O que é Backlog? Qual sua função e como fazer sua gestão?

14 de janeiro de 2020
Última modificação: 21 de julho de 2021

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Análise de dados, Blog, Melhoria de Processos

Em sua tradução literal o significado de backlog é “acúmulo”. Este é um conceito bastante difundido nas áreas de gestão de projetos, previsão de demandas ou sustentação, onde este “acúmulo” significa: “montante de itens a fazer.”

Para aqueles que trabalham na área da Tecnologia da Informação, provavelmente já sabem o que significa o termo backlog. Isso porque o termo surgiu dentro do ramo de TI e acaba passando batido para os que não fazem parte desta área. Backlog é um conceito que vem sendo amplamente citado em diversas áreas e que muitas pessoas não sabem ao certo o que é. Mas fique tranquilo, vamos solucionar as suas dúvidas agora!

O que é Backlog?

Um backlog, nada mais é do que uma lista de tarefas (ou lista de pendências) necessárias para dar suporte a um plano estratégico superior. No entanto, este conceito ganhou sua primeira finalidade para o desenvolvimento de software, onde ele é um repositório de requisitos a serem desenvolvidos e entregues. Posteriormente, esse conceito veio à tona para as indústrias de manufatura em um contexto de desenvolvimento de produto sendo ele, uma lista priorizada de itens nos quais a equipe de projeto concordou em trabalhar.

Os itens típicos em uma lista de pendências (ou backlog) de produtos incluem histórias de usuários, alterações na funcionalidade existente e correções de bugs. O termo “lista de pendências” também tem vários usos em outras áreas como contabilidade e finanças. Pode, por exemplo, referir-se a pedidos de vendas de uma empresa que aguardam o preenchimento ou a uma pilha de documentos financeiros, como solicitações de empréstimos.

Também é muito comum a palavra “Backlog” em conjunto com outras, formando um termo, como é o caso do “Product Backlog” ou em português, “Backlog de Produto”. O backlog específico para produtos consiste em uma lista ordenada de todos os itens (ou requisitos) que precisam estar no produto. Também é comum encontrarmos o termo “Backlog de Manutenção”. No entanto, esse assunto será abordado com mais detalhes nos tópicos seguintes deste artigo.

A palavra backlog pode vir acompanhada de alguns termos da metodologia ágil, como backlog scrum, backlog aging ou backlog agile.

Noções básicas sobre lista de pendências

Utiliza-se o termo lista de pendências para indicar a carga de trabalho existente que excede a capacidade de produção de uma empresa ou departamento, frequentemente usada na construção ou fabricação. A presença de uma lista de pendências pode ter implicações positivas ou negativas. Por exemplo, um aumento de pedidos de produtos em atraso pode indicar aumento nas vendas.

Por outro lado, as empresas geralmente querem evitar uma carteira de pedidos, pois isso pode sugerir uma crescente ineficiência no processo de produção. Da mesma forma, uma queda na carteira de pedidos pode ser um sinal importante da demanda atrasada, mas também pode significar uma melhoria na eficiência da produção. Naturalmente, os atrasos inesperados podem comprometer as previsões e os cronogramas de produção.

Por que o Backlog é importante?

Os Product managers (PM) devem se concentrar em objetivos de alto nível para resolver problemas em seu mercado-alvo. Isso significa que os PMs passam grande parte de seu tempo em iniciativas estratégicas, como pesquisa de mercado, estudo dos dados de uso de seus produtos existentes e conversação com as partes interessadas, como equipes de vendas e clientes. Os PMs convertem o que aprendem em um roteiro do produto, que é um plano estratégico de alto nível para o produto.

Porém, para que os PMs tragam com sucesso produtos para o mercado, traduzem-se seus planos e objetivos gerais em detalhes no nível da tarefa. É aí que entra a lista de pendências. Ela fornece uma lista priorizada de itens acionáveis ​​para a equipe trabalhar.

Com uma lista de pendências, os gerentes de produto sabem que sua equipe sempre tem um conjunto de tarefas seguintes, o que manterá o desenvolvimento do produto avançando.

O que é Product Backlog?

Como já foi dito, o backlog está associado ao desenvolvimento de um produto. Portanto é extremamente comum você encontrar o termo backlog de produto, ao invés da palavra sozinha em um contexto.

O backlog do produto pode ser representado em formato físico usando fichas de índice ou notas adesivas, ou pode ser representado em formato eletrônico como um arquivo de texto, planilha ou uma das muitas ferramentas de gerenciamento da lista de pendências de produtos existentes. Placas eletrônicas são a melhor opção para uma equipe que possui membros remotos ou coleta uma grande quantidade de informações suplementares sobre itens de lista de pendências de produtos. As placas físicas oferecem a vantagem de tornar o backlog do produto continuamente visível e concreto durante as discussões em torno da lista de pendências do produto.

O que é Sprint Backlog?

O Sprint Backlog é um conjunto de itens da lista de pendências de produtos do produto selecionados para a etapa atual, além de planos para fornecer incrementos de produto para atingir os objetivos desta etapa. O Sprint Backlog é a expectativa da equipe de desenvolvimento de quais funções serão incluídas no próximo incremento e que trabalho será necessário para fornecer essas funções.

A equipe de desenvolvimento modificará o Sprint Backlog em todo o Sprint. Gradualmente o backlog do produto vai sendo lapidado ou aprimorado. Percebe o quanto este conceito se relaciona com frameworks ágeis?

O que é um Backlog de manutenção?

Semelhante a um checklist de manutenção, um backlog de manutenção é uma lista de tarefas que estão prontas para serem executadas para reparar ou manter o equipamento. Essas tarefas são obrigatórias porque ajudam a prevenir problemas de segurança, quebras, falhas ou danos. Por exemplo, um veículo da empresa que precisa de uma troca de óleo estaria na carteira de manutenção.

Pense nisso como uma lista de tarefas pendentes sem fim. Essas tarefas permanecem na lista até que sejam concluídas.

A razão mais óbvia para ter uma lista de pendências de manutenção é saber quais tarefas precisam ser realizadas em todos os momentos para que nada seja perdido. Mas, além de controlar a carga de trabalho, também é essencial para o planejamento e programação de recursos.

Como funciona o Backlog e quem deve administrá-lo?

O time ou equipe ágil juntamente com o “dono do produto” (Product Owner), em geral são os responsáveis pela lista de pendências de produtos, logo são responsáveis por escrever e priorizar e administrar os itens iniciais. Utilizam-se esses itens para a primeira iteração. Assim, eles formam o primeiro sprint backlog, constituído pelas histórias que fazem parte desta primeira iteração.

Não confunda Backlog de Produto com Sprint backlog

É importante entender que backlog de produto é diferente de sprint backlog. Backlog de produto é feito somente uma vez e vai sendo atualizado ao longo do projeto, enquanto que o sprint backlog é criado a cada iteração.

A medida em que se revisa o backlog de produto semanalmente atualiza-se o sprint backlog diariamente.

Como aprimorar o Backlog (Backlog Grooming)?

Embora algumas pessoas tratem o refinamento da lista de pendências de produtos como um dos eventos do Scrum, tecnicamente não é. No entanto, o refinamento da lista de pendências de produtos geralmente realiza-se com uma reunião regular.

O Guia Scrum diz que utiliza-se até 10% da capacidade da equipe de desenvolvimento para o refinamento da lista de pendências.

Para equipes mais novas, o recomendado é que elas comecem com uma reunião agendada regularmente. Planejar duas reuniões de 90 minutos por semana é uma boa estratégia. Você pode ajustar a duração da reunião ou o número de reuniões ou simplesmente cancelar uma reunião planejada, se achar suficiente. As equipes podem ter dificuldades e acabar aprendendo isso por tentativa e erro, mas acho mais eficaz organizá-las com algumas reuniões a cada sprint, para que aprendam o aprimoramento contínuo ou a preparação da lista de pendências.

Equipes mais experientes podem achar mais eficaz refinar itens da lista de pendências durante o planejamento do sprint. Outras podem tratar o refinamento como um fluxo contínuo e deixar o refinamento da lista até a metade da sprint, quando estiverem prontos para desenvolver o item da lista. Isso pode funcionar melhor para a equipe.

Existem ferramentas e softwares para gerir backlogs que podem ajudar a trazer alguns insights sobre o produto. Em nosso curso Especialista Scrum ensinamos passo a passo o funcionamento desta metodologia. Não perca tempo, adquira um diferencial e saia na frente aplicando esta metodologia. Acesse a nossa Plataforma EAD.

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

6 + vinte =