Comunicação: entenda o que é e como se comunicar melhor
Comunicar vai muito além das palavras. Envolve oratória, linguagem corporal, expressões faciais e habilidades. Você sabe qual é o estilo da sua comunicação? Existem fatores que, ao serem analisados em conjunto, podem oferecer um repertório completo de como se comportar na hora de falar.
Comunicar é a capacidade de receber e passar informações a outras pessoas. A comunicação é eficiente quando o receptor entende tudo o que foi passado no menor tempo possível. Essa competência envolve a utilização de linguagem verbal, não verbal, escrita, desenhos ou esquemas, além da escuta.
Qual é o conceito da comunicação?
Comunicação é o processo pelo qual uma pessoa transmite uma mensagem para outra ou outras. É uma troca de informação entre dois ou mais indivíduos com o objetivo de compartilhar conhecimento, sentimentos, ideias, entre outros.
A comunicação pode ser realizada de diversas formas, como verbal, não-verbal ou escrita, e pode ser influenciada por fatores culturais, sociais e pessoais. O sucesso da comunicação depende da habilidade de cada indivíduo em compreender e transmitir sua mensagem de forma clara e efetiva.
Quais são os 4 tipos de Comunicação?
Comunicação Verbal
É a forma de comunicação que utiliza palavras faladas para transmitir uma mensagem. Inclui a fala e o discurso.
Comunicação Não-Verbal
É a forma de comunicação que não envolve palavras faladas, mas sim ações, expressões faciais, posturas, gestos, entre outros. É uma forma de comunicação que pode complementar ou contrariar a mensagem verbal.
Comunicação Escrita
É a forma de comunicação que utiliza símbolos escritos (letras, palavras e frases) para transmitir uma mensagem. Inclui a escrita manuscrita e a escrita impressa.
Comunicação Visual
Envolve a transmissão de informações por meio de elementos visuais, como imagens, gráficos, mapas, tabelas e gráficos. A comunicação visual é frequentemente utilizada em conjunto com a comunicação verbal ou escrita para reforçar uma mensagem.
E por que a Comunicação é importante?
Quem nunca comprou algo errado por não conseguir explicar ao vendedor o que queria ou brigou com alguém por mal entendido. Esses são alguns problemas que uma comunicação falha pode trazer. Geralmente, problemas assim são resolvidos com um pedido de desculpas ou uma conversa.
Mas nem todos os problemas são resolvidos de modo tão simples. A dificuldade de expor a mensagem, principalmente pela linguagem verbal, é vista em todo o planeta. Já causou divórcios, rompimentos familiares, perdas de empregos e até mesmo guerras.
Líderes geralmente possuem uma boa capacidade de se comunicar. Isso ocorre pois esta habilidade é cada vez mais fundamental para inspirar pessoas e ganhar seguidores para suas causas.
Dessa forma, se você tem o intuito de se transformar em um líder - seja social ou dentro do seu time em uma organização - é necessário se comunicar bem. Pois seus liderados só vão te seguir caso você consiga transmitir a mensagem.
E no dia a dia? como a Comunicação importa?
- Compreensão: A comunicação ajuda a clarificar as ideias, conceitos e pensamentos, permitindo que as pessoas compreendam melhor uns aos outros.
- Resolução de problemas: A comunicação efetiva é fundamental para resolver conflitos, negociar soluções e tomar decisões coletivas.
- Constrói relações: A comunicação é uma forma de construir relações de confiança e estabelecer networking pessoais e profissionais duradouros com integridade.
Habilidades fundamentais para se comunicar bem
Certo, se comunicar bem é importante! Mas quais habilidades preciso para fazer isso? Comunicação é uma habilidade como andar de bicicleta. Ou seja, você aprimora ela com prática, estudo e entendimento. Desse modo, caso você não se comunique bem, existem algumas habilidades que podem ajudar você a melhorar.
Oratória
Oratória significa a arte do bem dizer e pode até ser sinônimo de falar em público, mas de forma adequada e envolvente. Sendo assim, o que se espera da oratória é que ela, mais do que transmitir uma mensagem, convença e envolva os públicos alvo de sua temática.
Linguagem corporal
Normalmente, nos preocupamos muito com as palavras que devemos utilizar e esquecemos que a comunicação é uma palavra que engloba muito mais. Você provavelmente já ouviu a estatística de que apenas 7% de uma mensagem é transmitida por meio de palavras e os outros 93% vêm da comunicação não verbal. Desse modo, trabalhar a linguagem corporal é fundamental para se comunicar.
Comunicação assertiva
A comunicação assertiva é uma comunicação direta ao ponto. Uma habilidade que é essencial para as relações públicas e consiste na capacidade de se expressar de maneira eficaz. Trata-se, em outras palavras, de defender o seu ponto de vista sem nunca desrespeitar os direitos e crenças alheios.
Como melhorar minhas habilidades de Comunicação?
Habilidades de comunicação, no ambiente profissional, são chamadas de soft skills, mas dominar essas habilidades não só beneficiará suas capacidades profissionais, mas também sua vida pessoal. E existem diversas formas e pontos que podem ser trabalhados para melhorar essas habilidades.
Começando pela escuta ativa, um processo onde ouvimos para compreender, não apenas para responder. “Saber ouvir quase que é responder” já dizia Pierre Marivaux.
A escuta ativa é feita por gestos simples como focar no que a pessoa diz, sem se distrair ou olhar o celular, olhe sempre nos olhos da pessoa e mostre que está ouvindo. Faça perguntas abertas que não terminem em apenas “sim” ou "não e faça gestos e expressões faciais que demonstrem que está ouvindo tudo. Percebeu como a comunicação não-verbal é importante? Dessa forma a pessoa se sentirá confortável contigo e você entenderá melhor como conversar com essa pessoa.
Mas a comunicação não se limita ao que dizemos ou ouvimos. Lembra que falamos sobre linguagem corporal como sendo uma habilidade importante? A linguagem corporal, muitas vezes, fala mais alto que as palavras. Um gesto, um olhar, ou até mesmo a postura podem revelar muito sobre nossas verdadeiras intenções e sentimentos. Pense em uma negociação: um aperto de mão firme e um contato visual seguro podem transmitir confiança, enquanto um olhar evasivo pode sugerir o contrário.
Adaptar nosso estilo de comunicação ao contexto e à audiência é igualmente vital. A forma como falamos com uma criança, por exemplo, difere drasticamente da maneira como conduzimos uma apresentação para colegas de trabalho. Essa habilidade de mudar o tom, o vocabulário e até a velocidade da fala conforme a situação e a audiência é um sinal de um comunicador astuto.
Para o ambiente profissional, o feedback construtivo também é um pilar da comunicação eficaz. Em vez de focar nas falhas pessoais, é mais produtivo abordar ações específicas e sugerir alternativas. Por exemplo, ao invés de dizer "Você não fez um bom trabalho", é mais útil dizer "Acho que se você estruturar seu relatório de maneira diferente, ele será mais eficaz".
Quais são as 6 áreas da Comunicação?
Conhecer as 6 áreas de comunicação irá te auxiliar a se tornar um comunicador melhor:
1 - Compreendendo o básico
É importante ter uma abordagem sistemática da comunicação, dada a ampla variedade de canais disponíveis, como e-mails, materiais de marketing, apresentações e outras formas escritas e faladas.
Um bom lugar para começar é O Ciclo de Comunicação, que cobre os fundamentos do uso de qualquer meio. Ele explora um processo de seis etapas para organizar e apresentar uma mensagem além de, em seguida, aprender com o feedback que você recebe em troca.
Lembre-se de que a comunicação é um processo de mão dupla: Quando você fala ou transmite uma mensagem, existe a resposta da outra pessoa. Por exemplo, você pode aprender a ouvir com empatia, o que demonstra sua atenção e compreensão do que está sendo dito. Também pode ajudar a ouvir ativamente, o que envolve adiar o julgamento até que você tenha ouvido tudo o que a outra pessoa tem a dizer.
À medida que você adquire essas habilidades, você descobrirá que desenvolver suas habilidades de comunicação significa tanto melhorar a qualidade de seus relacionamentos quanto se expressar.
O sucesso nos negócios geralmente depende de sua habilidade de ser diplomático, desenvolvendo empatia, e fazendo um esforço para apreciar os pontos de vista de outras pessoas.
Quanto mais você chega a entendimentos compartilhados com colegas e clientes, melhor você será capaz de criar conexões de alta qualidade com eles. Juntas, essas habilidades podem tornar seu local de trabalho mais feliz, coeso e produtivo.
2 - Planejando suas comunicações
O objetivo de fazer uma estratégia de comunicação é levar a mensagem certa para a pessoa certa no melhor momento e forma possível. Parece simples, mas muitas pessoas não planejam adequadamente suas comunicações. Isso pode levar a mal-entendidos, frustração e oportunidades perdidas.
Desse modo, uma abordagem eficaz é usar uma estrutura para identificar e entender seus públicos alvo e pensar sobre a melhor forma de alcançá-los. Não faça suposições. Ouça com inteligência o que precisam e monte uma boa estratégia.
A comunicação empresarial é, inclusive, esse diálogo entre a empresa e a sua audiência. Por isso, não tem como abrir mão de conhecer o seu público, quando se pensa na estratégia comunicacional da organização.
Quando estiver pronto para escrever sua mensagem, use ferramentas como o triângulo retórico. Leve em consideração as expectativas das pessoas, o contexto da mensagem e o que você deseja alcançar.
Além disso, você pode tentar envolver as emoções das pessoas com a técnica do storytelling - ou em português, contando histórias. É uma técnica poderosa e persuasiva que pode ser usada tanto para informar o público quanto para estabelecer um terreno comum.
Seja qual for o meio ou estilo que você escolher, lembre-se de manter sua mensagem simples para evitar o uso de jargão. Assim, mantenha as informações que você está apresentando bem organizadas em blocos independentes que são fáceis de entender e deixe a simplicidade e a clareza serem o seu guia.
3 - Comunicação poderosa por escrito
Você já recebeu aqueles e-mails confusos que não entendia nada?
Ninguém quer perder tempo decifrando mensagens mal escritas, relatórios confusos e complicados demais. É por isso que habilidades eficazes de escrita são quase uma obrigação.
A pressa é uma característica dos dias de hoje e é muito difícil encontrar alguém que não tenha que cumprir prazos e horários, ou simplesmente não se importe com eles. As pessoas têm a tendência de não ler textos longos, principalmente nas redes sociais.
Dessa forma, você precisa chamar a atenção dos seus leitores e garantir que eles obtenham informações importantes o mais rápido possível. É aqui que a escrita da pirâmide invertida é útil, pois coloca os pontos chave no início da sua mensagem.
Brevidade, clareza e uso de linhas de assunto inteligentes são estratégias essenciais para um e-mail eficaz. Evite divagar, usar o tom errado e outros erros comuns. Esse conselho também se aplica a mensagens instantâneas, mas você deve ser ainda mais conciso com isso, porque blocos de texto longos podem ser difíceis de ler e digerir.
Textos mais longos de redação, como relatórios de negócios, também precisam ser organizados de forma clara e lógica, de modo que o leitor saiba exatamente onde procurar as informações de que precisa e não seja desanimado por uma massa de dados não estruturados.
4 - Comunicação eficaz frente a frente
A comunicação frente a frente oferece a melhor oportunidade para construir bons relacionamentos e se envolver com pessoas.
Em uma conversa frente a frente você pode aprender muito sobre os interesses e valores da outra pessoa para, a partir disso, entender que tipo de linguagem usar para construir o melhor relacionamento com a pessoa em questão.
Assim, vale a pena lembrar que você se comunica com sua aparência e linguagem corporal muito antes de dizer uma palavra, por isso vale causar uma boa primeira impressão.
Na verdade, quando as pessoas estão falando sobre seus sentimentos e emoções, a parte verbal de sua mensagem pode chegar a apenas sete por cento do todo. Um comunicador habilidoso aprende a ler e a usar a linguagem corporal para reforçar sua mensagem.
5 - Reuniões produtivas
Uma reunião pode ser um fórum para compartilhar grandes ideias, tomar decisões ousadas e inspirar uns aos outros. No entanto, em organizações onde são maltratados, as pessoas costumam considerá-los como um uso inadequado de seu tempo. Reuniões eficazes não acontecem simplesmente, elas exigem um conjunto específico de habilidades de comunicação.
Provavelmente, você já assistiu a reuniões que mudaram de assunto, não tinham um objetivo claro ou foram dominadas por participantes autoritários. Isso pode ser cansativo, frustrante e improdutivo, sem contar que desgasta a comunicação interna. Não precisa, porém, ser sempre assim.
Geralmente, há uma compensação entre prestar atenção aos detalhes e manter as reuniões organizadas. Como resultado, nem todas as reuniões acontecem conforme o planejado. Se suas reuniões tendem a se desviar do assunto, você pode usar o Mapeamento de Diálogo para "restaurar a ordem".
Isso envolve um facilitador, que registra novas ideias e comentários em um quadro branco. Ter um registro do que foi dito é útil para reuniões futuras. Além disso, quando as pessoas veem suas declarações escritas, elas sentem que seus pontos foram ouvidos e não precisam repeti-los.
Habilidades para gerir uma reunião
Reuniões breves e produtivas são geralmente conduzidas por facilitadores experientes, que possuem as seguintes habilidades:
- Projeta e planeja a reunião
- Envolve as pessoas com quebra-gelos adequados
- Orienta a dinâmica do encontro
- Registra os pontos-chave de forma eficiente
- Certifica que os participantes entendam o que precisam fazer após a reunião.
Armadilhas da comunicação em grupo
Existem várias armadilhas a serem evitadas na comunicação em grupo. O maior perigo é que a discordância construtiva pode se transformar em conflito. Aprendendo como gerenciar conflitos, você será um gerente mais confiante e também garante que haja soluções positivas.
6 - Apresentações de qualidade
Ser capaz de fazer uma apresentação é uma habilidade de comunicação fundamental para gerentes ou para qualquer pessoa com ambições de liderança. E, mesmo que você se considere um "artista" experiente em frente de um público, você ainda deve olhar para as áreas em que pode desenvolver suas habilidades.
O primeiro passo é planejar. Você fará uma ótima apresentação mais fácil se dedicar um tempo para elaborar o que vai dizer. Também é vital escolher uma estrutura e estilo que atenda ao seu público. Pense sobre o impacto visual que você também pode fazer.
Antes de "subir ao palco", prepare a sala e teste qualquer equipamento ou adereços que pretenda usar. Nada vai quebrar sua concentração e desviar a atenção do que uma falha técnica inesperada.
Se sua apresentação for bem ensaiada, sua confiança em falar em público vai crescer, e você pode pensar mais sobre sua linguagem corporal. Ter um comportamento calmo significa que as pessoas podem se concentrar em sua mensagem sem serem distraídas por quaisquer movimentos ou gestos nervosos.
Além disso, lembre-se de que mesmo o apresentador mais habilidoso fica com os nervosos em uma apresentação, mas aprendem a superá-los.
Tipos de comunicador
Não existem apenas habilidades de comunicação, mas cada pessoa tem sua forma de se comunicar, o tipo de comunicador que você é determina como será a mensagem que você irá transmitir e cada um tem sua particularidade e ponto forte, veja qual tipo é o seu:
Comunicador analítico
- Gosta de dados rígidos e números reais. Normalmente, aprecia as informações específicas e não gosta de linguagem vaga.
- Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação analítica é que muitas vezes você consegue olhar as questões de maneira lógica e desapaixonada. Isso significa que outros tendem a vê-lo com alto conhecimento informativo e em níveis de dados.
- A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação analítica é que você pode ser visto como sendo frio ou insensível.
Comunicador intuitivo
- Evita ficar atolado em detalhes e procura manter uma visão panorâmica. Prefere uma visão geral ampla que permite que você ignore facilmente o ponto final.
- Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação intuitivo é que sua comunicação é rápida e direta ao ponto. Você não fica parado por precisar de muitos detalhes, e você se sente confortável com grandes ideias.
- A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação intuitiva é que você nem sempre tem paciência suficiente quando está em uma situação que realmente exige entrar em detalhes (e pode arriscar perder um ponto importante).
Comunicador funcional
- Gosta de processos, cronogramas e planos bem detalhados. De comunicar as coisas passo a passo para que nada seja perdido.
- Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação funcional é que sua comunicação geralmente atinge todos os detalhes e nada é perdido.
- A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação funcional é que você pode arriscar perder a atenção do seu público.
Comunicador pessoal
- Valoriza a linguagem emocional e usa isso como seu modo de descobrir o que os outros estão realmente pensando.
- Encontra valor na avaliação não apenas como as pessoas pensam, mas como se sentem.
- Tende a ser um bom ouvinte e diplomata. Normalmente, está preocupado com a saúde com quem se relaciona.
- Uma grande vantagem de ter um estilo de comunicação pessoal é que sua comunicação permite criar relacionamentos pessoais profundos uns com os outros.
- A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação pessoal é que, ocasionalmente, você pode ser ridicularizado como “sensível”.
Quais são os elementos da comunicação?
O Ciclo de Comunicação fornece uma lista de verificação útil que pode ajudá-lo a se comunicar efetivamente com seu público.
O primeiro passo é se auto questionar sobre seus objetivos:
- Com quem estou me comunicando?
- Qual mensagem estou tentando passar? O que estou tentando alcançar?
- Por que eu quero enviar esta mensagem? Preciso enviar isso tudo?
- Meu público precisa ou deseja desta mensagem?
- O que eu quero que meu público faça com essa informação?
O segundo passo é compor a mensagem. Pergunte a si mesmo:
- Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?
- Qual nível/ tipo de idioma devo usar?
- O público tem alguma informação sobre o assunto?
- O meu público precisa de algum recurso adicional para entender minha mensagem?
- Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?
- O público vai assumir alguma coisa sobre mim ou meus motivos que possam prejudicar a credibilidade da comunicação?
O terceiro passo é a transmissão de ideias de maneira eficaz. Pergunte a si mesmo:
- Este é o momento certo para enviar esta mensagem?
- Qual é o estado mental da minha audiência e qual será a carga de trabalho quando receberem esta mensagem? Como devo apresentar minha mensagem para levar isso em conta?
- Haverá distrações que possam prejudicar o impacto da comunicação? (Isso é especialmente importante para considerar ao fazer um discurso ou uma apresentação.)
- Devo incluir mais alguém na plateia?
O quarto passo é o feedback. Sem ele, você não saberá como melhorar a maneira de comunicar sua mensagem. Por exemplo:
- Sabe ler a linguagem corporal e usá-la para orientar sua apresentação?
- Vai dar tempo para uma sessão de perguntas e respostas no final?
- Terá um processo para obter feedback do seu público?
- Quando você recebe feedback, é geralmente o que você quer e espera?
- Lembre-se de usar o feedback indireto aqui também. Você recebeu a resposta que queria da sua comunicação? Existe algo mais que você possa interpretar a partir da resposta que recebeu?
O quinto passo é a análise. Utilize o feedback que recebeu para aprender e crescer. Perguntas a se fazer:
- Por que você recebeu esse feedback? O que isso lhe diz sobre sua mensagem?
- O que você poderia ter feito diferente para obter a resposta que você queria?
- O público sentiu-se do jeito que você esperava que eles se sentissem? Se não, por que não?
- Como você deve agir ou se comportar de maneira diferente para seguir em frente?
O sexto passo é a conclusão. Se você acha que o feedback foi válido, honre-o ao se comprometer a mudar
- Esteja disposto(a) a receber feedback de forma construtiva, enxergando-o como uma oportunidade de crescimento.
- Preste atenção ao feedback recebido, evitando interrupções. Demonstre interesse genuíno e faça perguntas para esclarecer pontos específicos.
- Reconheça o tempo e esforço investidos por quem forneceu o feedback, expressando gratidão pela oportunidade de melhorar.
- Avalie o feedback de maneira imparcial, separando suas emoções. Tente entender as razões por trás das observações e como podem contribuir para o seu desenvolvimento.
- Reconheça e celebre os avanços alcançados com base no feedback recebido. Isso ajuda a manter a motivação e incentiva a busca contínua por melhorias.
A comunicação eficaz não apenas supera desafios, mas também cria oportunidades. Portanto, comprometa-se a aprimorar constantemente suas habilidades de comunicação, pois essa jornada não só eleva sua carreira, mas também enriquece as interações humanas, tecendo uma teia de compreensão e colaboração.