Como implementar software de gerenciamento de tarefas?

gerenciamento de tarefas
03 de outubro de 2019
Última modificação: 03 de outubro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Equipes, Gestão de Projetos, Melhoria de Processos

Como implementar software de gerenciamento de tarefas?

Ao administrar uma empresa, departamento ou equipe individual, é da maior importância motivar seus funcionários para obter os melhores resultados e garantir que todos estejam concluindo suas tarefas. Dessa forma, o gerenciamento adequado de tarefas se torna imprescindível, pois os trabalhadores terão que realizar atribuições que mostram resultados reais. Uma maneira de os supervisores simplificarem esse processo é implementando o software de gerenciamento de tarefas em seu departamento.

Abaixo, descrevemos como você, como gerente, pode manter seus funcionários motivados e na tarefa. Continue lendo para aprender tudo sobre as melhores estratégias de gerenciamento de tarefas.

Cinco maneiras de melhorar a produtividade e motivar sua equipe

Para que alguém tenha sucesso em seu trabalho, precisará ter o foco e a motivação para realizar suas tarefas. Um artigo do for-managers.com descreve como o foco dos gerentes de trabalho pode ajudar seus funcionários a melhorar a concentração e a produtividade, para que tenham foco suficiente para gerar resultados para a empresa. Abaixo estão cinco maneiras pelas quais você pode motivar sua equipe e aumentar a produtividade.

1. Acompanhe o tempo gasto trabalhando nas tarefas

Certifique-se de que seus funcionários não passem todo o tempo trabalhando e tenham tempo de inatividade suficiente e uma vida pessoal para evitar o desgaste. Você pode fazer isso rastreando a quantidade de tempo que eles gastam trabalhando e potencialmente limitando esse tempo com saídas da empresa ou almoços longos.

Controlar a quantidade de tempo que os funcionários gastam no trabalho também pode ajudá-lo a ver como eles são produtivos e eficazes. Descobrir a quantidade de tempo que os funcionários gastam em tarefas pode ajudá-lo a determinar prazos razoáveis.

2. Atribuir quebras ao cronograma de trabalho

Outra maneira de garantir que seus funcionários permaneçam focados é dar-lhes intervalos para refrescar a mente. A realização das mesmas tarefas por longos períodos de tempo pode levar os trabalhadores a perder a concentração e ficar entediados. No entanto, fazer pausas pode significar que os membros da sua equipe voltam mais motivados para o trabalho. A concentração será aprimorada com intervalos regulares no cronograma.

3. Desencoraje a multitarefa

A multitarefa é uma das principais maneiras de realizar um trabalho que pode realmente levar muitos membros da equipe a perder o foco. O motivo é que um trabalhador não é capaz de se concentrar nas duas tarefas com o mesmo vigor e habilidade que seria capaz se tivesse apenas uma tarefa por vez. Essencialmente, uma das duas ou três tarefas sofrerá.

Você, como gerente, terá que desencorajar os funcionários da multitarefa. É vital que seus funcionários compreendam a importância de se comprometer com uma tarefa por vez antes de prosseguir com outra tarefa.

4. Discuta a importância do autocuidado com os funcionários

O estresse pode levar grandes quantidades de trabalhadores que estão doentes a trabalhar, o que pode prejudicar significativamente os resultados financeiros de qualquer empresa. Como tal, você deseja aliviar o estresse relacionado às pressões e ansiedade no trabalho.

Muito estresse levará a uma perda de produtividade. Portanto, reduzir o estresse através do autocuidado é vital. Incentive seus funcionários a gerenciar melhor sua saúde mental, emocional e física. Se seus funcionários precisarem tirar férias para reduzir o estresse, não deixe de dar o tempo necessário.

5. Crie um ambiente de trabalho melhor

Frequentemente, condições de trabalho desconfortáveis ​​e o ambiente errado podem distrair os trabalhadores de se concentrarem em suas tarefas. A falta de concentração pode ser causada pelo desconforto e pelo tempo gasto pelos trabalhadores na melhoria de suas condições de trabalho.

Certifique-se de que o ambiente de trabalho seja favorável a todos. Por exemplo, tornar os escritórios habitáveis ​​por uma temperatura confortável usando sistemas de aquecimento e refrigeração é importante. Além disso, você deve garantir que seus funcionários tenham as ferramentas certas para concluir suas tarefas de uma maneira mais simplificada.

Abandone o gerenciamento de tarefas via e-mail e comece a usar Software de Gerenciamento de Tarefas

Frequentemente, os gerentes tentam rastrear as tarefas em que seus membros da equipe estão trabalhando por e-mail. Usar o e-mail para gerenciar o desempenho dos funcionários em suas tarefas pode não ser tão benéfico. Primeiro, você precisa esperar até que alguém responda aos e-mails que você envia. Segundo, é improvável que seus funcionários forneçam todas as informações necessárias por e-mail.

Essencialmente, você nunca poderá acompanhar o tempo gasto no trabalho entre seus funcionários ou o fluxo de trabalho e as revisões que ocorrem apenas usando e-mails ou até reuniões presenciais. Você obterá muito mais dados implementando o software de gerenciamento de tarefas.

A incorporação de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas em sua empresa pode ajudá-lo como supervisor a rastrear o tempo gasto no trabalho e gerenciar melhor o fluxo de trabalho. Isso lhe dará mais tranquilidade, pois você poderá ver os dados com mais clareza e garantir que sua equipe cumpra os prazos. Essencialmente, o software de gerenciamento de tarefas pode trazer melhores resultados para sua empresa.

Principais benefícios do software de gerenciamento de tarefas

1. Permite que você se atenha a uma programação

Ao utilizar o software de gerenciamento de tarefas, você poderá definir um cronograma para os membros da sua equipe, para que todos saibam quando suas tarefas estão vencidas e quando os principais prazos estão chegando. Isso é especialmente útil quando você trabalha em projetos diferentes em vários membros da equipe.

2. Melhora a delegação de tarefas

Como gerente, você poderá delegar tarefas com mais facilidade usando o software de gerenciamento de tarefas. Esse tipo de ferramenta pode ajudá-lo a utilizar comentários para discutir quais indivíduos concluirão determinadas tarefas e quais prazos os membros da sua equipe podem alcançar.

Algumas das maiores dificuldades com o gerenciamento de tarefas incluem deixar de tomar decisões de negócios apropriadas e os membros da equipe não concluírem o que foi solicitado a eles, especialmente quando um projeto é complexo. Felizmente, o software de gerenciamento de tarefas é capaz de simplificar a delegação de atribuições, a comunicação entre os membros da equipe e a tomada de decisões em negócios em geral.

3. Simplifica o trabalho remoto

Com o uso de ferramentas de gerenciamento de tarefas, você poderá gerenciar projetos com muito mais facilidade quando tiver funcionários trabalhando em locais diferentes ou mesmo em cidades separadas. Se seus funcionários precisarem passar o dia em casa e concluir seus projetos dessa maneira, você poderá acompanhar o tempo que eles gastam trabalhando com as ferramentas certas.

4. Ajuda a agendar reuniões e ligações

Os aplicativos de telefonia móvel e as ferramentas de gerenciamento de tarefas também podem ajudá-lo com mais facilidade aos trabalhadores de mensagens para agendar reuniões e configurar chamadas de vídeo ou Skype quando outras pessoas estão localizadas remotamente.

5. Simplifica o rastreamento da qualidade do trabalho e do desempenho

Com o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos, você poderá acompanhar com mais clareza a qualidade das atribuições recebidas e o desempenho dos membros da sua equipe. Você poderá verificar o número de revisões que uma tarefa passa e ajudar seus funcionários a melhorar a qualidade de seus projetos.

Priorizando tarefas para simplificar o trabalho entre sua equipe

De acordo com um artigo do Inc.com, o presidente Dwight D. Eisenhower utilizou um organograma muito eficaz para priorizar tarefas de acordo com quais tarefas são importantes e quais são urgentes.

Essencialmente, existem quatro níveis específicos nos quais as tarefas podem se encaixar. Esses quatro níveis são:

  • Urgente e Importante
  • Urgente e Não Importante
  • Importante e não urgente
  • Não é urgente e não é importante

Todas as atribuições devem ser concluídas de maneira descendente, depois de posicionadas no organograma. Coisas urgentes e importantes precisam ser concluídas o mais rápido possível, enquanto tarefas urgentes e não importantes são mais pequenas, mas ainda são sensíveis ao tempo. Tarefas importantes, mas não urgentes, não precisam ser concluídas imediatamente, mas são importantes para trabalhar a longo prazo. Os últimos itens que os trabalhadores devem concluir são aqueles que não são importantes nem urgentes.

Ao incorporar esse processo à sua própria vida e usar o organograma para priorizar tarefas entre os membros da sua equipe, você descobrirá que mais metas serão alcançadas e menos projetos ficarão para trás.

Em vez de se concentrar em distrações, sua equipe poderá se concentrar em mais projetos de longo prazo. A metodologia Stack pode ser usada para melhor organizar e priorizar quando os membros da equipe tiverem vários projetos diferentes para concluir e várias tarefas diárias.

O gerente precisará priorizar todas as tarefas de acordo com a importância e a urgência, o que permitirá que os funcionários concluam várias partes de diferentes projetos na mesma semana. A metodologia de pilha ajudará os gerentes a entender melhor os prazos, as revisões e o custo da entrega. O software de gerenciamento de tarefas também pode ajudá-lo a delegar e priorizar projetos em sua equipe.

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