Cinco hacks de produtividade para uma organização eficiente

hacks de produtividade
17 de setembro de 2019
Última modificação: 17 de setembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Liderança, Melhoria de Processos

Cinco hacks de produtividade para uma organização eficiente

A realidade atual é que vivemos em um mundo acelerado. A rápida globalização, a acessibilidade dos dados e a facilidade de conectividade garantiram que sempre houvesse algo a ser feito e a ser realizado a qualquer hora do dia. Essa mentalidade de sempre realizar algo está em parte na raiz da obsessão de muitos sobre o conceito de produtividade. Especialmente com a disponibilidade de ferramentas para medir a realização de objetivos e a conclusão de tarefas, muitas empresas estão preocupadas em garantir que suas respectivas organizações operem e gerem produtividade de primeira linha. É por isso que os hacks de produtividade são obrigatórios em todas as organizações – para garantir que as necessidades operacionais e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal da organização sejam atendidos adequadamente.

Confira os cinco hacks de produtividade que são a chave para criar uma organização eficiente:

  1. Pausas são importantes
  2. Empregue gerenciamento visual
  3. Comece pelas grandes tarefas
  4. Evite multitarefa
  5. Tenha as ferramentas de aprimoramento de produtividade certas à sua disposição

Qual é a verdadeira produtividade?

O tipo de fixação prejudicial à produtividade levou ao que é chamado de “cultura agitada”, em que a produtividade e a realização têm um custo elevado. Toda a cultura é tóxica e, quando você pensa sobre isso, perde contato com a essência e as nuances da VERDADEIRA produtividade – que as pessoas são o coração e a alma da organização e que é necessária uma força de trabalho motivada e saudável para ajudar a manter a organização relevante, original, criativa e bem-sucedida.

Um estudo publicado na Occupational Medicine relata que trabalhar mais horas está associado a um pior estado de saúde mental e a níveis significativamente mais altos de sintomas de ansiedade e depressão. Além disso, os dados do estudo mostram que muitas pessoas com problemas comuns de saúde mental têm dificuldade no trabalho. Outro efeito colateral da preocupação doentia com a produtividade é o distúrbio do sono, que por sua vez está associado a um prejuízo substancial na qualidade de vida do indivíduo. Em comparação com as pessoas que dormem o suficiente, as pessoas com distúrbios persistentes do sono têm maior probabilidade de sofrer acidentes, estão ausentes no trabalho com mais frequência, vêem uma diminuição no desempenho no trabalho e geralmente têm uma qualidade de vida mais baixa e usam mais os serviços de saúde .

À primeira vista, parece que a produtividade está simplesmente produzindo mais. Muitas organizações buscam trabalhadores jovens e apaixonados, vendendo a ideia de que “se apaixonar pelo que fazem é a chave do sucesso”. Embora isso possa ser verdade, a realidade é diferente. Geralmente, significa longas horas com pouca ou nenhuma compensação por trabalho extra, prazos e metas irracionais. No início, ela gera muito mais saída. Não apenas tem um custo alto, mas é insustentável a longo prazo e as pessoas simplesmente se esgotam – as ideias secam, a “paixão” perde a chama e a criatividade desaparece. Por fim, muitas empresas acabam perdendo pessoas talentosas, porque acumularam uma reputação desagradável de funcionários sobrecarregados.

É importante que as organizações e as marcas vejam a verdadeira essência e a importância da produtividade e dos hacks de produtividade e não sigam cegamente a maneira como a cultura agitada parece exigir. Compreender o que é a produtividade é a chave para criar uma organização eficiente que funcione sem problemas, ter um bom controle de tarefas e estar bem equipada para enfrentar desafios.

Por que a verdadeira produtividade e os hacks de produtividade são importantes?

Um artigo da Harvard Business Review resume bem a verdadeira produtividade: “Produtividade é fazer mais com a mesma coisa.” O conceito de produtividade está intimamente ligado à ideia e ao objetivo de eficiência. Essas duas coisas são diferentes, mas em uma organização bem-sucedida elas estão presentes e desempenham um papel importante no crescimento e sucesso dessa organização.

Uma das essências da verdadeira produtividade é investir nas pessoas. De acordo com a Investopedia, um nível mais alto de produtividade permite que as pessoas obtenham o que desejam mais rapidamente ou mais do que desejam no mesmo período de tempo. Além disso, a produtividade também resulta em um aumento na oferta, o que mantém os preços reais mais baixos e aumenta os salários reais. Isso, por sua vez, é conseguido fornecendo à equipe as principais habilidades necessárias para ajudar a aumentar a produtividade. Isso resulta em melhor desempenho e aumenta o valor desses trabalhadores para a empresa em que trabalham.

A produtividade também está ligada ao desenvolvimento econômico e ao sucesso de um país – as empresas verão mais crescimento, melhor competitividade, aumento de lucratividade e expansão da participação de mercado; enquanto os trabalhadores provavelmente verão melhores salários e benefícios, melhores perspectivas de carreira e oportunidades de emprego; e os governos verão uma melhora no desempenho econômico e maiores receitas tributárias.

Hacks de produtividade nos quais sua organização pode trabalhar

O desafio para muitas organizações é adaptar a mentalidade correta e os hacks de produtividade corretos que toda a entidade pode utilizar e maximizar, além de analisar as coisas de uma perspectiva mais ampla, em vez de se concentrar excessivamente em benefícios de curto prazo. Aqui estão alguns hacks de produtividade que as empresas podem fazer para aumentar a produtividade:

1. Pausas são importantes

Pode parecer contra-intuitivo, mas pausas desempenham um papel essencial para manter a produtividade. Estudos mostram que períodos prolongados de trabalho em uma tarefa específica resultam em perda de foco e concentração. Em poucas palavras, a ciência mostrou que o cérebro se “habitua” aos vários estímulos associados à tarefa e gradualmente começa a considerá-los sem importância. Além disso, longos períodos de trabalho esgotam o suprimento de oxigênio e glicose do cérebro, que fortalecem a atividade cerebral. Quanto mais isso acontece, menos atenção a tarefa recebe e mais erros ​​serão cometidos.

2. Empregue gerenciamento visual

Muitas vezes, as pessoas têm uma resposta muito melhor aos estímulos visuais em comparação com outros estímulos. É esse fenômeno que capitaliza o gerenciamento visual. Um ótimo exemplo disso é o sistema Kanban. O conceito em si foi iniciado pela empresa automotiva japonesa Toyota na década de 1960. Faz parte da filosofia “just-in-time”, que significa fazer “apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária”. A ideia foi emprestada de supermercados que imprimiu cartões de controle de produtos que continham todas as informações pertinentes. Um Kanban pode ser tão simples quanto um quadro com as seções Tarefas, Realizadas e Concluídas. Mas o principal é que o Kanban apresenta uma maneira simples de organizar tarefas, mão de obra, trabalho e fluxo de trabalho, tornando as coisas muito mais eficientes.

3. Comece pelas grandes tarefas

Tem uma tarefa importante que precisa ser feita? Faça isso primeiro. Especialmente quando somos inundados com outras tarefas que temos no trabalho, é fácil nos desviarmos ou pior, procrastinar de fazer o maior empreendimento em nossa lista de tarefas. É uma questão de disciplina, que quando desenvolvida, pode fazer maravilhas para todos os locais de trabalho e fluxos de trabalho. A prática disso também significa que as principais tarefas foram concluídas anteriormente, dando a todos mais tempo para avaliá-las e detectar possíveis erros ou erros que uma abordagem mais apressada não teria permitido.

4. Evite multitarefa

Um estudo da Associação Americana de Psicologia indica que “a multitarefa pode ser menos eficiente porque leva mais tempo para mudar de foco sempre que uma pessoa alterna entre as duas tarefas”. Basicamente, a abordagem mais eficiente para o trabalho seria realizar uma tarefa de cada vez. O cérebro simplesmente não é feito para alternar de uma tarefa para outra – quando isso acontece, a transição não é suave nem rápida, especialmente quando comparada a um cérebro que se apega a uma tarefa e a vê até o fim.

Outro estudo, publicado na revista Proceedings da Academia Nacional de Ciências, mostrou que “aqueles que se classificaram como bons na multitarefa cometeram mais erros, conseguiram se lembrar de menos itens e demoraram mais para concluir uma variedade de tarefas ”. A multitarefa é superestimada e desnecessária para hacks e eficiência reais de produtividade.

5. Tenha as ferramentas de aprimoramento de produtividade certas à sua disposição

Os hacks e a eficiência da verdadeira produtividade podem ser alcançados desde que a mentalidade e as ferramentas certas estejam em vigor. Ferramentas que organizam os dados das empresas, os colocam mais facilmente à disposição de gerentes e líderes que tomam as decisões e identificam os lugares em que o fluxo de trabalho pode ser aprimorado são úteis e contribuem diretamente no nível de produtividade da organização.

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