Produtividade em equipe: como fazer o seu time ter o melhor desempenho

Produtividade em equipe
22 de outubro de 2021
Última modificação: 21 de outubro de 2021

Autor: Victor Gabry
Categorias: Gestão de Equipes

O ser humano não sobreviveu agindo sozinho: trabalhar em equipe sempre foi essencial para o sucesso de qualquer empreitada. Hoje, não se discute mais se, e sim como fazer o melhor trabalho em equipe. Desde a motivação dos colaboradores até a otimização do tempo, confira exatamente o que você precisa para levar seu time ao sucesso.

O que é a produtividade

Produtividade é um conceito popular, mas fácil de ser mal interpretado. A produtividade é a otimização de recursos – entregar mais consumindo o mínimo. Entregar um carro gastando 20.000,00 e entregar o mesmo carro gastando 18.000,00, no mesmo tempo e com a mesma qualidade é o que se chama de um salto de produtividade.

É necessário entender que nem sempre estamos falando de custos financeiros. Produtividade é tirar o máximo dos seus recursos, e estes podem ser vários. Um dos principais e que mais demanda atenção, seja na produtividade individual ou de uma equipe, é o tempo. E a correta gestão do tempo é uma habilidade indispensável.

O tempo na produtividade

Como um recurso escasso e que não se consegue repor, o tempo é o foco de quem quer ser mais produtivo. Isso não significa fazer tudo correndo: atividades feitas com pouca atenção demandam correção e retrabalho, o que acarreta mais horas desperdiçadas. Para que a produtividade aumente com foco no tempo, é necessário organizá-lo melhor.

Por isso, para uma carreira produtiva, é necessário olhar onde estão os seus gargalos de tempo. O que mais consome tempo na sua empresa? Com qual etapa do processo você mais perde tempo? O que é possível fazer simultaneamente e o que precisa ocorrer em sequência? Essas são perguntas necessárias para a melhor gestão do seu horário.

Produtividade individual x produtividade em equipe

Não é necessário passar pelo meio corporativo para conhecer o meme “reunião que podia ser um e-mail”. Ao mesmo tempo, há quem hoje prefira voltar ao escritório pois acha mais rápido perguntar ao colega do lado do que aguardar uma resposta para um e-mail formal. O correto manejo do tempo nas relações é a principal diferença entre a produtividade individual e a produtividade em equipe.

Individual

Na produtividade individual, o foco é otimizar o tempo na relação de você com você mesmo. Por isso exercícios de autoconhecimento e entender o seu perfil de trabalho fazem toda a diferença. Se matar de trabalhar pode ter o mesmo efeito da procrastinação – levar a um trabalho malfeito e ao retrabalho.

Técnicas como o método Pomodoro de trabalho existem nesse sentido: permitir descansos necessários para evitar a exaustão da máquina humana. Saber quais tarefas priorizar e alocá-las para os seus horários mais produtivos são a essência da produtividade individual.

Produtividade em equipe

Já a produtividade em equipe tem outros gargalos. O principal deles é a comunicação: um time é tão produtivo quanto a sua capacidade de se entender. Discussões de horas podem se provar infrutíferas e um cafezinho a tarde pode render insights maravilhosos. Pode-se resumir o espírito da produtividade em equipe na frase “reunião que poderia ser um e-mail”.

A produtividade da equipe é o sonho de todo gestor. Existem KPIs específicos que um gestor precisa ficar atento na produtividade de sua equipe, como o tempo de realização de uma tarefa, a quantidade de realização de tarefas simultâneas e o número de feedbacks que seus colaboradores demandam. Ficar atento a esses critérios facilita monitorar e melhorar continuamente a produtividade da sua equipe.

Indicadores e KPIs

Melhoria contínua na produtividade

Não existe bom que não possa virar ótimo. A melhoria contínua segue esse princípio à risca, e é ideal para pensar em melhoras de produtividade para uma equipe. O Lean Six Sigma, uma metodologia de melhoria contínua e redução de desperdícios, acaba sendo a melhor escolha para pensar em produtividade de um time.

Trabalho em equipe precisa de coordenação, e é aí que a figura do líder se destaca. Muitas empresas inclusive têm virado a chave de chefe para líder – os cards ilustrativos podem ser encontrados em abundância no LinkedIn. Todos parecem concordar com um ponto: o chefe manda, o líder, orienta.

Esse é um dos motivos que fizeram o Lean Six Sigma crescer no interesse de lideranças pelo Brasil. A metodologia, com suas classificações White Belt, Yellow Belt, Green Belt, Black Belt e Master Black Belt dá ferramentas e pensamento crítico para gestores implementarem mudanças visando a produtividade da operação. Sobretudo o Green Belt, feito para lideranças e que traz ainda outros aspectos fundamentais para gerir um time.

Fatores que orientam a produtividade da equipe

O correto manejo do tempo é como uma macro área, um guarda-chuva que cobre vários aspectos que um bom gestor precisa se manter atento quando analisa a produtividade do seu time. Debaixo desse guarda-chuva há uma gama de outros critérios que precisam ser levadas em consideração na hora de identificar melhoras e pontos fortes da sua gestão. Separamos para você alguns dos principais:

Transparência na organização

O sentimento de saber o que está acontecendo é essencial para os colaboradores encontrarem o seu propósito no time ao qual pertencem. Na hora de atribuir tarefas, delegar funções e pensar estrategicamente como melhor aproveitar o seu time, não se esqueça de ser transparente.

Uma metodologia cujo design foi pensado para a transparência e organização é o formato das reuniões Scrum. Esse formato consiste em um diálogo aberto na equipe, mediado pelo gestor de um projeto, que visa esclarecer os pontos que mais precisam de atenção e focar neles para a solução de um problema. O processo é dinâmico, mas possui suas próprias regras.

Entenda quem faz parte do seu time

Um canivete com 30 funções só é melhor do que um de 3 se você sabe usar as 30. Algo similar ocorre com sua equipe. Todos os profissionais que trabalham com você tem seus pontos fortes e fracos, seus objetivos de carreira e visões de mundo, e como gestor é necessário saber usar o melhor deles. Afinal, produtividade é otimização, certo?

O uso do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é um ótimo mecanismo para identificar em que momento o seu profissional está e como melhor aproveitá-lo na sua organização. Com reuniões mensais o gestor pode traçar com o profissional envolvido os seus objetivos pessoais, suas metas, quais habilidades e competências o profissional quer desenvolver e assim saber coloca-lo no lugar que vai tirar o melhor de si.

Motive o seu time

O PDI é algo para aumentar o senso de propósito dos seus colaboradores, mas não é o único. Uma equipe motivada tende a encontrar soluções criativas e efetivamente se divertir durante a execução do projeto. O “clima” de um escritório pode ser determinante no aflorar de novas ideias.

Uma proposta que tem ganhado cada vez mais espaço em organizações é a gamificação. A gamificação consiste em trazer aspectos de jogos para o ambiente de trabalho. Alguns exemplos de usam consistem em utilizar barras de progresso, representar visualmente o andamento de um projeto ou dar “níveis” aos seus funcionários pelo cumprimento de “missões”.

Ferramentas de produtividade em equipe

Não podemos deixar de fora certas ferramentas que um gestor precisa ter domínio para gerenciar o seu time. Algumas, como o Ciclo PDCA e a melhor execução de um gráfico de Pareto demandam um aprofundamento possível em cursos como o Green Belt – outros são ferramentas mais simples, mas extremamente úteis, que você confere a seguir.

Softwares as Services (SaaS)

Programas como o Trello, Teams e Miro são softwares que visam, por meio do design, replicar o melhor formato para a integração e troca de ideias e acompanhamento transparente de tarefas. Os Softwares as Services são um modelo de negócio baseado na computação em nuvem para rápida troca de arquivos, gerenciamento das tarefas e organização visual do espaço. Citamos alguns deles nos exemplos de bons espaços para desenvolver mapas mentais.

Checklist

Saber desenvolver um checklist de qualidade não é só listar tudo que você quiser. Uma mesma lista não pode confundir atividades de lazer e atividades de trabalho, assim como as diferentes atividades de trabalho possuem classificações próprias, podendo diferenciá-las por grau de prioridade, área demandante, prazo e etc.

Cronograma

Existem diferentes graus de priorização de uma tarefa e de distribuição do tempo. O método Pomodoro é um desses, mas não o único. Most Important Task, Time Blocking, sessões de foco em 90 minutos são algumas dessas estratégias de determinar um cronograma.

Projetos em Equipe demandam bons gestores

Produtividade demanda gestão e, quando em equipe, demanda gestores. O Lean Six Sigma é o melhor curso para gerir todas as ferramentas e indicadores necessários para melhorar o desempenho e apresentar resultados. O curso de Green Belt possui as ferramentas necessárias para o próximo passo na carreira.

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