Processos administrativos, de suporte ou serviços muitas vezes operam de forma invisível. A falta de visualização dificulta a identificação de falhas, retrabalhos e atrasos. Para resolver esse tipo de problema, o Makigami surge como uma metodologia eficaz de mapeamento e análise de processos em ambientes não industriais.
Neste conteúdo, você vai entender o que é o Makigami, como ele surgiu, quando aplicar, quais etapas compõem o método e o que o diferencia de outras ferramentas como o VSM. Também verá exemplos, aplicações em diferentes níveis organizacionais e as principais dificuldades encontradas na implementação.
Se você atua em áreas como atendimento, engenharia, RH ou qualquer setor onde a informação é o principal “produto”, o Makigami pode ser uma ferramenta estratégica para reduzir desperdícios e melhorar o desempenho dos processos.
O que é Makigami?
Makigami significa literalmente “papel enrolado” em japonês. No contexto corporativo, representa uma metodologia visual para análise e melhoria de processos administrativos ou de suporte.
A ferramenta tem origem no Japão, e seu conceito foi inspirado em um artefato usado por ninjas, que carregavam scripts de ação com regras essenciais. Essa analogia deu origem ao uso do termo para representar documentos com orientações práticas e sequenciais.
Histórico e evolução da metodologia
O primeiro mapeamento com foco em processos de escritório foi desenvolvido em 1996, por Okamura-san, na empresa Fujico. Esse modelo inicial foi evoluindo ao longo dos anos e, em 2006, serviu como base para o desenvolvimento da metodologia estruturada chamada Makigami Process Improvement, criada por Arno Koch.
Desde então, o método tem sido utilizado para identificar falhas, redesenhar fluxos e eliminar desperdícios em processos não industriais. Empresas aplicam a ferramenta em dinâmicas chamadas de booster weeks, onde equipes multifuncionais analisam o estado atual e desenham um plano de ação para os próximos 100 dias.
Apesar de ser uma ferramenta simples, o Makigami permite análises profundas e oferece uma abordagem sistêmica. Seu uso favorece uma visão integrada da organização, sendo especialmente útil para mapear ineficiências em áreas como atendimento, engenharia, RH ou financeiro.
Qual é o propósito do Makigami?
Makigami é uma ferramenta criada para visualizar e analisar processos administrativos ou de serviços, especialmente em áreas onde o produto final não é físico ou visível, como em escritórios, laboratórios e hospitais.
Ao contrário de ambientes industriais, em que o fluxo de produção é tangível, os processos administrativos operam com informação, o que torna os gargalos e desperdícios mais difíceis de identificar. Nesses casos, é comum que existam mais perdas ocultas do que em uma linha de produção tradicional.
O Makigami Process Mapping torna possível mapear essas atividades, tornando visível o que antes estava disperso ou fragmentado. Ao desenhar o fluxo atual, a equipe identifica falhas, sobreposições de tarefas, retrabalhos e outros tipos de ineficiência — incluindo as chamadas "sete perdas do Lean", que geralmente estão presentes em processos de back-office.
Além da análise do estado atual, a ferramenta permite construir um estado futuro, mais enxuto, com foco em eliminar as perdas mapeadas. Isso torna o Makigami não apenas um diagnóstico visual, mas também um ponto de partida para melhorias estruturadas e sustentáveis.
Como fazer um Makigami?
A construção de um Makigami Process Map envolve etapas sequenciais que aprofundam a compreensão do processo analisado. O objetivo é identificar ineficiências e construir uma versão futura mais enxuta.
Etapas para criar um Makigami
1. Vista aérea do processo
Comece com uma visão geral. Identifique o início e o fim do processo e quais áreas estão envolvidas. Isso ajuda a definir os limites do mapeamento.
2. Preparar o ambiente e a equipe
Reúna os envolvidos no processo. Garanta que todos compreendam o propósito do Makigami. Prepare um espaço físico ou digital para montar o mapa, dividindo-o em colunas específicas.
3. Mapear o estado atual
Documente todas as atividades realizadas, quem executa, como se comunicam e quais documentos são usados. O foco é entender o fluxo real, não o idealizado.
4. Analisar perdas e gargalos
Avalie o mapa do estado atual em busca de retrabalho, esperas, redundâncias ou falhas de comunicação. O objetivo é tornar visíveis as perdas ocultas.
5. Criar o estado futuro
Com base nas perdas identificadas, redesenhe o processo. Elimine etapas desnecessárias, otimize fluxos e proponha soluções práticas. Esse novo modelo será a base para o plano de melhoria.
Qual a diferença dos outros mapeamentos?
Enquanto a maioria das ferramentas de mapeamento se limita a descrever o processo atual, o Makigami estrutura a análise com foco na eliminação de desperdícios. Isso permite projetar um estado futuro mais eficiente, e não apenas documentar o fluxo existente.
Diferente do mapa de fluxo de valor (VSM), que se aplica melhor a processos industriais com produtos físicos, o Makigami foi projetado para lidar com fluxos intangíveis, como informações, decisões e interações entre áreas administrativas.
Áreas analisadas no Makigami
O método organiza o mapeamento em cinco componentes principais:
- Atividades executadas por cada área ou pessoa envolvida
- Documentos e mídias usadas na comunicação
- Canais de comunicação e seus cruzamentos
- Análise de tempo, como espera e execução
- Problemas identificados, como retrabalho ou falhas de fluxo
Essa estrutura permite enxergar claramente quem faz o quê, como se comunica e quais perdas estão inseridas no processo.
Em que tipo de processo o Makigami pode ser aplicado?
A análise de processo com Makigami pode ser usada em praticamente qualquer tipo de processo organizacional, especialmente aqueles que envolvem fluxos de informação e interações entre áreas.
Diferente de uma linha de produção, onde é possível observar fisicamente produtos, estoques e ciclos, os processos administrativos são invisíveis. Isso exige uma abordagem estruturada, baseada em observações, entrevistas e simulações e é nesse ponto que o Makigami se destaca.
Projetado para ambientes de escritório, o método oferece suporte visual e lógico para mapear fluxos que não podem ser vistos diretamente, guiando a equipe na identificação de falhas, atrasos e desperdícios.
Exemplos de aplicação do Makigami
O Makigami pode ser usado em diferentes níveis organizacionais, como:
- Transferências entre empresas de um mesmo grupo multinacional
- Processos que atravessam departamentos ou divisões distintas
- Fluxos internos de um único departamento
- Atividades entre membros de um mesmo time
A aplicação é mais eficaz quando há múltiplos envolvidos no processo, principalmente em casos com diversas transferências de responsabilidade ou informação.
Quanto tempo demora uma análise Makigami?
O tempo necessário para realizar uma análise completa com o Makigami Process Mapping varia conforme a complexidade do processo e a experiência dos participantes. Em média, são necessários de 3 a 10 dias para mapear o estado atual, identificar perdas e construir um plano preliminar de implementação, com uma lista de ações (To-Dos).
É importante destacar que a análise exige uma preparação simples antes da etapa colaborativa. Isso inclui alinhamento entre as áreas envolvidas e levantamento de dados relevantes.
Quais as dificuldades do Makigami?
A maior dificuldade está na preparação para a mudança. Como o novo processo geralmente difere de forma significativa do atual, é necessário investir em comunicação com todos os envolvidos para garantir entendimento e adesão.
Outro desafio comum é a forma como as pessoas percebem o trabalho: muitas vezes pensam em tarefas isoladas ou funções, e não em processos interdependentes. Mudar esse foco exige uma nova mentalidade, baseada em fluxo de valor e no que é relevante para o cliente.
Embora seja possível implementar mudanças visíveis em poucas semanas, a internalização dos novos comportamentos e a construção de uma cultura orientada por processos pode levar mais tempo. Isso exige engajamento contínuo da liderança, especialmente em ambientes onde as perdas estão incorporadas à rotina.
Eliminar desperdícios exige decisões consistentes da gestão. Quando a organização aceita os custos ocultos como normais, perde a oportunidade de melhorar. A mudança começa quando a liderança decide agir.
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