Programa 5S: saiba o que é e como implementá-lo na sua empresa

programa 5S
24 de julho de 2018
Última modificação: 24 de julho de 2018

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos, Seis Sigma

O programa 5S é um sistema para organizar espaços para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente, eficaz e segura. Este sistema se concentra em colocar tudo onde ele pertence e manter o local de trabalho limpo, o que torna mais fácil para as pessoas fazerem seus trabalhos sem perder tempo ou se arriscarem a lesões.

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Tradução 5S

O termo 5S vem de cinco palavras japonesas:

  • Seiri
  • Seiton
  • Seiso
  • Seiketsu
  • Shitsuke

Em inglês, essas palavras costumam ser traduzidas para :

  • Ordenar
  • Defina em ordem
  • Brilho
  • Padronizar
  • Sustentar

Cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio.

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Você sabe quais as Origens da 5S – 5S e Lean Manufacturing?

O programa 5S começou como parte do Toyota Production System (TPS), o método de fabricação iniciado pelos líderes da Toyota Motor Company no início e meados do século XX. Esse sistema, muitas vezes chamado de manufatura enxuta no Ocidente, visa aumentar o valor de produtos ou serviços para os clientes. Isso geralmente é feito encontrando e eliminando o desperdício dos processos de produção.

A manufatura enxuta envolve o uso de muitas ferramentas, como 5S, kaizenkanbanjidokaheijunka poka-yoke. Ele é considerado uma parte fundamental do Sistema Toyota de Produção porque, até que o local de trabalho esteja em um estado organizado e limpo, é difícil alcançar resultados consistentemente bons. Um espaço confuso e desordenado pode levar a erros, lentidão na produção e até mesmo acidentes, que interrompem as operações e afetam negativamente uma empresa.

Por ter uma instalação sistematicamente organizada, uma empresa aumenta a probabilidade de que a produção ocorra exatamente como deveria.

Conheça os Benefícios do 5S

Com o tempo, a metodologia 5S leva a muitos benefícios , incluindo:

  • Custos reduzidos
  • Maior qualidade
  • Produtividade aumentada
  • Maior satisfação dos funcionários
  • Um ambiente de trabalho mais seguro

Você sabe quais são os 5 S’s?

O conceito 5S pode soar um pouco abstrato neste momento, mas na realidade é uma ferramenta muito prática e prática que todos no ambiente de trabalho podem fazer parte.

O programa 5S envolve a avaliação de tudo que está presente em um espaço, removendo o que é desnecessário, organizando as coisas logicamente, executando tarefas domésticas e mantendo esse ciclo em andamento. Organize, limpe, repita.

Vamos dar uma olhada em cada uma das partes do 5S.

Ordenar

O primeiro passo do programa 5S, Sort, envolve passar por todas as ferramentas, móveis, materiais, equipamentos, etc. em uma área de trabalho para determinar o que precisa estar presente e o que pode ser removido. Algumas perguntas a serem feitas durante essa fase incluem:

  • Qual é o objetivo deste item?
  • Quando este item foi usado pela última vez?
  • Com que frequência é usado?
  • Quem usa isso?
  • Precisa mesmo estar aqui?

Essas perguntas ajudam a determinar o valor de cada item. Um espaço de trabalho pode ser melhor sem itens desnecessários ou itens usados ​​com pouca frequência. Essas coisas podem atrapalhar ou ocupar espaço.

Tenha em mente que as melhores pessoas para avaliar os itens em um espaço são as pessoas que trabalham nesse espaço. Eles são os únicos que podem responder às perguntas acima.

Quando um grupo determinou que alguns itens não são necessários, considere as seguintes opções:

  • Dê os itens para um departamento diferente
  • Reciclar / jogar fora / vender os itens
  • Colocar itens no armazenamento

Para casos em que o valor de um item é incerto – por exemplo, uma ferramenta não foi usada recentemente, mas alguém acha que pode ser necessária no futuro – use o método da etiqueta vermelha. Etiquetas vermelhas são geralmente etiquetas de papelão ou adesivos que podem ser anexados aos itens em questão. Os usuários preenchem informações sobre o item, como:

  • Localização
  • Descrição
  • Nome da pessoa que aplica a tag
  • Data da aplicação

Em seguida, o item é colocado em uma “área de tag vermelha” com outros itens questionáveis. Se após um determinado período de tempo (talvez um mês ou dois) o item não tiver sido usado, é hora de removê-lo do espaço de trabalho. Não vale a pena pendurar coisas que nunca se acostumaram, já que ocupam espaço.

Dica: defina um lembrete – em seu telefone ou computador, ou posicionado em algum lugar na área de trabalho – para voltar com a área da etiqueta vermelha para que ela não seja esquecida.

Defina em ordem

Uma vez que a desordem extra se foi, é mais fácil ver o que é o quê. Agora os grupos de trabalho podem criar suas próprias estratégias para classificar os itens restantes. Coisas a considerar:

  • Quais pessoas (ou estações de trabalho) usam quais itens?
  • Quando os itens são usados?
  • Quais itens são usados ​​com mais frequência?
  • Os itens devem ser agrupados por tipo?
  • Onde seria mais lógico colocar itens?
    • Algumas colocações seriam mais ergonômicas para os trabalhadores do que outras?
    • Algumas colocações reduziriam o movimento desnecessário?
  • São necessários mais recipientes de armazenamento para manter as coisas organizadas?

Durante essa fase, todos devem determinar quais arranjos são mais lógicos. Isso exigirá pensar através de tarefas, a frequência dessas tarefas, os caminhos que as pessoas tomam através do espaço, etc.

As empresas podem querer parar e pensar sobre o relacionamento entre a organização e os esforços Lean maiores. Que arranjo causará a menor quantidade de resíduos?

Na fabricação enxuta, os resíduos podem assumir a forma de:

  • Defeitos
  • Tempo de espera
  • Movimento extra
  • Inventário em excesso
  • Superprodução
  • Processamento extra
  • Transporte desnecessário
  • Talentos não utilizados

Dica: Para fins de 5S, considere especificamente como o layout e a organização de uma área podem aumentar / diminuir o tempo de espera, o movimento e o transporte desnecessário.

Brilho

Todo mundo acha que sabe o que é limpeza, mas é uma das coisas mais fáceis de ignorar, especialmente quando o trabalho fica ocupado. O estágio de Brilho do programa 5S se concentra na limpeza da área de trabalho, o que significa varrer, esfregar, remover o pó, limpar superfícies, colocar ferramentas e materiais, etc.

Além da limpeza básica, o Shine também envolve a realização de manutenção regular em equipamentos e máquinas. Planejar a manutenção antecipadamente significa que as empresas podem detectar problemas e evitar quebras. Isso significa menos tempo perdido e nenhuma perda de lucros relacionada a interrupções no trabalho.

Brilhar no local de trabalho pode não parecer empolgante, mas é importante. E não deve ser deixado apenas para o pessoal de limpeza. No programa 5S, todos assumem a responsabilidade de limpar seu espaço de trabalho, idealmente diariamente. Fazê-lo faz com que as pessoas se apropriem do espaço, o que a longo prazo significa que as pessoas estarão mais investidas no seu trabalho e na empresa.

Dica: Como limpar pode parecer óbvio, mas certifique-se de que as pessoas saibam como iluminar adequadamente seus espaços. Mostre aos funcionários – especialmente aos novos funcionários – quais produtos de limpeza usar, onde os materiais de limpeza são armazenados e como limpar os equipamentos, especialmente se forem equipamentos que poderiam ser facilmente danificados.

Padronizar

Quando as três primeiras etapas do programa 5S forem concluídas, as coisas devem ficar muito boas. Todo o material extra se foi, tudo está organizado, os espaços são limpos e o equipamento está em boas condições de funcionamento.

O problema é que, quando o programa  5S é novo em uma empresa, é fácil limpá-lo e se organizar… e depois, lentamente, deixar as coisas voltarem ao que eram. A padronização torna o programa 5S diferente do típico projeto de limpeza de molas. Padronizar sistematiza tudo o que acabou de acontecer e transforma os esforços de uma só vez em hábitos. Padronizar atribui tarefas regulares, cria agendamentos e envia instruções para que essas atividades se tornem rotinas. Ele faz procedimentos operacionais padrão para 5S para que a ordem não caia no esquecimento.

Dependendo do espaço de trabalho, uma lista de verificação do programa 5S ou um gráfico diário pode ser útil. Um cronograma publicado indicando com que frequência certas tarefas de limpeza devem ocorrer e quem é responsável por elas é outra ferramenta útil.

Inicialmente, as pessoas provavelmente precisarão de lembretes sobre o programa 5S. Pequenas quantidades de tempo podem precisar ser retiradas diariamente para tarefas 5S. Mas com o tempo, as tarefas se tornarão rotineiras e a organização e limpeza do programa 5S se tornarão parte do trabalho regular.

Dica: Dicas visuais como sinais, etiquetas, pôsteres , fitas de marcação de piso e organizadores de ferramentas também desempenham um papel importante no 5S. Eles podem fornecer instruções e manter itens no lugar, em muitos casos sem palavras.

Sustentar

Uma vez que os procedimentos padrão para o programa 5S estejam em vigor, as empresas devem realizar o trabalho contínuo de manter esses procedimentos e atualizá-los conforme necessário. Sustentar refere-se ao processo de manter o 5S funcionando sem problemas, mas também de manter todos na organização envolvidos. Os gerentes precisam participar, assim como os funcionários no chão de fábrica, no depósito ou no escritório. Sustentar é fazer do 5S um programa de longo prazo, não apenas um evento ou um projeto de curto prazo. Idealmente, o 5S se torna parte da cultura de uma organização. E quando o 5S é sustentado ao longo do tempo, é quando as empresas começam a perceber resultados positivos contínuos.

Dica 1: Para ajudar a sustentar as práticas do programa 5S, certifique-se de que todos os novos funcionários (ou funcionários que mudam de departamento) recebam treinamento sobre os procedimentos 5S da sua área.

Dica 2: Mantenha as coisas interessantes. Veja o que outras empresas estão fazendo com o programa 5S. Novas ideias para organização podem melhorar as coisas e manter os funcionários engajados.

Segurança – o 6º S

Algumas empresas gostam de incluir um sexto S em seu programa 5S: Segurança. Quando segurança é incluída, o sistema é freqüentemente chamado de 6S . A etapa de Segurança envolve o foco no que pode ser feito para eliminar riscos nos processos de trabalho, organizando as coisas de determinadas maneiras.

Isso pode envolver a configuração de estações de trabalho para torná-las mais ergonômicas, marcando interseções – como os locais em que empilhadeiras e pedestres se cruzam – com sinais e rotulando o gabinete de armazenamento para produtos químicos de limpeza para que as pessoas estejam cientes dos possíveis riscos. Se o layout do local de trabalho ou as tarefas que as pessoas executam forem perigosas, esses perigos devem ser reduzidos o máximo possível. É nisso que o sexto S se concentra.

Algumas pessoas consideram a segurança um resultado de realizar os outros cinco S apropriadamente e, como resultado, um sexto S não é necessário. Eles acham que, se o espaço de trabalho estiver organizado e limpo adequadamente e usar dicas de segurança visuais úteis, uma etapa de segurança separada é desnecessária.

Nenhuma das abordagens de segurança está certa ou errada. Mas, no entanto, uma empresa quer abordar a segurança, deve estar ciente de que prestar atenção à segurança é importante.

Dica: Se acidentes e acidentes acontecem, pare para considerar se uma melhoria de 5S poderia ter impedido isso. Poderia menos confusão, superfícies de caminhada mais limpas ou melhores sinais e rótulos fizeram a diferença?

Começando com 5S

Mesmo que o programa 5S seja um conceito bastante simples, começar um novo programa 5S pode parecer assustador. É como empreender um grande projeto de limpeza na garagem ou no porão em casa; Há muitas coisas para lidar, e começar provavelmente não parece divertido.

Comece com etapas práticas, como decidir quais departamentos e indivíduos serão envolvidos, que treinamento é necessário e quais ferramentas usar para facilitar o processo. Determinar essas coisas concretas ajudará a iniciar o processo de implementação do programa 5S.

Quem deve participar do 5S?

Aqui está a resposta curta para esta pergunta: todos. Se um departamento está começando 5S, os gerentes e todos os outros funcionários devem ser incluídos. Se alguém é deixado de fora, isso pode levar a confusão ou a bagunça que as pessoas não querem se apropriar.

É possível que algumas pessoas desempenhem um papel maior no 5S do que outras, o que é bom. Pode haver coordenadores 5S encarregados de instalar e manter a rotulagem 5S, acompanhar as tarefas atribuídas ou introduzir novos membros do departamento no sistema 5S. Essas pessoas obviamente gastarão muito tempo pensando em 5S em comparação com outras. Todos devem pensar no 5S regularmente, no entanto. O 5S pode ocorrer inicialmente como um evento, mas idealmente torna-se parte do trabalho diário para todos.

Também é importante lembrar que os líderes da empresa devem participar do 5S, especialmente se o programa 5S for um esforço de toda a empresa. Quando as pessoas vêem seus superiores levando o 5S a sério participando, elas estarão mais propensas a levar a sério também.

Treinamento 5S

Qualquer um que participe das atividades do programa 5S precisa receber treinamento. Isso pode ser feito em sala de aula, com um DVD de treinamento e / ou atividades práticas. Uma demonstração de como o 5S pode ocorrer em uma estação de trabalho também pode ser útil.

Para que os funcionários entendam por que a empresa vai começar a usar o programa 5S e por que é importante, eles devem receber um breve histórico do 5S, suas partes e seus benefícios.

É bem possível que a forma como o 5S é realizado em uma organização ou em um departamento seja diferente dos outros, portanto, os grupos que executam o programa 5S pela primeira vez podem precisar descobrir a melhor maneira de executar as etapas do 5S em seus espaços.

Em qualquer caso, todos devem receber treinamento quando o programa 5S for novo e, em seguida, todos os novos funcionários que vierem mais tarde devem receber treinamento sobre o 5S também.

5S e Comunicação Visual

Uma parte fundamental do programa 5S é que torna os espaços mais limpos e, portanto, mais fáceis de navegar. Isso significa que as pessoas podem realizar seu trabalho com mais facilidade. Ferramentas de comunicação visual, como rótulos, marcações de piso, marcações de gabinetes e prateleiras e placas de sombra podem tornar os espaços de navegação ainda mais simples. Além disso, essas ferramentas podem ajudar a manter o espaço de trabalho organizado. Um local de trabalho que usa o gerenciamento visual dessa maneira é geralmente chamado de local de trabalho visual .

Algumas ferramentas visuais comuns usadas no programa 5S são:

    • Fita de marcação de chão

Essas fitas podem ser usadas para descrever as células de trabalho, marcar os locais onde o equipamento ou os materiais são colocados ou destacar os riscos. Eles vêm em uma variedade de cores e padrões, e também podem ser usados ​​em prateleiras, bancadas de trabalho, armários e outras superfícies.

    • Etiquetas e Sinais

Esses visuais usam texto, cores e símbolos para transmitir informações. Eles podem indicar o conteúdo das gavetas, alertar sobre as pessoas onde armazenar as peças. Muitos estilos e tamanhos existem, e algumas empresas até optam por fazê-las internamente com um rótulo e assinar a impressora.

    • Placas de sombra e espuma de caixa de ferramentas

Esses recursos visuais são úteis em espaços de trabalho com muitas ferramentas. Placas de sombra usam recortes de ferramentas que são colocadas atrás do local onde uma ferramenta está pendurada em um pegboard. A espuma da caixa de ferramentas funciona de maneira semelhante, exceto que ela se encaixa em uma gaveta de caixa de ferramentas. A forma da ferramenta é cortada de uma camada superior de espuma, de modo que uma camada inferior brilhante de espuma é exposta. Ambos os métodos destacam ferramentas ausentes e informam às pessoas exatamente onde as ferramentas devem ser colocadas quando terminarem de usá-las.

As empresas podem optar por usar algumas ou todas essas ferramentas visuais. Todos eles ajudam a alcançar o dito frequentemente do 5S: “Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar”. Essas ferramentas deixam claro onde as coisas pertencem, então a desordem não se torna um problema tão facilmente.

Dica: se você usar marcas de piso codificadas por cores, fitas ou outras sugestões visuais, certifique-se de que todos as compreendam. Poste um cartela de cores, se necessário.

5S Fabricação externa – na área de saúde, no escritório ou no governo

O programa 5S teve origem na indústria de manufatura da Toyota e provou ser útil para fabricantes em muitas indústrias, não apenas na indústria automobilística. Nas últimas décadas, a 5S foi além da fabricação para outras indústrias, como a saúde. Muitos escritórios também empregam 5S, assim como algumas escolas e outras organizações governamentais.

Os passos básicos do programa 5S podem ser aplicados a qualquer local de trabalho. Um escritório pode usar o 5S para manter os suprimentos organizados, assim como hospitais e clínicas médicas. O 5S pode até ser usado em uma cozinha comunitária para evitar que o refrigerador se encha de comida vencida. É realmente apenas uma questão de determinar quais espaços de trabalho e processos de trabalho se beneficiarão mais com a melhoria da organização do local de trabalho.

Exemplo 5S

Veja o exemplo abaixo para ver o programa 5S em ação. Antes de 5S, os espaços são confusos e confusos. Depois do 5S, tudo tem um local atribuído, que geralmente é marcado com fita de marcação de chão, rótulos e outras sugestões visuais.

Quando o 5S é usado no local de trabalho, é mais fácil detectar anormalidades e identificar possíveis problemas antes que eles se tornem problemas significativos.

Os custos de 5S versus economias de longo prazo

Os líderes de negócios que consideram o uso do programa 5S podem se perguntar se o 5S é caro de implementar. Geralmente não é. Pode haver um investimento inicial em ferramentas como etiquetas e etiquetas para marcação de piso, e algum tempo precisa ser gasto em treinamento e em atividades 5S, o que ocupa o tempo dos funcionários. No longo prazo, porém, o 5S faz com que os processos sejam executados com mais facilidade e evita contratempos, e essas coisas geralmente economizam dinheiro para as empresas.

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