O que é POP: Procedimento Operacional Padrão?

pop
20 de setembro de 2018
Última modificação: 20 de setembro de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Seis Sigma

Você sabe que é Procedimento Operacional Padrão POP?

Um aspecto importante de qualquer sistema de qualidade é trabalhar de acordo com os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) bem definidos. Um POP é um documento de política e procedimento que descreve as atividades recorrentes regulares apropriadas às operações de qualidade. Se for crítico para qualidade (CTQ), então é um candidato para um procedimento operacional padrão. Consistência é o objetivo ou propósito de um POP, realizar todas as operações corretamente e sempre da mesma maneira.

Um método escrito de controlar uma prática de acordo com especificações predeterminadas para obter um resultado desejado. Os POPs são etapas escritas para explicar boas práticas de fabricação (BPF), rotinas de segurança de fábrica, controles financeiros para proteger ativos ou medidas de segurança de TI que os funcionários devem seguir. Os POPs são procedimentos passo a passo sobre como fazer algo que é crítico para a qualidade, crítico para operações seguras ou crítico para a segurança.

Por que você deve ter um Procedimento Padrão Forte?

Toda empresa precisa de um Procedimento Operacional Padrão (POP) bem estruturado, o qual, mesmo não podendo ser aplicado a todas as funções de trabalho, fará com que tudo funcione melhor. Um POP ajudará cada membro da equipe a ter uma visão clara de como as coisas fluem e a eliminar o trabalho de adivinhação de suas tarefas diárias, contribuindo também para melhorar e aperfeiçoar suas habilidades profissionais e desempenho.

Um bom POP reduz os erros e variações do produto, o que é imprescindível, pois a confiabilidade é fundamental para reduzir riscos. A clareza do dever de trabalho ajudará a identificar onde o problema é gerado e permitirá tomar medidas corretivas imediatamente:. um membro experiente da equipe, por exemplo, terá maior produção, o que também auxiliará na gestão em se tratando de avaliar a equipe e seu desempenho.

À medida que a empresa cresce, um POP bem ajustado permitirá que você replique e dimensione a atividade em questão rapidamente, mas quando o downsizing for necessário, ele também ajudará a identificar onde cortar. Em uma operação com várias localizações, por exemplo, um POP forte determinará o sucesso do negócio; funcionando como ilustração, considere  um membro da equipe que tira férias longas: se houver um POP claro, o colaborador substituto saberá exatamente o que fazer. Um POP bem elaborado permite que os gerentes redistribuam facilmente a carga de trabalho e façam com que a equipe atinja rapidamente a combinação de velocidade com resultado final consistente.

Criar um POP bem elaborado requer um forte senso comum, lógica e compreensão de cada função e trabalho em equipe: comunicação e apoio são fundamentais. Motive sua equipe a falar quando surgir um problema e a tomar como missão a resolução de problemas. Mantenha o foco no objetivo e continue a ajustar o procedimento por tentativa e erro: devemos reservar nosso esforço mental com criatividade para enfrentar novos desafios, não para adivinhar o que está acontecendo.

Os procedimentos operacionais padrão (POPs) são instruções passo a passo que funcionam como diretrizes para os processos de trabalho dos funcionários. Sejam escritos em etapas numeradas ou formatados como fluxogramas, os POPs efetivos são completos, escritos de forma clara e baseados na atividade dos trabalhadores. Quando se segue o POP para um determinado trabalho, obtém-se um produto consistente e previsível.

Dessa forma, se a criatividade é a chave para suas funções de negócios, os POPs podem não funcionar para você, pois a adesão estrita às regras padronizadas pode restringir o fluxo criativo. Por outro lado, se o seu objetivo consiste em uma produção padronizada,  a longo prazo e de produtividade crescente, a implementação de POPs pode trazer muitos benefícios.

Se prepare para crescer!

Se suas metas de longo prazo incluem expandir seus negócios para filiais, os POPs prontos são ideais, pois tornam seus processos de trabalho mais flexíveis. Novos funcionários em novos locais podem preservar a reputação da organização usando os POPs para replicar os produtos e serviços fornecidos em sua localidade original de negócios.

Você sabia que os POPs simplificam o gerenciamento de desempenho?

Os gerentes podem usar a estrutura do POP para desenvolver intervalos de metas e fazer avaliações do desempenho individual. Os funcionários que trabalham em conformidade com os POPs, por sua vez, sabem exatamente o que se espera deles e planejam seus cronogramas de trabalho para atingir suas metas com eficiência.

Quando todos os funcionários seguem os mesmos processos, é fácil mensurá-los em relação aos mesmos padrões, podendo o desempenho ser suficientemente avaliado. Isso é especialmente importante nos casos em que os funcionários de alto desempenho são recompensados ​​e os funcionários de baixo desempenho são treinados novamente ou colocados em liberdade condicional.

Dica:

As Sete Ferramentas da Qualidade são técnicas de análise de processos e indicadores que nos ajudam a melhorar a qualidade nas empresas e a gerar melhorias. Boa parte delas ferramentas ganharam notoriedade com a reconstrução do Japão do pós-guerra, a Manufatura Enxuta e o Seis Sigma.

A FM2S disponibiliza uma série de posts e materiais sobre cada uma delas, bem como uma apostila que as apresenta integralmente, com exemplos de utilização. A apostila pode ser baixada gratuitamente em:

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Controle a qualidade e a consistência do seu produto

Quando sua empresa gera um produto do qual você se orgulha, a tendência é buscar manter um alto padrão de qualidade. Nesse sentido, procedimentos padronizados orientam os trabalhadores e reduzem a possibilidade de etapas perdidas ou outros erros que afetam a qualidade do produto finalizado. Meticulosamente seguido, o POP garante que seu produto ou serviço seja criado sempre da mesma maneira, do início ao fim. Dessa forma, fornecer um plano para a linha de produção cria consistência e protege a integridade de seu produto.

Proteja-se da perda de conhecimento

Se os detalhes de seus processos de negócios forem armazenados na cabeça de um funcionário-chave ao invés de em um manual de procedimentos, a perda do funcionário pode ser desastrosa. Assim, a documentação dos processos de trabalho sobrevive ao atrito de funcionários devido a fatores como aposentadoria e demissão, permitindo que sua empresa continue com o bom resultado de costume. É difícil substituir trabalhadores qualificados e experientes, mas os POPs abrangentes e bem escritos garantem que seus valiosos processos de negócios sejam conservados.

Economize nos custos de treinamento

Dependendo da complexidade da tarefa e da experiência dos funcionários, os POPs podem não substituir completamente o treinamento. Mas, ainda assim, os procedimentos documentados são um componente valioso do kit de ferramentas para novas contratações e podem reduzir o tempo de treinamento, pois atuam como guias de referência e permitem que os novos funcionários trabalhem com mais autonomia, sem depender demais dos supervisores.

Os novos contratados são os campos de testes ideais para a eficácia dos POPs: se as etapas documentadas permitirem que o novo funcionário conclua a tarefa, os procedimentos serão válidos; mas se, por outro lado, alguma etapa for imprecisa, confusa ou não estiver mais em uso, o POP deverá ser atualizado.

Onde o POP pode ser aplicado?

Falamos bastante sobre POP, mas vem a pergunta: “onde o POP pode ser aplicado?”

  1. Processos de Fabricação: Para se confeccionar um bolo é necessária uma lista de processos a serem realizados. Tratando-se de processos produtivos não é diferente. É preciso descrever como se deve realizar um procedimento específico, quais ferramentas e quais parâmetros vão ser utilizados;
  2. Atendimento aos Cliente: Atender bem o cliente acredito que seja uma das mais importantes tarefas de uma empresa, já que são os clientes que trazem receita para a empresa. O POP aplicado à esta área padroniza a forma de atender o cliente e os colaboradores terão menos dúvidas, passando mais confiança para o cliente.
  3. Acompanhamento de Resultados: A aplicação deste conceito no acompanhamento de resultados ajuda tanto as pessoas que ficam responsáveis em alimentar os dados quanto aquelas que ficam responsáveis por analisá-los.

Lembre-se!

Ao escrever um procedimento, certifique-se de responder às perguntas principais:

  • Quem faz o que? (papel ou responsável)
  • O que eles fazem? (tarefas, frequência, com qual padrão ou critério)
  • Qual é o resultado do que fazem? (produtos, medidas, objetivos)
  • Você respondeu o que precisa acontecer, claramente?

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