Por que as empresas param de usar ferramentas gratuitas?
Automatizar processos e otimizar o gerenciamento não é mais considerado um movimento estratégico inteligente. Atualmente, a adoção da tecnologia e do software necessários passou a ser vista como um requisito mínimo para permanecer relevante e competitivo e acompanhar um mercado em rápida mudança. No entanto, gerentes e executivos são confrontados com uma ampla variedade de plataformas disponíveis, que inclui ferramentas gratuitas e pagas.
Um fator importante a considerar ao considerar o uso de ferramentas gratuitas são os custos ocultos associados. Geralmente, priorizamos soluções menos caras ou, neste caso, gratuitas para nossas necessidades. No entanto, o fato é que as limitações e a falta de recursos inerentes a esse tipo de sistema geralmente superam os benefícios decorrentes da economia de dinheiro e muitas vezes levam a perdas de dinheiro e tempo. Como resultado, as empresas quase sempre acabam mudando para uma versão paga posteriormente. Aqui, forneceremos algumas informações úteis sobre sistemas gratuitos e pagos, permitindo evitar os problemas que outras empresas enfrentaram após fazer a escolha errada.
Qual o estado atual da indústria de software? Onde entram as ferramentas gratuitas?
Em primeiro lugar, é preciso entender até que ponto as plataformas de tecnologia chegaram nos últimos anos. Em 2015, a indústria de software foi responsável por US $ 1,14 trilhão do PIB dos Estados Unidos, considerando os impactos diretos e indiretos. De acordo com um estudo da Software.Org chamado “O crescente impacto econômico de US $ 1 trilhão em software”, esse número é 6,4% maior que em 2014. Considerando apenas os impactos diretos, a indústria de software teve um faturamento de US $ 564,4 bilhões no mesmo período , um aumento de 18,7%.
Esses números reforçam as mudanças na mentalidade dos líderes e gerentes, à medida que se tornam cada vez mais preocupados em encontrar métodos para aumentar a eficiência do processo, tornar os projetos mais rentáveis, reduzir a burocracia gerencial e melhorar a produtividade em suas empresas.
Este relatório de 2018 do Project Management Institute aponta a quantidade de dinheiro que as empresas desperdiçaram devido a problemas com o desempenho do projeto. Em média, observou o estudo, as empresas perdem US $ 99 milhões por cada US $ 1 bilhão em investimentos.
Portanto, para gerenciar o lado de gerenciamento de projetos da sua empresa, seja uma agência, consultoria financeira, empresa de serviços, empresa de TI ou empresa iniciante, você precisará de uma plataforma capaz de facilitar suas rotinas diárias, incluindo a organização de fluxo de trabalho, formalizando as comunicações da equipe, gerando dados em tempo real e concentrando informações, o que permite um gerenciamento eficiente.
O que levar em consideração ao considerar o uso de ferramentas gratuitas?
No início, o uso de um sistema gratuito pareceria uma boa maneira de reduzir as despesas comerciais. No entanto, nem tudo deve ser apenas para economizar dinheiro, e os gerentes geralmente acabam gastando mais em termos de recursos com essas plataformas do que se tivessem contratado um sistema pago em primeiro lugar. Portanto, os gerentes devem avaliar cuidadosamente quaisquer sistemas antes de implementá-los em sua empresa.
Portanto, é importante entender o que as ferramentas gratuitas oferecem e o impacto associado aos gastos da sua empresa. Aqui listamos três riscos para a sua empresa decorrentes do uso desse tipo de plataforma.
1. Organização e fluxos de trabalho
Plataformas de gerenciamento gratuitas geralmente não podem organizar informações e estruturar fluxos de trabalho de maneira útil. Os gerentes que usam esses sistemas geralmente não conseguem configurar adequadamente os fluxos de trabalho ou automatizar a distribuição de demandas.
Por outro lado, os gerentes podem melhorar seu controle contratando software licenciado, uma vez que essas plataformas podem distribuir tarefas à pessoa que pretende executá-las, sem enviar e-mails sobre as demandas para as pessoas que não estão envolvidas.
2. Custos ocultos
Embora venham sem custo imediato, o uso de ferramentas gratuitas sempre terá impacto nos negócios, porque, no mínimo, um funcionário da empresa precisará monitorar e atualizar o sistema, além de todos os outros que o utilizarão diariamente. O número de horas que os funcionários de uma empresa gastam no uso do sistema também deve sempre ser monitorado, e os gerentes devem estar cientes de quanto gastam com as despesas da folha de pagamento para os funcionários que usam o sistema.
Quando você tem uma boa ideia do custo de cada funcionário por hora, tem uma aproximação dos custos associados à ferramenta. Além disso, se houver tarefas que exijam recursos que a plataforma não pode fornecer, você descobrirá os custos ocultos desse tipo de serviço. Nesse ponto, as horas consumidas por essas atividades serão muito maiores e, consequentemente, suas despesas aumentarão de acordo.
3. As limitações das ferramentas gratuitas
Como acabamos de lidar com a falta de recursos e funcionalidades das ferramentas gratuitas, que podem gerar despesas não planejadas, vale a pena destacar outras inadequações associadas a esses sistemas. Eles incluem uma série de limitações que podem prejudicar suas operações e se transformar em problemas significativos, como limites ao número de usuários e/ou projetos.
Lembre-se de quanto o desenvolvimento de projetos ou serviços pode ser dificultado por esses tipos de limites. Imagine se sua agência de marketing, por exemplo, ganhou recentemente uma grande conta e precisou criar dez projetos diferentes para o seu novo cliente. O que acontece, nesse ponto, quando você descobre que sua plataforma gratuita permite apenas três projetos por vez? O que você faria então? Como você vai organizar os projetos de seu novo cliente? O potencial para problemas é claro.
Outro exemplo de limitação está relacionado à falta de monitoramento de métricas e relatórios. Sem acesso aos dados e planilhas necessários, sua organização não teria acesso a inteligência comercial crucial, como prazos de entrega de projetos, prazos para tarefas individuais de funcionários, estados atuais de produção, além de custos e horas investidos.
No final, o uso de uma plataforma gratuita não gera nenhuma economia real. Em algum momento, os gerentes da empresa serão forçados a desistir da ferramenta gratuita e migrar para uma plataforma completa capaz de atender às suas necessidades.
O que levar em consideração ao considerar o uso de um sistema pago
Agora que identificamos algumas das desvantagens associadas às ferramentas gratuitas, que podem prejudicar suas operações, vamos para os sistemas pagos. Quando os gerentes começam a analisar esse tipo de plataforma, devem prestar atenção a três fatores básicos:
- Economia (ROI): as despesas (e seu controle) não devem ser negligenciadas. Não adianta apenas comprar o pacote de software mais caro e pensar que ele resolverá todos os seus problemas.
- Eficiência: é importante olhar para sua operação, entender suas necessidades e buscar a melhor ferramenta para ajudá-lo a otimizar seus processos e tornar seu gerenciamento mais eficiente. Além disso, fique de olho se a solução fornece funcionalidades para planejar, organizar, priorizar e gerenciar o tempo, melhorando assim a produtividade em geral.
- Usabilidade e suporte: os gerentes precisam entender se a ferramenta é fácil de usar e se ela vem com uma equipe de suporte capaz de resolver quaisquer dúvidas que surjam entre os usuários da plataforma.
Além desses pontos básicos, também adicionamos alguns dos diferenciais que a contratação de software inteligente e estratégico pode trazer para sua empresa.
1. Configuração de fluxos de trabalho
De acordo com este estudo da McKinsey, as pessoas passam de 25 a 30% de seus dias úteis lidando com e-mails. Esse tempo desperdiçado está frequentemente associado à falta de organização de suas demandas e tarefas. De acordo com este artigo, o fator mais relevante para os profissionais quando eles procuram implementar tecnologia no gerenciamento é organizar fluxos de trabalho e facilitar as comunicações da equipe.
2. Medição do tempo
Uma dificuldade comum que os gerentes enfrentam é acompanhar quanto tempo cada funcionário está investindo em suas tarefas atribuídas. Ser capaz de analisar a produtividade das pessoas, a lucratividade do cliente e do projeto e controlar os custos e orçamentos são essenciais para que as empresas possam melhorar o preço de seus serviços.
Aqui, novamente, podemos ver diferenças profundas entre plataformas gratuitas e pagas. Você só terá acesso à capacidade de monitorar e gerenciar de perto o tempo como um recurso quando tiver uma ferramenta capaz de medir a quantidade exata de tempo investida em cada tarefa por cada funcionário.
3. Quadros de horários automáticos integrados
Como vimos anteriormente, a capacidade de monitorar e medir o tempo é fundamental para fornecer às empresas as informações necessárias para gerenciar sua produção e investimentos com eficiência. Como essas informações podem ser obtidas? Normalmente, as empresas usam planilhas de horas preenchidas manualmente. Você precisa usar a tecnologia para otimizar esse processo inerentemente impreciso.
4. Relatórios de gestão
Para direcionar com sucesso sua empresa em direção a seus objetivos, você precisará de um entendimento profundo de sua operação, incluindo gargalos e uma visão do que está funcionando e do que não deve e deve ser aprimorado. Os relatórios gerenciais são, portanto, cruciais para os líderes empresariais, que podem basear sua tomada de decisão nas informações relevantes e evitar seguir adiante. Isso permite que os executivos determinem novas metas e alinhem os objetivos futuros e os principais resultados (OKRs).
