Home Office: o que é e como implementar

O home office é uma modalidade de trabalho onde as atividades laborais são realizadas na residência do funcionário. Trata-se de adaptar uma área da casa às tarefas profissionais, para executá-las com conforto e eficácia.

Neste blog, vamos entender como é implementado o home office, quais são os benefícios e dificuldades, como criar uma boa política e quais regulamentos regem o home office

O que é o trabalho de home office?

O home office, ou "escritório doméstico", é uma modalidade de trabalho que permite ao colaborador realizar suas atividades profissionais diretamente de sua residência.

Utilizando tecnologias como computação em nuvem, redes móveis modernas e sistemas de gestão empresariais avançados, os funcionários podem desempenhar suas funções com eficiência comparável à do ambiente de escritório tradicional.

Essa forma de trabalho não só se adapta às necessidades do trabalhador de configurar um espaço adequado em sua própria casa para realizar tarefas profissionais, mas também responde às demandas por flexibilidade e conveniência no mundo corporativo contemporâneo.

Diferente do teletrabalho, que pode ser realizado de diferentes locais remotos, o home office especificamente designa o trabalho realizado no domicílio do empregado, trazendo tanto benefícios quanto desafios únicos para a gestão e a execução das atividades laborais.

Como uma empresa pode implementar o home office?

Para implementar o home office, a empresa deve seguir alguns passos que começarão com uma análise dos recursos, ferramentas e necessidades dos trabalhadores. Com essas informações, a empresa criará uma política e a comunicará aos colaboradores.

1. Análise

Em primeiro lugar, a empresa deve analisar a situação e avaliar se possui os recursos tecnológicos necessários para aplicar este modelo de trabalho. A predisposição dos colaboradores para trabalhar em casa também deve ser avaliada . Também se possuem ferramentas que facilitam a comunicação, processos e assim por diante.

É aconselhável ter o máximo de informações possível neste momento, para transmitir aos gestores e colaboradores questões que também devem ser analisadas pela Direção e pelo RH. HH., como:

Quais ferramentas tecnológicas estão disponíveis?
São suficientes para satisfazer as necessidades laborais dos trabalhadores?
Isso poderia significar que parte da equipe pode acessar o home office, mas outra parte não?
Nesse caso, como a empresa argumentou isso? Será capaz de promover a comunicação entre ambas as partes (departamentos de escritório vs. home office) caso necessite de conexão?
Isso implicaria uma mudança de espaço de escritório? Qual seria? Quanto custaria?
Se você precisasse de investimento, qual seria?
Existe capacidade financeira para satisfazer as necessidades tecnológicas e espaciais que são necessárias e que não estão disponíveis?
Que soluções existem se você não tem recursos financeiros? A empresa pode avaliar aqui soluções como aluguel, por exemplo.
Os funcionários são a favor do home office?
Quais processos e tarefas principais poderiam ser afetados por essas mudanças?
Que novos canais de comunicação você usará para se manter conectado e disponível?
Qual política de utilização desses canais a empresa seguirá?
De quais outras ferramentas você precisará para manter atividades remotas? Você precisará de novas soluções em nuvem, novos servidores? Quanto eles custarão?

2. Criação da política de home office

A empresa deve criar uma política de home office baseada na etapa anterior de intercâmbio com os colaboradores. Deve definir aspectos importantes como:

O modelo de home office . O trabalhador poderá escolher quais dias trabalhará em casa e quais no escritório com total liberdade? Você poderia optar por trabalhar sempre em casa? Haverá limitações no número de dias ou mesmo dias específicos que você terá que ir ao escritório? Esta informação será levantada com base no feedback que a empresa recebeu perguntando a todos os trabalhadores sobre as suas preferências e necessidades.
A implementação e regras de utilização do sistema que permitirão a visualização de horários, calendários e disponibilidade de qualquer colaborador.
Um organograma ou esquema claro que permite consultar rapidamente a quem recorrer e em que casos. Isso também deve incluir os canais corporativos de contato com cada um dos colaboradores.
A disponibilidade de equipamentos tecnológicos e mobiliário , política de envio, instalação e utilização responsável no domicílio, incluindo regras. Para dar um exemplo: que os computadores fornecidos não possam ser utilizados para assuntos pessoais ou que não sejam instaladas aplicações que não sejam estritamente necessárias ao trabalho, pois podem comprometer a segurança de toda a empresa.
A política de atuação contra falhas técnicas ou incompatibilidades nos equipamentos e ferramentas fornecidas. Este ponto deve incluir quem contactar, quando fazê-lo, em que casos, o que fazer antes de contactar para tentar resolver uma falha técnica, etc.
Formas e regras de comunicação , através da utilização de ferramentas que permitem a interação dos membros da equipe para facilitar o trabalho em equipe de forma tão ágil como quando estão sentados no escritório um em frente ao outro. Esta secção incluirá as regras básicas do direito ao desligamento e como configurar o 'fora do escritório' após o término do horário de trabalho, para que quem o contacte saiba que essa pessoa não lerá a mensagem até à sua reincorporação.
Como serão estabelecidas e medidas as metas e tarefas diárias, semanais, mensais e anuais . As avaliações de desempenho serão agora mais cruciais do que nunca, pois permitirão acompanhar e compreender a evolução dos colaboradores mesmo que trabalhem a partir de casa durante parte ou a totalidade dos seus dias.
Métodos de registro de horas trabalhadas e monitoramento de tarefas realizadas ao longo do dia. Esses métodos de controle devem garantir a privacidade dos funcionários.
Prevenção de riscos ocupacionais e orientações sobre saúde e bem-estar específicas para a modalidade home office.

3. Informe os funcionários

Após consenso, deverá ser comunicada a política definida , expondo assim quais serão as regras sob as quais poderá ser optada pela modalidade home office.

Levando em consideração que a implantação do home office não é viável para todos os colaboradores , deve-se determinar quais atividades e, portanto, quais cargos são suscetíveis de acesso a essa modalidade e quais não.

Por exemplo, numa empresa de segurança, o segurança não pode trabalhar a partir de casa. Pessoas que estão no Departamento Administrativo, sim. Da mesma forma, num Departamento Comercial existirão perfis que poderão beneficiar do home office, enquanto outros colegas pelas suas funções (número e frequência de visitas, etc.) poderão apresentar mais limitações.

4. Fornecer meios e ferramentas

Os colaboradores que finalmente utilizarem o home office receberão em casa todos os equipamentos tecnológicos (computadores, servidores, impressoras, digitalizadores, etc.) para o desempenho de suas funções. Eles também devem receber instruções de instalação ou suporte no local de um técnico. Eles também deverão ter todas as ferramentas e acesso necessários.

As ferramentas de comunicação e interação com outros colegas são especialmente relevantes.

5. Monitoramento e avaliação de desempenho

O processo de implementação não termina quando o colaborador passa a trabalhar em casa. É preciso analisar a situação quando ela já está em andamento. Neste momento, serão considerados ajustes e inconsistências, tanto a nível técnico como no que diz respeito aos objetivos de negócio.

Também deve ser avaliado se os funcionários estão atingindo seus objetivos. Assim você poderá saber se o home office é ou não um obstáculo para sua realização.

Para isso, as avaliações de desempenho são muito úteis. Eles permitem acompanhar o crescimento do funcionário: quais conquistas ele está alcançando? Cumpre os objetivos?

Para realizar uma boa avaliação de desempenho é importante:

Defina as metas individuais do funcionário.
Registre o progresso regularmente.
Colete informações para conhecer os aspectos a melhorar.
Comunique-se com o funcionário para tentar chegar a um entendimento. Fale sobre os pontos positivos e negativos e procure soluções.
Atualize os objetivos para continuar com a avaliação.

Quais são os benefícios do home office?

O home office traz benefícios tanto para os trabalhadores que adotam essa modalidade de trabalho quanto para a empresa que o estabelece.

Para os trabalhadores

O home office permite que os trabalhadores:

Facilitar a conciliação profissional e familiar.
Economize despesas , pois ao trabalhar em casa o funcionário reduz custos com deslocamento até a empresa, refeições fora de casa, etc.
Economize tempo em viagens.
Reduzir os riscos de acidentes in itinere , uma vez que as viagens relacionadas com o trabalho diminuem. Da mesma forma, os riscos ocupacionais em geral são reduzidos, uma vez que se pressupõe menos atividade física. Os funcionários não terão, por exemplo, que subir escadas para aceder ao escritório, podendo ocorrer um acidente.
Fortalecer a confiança . É uma excelente oportunidade para o colaborador demonstrar que é confiável e totalmente capacitado, independente da modalidade de trabalho (presencial ou remoto).

Pela empresa

Por sua vez, os benefícios do home office para as empresas são:

Economia de custos otimizando o espaço de trabalho. Podem ser utilizadas instalações menores, o que representa economia tanto em custos de aluguel quanto de manutenção, móveis, etc.
Melhora a atração de talentos . A empresa tem a possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar do mundo.
Melhora a produtividade . Uma pesquisa da consultoria Capgemini, realizada entre 500 organizações e 5.000 funcionários de diversos setores em todo o mundo, afirma que o trabalho remoto aumenta a produtividade entre 13 e 24%, graças à economia em viagens e à adoção de ferramentas colaborativas em linha.
Melhorar a marca do empregador . A imagem da marca de uma empresa melhora quando os funcionários têm flexibilidade na escolha de onde desejam exercer suas funções.

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Quais são os desafios ou problemas mais comuns do home office?

A implementação do home office apresenta alguns desafios. Alguns deles são:

Aumento das distrações . Num ambiente mais descontraído, como uma casa, as distrações aumentam (família, televisão ou qualquer outro fator). Soma-se a isso que não há controle in loco por parte de alguém da empresa.
Ao trabalhar remotamente, podem ocorrer problemas técnicos com equipamentos ou deficiência no fornecimento de rede de Internet. De qualquer forma, você não receberá atendimento técnico tão rápido quanto em um escritório.
Comunicação diminuída. Por não estarem no mesmo local de trabalho, e se não forem disponibilizadas ferramentas e canais adequados, a comunicação pode ser prejudicada e, consequentemente, prejudicar o funcionamento da empresa.
Falta de organização . Sem uma política e diretrizes claras, os funcionários podem administrar mal o tempo e, portanto, afetar a conclusão das tarefas. Na falta de supervisão, até certo ponto, podem fazer o que quiserem, e isso pode prejudicar o normal desenvolvimento da atividade.

Dicas adicionais para superar as dificuldades do home office

As empresas têm a opção de aplicar estratégias para resolver e prevenir problemas associados ao home office:

Acompanhe as tarefas e o desempenho dos trabalhadores.
Oriente a equipe , dê orientações para evitar distrações e ofereça ferramentas para organizar bem o tempo.
Reforçar uma política de recompensas para destacar quem é eficiente nesta modalidade remota.
Garantir o correto funcionamento dos equipamentos e conexões. A empresa deverá contar com especialistas técnicos para resolver quaisquer problemas que possam surgir, com atendimento remoto ou pessoal o mais rápido possível.
Incentive a comunicação por meio de reuniões semanais, ou mesmo pequenos bate-papos diários, se necessário. Dessa forma, é garantido que a comunicação ocorra. Não deve ficar em segundo plano, pois é essencial para o bom funcionamento dos processos.

3 medidas fundamentais de Recursos Humanos para um home office de sucesso

O Departamento de RH HH tem um papel vital porque é responsável por definir uma política de home office com valores que permitam ao trabalhador exercer as suas funções a partir de casa, sem perder a afinidade e a relação com a filosofia da empresa. Para fazer isso você deve:

Facilitar a liberdade de escolha . RH O HH deverá fornecer todas as informações necessárias sobre os regimes de trabalho disponíveis, para que o colaborador possa escolher o que lhe for mais conveniente. RH HH. terá coordenado com os diferentes chefes de departamento a apresentação das opções disponíveis em cada caso. Aqui é importante ter em mente que os funcionários exigem cada vez mais flexibilidade.
Demonstre coerência com o ponto anterior e garanta que todos os procedimentos com o seu departamento podem ser realizados tanto em home office como em qualquer outra modalidade. Com a incorporação de software de RH. HH. se for caso disso, poderão, por exemplo, gerir e consultar as ausências de casa, alterar quaisquer dados ou verificar as horas trabalhadas.
Promova a comunicação . Eles têm que estabelecer e conscientizar os colaboradores sobre os canais de comunicação e troca do home office. Por exemplo, Zoom, Equipes, Wetransfer, etc. Desta forma a comunicação será direta e eficaz.

Como medir o desempenho para saber se o home office está sendo eficaz?

Medir o desempenho é fundamental para saber se o home office está sendo eficaz. Para isso, a equipe de RH HH. e os responsáveis pela empresa devem:

Avalie o desempenho estabelecendo objetivos para cada funcionário.
Faça reuniões de acompanhamento. Estes permitem divulgar a situação de cada projeto, o seu andamento e dificuldades. Ao criar reuniões semanais é possível saber se o colaborador está cumprindo com suas funções e, portanto, se seu desempenho é positivo ou não.
Controlar horários . Alguns especialistas propõem o registo de horas como medida de controlo, mas em Espanha já é uma obrigação legal para todas as empresas. Para corroborar o cumprimento dos objetivos, é melhor utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos. Neles você pode consultar rapidamente seu status global, tarefas individuais, seu status, etc.
Identifique se as estratégias utilizadas estão sendo cumpridas e impactam positivamente a empresa.

Ferramentas muito úteis para gerenciar o home office

Ao trabalhar remotamente, é necessária uma comunicação constante, para a qual podem ser utilizadas plataformas de videochamada. Para organizar o trabalho e acompanhar as tarefas, também existem ferramentas organizacionais que devem ser levadas em consideração.

Plataformas de videochamada

Skype . Uma das primeiras plataformas que permite a comunicação online entre várias pessoas. Permite a comunicação por chat, chamada de voz e vídeo.
Ampliação . Aplicação gratuita que permite fazer videochamadas entre pessoas, até um máximo de 100. Um dos destaques desta plataforma é que permite partilhar ficheiros e gravar reuniões. Isso permite visualização posterior.
Equipes Microsoft . Plataforma online utilizada para comunicação entre diversas pessoas. Permite trabalhar em vários chats ao mesmo tempo, individualmente ou em conjunto, além de compartilhar documentos instantaneamente.
Google Meet . É uma plataforma de vídeo chamada do Google. Permite criar salas de trabalho e comunicar tanto por voz como por chat.

Ferramentas organizacionais

Asana . Ferramenta que permite gerenciar tarefas e projetos. Um dos seus principais objetivos é acompanhar as tarefas realizadas pelos colaboradores de uma empresa.
Trello . Ele também é gerente de projetos. Suas funções incluem a criação de calendários, atribuição e monitoramento de tarefas, etc.
Google Drive. É uma ferramenta que permite o trabalho colaborativo entre pessoas que trabalham remotamente. Permite criar, compartilhar e trabalhar online com diversos arquivos (texto, planilhas, visualização, apresentação, etc.).

Ferramentas Pessoais

Calendário de ausências . É uma ferramenta que permite manter um registo das pessoas que faltaram ao trabalho. Permite que os colegas saibam se um funcionário está em seu local de trabalho ou não. É muito útil na realização de atividades em grupo.
Software para registrar horas de trabalho . A empresa deve controlar o horário de trabalho dos funcionários que trabalham em casa.

Quais áreas e segmentos permitem trabalho em home office?

Atualmente, diversas áreas permitem que trabalhos sejam feitos em home office, mas não é uma regra, podendo variar de empresa para empresa, veja algumas áreas que o home office é mais comum:

Tecnologia da informação (TI): trabalhos em TI permitem facilmente que o home office seja aplicado, incluindo programação, ciber segurança, suporte técnico etc.
Marketing e publicidade: muitas tarefas dessa área podem ser realizadas em home office, como criação de campanhas de publicidade, gerenciar redes sociais, criação de de conteúdo etc.
Educação e ensino a distância: graças a popularização do EaD, realizar essas atividades a distância ficou muito mais fácil, permitindo a escolas técnicas e de curso utilizarem plataformas online para ensinar.

Se a sua área de atuação permitir que você trabalhe em home office, pode ser uma boa ideia adotar esta modalidade de trabalho, converse com seu chefe e veja se isso pode ser um benefício para você e para sua empresa.

Home office: o que é e como implementar