Organograma: Como funciona a sua empresa?

organograma
06 de julho de 2015
Última modificação: 06 de julho de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

O que é um organograma?

Um organograma mostra a estrutura interna de uma organização ou empresa. Os funcionários e as posições são representados por caixas ou outras formas, às vezes incluindo fotos, informações de contato, e-mails e links de páginas, ícones e ilustrações. Linhas retas ou com elos combinam os níveis juntos. Isso cria uma representação visual clara da hierarquia e fileiras de diferentes pessoas, empregos e departamentos que compõem a organização.

Quando surgiu o organograma?

Em 1855, o superintendente geral ferroviário Daniel McCallum (1815-1878) projetou o que se pensa ser o primeiro organograma moderno. Era um diagrama ilustrado da Estrada de ferro de Nova York e Erie. McCallum elaborou o desenho junto com o engenheiro civil George Holt Henshaw (1831-1891). McCallum, nascido na Escócia, também atuou como general da União na Guerra Civil. Henshaw, um canadense, trabalhou para empresas hidráulicas e ferroviárias no Canadá, nos Estados Unidos e na Dinamarca.

Como surgiu o termo organograma?

O termo “Organograma” levou outros 50 a 60 anos para uso comum. O engenheiro de consultoria Willard C. Brinton usou o termo em seu livro didático de 1914, Métodos Gráficos para Apresentação de Fatos. Ele exibiu o valor das paradas e disse que elas deveriam ser mais utilizadas. Os gráficos foram usados principalmente em círculos de engenharia até a década de 1920, quando eles começaram a encontrar seu caminho para o mundo dos negócios.
Os sinônimos menos conhecidos “Organigram” e “Organogram” entraram em uso na década de 1960.

Um diagrama relacionado é chamado de Organigraph. Enquanto ainda reflete a estrutura organizacional, é menos linear do que um organograma e tem um propósito diferente: ilustrar associações e oportunidades entre departamentos, produtos ou cadeias de suprimentos.

Quais são os tipos de organogramas?

Qual é o melhor formato de uma carta organizacional? Dependendo de suas necessidades e do tipo de organização, você pode querer escolher um formato de organograma menos tradicional. Existem três tipos principais de organogramas: hierárquico, matriz e plano.

Organograma hierárquico: esse é o tipo mais comum, e dá origem ao sinônimo, Gráfico hierárquico. Uma hierarquia é onde um grupo de pessoas está no topo, enquanto aqueles com menos poder estão abaixo deles, na forma de uma pirâmide. Pense em uma monarquia com um rei ou uma rainha no topo, ou uma organização com o CEO no topo. Com uma hierarquia, os membros normalmente se comunicam com a pessoa com quem eles se reportam e qualquer pessoa que se informe diretamente sobre eles.

Organograma Matricial: geralmente só é visto quando os indivíduos possuem mais de um gerente. Por exemplo, uma organização pode ter uma equipe de designers gráficos para que todos se reportam ao designer gráfico principal. Os designers gráficos também estão trabalhando em outros projetos que são provavelmente liderados por um gerente de projeto separado. Nesse caso, os designers gráficos terão dois gerentes.

Organograma plano: esse tipo, às vezes referido como um organograma horizontal, possui poucos ou nenhum níveis de gerenciamento intermediário e geralmente consiste de dois níveis: os principais administradores e os trabalhadores. Em empresas como essa, os trabalhadores têm mais responsabilidade e estão mais diretamente envolvidos na tomada de decisões.

Os relacionamentos no organograma às vezes são chamados de relacionamentos de linha (ou cadeia de comando), representando o supervisor para relacionamentos subordinados e laterais, mostrando pessoas no mesmo nível. Com relacionamentos de linha, você pode ter linhas contínuas, mostrando as principais linhas de autoridade, ou linhas pontilhadas, mostrando linhas secundárias de autoridade. Não há regras duras e rápidas nos símbolos e linhas usados no Organograma., Desde que os relacionamentos formais sejam claros.

Prós e Contras?

Os tipos de organizações refletidas nesses tipos de gráficos apresentam vantagens e desvantagens. Em poucas palavras:

  • Em uma organização hierárquica, vertical, de cima para baixo, as linhas de autoridade e comunicação devem ser claras. Na sua forma mais pura, pense nos militares. No mundo dos negócios, pense no executivo-chefe e outros executivos da C-suite, trabalhando para talvez diretores, gerentes seniores, gerentes do meio, líderes de equipe e membros da equipe. Se a força desta estrutura é a clareza e a estabilidade, a fraqueza potencial é a rigidez, a incapacidade de ser flexível quando exigido. As camadas de gerenciamento podem às vezes inchar uma organização também.
  • Em uma organização matriculada, os relacionamentos entre departamentos podem ser mais frutíferos e cooperativos. No entanto, ter mais de uma pessoa ou departamento para responder também pode criar conexões confusas ou conflitos de interesse para os funcionários.
  • Em uma estrutura plana e horizontal, a maioria das camadas de gerenciamento é cortada, com relações íntimas entre o topo e os funcionários. Isso é comum em pequenas empresas e organizações, mas geralmente não é prático para organizações maiores. Os funcionários podem sentir uma sensação mais forte de trabalho em equipe e autonomia, embora os conflitos entre funcionários possam se tornar mais pronunciados devido a menos pessoas fazendo o trabalho.

Qual é o melhor uso do organograma?

Não importa qual layout você opte por usar, os Gráficos Orgânicos são úteis para estabelecer relacionamentos em sua organização e garantir que todos saibam como se comunicar informações essenciais. Você pode usar organogramas para:

  • Comunicação organizacional e de supervisão, como ajudar os funcionários a saber quem informa a quem, ou ajudar as pessoas a se conhecerem em toda a organização. Adicionar fotos de funcionários pode ajudar muito, permitir que pessoas conectem rostos e nomes.
  • Reestruturação, como mudar os papéis em uma equipe para melhor aproveitar os talentos de todos.
  • Planejamento da força de trabalho, como descobrir os detalhes de uma nova iniciativa de contratação.
  • Planejamento de recursos, como reduzir ineficiências ao reorganizar papéis.

Genealogia, porque uma árvore genealógica é realmente apenas um tipo de organograma. Você pode incluir fotos, datas de nascimento e morte e links para outras informações sobre cada pessoa.

Como deixar o organograma mais visual?

Existem algumas regras com o organograma  para colocação de elementos visuais que ajudem a comunicar sejam um jogo justo:

  • Usar fotos pode ajudar as pessoas a conhecer cada uma e conectar nomes e rostos.
  • O uso de diferentes formas e/ou cores pode ajudar a definir diferentes departamentos, grupos de trabalho, níveis de trabalho ou outras quebras úteis.
  • O uso de logotipos ou ícones da empresa pode personalizar seu gráfico para a sensação de sua organização.
  • Usar animações no PowerPoint pode ajudar a trazer uma apresentação à vida enquanto fala sobre as diferentes partes do gráfico.
  • Usar formas 3D pode tornar seu gráfico mais atraente à medida que aparece na página.

Como elaborar seu Organograma?

  1. Defina sua finalidade e alcance. Por exemplo, você pretende que seu gráfico seja um recurso de “quem é quem”? Você pode querer incluir fotos e informações de contato, incluindo links de e-mail. Você está traçando toda a sua empresa, ou talvez apenas departamento ou grupo de trabalho. Pode ser mais do que um gráfico? Pense sobre o que é mais útil para seus propósitos.
  2. Reúna a informação. Você pode encontrar uma lista existente de funcionários para basear seu gráfico ou um organograma desatualizado que ainda pode ser um ponto de partida útil. Lembre-se de reunir informações de contato, fotos e qualquer outra coisa que você possa planejar usar. Você pode precisar encontrar outros recursos para esclarecer as linhas de autoridade e explicá-las para o seu gráfico.
  3. Determine a plataforma que você pretende usar para construir seu gráfico e como você pretende exibi-lo. O Lucidchart fornece uma plataforma poderosa e fácil de usar para construir e exibir gráficos on-line. (Veja mais sobre Lucidchart abaixo.)
  4. Planeje atualizações contínuas no gráfico. Lembre-se, as coisas mudam rapidamente em muitas organizações, então você precisará de uma forma eficiente de manter o gráfico ou os gráficos atualizados. Isso é muito mais fácil com uma plataforma colaborativa online como Lucidchart.

Quando perguntamos as empresas como elas funcionam a figura mais comum para mostrar a estrutura organizacional é o famoso Organograma. O Organograma mostra de forma visual todos os departamento dentro da empresa e como eles se relacionam em questões hierárquicas. Mas será que está é a melhor forma de visualizar uma empresa? É isto que você irá mudar por meio da certificação Green Belt e Black Belt.

Organograma

Organograma

O organograma não permite visualizar como o fluxo de informações se comportam dentro da organização, não conseguimos enxergar de onde a informação sai e para onde ela vai e, na maioria dos casos, é  onde se encontram os maiores problemas de uma empresa. Por isso, na FM2S, enxergamos a empresa como um Sistema composto por vários processos.

Organograma

Para conseguirmos melhorar os processos dentro da empresa precisamos visualizá-los como um Sistema Organizacional. Se quisermos, por exemplo, melhorar as compras da empresa, não focaremos apenas no departamento de compras. O processo de compras é muito mais amplo e envolve vários departamentos (aquele que solicita a compra, aquele que recebe a compra e aquele que aprova a compra, no mínimo). Uma ferramenta poderosa que nos auxilia a enxergar a empresa e seus processos é o LoP (Linkage of Process).

Para se utilizar o LoP precisamos primeiramente mapear todos os processos que fazem parte da organização, quais são suas entradas e saídas e como se relacionam entre si. Os problemas das empresas não se encontram nos departamento, e sim nos processos, e somente mapeando-os conseguiremos enxergar onde devemos atuar para se obter resultados positivos.

Como montar um LoP então? Este é um assunto para ser abordado em outro artigo, mas por hora podemos falar que tudo começa com os SIPOCs. É por meio dele que fazemos o macro-mapeamento de um processo. Depois de elaborados os SIPOCs da empresa, os conectamos e temos uma boa tarde do LoP pronto.

Espero que gostem do artigo e aproveitem a semana. Tem feriado aí hein!

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