Produtividade: como alcançá-la e mantê-la, de verdade

03 de março de 2016
Última modificação: 29 de julho de 2021

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Carreira

Trabalhar a produtividade é uma das competências que impacta, tanto no desenvolvimento humano, quanto no profissional. Tornar-se produtivo, ou ampliar a produtividade da empresa tem por objetivo gerar vantagem competitiva, otimizar o tempo e melhor utilizar recursos. Isso impacta diretamente na quantidade de bens que chegam até o cliente final. Pensando nisso, criamos esse artigo para que você se aprofunde no conceito e entenda tudo sobre como se tornar e manter-se produtivo.

O que é produtividade?

Produtividade é um termo bastante presente no cotidiano, e extremamente explorado no ambiente de trabalho. Basicamente, produtividade é a relação entre a quantidade que algo é produzido, levando em conta os insumos e quanto tempo foram utilizados no processo de produção.

Para um indivíduo em seu lar, ser produtivo é, por exemplo, manter sua casa organizada, realizar cada tarefa necessária e ter tempo de lazer. Essa percepção está mais conectada ao tempo e número de tarefas, que aos insumos ou elementos utilizados. 

Já a produtividade no trabalho, tenta manter o equilíbrio entre os três fatores da relação. O que pode ser inviável em empresas com pouco planejamento e organização. Afinal, todos os empreendedores e gestores querem produzir mais utilizando menos recursos e no menor tempo possível. Isso é possível em organizações que estão melhor preparadas e dispõe de um controle de qualidade exigente, mas ainda sim, não são todos os departamentos que conseguirão executar suas tarefas assim.

É aqui que surge o conceito de proposta de valor para o cliente. Quando uma empresa possui, de forma consistente, uma geração de valor em todos seus produtos e serviços, a produtividade passa a não ser apenas algo que relaciona rapidez, quantidade e recursos. O conceito se torna mais desafiador e contínuo, pois agora o foco é manter a qualidade e relevância dos bens ofertados, e atingir sempre a expectativa do cliente. Portanto, nesse cenário, uma empresa produtiva é aquela que consegue estruturar processos e áreas da melhor maneira, para que os resultados sejam atingidos de forma objetiva e assertiva constantemente.

Qual a diferença entre produtividade e produção?

É comum criar uma falsa ideia de que essas são palavras de mesmo significado. Porém, isso não poderia estar mais errado. 

Produtividade, como dissemos, é o ato de aumentar a capacidade de produção enquanto reduz o uso de insumos e otimiza a gestão do tempo. Criar uma cultura de produtividade faz com que a empresa se aprimore constantemente e se envolva em valores estratégicos que podem ajudar em sua ascensão no mercado.

Já produção, é o resultado, ou seja, a consequência do que foi planejado e de fato produzido. Portanto, a produção diz respeito a média de projetos ou processos que aconteceram e tiveram finalidade em um determinado período. 

Isso se torna um indicador que as empresas utilizam para compreenderem, por exemplo, sua eficiência e capacidade de produção.

Como aumentar a produtividade no trabalho?

Existem quatro principais métodos que podem ser adotados para incentivar a produtividade. Todos trabalham com habilidades profissionais e emocionais, visando, por exemplo, aumentar o nível de satisfação na execução do trabalho, tanto de gestores quanto de colaboradores. 

Separamos, portanto, algumas dicas para facilitar a aplicação desses métodos. Confira:

Motive

Agir na motivação dos colaboradores, e equipe como um todo, é essencial para estabelecer um terreno propício ao aumento de produtividade. Afinal, quanto mais motivada, e comprometida, uma pessoa ou equipe está, mais empenhada ela se mostra em alcançar os objetivos planejados.

Para motivar pessoas, é importante que a prática de alguns aspectos seja recorrente.  Esses aspectos são:

  • Estipule metas tangíveis;
  • Mantenha uma gestão consistente e de qualidade;
  • Reconheça o esforço;
  • Estruture um plano de carreira, ou formas de ascensão profissional;
  • Crie um ambiente livre de conflitos;
  • Ofereça feedbacks assertivos;
  • Estabeleça um canal de comunicação dinâmico, esteja acessível e disposto a ouvir.

Motivar a equipe impacta a consciência e senso de propósito do indivíduo. E logo se reflete, positivamente, na execução de suas tarefas.

Invista

Designar uma parcela do faturamento da empresa para investimentos no colaborador, é algo cada vez mais bem visto, por quem está de fora, e impacta direta e positivamente a produtividade daqueles que são impactados pelo investimento.

Considere, por exemplo, investir em educação continuada, uma Universidade Empresarial onde os colaboradores recebem conteúdos importantes para sua função, de maneira personalizada e monitorada por gestores e professores.

Outra possibilidade, é adotar o uso de novas tecnologias que facilitem o trabalho da equipe. Como, por exemplo:

  • Softwares de automação e gestão;
  • Maquinário mais atual (isso vale para máquinas pesadas e dispositivos de escritório);
  • Aplicativos de organização e compartilhamento de informações.

Manter um olhar amplo e estratégico para as inovações no mercado, podem ajudar o empreendedor a atingir o equilíbrio, tão exigido, entre os três fatores que citamos anteriormente.

Monitore

Estabeleça indicadores de produtividade e de produção e os tenha sempre acessíveis. Desta forma, a avaliação contínua acontecerá de maneira facilitada e assertiva.

Você pode, por exemplo, considerar um investimento em softwares de automação que o auxiliarão nesse monitoramento. Nesse contexto é importante levar em conta a educação da equipe que irá realizar o monitoramento, e considerar que, a partir de suas análises, a tomada de decisões pode alterar formas que projetos ou processos atuais estão acontecendo.

Engaje

Empresas que engajam seus colaboradores e conseguem desenvolver uma cultura de valores voltada para o ambiente interno, na mesma proporção que para o externo, são mais produtivas.

É através do engajamento que o profissional desenvolve um senso de dono e fundamenta seu propósito naquela posição e empresa. Ou seja, investir em um ambiente propício ao desenvolvimento humano, motivar o indivíduo e inseri-lo na cultura organizacional, é uma relação de atitudes que trará apenas resultados positivos.

O engajamento impacta na produtividade pois possibilita uma maior coletividade e colaboração entre cada indivíduo e cada departamento.

O que pode afetar a produtividade do colaborador?

Alguns aspectos podem afetar negativamente a produtividade, e desempenho geral, de um colaborador. Pontos relacionados ao ambiente físico e saúde mental, por exemplo, são os de maior destaque. Separamos, abaixo, alguns desses pontos. Entenda:

  • Pressão da gestão: Trabalhar sob uma realidade de metas intangíveis pode condenar o engajamento do colaborador;
  • Falta de sono: Um aspecto mais individual e íntimo, mas que reflete diretamente no desempenho e humor do colaborador. Caso identificado, esse ponto deve ser discutido em particular com a pessoa para entender sua situação;
  • Pessimismo: Pessoas e atitudes pessimistas comprometem a produtividade, pois dão espaço para desgosto e baixa motivação do indivíduo;
  • Reatividade: Um profissional reativo desempenha apenas o que lhe é proposto, e prioriza tarefas simples. Estimule uma abordagem mais proativa e o eduque nesse princípio;
  • Indecisão ou Ansiedade: Pessoas indecisas, ou que possuem ansiedade, costumam ter baixo rendimento ou atentar-se menos ao objetivo. Isso é prejudicial no trabalho, mas ainda mais danoso na vida pessoal.

Como manter uma equipe produtiva?

Para que sua equipe se mantenha produtiva, as atitudes são semelhantes às de criar um ambiente produtivo. Existem, porém, algumas alterações. Por isso, separamos sete atitudes para manter sua equipe produtiva, veja:

  1. Estimule a produtividade, mas baseie-se no perfil e diferenciais de cada equipe e indivíduo;
  2. Oriente – através dos feedbacks – cada profissional a trabalhar pontos que podem impactar no seu desempenho;
  3. Invista e estimule treinamentos e capacitações dos colaboradores. Forneça um ambiente propício ao aprendizado;
  4. Aprimore constantemente os canais de comunicação;
  5. Estimule novas lideranças e funções de inspiração;
  6. Realize avaliações de desempenho periodicamente e integre gestores de área e RH;
  7. Ofereça benefícios ao atingir metas.

Os benefícios de uma empresa produtiva

Agora que consideramos todos os fatores ligados a aumento, queda e manutenção da produtividade, separamos os principais benefícios que essa competência traz a uma empresa. Veja:

  • Melhor gestão de tempo: A gestão da rotina como um todo é otimizada, o tempo investido com cada tarefa se torna o exato necessário para seu desempenho em plenitude. Além disso, a priorização de atividades também é impactada. A forma como cada colaborador tem sua rotina estruturada o possibilita, por exemplo, priorizar tarefas principais, de forma que as demais ainda sejam cumpridas nos prazos;
  • Menor uso de recursos: Uma empresa produtiva usa menos recursos e atinge o mesmo objetivo. Portanto, mapeie e busque formas de melhorar processos e equiparar a produção ao passo que reduz recursos e otimiza mão de obra;
  • Redução nos custos de produção: Esse benefício se apoia no anterior. Afinal, custos de produção são tabulados com base em mão de obra, tempo e recursos, ou seja, custos operacionais;
  • Expansão de mercado: Organizações mais produtivas conseguem ampliar sua presença de mercado e planejar novos pontos de penetração. Isso garante, por exemplo, que a cultura de melhoria, produtividade e inovação se consolide;
  • Aumenta a competitividade: Apoiada pela expansão, uma empresa mais presente extrai o melhor da equipe e gera competitividade entre seus concorrentes. Isso aquece o setor e destaca a marca;
  • Instiga novos profissionais: Manter-se produtiva torna a empresa destacada as demais, isso atrai novos talentos e contribui para uma evolução constante do quadro de colaboradores. Além disso, novos profissionais possuem visões mais frescas sobre inovação e podem modificar os processos de trabalho.

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