O que é multitarefa? É bom ou ruim para o seu fluxo de trabalho?

multitarefa
13 de setembro de 2019
Última modificação: 13 de setembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

O que é multitarefa? É bom ou ruim para o seu fluxo de trabalho?

Existe uma noção predominante, especialmente no local de trabalho, de que estar perpetuamente ocupado e de que fazer malabarismos com várias coisas ao mesmo tempo é uma coisa boa, ou seja, ser multitarefa é algo bom. Um distintivo de honra mesmo; alguns pensam nisso como uma maneira de avaliar seu valor na organização, outros acham que é um meio de medir as capacidades de alguém. Muitos chefes recompensam os funcionários com várias tarefas que eles precisam executar simultaneamente; muitos executivos praticam o mesmo – uma reunião sobre um projeto lá, discutindo outro em outro lugar, outra revisão e revisão em outro local.

Em uma sociedade altamente competitiva e em ritmo acelerado, a multitarefa é geralmente considerada uma coisa boa. A percepção é que mais coisas são feitas, significando melhor produtividade, melhor retorno e produção. Mas esse é realmente o caso? O que é multitarefa e como isso realmente afeta os indivíduos e os locais de trabalho e organizações a que pertencem?

O que é multitarefa, afinal?

Multitarefa pode ser definida como “uma habilidade humana aparente de executar mais de uma tarefa ou atividade ao mesmo tempo”. Não é difícil entender a multitarefa, a parte difícil está na sua execução.

Estudos, como o publicado na Psychology Today, indicam que apenas 2% das pessoas conseguem realizar várias tarefas com sucesso. Os restantes 98% só PENSAM que eles podem fazê-lo. Na realidade, seus cérebros estão apenas mudando o foco muito rapidamente, em vez de realmente fazer várias coisas simultaneamente.

“Essas regiões do cérebro que diferenciam os super-compradores do resto da população são as mesmas regiões mais diferentes entre humanos e primatas não humanos”, diz o artigo. Isso significa que, embora a verdadeira multitarefa seja uma habilidade que faz parte do que torna os seres humanos os seres mais inteligentes do planeta, ela também se limita a um pequeno número de pessoas da mesma forma que existem gênios e o resto de nós. O estudo continua afirmando que “você recruta com eficiência essa região ou não. Você é um multitarefa ou não.” Há uma distinção bem clara e não há meio termo.

A multitarefa é benéfica ou maléfica?

Imagine dirigir. Seria sensato também enviar mensagens de texto, atender uma ligação ou mesmo comer ao mesmo tempo? É uma regra universalmente aceita, refletida nas rígidas penalidades legais para os infratores, que usar um telefone celular enquanto dirige é perigoso. Inúmeros acidentes podem ser atribuídos à direção distraída.

Embora a multitarefa, se puder ser realmente alcançada, seja de fato um benefício, na maioria dos casos, tende a se assemelhar a um desastre que está prestes a acontecer. O mesmo se aplica no local de trabalho. Apesar da mentalidade predominante de que a multitarefa é uma coisa boa, já em 2001, a ciência já estava desmascarando o mito dos supostos benefícios da multitarefa.

Um estudo publicado na Associação Americana de Psicologia afirma que “a multitarefa pode ser menos eficiente – especialmente para tarefas complicadas ou desconhecidas – porque leva mais tempo para mudar de direção sempre que uma pessoa alterna entre as duas tarefas”. Os estudos subsequentes apoiaram isso e basicamente dizem que é realmente mais eficiente lidar com as coisas uma de cada vez. O cérebro não é realmente feito para mudar de um modo para outro – quando isso acontece, a transição não é suave nem rápida, especialmente quando comparada a um cérebro que se apega a uma tarefa e a vê até o fim.

Aqui está um fato divertido, conforme declarado em um estudo citado por outro artigo da Psychology Today: as pessoas que afirmam ser as melhores em multitarefa provavelmente são as piores. O estudo, conduzido por três pesquisadores da Universidade de Stanford e publicado pela Academia Nacional de Ciências (PNAS), mostrou que “[as] pessoas que se consideravam multitarefas crônicas cometiam mais erros, conseguiam se lembrar de menos itens e demoravam mais tempo para entender e concluir uma variedade de tarefas de foco análogas à multitarefa do que aquelas classificadas como multitarefas com pouca frequência. ”

O que é multitarefa, além de uma “habilidade” amplamente superestimada que realmente não existe? Tome esta declaração, publicada pela Association of Psychological Science pela pesquisadora Shalena Srna, da Escola de Negócios Stephen M. Ross da Universidade de Michigan: “A multitarefa geralmente é uma questão de percepção ou pode até ser considerada uma ilusão”. Este estudo mostra que ter a ILUSÃO da multitarefa pode realmente melhorar o desempenho, pois os pesquisadores postulam que isso pode ter algo a ver com o nível de envolvimento dos participantes. Como eles estão manipulando várias tarefas, há mais esforço para manter o envolvimento com cada uma delas.

A Forbes cita outro estudo, desta vez de David Meyer, também da Universidade de Michigan, que afirma que a multitarefa basicamente aumenta o tempo de conclusão das tarefas em 25%. Isso significa basicamente que dois projetos que você poderia ter concluído em um total de 4 dias (ou seja, 2 dias por projeto) seriam concluídos em cerca de 5 dias se você alternasse o trabalho de um para o outro. Imagine, um dia inteiro, desperdiçado. Meyer diz sobre a história: “interrupções são um mau negócio do ponto de vista de nossa capacidade de processar informações”.

Outra coisa que a multitarefa faz é oferecer mais caminhos para as distrações. Como a mente se afasta da tarefa em questão porque o cérebro precisa se recalibrar, também abre caminhos para coisas que não são relacionadas ao trabalho, a fim de entrar no fluxo de trabalho. O artigo da Forbes também inclui outro estudo que mostrou que os trabalhadores que foram interrompidos respondendo a chamadas ou e-mails e similares levaram uma média de 15 minutos para voltar ao que estavam fazendo originalmente. Ainda mais estudos demonstraram que tentar multitarefa causa ao cérebro significativamente mais estresse do que trabalhar em uma tarefa de cada vez.

A mentalidade do multitarefa é simplesmente fazer as coisas. Mas a ciência mostrou que isso não é realmente alcançado de maneira eficiente ou oportuna. Além disso, é assim que você realmente quer que as coisas sejam feitas? O que é multitarefa então, mas simplesmente um esforço para alcançar a conclusão pelo único objetivo de conclusão? Por sua vez, isso tende a gerar resultados e resultados medíocres, e ninguém quer isso.

Três dicas rápidas sobre como realmente fazer as coisas

A ciência parece ser predominantemente a favor de continuar fazendo uma coisa de cada vez. Aqui estão algumas dicas para ajudar a manter o foco na tarefa em questão.

1. Faça uma pausa

Pausa significa descanso. Você não muda para outra atividade, simplesmente desacelera. Agende uma agenda. Não navegue na Web ou verifique seu feed do Facebook. Apenas relaxe ou até medite um pouco. E depois volte ao que estava fazendo originalmente. O cérebro precisa disso para dar um passo atrás e não ficar sobrecarregado. Essa pausa também permite que você avalie melhor o que está fazendo de uma perspectiva maior e mais ampla.

2. Lembre-se de se concentrar

Seja um alarme ou uma pequena nota, não se esqueça de manter o foco. Você também pode conseguir isso criando um esboço da tarefa que deseja concluir e marcar suas realizações e marcos à medida que avança. Isso não apenas ajudará você a se concentrar, mas também acompanhará seu progresso e ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo. É essencial que você mantenha as distrações afastadas e mantenha sua mente envolvida no assunto em questão. Quanto mais você se envolve, mais se concentra e a probabilidade de terminar mais rápido (e melhor) é maior, e você pode passar para a próxima tarefa ou fazer uma pausa bem merecida.

3. Utilize as ferramentas certas para gerenciamento de tempo

O gerenciamento em tempo real e o gerenciamento de tarefas só podem ser alcançados se você tiver as ferramentas certas à sua disposição. Ferramentas que o ajudam a acompanhar o tempo que está sendo gasto nas tarefas é um bom exemplo. Especialmente para gerentes e supervisores, esse tipo de ferramenta pode ser um grande trunfo no sentido de permitir que eles vejam se os recursos estão sendo utilizados com eficiência. Eles então podem saber quando intervir e quais etapas devem ser adotadas para tornar as operações mais bem organizadas e econômicas.

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