Como elaborar um projeto? Confira estas 8 etapas
Como elaborar um bom projeto?
Muitas vezes nos concentramos em nossos objetivos muito mais do que no caminho que trilhamos até alcançá-lo. Vislumbramos o lugar onde queremos chegar, a meta a ser batida sem enxergar os degraus de uma grande escada que nos leva até o nosso objetivo. Pois bem, com projetos não é diferente. Se você almeja que seus projetos de trabalho tenham sucesso é necessário se planejar. Ter um plano é crucial para todo projeto. É desta forma você consegue programar, controlar e executar todas as etapas desta grande escada que distancia você do sucesso do seu projeto. Neste artigo, vamos abordar como elaborar um projeto.
Como dito no parágrafo anterior um projeto, para que seja bem sucedido, ele precisa primeiramente de um bom planejamento. Mas no que consiste o planejamento de um projeto?
O que é o planejamento do projeto?
Por definição, o planejamento do projeto é o processo de estabelecer os seguintes aspectos de qualquer tarefa:
- escopo
- objetivos
- etapas necessárias para a conclusão
O planejamento do projeto é um componente-chave do gerenciamento de projetos e define o cenário para tudo o que vem depois dele. O resultado final do processo de planejamento do projeto é um modelo de plano do projeto.
O que é um de plano de projeto?
Entre as etapas de como elaborar um projeto, montar um plano de projeto é uma etapa crucial. Consiste em um documento que descreve objetivos e escopo de um projeto e as etapas que você e sua equipe executarão atender esses dois tópicos.
Os planos de projetos em geral utilizam de muitos textos para descrever os detalhes iniciais e a medida em que o projeto avança esse texto começa a ser traduzido em gráficos visuais como fluxogramas, gráfico de Gantt, etc.
Para planejar o seu projeto você pode utilizar um documento simples do Microsoft Office, Google ou usar o software de gerenciamento de projetos. A vantagem de usar o software de gerenciamento de projetos é que você geralmente pode armazenar todos os seus documentos e produtos em um só lugar e pode evitar a perda de discussões e decisões importantes.
Aproveite para conhecer o curso de Especialista SCRUM. Deixamos abaixo uma vídeo aula do curso pra você dar uma conferida.
Por que escrever um plano de projeto?
Um plano de projeto ajuda as equipes a formar a base do entendimento, ou seja, é uma ajuda para prever e se preparar para as dificuldades, e para identificar o que precisa ser feito para ter sucesso em um empreendimento. Algumas dúvidas comuns como “Será que vai terminar a tempo?” ou mesmo “Isso é viável?” são sanadas com a elaboração do plano de um projeto.
Agora você confere em 8 etapas, como elaborar um projeto:
Etapa 1: Explique seu projeto para as partes interessadas
O primeiro passo em qualquer projeto é definir “o quê" e o "porquê". Todo projeto precisa de um roteiro com objetivos claramente definidos que não devem mudar após a conclusão da primeira fase do projeto. Todos stakeholders que se beneficiam do resultado ou envolvidas na execução do projeto devem ser nomeadas e suas necessidades declaradas durante o processo inicial de planejamento do projeto.
Essas partes interessadas podem incluir o gerente do projeto ou a pessoa responsável pela conclusão, o "cliente" que recebe as entregas, ou até mesmo do próprio CEO.
Não presuma que você entende automaticamente as necessidades e os objetivos de cada parte interessada. Antes de você ir muito longe na documentação do seu plano de projeto, converse com eles para ter certeza de que realmente entende o projeto, as habilidades e os recursos de todos da equipe. A ferramenta 5W2H pode ser uma ótima aliada ao final desta conversa para traçar um plano de ação claro.
Etapa 2: Realize uma pesquisa
A etapa de pesquisa é onde você reúne todos os fatos sobre o projeto. Você ainda não começou a escrever o modelo do plano do projeto, mas está se aproximando. Você deve fazer muitas perguntas – a si mesmo e a seus clientes – durante o estágio de pesquisa, na tentativa de obter uma noção de detalhes, como:
- Necessidades e expectativas do seu cliente;
- A composição da equipe do cliente e o processo de tomada de decisão (ou seja, como eles revisam e aprovam o trabalho da equipe),
- Quem é o patrocinador do projeto e qual a disponibilidade dele?
- Quem é o Project Manager e ele ou ela estará em contato constante com você?
- Quais são as partes interessadas adicionais de que sua equipe deve estar ciente?
Separe um tempo com seu cliente para fazer algumas perguntas difíceis sobre processos, políticas organizacionais e riscos.
Etapa 3: Estabeleça metas para o projeto
A falta de metas claras é uma das grandes responsáveis pelo do fracasso do projeto. As pequenas metas são responsáveis por ancorar o seu trabalho e irão lhe dizer se o progresso está a medida do esperado. Monte uma lista das principais necessidades das partes interessadas e sua adesão, comece a atribuí-las a metas e OKRs. Os OKRs são uma técnica de planejamento e estabelecimento de metas. Seu projeto deve estar alinhado com os OKRs de sua equipe e empresa.
Tente escrever as metas do projeto em uma placa de plano do projeto e conectá-las aos requisitos das partes interessadas que eles atendem. A partir daí, desenvolva a estrutura e as tarefas necessárias para atingir esses objetivos.
Etapa 4: Elabore um cronograma detalhado do projeto
A partir de suas metas, tarefas e marcos já descritos, é hora de começar a conectar seu projeto a um cronograma. Um gráfico de Gantt é uma ferramenta útil que ajuda você a visualizar facilmente a linha do tempo do seu projeto. É uma linha do tempo interativa que fornece uma visão completa do progresso, do escopo do trabalho e das dependências do projeto.
Dependências são tarefas que precisam ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Ao planejar tarefas, use subtarefas para ajudá-lo a dividir as maiores em outras menores. Isso pode facilitar a geração de relatórios.
Etapa 5: Identifique riscos
O a quinta entre as 8 etapas de como elaborar um projeto diz respeito aos riscos. Determine os riscos envolvidos no seu projeto. Pense no que você fará se algo demorar muito mais do que o esperado ou se os custos acabarem sendo muito mais do que você previa inicialmente.
Você não precisa ter um curso de ação específico identificado para todos os possíveis resultados negativos, mas deve passar algum tempo com sua equipe, pensando no que poderia dar errado. Então, você pode fazer o máximo para mitigar esses riscos desde o início, em vez de ser pego de surpresa mais tarde. Os fatores de risco também podem ter alguma influência sobre o orçamento.
Etapa 6: Crie um modelo de plano de projeto
Um modelo de plano de projeto é basicamente apenas um formulário no qual é possível registrar todos os detalhes que você decidiu nas etapas um e dois.
Etapa 7: Converse com a sua equipe
Identifique pelo nome todos os indivíduos e/ou organizações envolvidas em cada entrega ou tarefa e descreva suas responsabilidades em detalhes. Caso contrário, a falta de comunicação pode levar a atrasos e situações em que os membros da equipe podem ter que refazer seu trabalho.
Realize uma reunião inicial para conversar com sua equipe sobre o plano de ataque pretendido. Peça a eles para ajudá-lo a pensar sobre a melhor maneira de realizar o trabalho. Isso não apenas ajudará você a ser mais eficiente, mas também a obter sua adesão, porque eles sentirão mais propriedade sobre o processo.
Etapa 8: Compartilhe seu plano com sua equipe
Depois de colocar todo esse trabalho na criação deste documento importante, você quer ter certeza de que ele foi realmente revisado. Ao entregar seu plano de projeto, forneça um resumo dele em formato de prosa. Uma breve mensagem que cubra a metodologia geral, recursos, suposições, prazos e tempos de revisão relacionados o ajudará a transmitir o que o plano do projeto significa para o projeto e para todos os envolvidos.
Dentre as metodologias mais utilizadas na gestão de projetos estão a gestão ágil, o SCRUM, PMI e PMBoK. Você pode conferir cursos destas e de outras metodologias em nossa Plataforma EAD. Para ter acesso a todos os nossos cursos durante 1 ano, conheça a Assinatura FM2S.
[caption id="attachment_28732" align="aligncenter" width="514"] Assinatura FM2S[/caption]
O plano do projeto deve começar com um entendimento razoável do que o projeto pretende entregar. Somente então podemos considerar quais recursos são necessários e os prováveis esforços e custos.
Ainda assim, depois de criar e executar o plano do projeto, é vital entender que mesmo os melhores planos não são totalmente definidos. Eles podem e vão mudar às vezes em algum momento. Mas com uma boa equipe e um claro entendimento do projeto em mãos, você pode refinar seu plano para lidar com qualquer problema ao longo do caminho. Essa é uma receita de como elaborar um projeto de sucesso.