Como melhorar o gerenciamento de fluxo de trabalho em sua empresa?

fluxo de trabalho
05 de setembro de 2019
Última modificação: 05 de setembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Como melhorar o gerenciamento de fluxo de trabalho em sua empresa?

O gerenciamento do fluxo de trabalho entre uma equipe de funcionários com diferentes habilidades pode se tornar um processo bastante complexo. A Forbes descreve as dificuldades do gerenciamento do fluxo de trabalho discutindo a teoria do psicólogo húngaro Mihaly Csikszentmihalyi sobre como os funcionários precisam trabalhar em um ambiente onde suas habilidades naturais se alinham aos desafios que enfrentam.

Quando as pessoas trabalham fora de seu fluxo natural, enfrentam problemas em que suas habilidades não se alinham e sofrem de estresse e ansiedade. Por outro lado, se as habilidades de alguém são muito avançadas para o trabalho, elas sentem muito tédio e acabam apáticas no trabalho.

Os supervisores que procuram maneiras de melhorar o gerenciamento do fluxo de trabalho precisarão alinhar seus funcionários com as responsabilidades certas, de acordo com suas habilidades e capacidades. Abaixo, detalhamos como gerenciar adequadamente o fluxo de trabalho na sua empresa.

Como aprimorar o gerenciamento de fluxo de trabalho para seus negócios?

Para garantir que o fluxo de trabalho esteja se movendo adequadamente e a produtividade seja alta, você precisará avaliar os pontos fortes e fracos de sua força de trabalho. Descobrir seus pontos fortes naturais junto com os membros da equipe com os quais você trabalha ajudará a criar as tarefas e responsabilidades certas para cada trabalhador.

Descobrir as habilidades e paixões de cada indivíduo garantirá que todos estejam felizes com seu trabalho e o gerenciamento do fluxo de trabalho avança positivamente. A próxima parte importante a ser incluída na melhoria do gerenciamento do fluxo de trabalho é garantir que ninguém se sinta confortável demais no seu dia-a-dia.

Participar das mesmas tarefas ou projetos todos os dias pode fazer com que seus funcionários se cansem e se cansem de seus empregos. Como tal, certifique-se de não deixar ninguém se sentir muito confortável em seu trabalho e de adicionar algumas mudanças significativas em seus projetos e tarefas diárias.

Fazer mudanças positivas em uma empresa envolve remover o “fascínio pelo conforto”, de acordo com a Forbes. Isso garantirá que seus funcionários se sintam mais satisfeitos em suas carreiras. O último passo para impulsionar o gerenciamento do fluxo de trabalho em seus negócios é correr mais riscos e incentivar sua força de trabalho a correr riscos.

A vida pode ser complicada e seguir o caminho mais fácil, em vez de seguir em frente, não ajudará sua empresa a progredir e avançar. Para garantir que sua empresa esteja crescendo e que o lucro seja alto, você precisará assumir riscos e garantir que seus funcionários também estejam assumindo alguns riscos. Assumir riscos grandes e pequenos pode ajudar os trabalhadores a encontrar seu estado correto de fluxo. Muitas vezes, correr riscos leva a recompensas no local de trabalho. Como tal, certifique-se de não ficar muito confortável e correr alguns riscos em sua carreira.

Por que o gerenciamento de fluxo de trabalho é importante para sua empresa?

O gerenciamento do fluxo de trabalho envolvendo automação, bem como documentação e comunicação eficazes, é vital para uma empresa, pois economiza tempo e reduz erros humanos. No entanto, se esses processos – fluxo de trabalho – não forem definidos efetivamente e a documentação não for conduzida automaticamente, o tempo será frequentemente desperdiçado e os mesmos erros continuarão.

Sem automação em termos de documentação, os funcionários acabam se perdendo na burocracia da documentação e os supervisores da empresa passam mais tempo inserindo dados em vez de analisar informações e tomar importantes decisões de negócios.

A implementação de ferramentas e tecnologias produtivas pode fazer uma grande diferença no gerenciamento melhor dos processos de trabalho. Então, quais são as melhores maneiras de implementar a automação? Duas soluções incluem:

  • Criar uma plataforma de automação interna
  • Comprar um produto de mercado existente

A primeira opção pode ter os seguintes problemas, incluindo sua equipe de TI, criando um sistema com falhas e atrasos. Isso pode levar a ajustes contínuos que interrompem os fluxos de trabalho em seu local de negócios. A segunda opção, no entanto, vem com o benefício de já estar sendo testado antes de ser colocado no mercado e com críticas positivas de outras empresas.

Os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho incluem fornecer organização em termos de documentação e delegação de tarefas. Todos saberão quais são suas atribuições e quando vencem os prazos de seus projetos. Algumas dicas para tarefas de delegação e fluxo de trabalho aprimorado incluem:

  • Mapeie o que você está pedindo aos funcionários para alcançar em termos de tarefas
  • Atribuir tarefas à pessoa certa para o trabalho
  • Confirme que seus funcionários entendem o que é esperado deles
  • Garanta responsabilidade conversando com seus funcionários durante todas as etapas de um projeto

Por que o fluxo de trabalho da sua empresa pode ser inferior?

Um dos possíveis problemas que podem ser aparentes no gerenciamento do fluxo de trabalho da sua empresa pode lidar com os fatores de multitarefa adotados pela sua força de trabalho. Embora geralmente os líderes empresariais acreditem que a multitarefa agrega mais valor a uma organização, a multitarefa pode realmente ser um problema maior, porque leva muito tempo para as pessoas mudarem de ideia sempre que passam para outra tarefa.

Essencialmente, pode ser mais eficiente se as tarefas forem concluídas uma de cada vez e os funcionários não mudarem de um tópico para outro em um curto período de tempo. A transição de uma coisa para a seguinte não acontece com a rapidez e facilidade que os empregadores esperariam. Esse processo de multitarefa pode ser uma razão pela qual o fluxo de trabalho da sua empresa é inferior.

Juntamente com a multitarefa, se sua empresa não opera aplicativos de fluxo de trabalho, o gerenciamento geral do fluxo de trabalho provavelmente está diminuindo. Sem a tecnologia certa, é provável que sua organização esteja sem organização. Ter um aplicativo de fluxo de trabalho, no entanto, pode manter suas operações diárias sob controle. Os aplicativos de fluxo de trabalho podem ajudá-lo a organizar seus projetos, classificar todas as prioridades e reduzir o estresse geral.

Como alterar processos de fluxo de trabalho e desenvolver uma nova estratégia de documentação?

As organizações com melhor desempenho funcionam bem e são bem-sucedidas devido aos fluxos de trabalho direcionados aos negócios. Essencialmente, nessas organizações, os líderes de negócios estão trabalhando com equipes de TI para desenvolver fluxos de trabalho centrados na inovação. As melhores coisas que os líderes de negócios podem fazer para melhorar seu fluxo de trabalho são personalizar e adaptar os fluxos de trabalho automatizados e direcionados aos negócios para atender às suas necessidades. Ao fazer isso, uma empresa pode melhorar a produtividade e o retorno do investimento (ROI). De fato, a automação do fluxo de trabalho orientado aos negócios pode impulsionar a inovação em sua empresa e ajudá-lo a competir com outras organizações.

Para ter processos de fluxo de trabalho produtivos e bem-sucedidos, uma documentação eficaz é uma necessidade, de acordo com um artigo da Forbes. A documentação e a comunicação são vitais para obter resultados mais produtivos e bem-sucedidos em qualquer negócio.

14 dicas para melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa

O artigo da Forbes descreve os conselhos de 14 membros do Conselho de Comunicação da Forbes para melhorar a comunicação e a documentação dos processos de trabalho:

1. Use “cartões de receita” para descrever as etapas para refinar um novo processo de trabalho, como listar ingredientes como horas necessárias para concluir um projeto, as ferramentas necessárias para uma tarefa e o tipo de conteúdo necessário.

2. Siga uma lista de hábitos específicos, como regras necessárias para atingir os principais parâmetros de referência.

3. Desenvolva um manual da marca para o conteúdo publicado por sua empresa.

4. Revise e analise regularmente cada programa da sua empresa.

5. Utilize a tecnologia para melhorar a colaboração, especialmente as ferramentas de gerenciamento de projetos.

6. Acompanhe suas mensagens na marca para representar adequadamente sua história.

7. Concentre-se no básico, como identificar seu público, atribuir e delegar responsabilidades e definir o objetivo final de cada projeto.

8. Utilize modelos, processos repetíveis e automação para economizar tempo.

9. Incorpore ferramentas de fluxo de trabalho e gerentes de projeto eficazes.

10. Implemente programas de software em nuvem para receber notificações em tempo real.

11. Desenvolva um sistema com especialistas locais que possam ensinar os funcionários recém-contratados.

12. Crie uma lista de especialistas internos no assunto para saber com quem entrar em contato quando surgirem problemas.

13. Pratique o trabalho com processos de fluxo de trabalho mais complexos com seus funcionários.

14. Automatize o fluxo de trabalho para economizar tempo e eliminar processos manuais.

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