Produtividade: 11 maneiras fáceis de aumentar

09 de agosto de 2017
Última modificação: 09 de agosto de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Carreira, Melhoria de Processos

Aumente sua produtividade no local de trabalho com essas dicas

Imagine terminar cada dia de trabalho com um suspiro satisfeito, sabendo que você foi tão produtivo que você realizou tudo o que queria fazer nesse dia. E sabendo, também, que você estava no topo da sua criatividade, fazendo com que suas tarefas fossem realizadas de forma eficiente e bem-feitas.pexels-photo-273230-min

Sim! Você pode ser a estrela neste filme sobre produtividade, ao invés da versão alternativa onde você atingiu o final do dia caiu atrás de uma mesa empilhada com projetos inacabados, tão cansada que mal pode arrastar para longe.

Se você não gostar da forma como o seu dia de trabalho habitual se passa, mude-o. A maioria de nós não é tão produtiva quanto gostaríamos por dois motivos:

  1. Temos hábitos ruins que interferem com a produtividade do local de trabalho;
  2. Nós somos reativos em vez de proativos e passamos muito do nosso dia de trabalho respondendo e tentando apagar os incêndios.

A solução é simples; substitua nossos maus hábitos e padrões reativos com bons hábitos que nos tornarão proativos e se encarregarão de nossos próprios dias de trabalho.

1. Faça o seu grande esforço quando estiver no seu melhor

Há conselhos infinitos para as pessoas que não fazem tarefas de lodo mental, como responder e-mails ou tarefas de rotina pela manhã, mas começar a fazer as tarefas mais exigentes criativamente – o que é ótimo se você é uma pessoa da manhã. Se você é mais uma pessoa noturna obviamente isso não vai funcionar bem para você. Eu gosto do conselho do especialista em produtividade Tony Wong:

“Use sua manhã para se concentrar em si mesmo … Comece o seu dia, ignorando seus e-mails pela manhã e recebendo um bom café da manhã, lendo as notícias, meditando ou fazendo exercícios físicos. Isso garantirá que você tenha o combustível necessário para um dia produtivo “.

O ponto é, faça suas tarefas mais exigentes em seu tempo de produtividade máximo, sempre que isso aconteça.

2. Pare de ser multitarefa

É um assassino da produtividade. Pesquisas mostram que a produtividade pode ser reduzida em até 40% pelos blocos mentais criados quando as pessoas trocam de tarefas e diminuem seu QI. Em um estudo da Universidade de Londres, as quedas de QI de 15 pontos para homens multitarefa diminuíram suas pontuações para a faixa média de crianças de 8 anos de idade.

Precisa de mais evidências? Um estudo da Universidade de Sussex no Reino Unido indica que a multitarefa pode realmente prejudicar fisicamente seu cérebro. O estudo descobriu que os participantes viciados em usar múltiplos dispositivos simultaneamente têm menor densidade de matéria cinzenta em uma área cerebral chamada Córtex Cingulado Anterior (CCA), que está ligada ao controle emocional e desempenha um papel na tomada de decisões, empatia e como respondemos recompensas.

Então pare agora mesmo! Em vez disso, aumente drasticamente a produtividade concentrando-se em uma tarefa por vez e lhe dê toda sua atenção antes de mudar para outra coisa. E assim que seus olhos e mãos começam a se dirigir para outra coisa, como outra tela, pense em quão importante é manter todas as suas pequenas células cinzas e resistir à tentação.

3. Prepare uma lista de tarefas para o próximo dia toda noite

As listas de tarefas são ajudas de produtividade inestimáveis. Eles o organizam, fornecem-lhe foco e recompensam você com sentimentos de satisfação quando você pode verificar as coisas que você realizou. Na minha opinião, todos deveriam usá-los!

pen-calendar-to-do-checklist-minE fazer (ou atualizar) uma lista de tarefas por noite significa que você não perderá o tempo no início do dia útil procurando sua tarefa.

Mas usar listas de tarefas é apenas sair dos blocos do iniciante quando se trata de aumentar a produtividade.

Se você quiser aumentar sua produção, há dois hacks de produtividade que o acelerarão para a linha de chegada.

O primeiro é falar na sua lista de tarefas a noite anterior com alguém. Leo Wildrich explica o poder desta técnica no que multitarefa faz para nossos cérebros:

“Quando nos sentamos por apenas 10 minutos todas as noites, para caminhar brevemente pelas tarefas do dia seguinte, tudo muda em termos de produtividade. A razão é que, ao invés de apenas escrever tarefas, fui forçado a pensar as tarefas e explicá-las … A lista de tarefas que anoto não mudou, mas senti como se tivesse feito metade do trabalho de tudo já na minha mente. No dia seguinte, tudo o que eu tinha a fazer é olhar para a tarefa e fazer isso. “

4. Reduza a sua lista de tarefas

Quantos itens estão em sua lista de tarefas típicas? Oito? Vinte e oito?

No entanto, você se sentirá bem quando terminar de cada um deles e atravessá-los.

Mas você nunca se juntará às fileiras dos superstars de produtividade, a menos que você segure alguns deles antes mesmo de se preocupar em fazê-los – porque a produtividade exige foco.

Em The Real Leadership Lessons de Steve Jobs, Walter Isaacson, autor de Steve Jobs, relata como a insistência de Jobs em que a Apple produzisse apenas quatro computadores salvou a empresa.

Ele também relata como Jobs usava listas de tarefas para gerar foco:

“Depois que ele corrigiu a empresa, Jobs começou a levar suas” 100 melhores pessoas” em um retiro a cada ano. No último dia, ele ficaria na frente de um quadro branco e perguntaria: “Quais são as 10 coisas que devemos fazer depois?” As pessoas lutavam para ter suas sugestões na lista. Jobs as escrevia – e depois riscava as que ele considerava inútil. Depois de muito debate o grupo apresentaria uma lista de 10. Então, o Jobs cortava sete opções e anunciava: “Nós só podemos fazer três”. “

Entende? O aumento da produtividade exige foco. E o foco significa reduzir suas opções.

Então, cada noite, quando você está revisando sua lista de tarefas, faça duas perguntas;

1). Quais são as tarefas importantes nesta lista?

2). Quantas dessas tarefas importantes posso realizar de verdade ou fazer progressos significativos no amanhã?

5. Delegar corretamente

A delegação é a produtividade, após começar a usar, você ficará surpreso com o quanto mais rápido e fácil é seu trabalho.

Se você fizer isso direito.

Para muitos gerentes e empresários, delegar é como um urso polar nadando; eles mergulham com entusiasmo e depois, mais entusiasticamente rapidamente, pula para fora.

Por quê? A queixa mais comum é que delegar o trabalho dá ainda mais ao gerente ou a uma pessoa de negócios; pois agora eles têm que supervisionar o trabalho de outra pessoa, bem como fazer o seu próprio.

Errado, errado, errado. Se você atribuir uma tarefa a alguém e, em seguida, supervisioná-los de perto enquanto eles estão fazendo isso, você está micro gerenciando, não delegando.

Quando você delega adequadamente, você tem mais tempo para gastar em seu próprio trabalho. A chave é atribuir a tarefa certa à pessoa certa, uma pessoa que você conhece tem habilidades para fazer o trabalho e que você pode confiar para fazê-lo e depois deixá-los.

Sim, se você não está acostumado a delegar, demorará um pouco para você se acostumar a delegar. Mas uma vez que você dominou o truque, ficará surpreso com o quanto você é mais produtivo, liberado para se concentrar no que você precisa e quer fazer.

6. Elimine distrações

E Para ser produtivo, você precisa desligar o barulho e expulsá-los. Desligue suas notificações por e-mail e até as notificações do seu telefone se precisar de concentração total.

Limite seu tempo em mídias sociais e e-mail. Você é um adepto ao Facebook ou ao Twitter? Use as mídias sociais como uma premiação. Permita-se x número de minutos de navegação depois de realizar uma tarefa importante.

7. Planeje os telefonemas

Não seria bom ter sua própria secretária pessoal para que você pudesse dizer “Segure minhas ligações!” Enquanto você estava trabalhando em alguma coisa?

Bem, adivinhe? Você não precisa de uma! Você pode gerenciar suas chamadas telefônicas e a recompensa será enorme ganhos de produtividade.

Primeiro, a menos que você esteja esperando uma chamada superimportante, desligue o telefone quando estiver prestes a trabalhar em um projeto que precise de toda a atenção.

Em seguida, reserve um período de tempo para fazer todas as suas chamadas, então você desperdiça menos tempo tentando alcançar as pessoas e mais tempo conversando com as pessoas que você realmente quer conversar.

Se você está trabalhando em algo que não precisa de sua atenção, sinta-se à vontade para deixar seu telefone e atender chamadas; isso evita que você tenha um lote de ligações para retornar em algum momento do seu dia.

8. Quebre os períodos de trabalho com o exercício

A atividade física aumenta a função cerebral – e quem não vai ser mais produtivo com um melhor funcionamento do cérebro?

E, embora você possa assumir (com razão) que esse poder cerebral aumentado lhe dará uma concentração melhorada, mais criatividade e aprendizado mais rápido, você pode não perceber que o exercício aumenta as habilidades afetivas do seu cérebro, o que significa que você vai achar mais fácil se dar bem com outros.

Se você quer o mais forte, faça exercício durante o horário de trabalho. Um estudo da Leeds Metropolitan University descobriu que 65 por cento dos trabalhadores que usavam a academia da empresa na hora do almoço eram mais produtivos e tinham melhores interações pessoais com seus colegas do que aqueles que não usavam a academia no almoço.

E um estudo da Universidade de Estocolmo descobriu que dedicar tempo de trabalho à atividade física levou a maior produtividade. O que eu realmente amo neste estudo é que os participantes eram tão produtivos (ou mesmo mais) em menos tempo de trabalho.

Em suma, é hora de levar estas palavras ao coração e entrar em um regime de exercícios regulares:

“Em vez de ver o exercício como algo que fazemos por nós mesmos – uma indulgência pessoal que nos afasta do nosso trabalho – é hora de começar a considerar a atividade física como parte do próprio trabalho. A alternativa, que envolve o processamento de informações mais devagar, esquecendo-se com mais frequência e ficando facilmente frustrada, nos torna menos eficazes em nossos trabalhos e é mais difícil se dar bem com os nossos colegas “(o exercício regular é parte do seu trabalho, Harvard Business Review).

9. Seja otimista

As pessoas felizes são mais produtivas.

Uma série de quatro estudos na Universidade de Warwick descobriram que os participantes que ficaram mais felizes tinham uma produtividade de 12% maior do que aqueles que não o tinham.

Um estudo da Universidade de Maastricht sobre otimismo e desempenho em Call Centers descobriu que otimistas no grupo testado realizaram mais vendas e obtiveram mais bônus.

Agora, neste último estudo, apenas os otimistas dispostos apresentaram maior sucesso. Os autores do estudo definem o otimismo dispostos como expectativas generalizadas de resultados bons versus maus na vida.

Então, se você não é uma pessoa naturalmente otimista, esse é o tipo de otimismo que deseja cultivar – e a boa notícia é que você pode.

Você pode ser essa pessoa!

10. Durma o suficiente

70% dos 1.000 americanos escolhidos aleatoriamente admitiram dormir no trabalho em uma pesquisa realizada por William A. Anthony, PhD, psicólogo clínico e diretor do Centro de Reabilitação Psicológica da Universidade de Boston – porque eles precisam, diz ele.

O início da manhã, longas horas de trabalho e muitas responsabilidades em casa significam que um número cada vez maior de pessoas não está dormindo o que eles precisam.

Todos sabemos que não dormir o suficiente tem efeitos negativos sobre o nosso desempenho. A falta de sono diminui a nossa concentração, memória de trabalho, capacidade matemática e raciocínio lógico. E porque o córtex pré-frontal é particularmente vulnerável à falta de sono, as tarefas que requerem raciocínio lógico ou pensamento complexo serão as mais prejudicadas.

O que você não pode perceber é que só leva uma noite de privação de sono para que possamos sofrer grandes déficits em nossas habilidades.

E tome nota especial, aqueles de vocês que trabalham persistentemente mais de 40 horas por semana – somos produtivos até cerca de 40 horas por semana, mas depois disso nossa produtividade cai porque, quando nos cansamos, cometemos erros, então as horas extras que trabalhamos são absorvidas corrigindo nossos erros. A semana de trabalho de cinquenta a sessenta horas, então, é bastante inútil.

Então, quanto de sono você precisa? De sete a nove horas por noite, se você é um adulto de 26 a 64 anos, de acordo com a National Sleep Foundation.

11. Uma última dica de produtividade …

Mas certamente não a menor: cuide-se.

Dormir o suficiente e fazer exercício parte de sua rotina são apenas duas das coisas que você precisa fazer todos os dias para estar no seu melhor e mais produtivo.

Quanto mais saudável você for, mais produtivo você será – e quanto mais produtivo você estiver com seu trabalho, mais tempo você terá que gastar, como quiser.

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