Qual é a importância do POP para seu negócio?

A maior importância do POP – Procedimento Operacional Padrão, é que este é um método garantidor de qualidade. Em especifico, o POP visa proporcionar uma qualidade garantida a produtos ou serviços que uma empresa disponibiliza ao mercado, de maneira padronizada e com organização integral entre as atividades e processos.

Mas o que é um POP – Procedimento Operacional Padrão?

POP é, como bem diz o nome, um procedimento que dispõe do passo a passo a ser realizado para atingir uma padronização e garantia final de algum bem ofertado. POPs atuam como diretrizes operacionais de trabalho, abrangendo todos os funcionários, pois, quando um grupo de funcionários regido por um POP desempenha uma atividade, eles produzem algo consistentemente qualitativo e previsível.

As tarefas descritas no POP são aquelas de teor, majoritariamente, repetitivo. Suas instruções são, comumente, apresentadas em folhas ou planilhas, descrevendo todo o caminho, ou procedimentos específicos de um processo. Em um ambiente de manufatura, POPs desempenham o “o que fazer” e o “como fazer” numa linha de produção.

Qual o objetivo de implementar o POP no seu negócio?

O objetivo raiz do Procedimento Operacional Padrão, é tornar tangível a realização das tarefas e operações corretamente, sempre da mesma forma e cumprindo um padrão, pré-determinado, de qualidade.

O POP, portanto, capacita a produção e beneficia a pratica diária com: Redução de inatividade, Consistência nas tarefas, Melhor uso de recursos, Realização de operações melhor aderentes a realidade da empresa, Remoção de redundância, etc.

A importância do POP para a Gestão

O POP, como ferramenta possui uma importância extra quando tratamos da gestão de processos. O motivo? Em território nacional possuímos órgãos reguladores que exigem padrões a serem seguidos no desempenho de tarefas e operações de produção, para garantia de qualidade, conformidade e demais aspectos que impactam diretamente os consumidores como um todo.

Desta forma, o mercado produtor geral irá praticar procedimentos padrão a fim de se enquadrar nas obrigatoriedades. Com isso em mente, é extremamente relevante que seu negócio também adote POPs generalistas e crie outros internos. Assim, todo o planejamento dos departamentos de gestão, como o de processos por exemplo, será melhor estruturado e seguido pela organização, uma vez que o objetivo final é, basicamente, aprimorar os serviços internos e corroborar para um macro ambiente mercadológico de mais qualidade e relevância.

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A padronização do seu negócio:

Padronizar os processos internos de uma organização possibilitam benefícios no ato (dia a dia).

Por exemplo, uma montadora de automóveis que possui três diferentes turnos, em que as mesmas atividades são desempenhadas repetidamente, porém, com diferentes colaboradores em cada dia e turno. Ou seja, criar um POP nesta organização é algo imprescindível, pois, diariamente são utilizados recursos de alta performance, colaboradores diversos interagem com a mesma linha de produção (e possivelmente com um mesmo automóvel em diferentes turnos) e o mercado exige um nível padrão de conformidade e qualidade do produto final.

Portanto, criar uma linha de raciocínio conjunta, em que as atividades são desempenhadas de forma padronizada possibilita que todas, se não grande parte, das expectativas a respeito do ambiente interno e produto final sejam adequadamente atingidas.

Isso, claramente, não se direciona apenas a grandes empresas ou ao setor fabril, uma livraria, ou rede de livrarias, também pode se beneficiar de POPs que auxiliem no recebimento, categorização, display, venda e despache de seus produtos.

Controle da qualidade e consistência:

Quando seu negócio gera um produto do qual é possível se orgulhar, você deseja manter um alto padrão de qualidade. Procedimentos Operacionais Padrão orientam os colaboradores e reduzem a possibilidade de etapas perdidas ou outros erros que afetam a qualidade do produto concluído.

Se seguidos com rigorosidade um POP garante que seu produto ou serviço seja criado da mesma maneira do início ao fim. Ou seja, outra importância do POP é a constância organizacional gerada pela sua prática e manutenção diária. E reforçando que um procedimento padronizado pode auxiliar qualquer setor, ou área, do mercado, sendo mais comumente presente em:

• Vendas e Serviço ao Cliente;
• Operações/Produção;
• Recursos Humanos;
• Departamento Financeiro;
• Departamento Jurídico;

O POP e sua importância sócio-organizacional

A importância do POP não é apenas para garantir a qualidade ou melhor utilizar recursos financeiros, ela contempla isso enquanto também engloba a importância do recurso humano envolvido, os colaboradores e seu treinamento.

Um POP bem estruturado faz com que seu negócio abandone a antiga praxe de apenas um funcionário com experiencia e alta patente dominar uma operação, ele possibilita a disseminação do conhecimento e a preparação de uma equipe voltada ao crescimento futuro.

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Em resumo, trabalhar o desenvolvimento do POP junto a sua equipe, para que haja troca de técnicas e compartilhamento do conhecimento, favorece a melhor aderência do procedimento e a fácil inclusão de colaboradores futuros caso seu negócio entre em expansão. Lembre-se, procedimentos documentados são um componente valioso do kit de ferramentas para recém-contratados e podem reduzir o tempo de treinamento.

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