bastante os gerentes a estabelecer quem está obtendo sucesso na empresa e a obter os melhores resultados. Isso pode mostrar aos supervisores que merecem incentivos e recompensas para estimular mais colaboração e sucesso geral. Em termos de gerenciamento de projetos, um forte sistema de recompensa deve levar a melhores resultados em geral.

Agora que entendemos a importância do uso de software colaborativo, é essencial discutir muitos dos benefícios que sua empresa verá após a implementação de um produto de software de colaboração online.

Os benefícios da adoção de produtos de software colaborativo

Há uma variedade de benefícios que os gerentes experimentarão com o uso do software de colaboração online. Várias dessas vantagens incluem:

  • Gerenciamento mais forte do fluxo de trabalho
  • Melhor priorização e gerenciamento de tarefas
  • Melhor controle de tempo para atribuições
  • Rastreamento de dados de gerenciamento de projetos
  • Melhor comunicação entre os membros da equipe
  • Alinhamento de projetos com mais eficiência
  • Melhora na automação de tarefas diárias
  • Criação de um ambiente de trabalho agendado
  • Desencorajamento da multitarefa

Com o uso de software colaborativo, sua empresa se beneficiará do gerenciamento aprimorado do fluxo de trabalho. Isso inclui maiores recursos de automação, documentação e comunicação, o que reduzirá erros humanos, economizará tempo e aumentará a produtividade.

A adoção das tecnologias certas pode ajudar bastante a gerenciar melhor os processos e o fluxo de trabalho. Essencialmente, sua equipe verá melhor documentação e delegação de tarefas ao usar software colaborativo.

Além disso, você se beneficiará de melhores processos de gerenciamento de tarefas e priorização se adotar o software de colaboração online em sua empresa. Ao buscar os melhores resultados de seus funcionários, você precisará motivá-los a concluir suas tarefas da melhor maneira possível.

Com uma forte colaboração em sua equipe, você poderá motivar seus funcionários, o que simplificará os processos de gerenciamento de tarefas e ajudará você a atribuir melhor prioridades às atribuições. Para garantir que as tarefas sejam concluídas, sua equipe está motivada e a produtividade está em níveis altos, você precisará:

  • Acompanhar o tempo gasto trabalhando nas tarefas
  • Atribuir quebras em uma programação
  • Criar um ambiente de trabalho mais colaborativo
  • Conversar com seus funcionários sobre cuidados pessoais

Você poderá acompanhar com facilidade o tempo que seus funcionários gastam em tarefas com a ajuda de um software colaborativo que inclui ferramentas automatizadas de rastreamento de tempo. Melhorar o controle do tempo das tarefas ajudará a aumentar a produtividade e manter sua equipe motivada.

Com o software colaborativo correto e as ferramentas de gerenciamento de projetos, você poderá acompanhar com mais facilidade a quantidade de horas que leva para concluir uma tarefa e visualizar todas as métricas por trás de um projeto concluído. Ser capaz de rastrear dados de gerenciamento de projetos ajudará você a ver quais indivíduos merecem recompensas e incentivos para um trabalho bem-feito e quais membros da equipe precisam de ajuda extra para melhorar sua produtividade.

Essas métricas e dados de gerenciamento de projetos ajudarão você a ver quantas revisões uma atribuição passou e quanto tempo os projetos levam. Esses dados ajudarão você a definir quanto sua equipe pode lidar e descobrir as habilidades de cada funcionário.

Além disso, outro grande benefício do software de colaboração online são seus recursos de comunicação. Você verá que as habilidades de comunicação de sua equipe melhoram bastante com os produtos de software certos.

Você verá que os projetos estão alinhados de maneira mais eficaz entre as equipes e os colegas estão colaborando mais com o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos. As atribuições diárias também serão mais automatizadas quando você usar a tecnologia de colaboração. A delegação de tarefas será mais rápida e simples, enquanto o tempo que os membros da equipe trabalham nas atribuições será rastreado automaticamente.

O melhor de tudo é que esse tipo de tecnologia pode ajudá-lo a criar um ambiente de trabalho mais agendado, no qual os esforços dos funcionários em suas tarefas diárias serão rastreados automaticamente e as quebras serão agendadas no dia útil. Um ambiente mais agendado, com uma lista de tarefas priorizadas, facilitará que todos concluam suas tarefas dentro do prazo.

Por fim, ter as ferramentas de colaboração certas ajudará os membros da sua equipe a evitar multitarefa, pois essa tecnologia prioriza determinadas tarefas e fornece um sistema para agendar tarefas específicas ao longo do dia.

Após discutir os benefícios dessas ferramentas, lembre-se do que considerar ao escolher um produto de software de colaboração online.

O que você devo considerar ao comprar uma ferramenta de software de colaboração online?

Um dos aspectos mais importantes de uma ferramenta de software colaborativa é sua capacidade de ajudar os funcionários a se comunicarem melhor. Os recursos de comunicação por escrito são uma consideração vital ao comprar uma ferramenta colaborativa online. De acordo com a Harvard Business Review, existem oportunidades ocultas nas comunicações por escrito.

Membros específicos da equipe, especialmente aqueles que são introvertidos e com menos probabilidade de falar em uma reunião de grupo, provavelmente serão menos inibidos nas comunicações online versus offline. Dessa forma, isso pode fornecer uma maneira mais eficaz de compartilhar poder e tomada de decisão entre os membros da equipe.

No entanto, é importante considerar “meta-comunicação e vazamento virtual” que podem ocorrer no meio de ambientes online. Ainda é importante ler nas entrelinhas ao se comunicar digitalmente.

Essencialmente, é crucial que o software de gerenciamento de projetos permita que sua equipe colabore nos projetos no local ou remotamente, o que fornecerá um sistema claro para cada membro da equipe para fornecer informações para cada projeto. Além disso, é benéfico que o software colaborativo seja personalizável e tenha escalabilidade, além de folhas de ponto para monitorar tarefas. O melhor software deve ser facilmente configurado para atender às necessidades da sua empresa e ser escalável à medida que sua organização aumenta de tamanho ao longo do tempo.

O software certo será fácil de usar e proteger seus dados. A segurança dos seus dados é vital para que sua empresa funcione efetivamente nos próximos anos. Seu novo produto de software também deve incluir uma interface profissional com capacidade de integrar-se bem a outras plataformas, como sistemas de contabilidade e relatórios mais antigos.

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