Sobre gerenciamento de tempo dentro da sua empresa

gerenciamento de tempo
20 de novembro de 2019
Última modificação: 20 de novembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão do tempo

Sobre gerenciamento de tempo dentro da sua empresa

É uma ocorrência bastante comum em qualquer empresa – uma tarefa é atribuída, um prazo razoável é definido, mas, no final, ainda há muito trabalho a ser feito. O problema é simples: gerenciamento de tempo, ou, para ser mais preciso, falta dela.

É verdade que também existem muitos fatores que precisam ser considerados em todas as tarefas e não seria razoável esperar que tudo corra conforme o planejado. Quem trabalha há um tempo sabe que muitas vezes a gerência e as pessoas que realmente fazem o trabalho nem sempre estão na mesma página. Às vezes, os clientes parecem não se decidir e, assim, continuam mudando as demandas, mesmo no próprio prazo, mas ainda esperam que o trabalho seja feito a tempo. Às vezes, uma ou ambas as partes envolvidas não percebem completamente o escopo do que é necessário para que a tarefa seja concluída. Todo trabalho é diferente, todo trabalho é submetido a suas próprias circunstâncias que o veem feito cedo ou a tempo ou atrasam significativamente.

Dito isto, não se pode ignorar a importância de ter um gerenciamento de tempo adequado no local de trabalho. E não apenas para classificar e arquivar, todos na organização precisam aprender a gerenciar seu tempo adequadamente. E não apenas para grandes tarefas – mesmo algo tão mundano e chato quanto passar por e-mails – o tempo que você dedica a fazer qualquer coisa no trabalho deve estar sujeito a um sistema disciplinado e eficiente. Especialmente para uma empresa, o tempo é um recurso que precisa ser utilizado da melhor maneira possível.

Por que o gerenciamento de tempo é importante?

Muitos funcionários provavelmente concordam que, na maioria das organizações, as coisas podem acontecer em um frenesi. O ritmo geralmente é rápido e pode ser difícil acompanhar. Isso significa que provavelmente não se pensa muito no gerenciamento do tempo; o que é irônico, pois o gerenciamento adequado do tempo pode ajudar bastante a tornar as coisas mais fáceis, mais eficientes e mais eficazes. E para as organizações, um melhor gerenciamento de tempo ao redor significa melhor produtividade ao redor – sem danificar ou comprometer a qualidade. De fato, um melhor gerenciamento de tempo provavelmente resultará não apenas em melhor produtividade, mas também em produção superior.

Um artigo da Recruiter diz que as empresas devem investir em treinamento de gerenciamento de tempo para funcionários. “Os funcionários que não possuem habilidades de gerenciamento de tempo geralmente ficam para trás em seu trabalho. Eles se tornam desmotivados, improdutivos e até prejudiciais à saúde ”, diz o artigo. O quadro de horários dos funcionários não é tratado com respeito e é subutilizado – as pessoas tendem a se inclinar para o absenteísmo e a gerência é pouco compreensiva não apenas dos funcionários, mas de como um projeto ou tarefa está progredindo (e como deveria estar progredindo). Um estudo da McKinsey concorda, afirmando que “os líderes que levam a sério a abordagem desse desafio [de gerenciamento de tempo] devem parar de pensar no gerenciamento de tempo como um problema primariamente individual e começar a abordá-lo institucionalmente”.

Além disso, a falta de gerenciamento de tempo entre os funcionários pode levar esse tipo de mentalidade e atitude a se tornar parte da cultura da empresa. É mais provável que os funcionários se esgotem, desmotivem e tenham falta de criatividade. Por sua vez, supervisores, gerentes e executivos estão mais estressados. Novamente, isso significa um desastre para qualquer empresa que pretenda obter sucesso.

Melhorar o gerenciamento de tempo também significa que as coisas são feitas com mais eficiência – para uma organização em particular, isso provavelmente pode significar menos gastos com recursos e outros enfeites, já que mais é feito com menos esforço. Isso também leva a uma melhor tomada de decisão pelos futuros poderes, pois todos têm uma melhor compreensão das coisas. Tarefas atrasadas também podem resultar em decisões atrasadas, com o potencial de afetar significativamente a organização de maneira negativa. O tempo perdido nunca pode ser recuperado, mas criar mais tempo significa poder aproveitar outras oportunidades que de outra forma não estariam disponíveis para você devido a restrições de tempo.

Uma melhor gestão do tempo leva não apenas a um local de trabalho melhor e a uma empresa melhor e mais bem-sucedida, mas também por extensão melhora a qualidade de vida de todos os envolvidos. Lembra daquelas histórias de terror de pessoas que trazem seu trabalho para casa? Melhor gerenciamento de tempo significa que as pessoas têm maior probabilidade de aproveitar suas vidas fora do trabalho, porque tudo é planejado melhor. Eles sabem como e quando as tarefas provavelmente serão concluídas, e estão mais conscientes das fronteiras entre trabalho e vida pessoal. Esse tipo de efeito positivo retorna dez vezes à organização, pois uma cultura de melhor gerenciamento de tempo cria um ambiente otimista e edificante no trabalho, pois todos estão felizes e muito mais motivados a trabalhar, contribuir e permanecer na empresa.

3 indicadores principais para um melhor gerenciamento do tempo

Felizmente, melhorar o gerenciamento do tempo não é algo tão complicado. É mais sobre disciplina e mudança de mentalidade. Trata-se de criar uma cultura que valoriza o tempo, em que um quadro de horários dos funcionários é algo mais do que apenas registros de data e hora de entrada e saída. Melhor gerenciamento do tempo pode ser aprendido, ensinado e institucionalizado. Desde que você realmente queira que isso aconteça e que esteja comprometido em ver as coisas passarem, uma melhor gestão do tempo é mais do que apenas possível, é inevitável.

1. Mantendo o foco

Muitas vezes, os problemas de gerenciamento de tempo são problemas de foco, como explica um artigo da Harvard Business Review. Muitas vezes, as pessoas se distraem com o que precisam fazer. E não é tanto por coisas como Facebook ou mídia social, funcionários e até executivos podem ser desviados por outras coisas no local de trabalho. Outro artigo da Harvard Business Review coloca as perdas causadas pela distração perto de um trilhão de dólares a cada ano.

Por isso, é importante que os executivos seniores criem e promovam uma cultura de foco. Imagine uma equipe de design gráfico, por exemplo. Eles têm determinados produtos a serem entregues em um determinado momento, atribuídos pelo Departamento A e pelo Departamento B, e pelo Gerente Sênior A. No entanto, o chefe do Departamento C, juntamente com o Gerente Sênior B, tem suas próprias tarefas que deseja atribuir, e eles esperam que seja concluída no mesmo período que o dos outros departamentos. O problema aqui é que ninguém está na mesma página. Todo mundo quer que suas tarefas sejam concluídas e concluídas imediatamente. A equipe sofre porque não sabe o que fazer primeiro e, de repente, tem um tempo de rotatividade irracional para suas tarefas. O foco é permitir que as pessoas trabalhem em um ritmo razoável e com tarefas que não entrem em conflito.

2. Evite sobrecarregar as pessoas com iniciativas

É importante que as organizações saibam como escolher suas batalhas. As iniciativas são boas, mas se isso significa sobrecarregar os funcionários, simplesmente não vale a pena. De qualquer maneira, nada realmente significativo sairá disso. O bom gerenciamento do tempo também é estabelecer prioridades e criar um ritmo de trabalho em que as pessoas possam não apenas ter tempo suficiente para pensar, criar e cumprir suas tarefas, mas também tempo para respirar e recuperar o fôlego antes de suas próximas obrigações. Lembre-se de que funcionários sobrecarregados trabalham mal e não conseguem se concentrar adequadamente porque têm coisas demais em mente.

Esse tipo de sobrecarga também significa que as pessoas terão mais chances de cortar custos apenas para ver os prazos cumpridos. Uma produção de baixa qualidade derruba essencialmente o objetivo da iniciativa, pois, mesmo que seja implementada com sucesso, os benefícios que ela deve trazer não serão maximizados. E o mau planejamento e a falta de gerenciamento do tempo, sendo a base dessas iniciativas, significa que você se encontrará mais acendendo e solucionando problemas mais adiante. Simplesmente não vale a pena.

3. Crie um plano B

Parte da gestão do tempo implica dar às pessoas espaço para respirar e viver suas vidas. Isso significa criar sistemas e políticas de backup em caso de emergência. Isso também significa que as pessoas ficarão menos distraídas quando o inesperado acontecer. Além disso, ter um plano B significa que, em caso de emergências, há menos estresse na organização como um todo, porque já existem protocolos para ajudar a lidar com a situação. Os problemas são resolvidos com mais rapidez e eficiência, para que todos retornem à programação regular mais cedo ou mais tarde.

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