Gerenciando um orçamento: definindo e cumprindo metas financeiras

Ser especialista em finanças é quase sempre um componente importante do seu valor global para o seu empregador. Mesmo se você não estiver em uma posição que tenha responsabilidade direta pelo orçamento, estar ciente das preocupações financeiras é altamente importante.

Como gerente, seu desempenho é julgado pesadamente em manter um orçamento, e com razão. Para que uma organização inteira faça o lucro desejado, é vital que cada área mantenha seu orçamento - afinal de contas, a superação de orçamentos vem de lucro.

Claramente, gastos excessivos são ruins. Mas o sub-gasto também é um problema - se você superestimou o que precisa, empenhou dinheiro que poderia ter sido usado de forma mais lucrativa em outras partes da organização. Você, portanto, precisa ser claro o tempo todo sobre o quanto está realmente gastando em relação ao seu orçamento.

Quando você gerencia bem um orçamento, sua organização se beneficia. E tudo o que é bom para a linha de fundo da organização é geralmente bom para sua carreira. É por isso que é tão importante obter o seu orçamento correto desde o início e, em seguida, encontrar uma maneira de fazê-lo funcionar, apesar dos obstáculos que inevitavelmente surgem.

Existem dois componentes principais da gestão do orçamento de sucesso:

Planejamento - estimar um orçamento razoável e negociar o valor final.
Disciplina - comprometer-se a trabalhar dentro do orçamento, avaliando e reatribuindo fundos conforme necessário.

Planejamento Orçamentário

Sua primeira tarefa no gerenciamento de orçamento é reconhecer a importância do documento orçamentário para seu departamento, a organização e seu desempenho. Embora você possa não ser um especialista em finanças, como gerente de orçamento, espera-se que você leve a saúde financeira de seu departamento muito a sério.

Lembre-se de que seu orçamento provavelmente será analisado pelas pessoas mais experientes da empresa. Você quer torná-lo tão abrangente e bem pensado quanto possível. O ponto principal para você é que seu desempenho será avaliado através do seu orçamento. Comece cedo e receba tanta ajuda quanto precisar para aperfeiçoar suas habilidades orçamentárias.

Estimando

O primeiro passo na gestão do orçamento é sentar e determinar quanto dinheiro você precisará para conseguir o que precisa. Não é mais tão simples quanto extrair o orçamento do ano passado e adicionar alguns pontos percentuais: as organizações agora têm que funcionar de maneira enxuta e eficiente e cada real é contabilizado com muito mais precisão do que no ano anterior.

Embora você possa usar orçamentos anteriores como guia, a melhor abordagem é chamada de "orçamento baseado em zero". Para preparar um orçamento baseado em zero, você começa sem nenhum orçamento em seu orçamento e cria um argumento para o dinheiro que pretende gastar e, se o orçamento incluir projeções de receita, o dinheiro que você acha que virá.

Essa prática garantirá que você realmente entenda os valores solicitados e poderá justificar suas projeções, se necessário. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a orçamentar com mais precisão:

Planeje renda mínima (quando aplicável) e despesa máxima. Normalmente, você espera o melhor e planeja o pior.
Especifique suas despesas. Lembre-se dos pequenos itens recorrentes, como assinaturas e serviços de suprimentos de escritório, que você pode precisar comprar, como suporte técnico.
Construa uma rede de segurança que leve em conta o risco inerente ao seu orçamento e crie um fundo de contingência justo.
Onde for apropriado para a natureza do seu orçamento, inclua o investimento em treinamento e desenvolvimento de funcionários. Demonstre que as despesas que você inclui aumentarão a produtividade e o desempenho.
Forneça documentação para justificar sua justificativa. Inclua estimativas, suposições e cálculos usados para derivar seus números.
Não adivinhe. Sempre que possível, use números reais.
Seja conservador, mas não barato. Um orçamento realmente baixo só é impressionante se puder ser atendido.
Alinhe seu orçamento com o plano estratégico de sua organização. Se a sua empresa está crescendo, como isso afetará as despesas do seu departamento? As despesas serão lineares ou escalonadas? Quais despesas de capital você deveria estar considerando? Como o crescimento afetará seus níveis de pessoal e as necessidades de treinamento e desenvolvimento?
Converse com sua equipe. O orçamento não é um documento secreto. Espera-se que o seu pessoal cumpra o orçamento, por isso, deve participar na sua preparação. Você terá muito mais cooperação se entender onde os dólares estão sendo gastos e por quê.

Negociando

Depois de preparar um orçamento preliminar, é hora de obter aprovação. Esta é talvez a parte mais crítica de todo o processo orçamentário. Grande parte da arte de administrar um orçamento está na negociação inicial: se você não negociar o suficiente, você e sua equipe terão um ano difícil pela frente. Além disso, é muito constrangedor ter de pedir mais dinheiro: a diretoria da organização notará isso todos os meses quando revisarem as finanças do ano!

A melhor maneira de evitar não obter o suficiente é negociar de uma perspectiva ganha-ganha. Isso significa tentar negociar um valor razoável e ter evidências claras para apoiar suas necessidades orçamentárias.

Entenda os custos que você pode controlar e se comprometa a fazê-lo durante o processo de negociação.
Conheça as suas opções e esteja preparado para apresentá-las. Antecipe onde você pode obter mais resistência e prepare argumentos sólidos para respaldar sua solicitação.
Não pague excessivamente as despesas para compensar as deficiências previstas em outros lugares. Essas táticas são dissimuladas e não aumentam a relação de confiança que você precisa construir para uma negociação bem-sucedida.
Use dados históricos se você não puder colocar uma figura real em um item.

Disciplina Orçamentária

Com seu orçamento em mãos, seu desafio agora é trabalhar diligentemente para permanecer dentro dele. Para fazer isso com sucesso, é necessário avaliar continuamente o destino do dinheiro e reatribuir os recursos conforme necessário.

Monitore os gastos regularmente com seu orçamento. Saiba o que você está gastando e, se uma fatura chegar e não estiver esperando, resolva-a imediatamente. Descubra o que aconteceu e volte aos trilhos o melhor que puder.
Tente manter todos os custos dentro do orçamento todos os meses. Faça os ajustes necessários, movendo dinheiro entre os títulos de custo.
Investigue os excessos excessivos persistentes assim que você os notar. Tente consertar a fonte do gasto excessivo antes de procurar por dinheiro em outro lugar.
Coloque controles internos e políticas fortes para lidar com os gastos. Estes devem ser extremamente claros sobre quais despesas podem ser reivindicadas. Suas despesas não devem ser uma surpresa.
Comunique os resultados do orçamento regularmente. Converse com sua equipe e seu chefe sobre o status do seu orçamento. É melhor deixar as pessoas saberem sobre os problemas antes que seja tarde demais para remediar a situação.

Há um delicado equilíbrio entre manter um orçamento e perder oportunidades inesperadas. Embora seja importante estar dentro do orçamento, se uma grande oportunidade se apresentar, você poderá explorá-la. Um aspecto importante disso é a capacidade de olhar para frente. Certifique-se de que você não fique tão focado em seu orçamento de curto prazo e não aproveite uma grande perspectiva de longo prazo. Se esse tipo de oportunidade surgir, prepare um caso detalhado e persuasivo e esteja preparado para defendê-lo em sua organização.