Microsoft Planner: Conheça a ferramenta e extraia o melhor dela

Projetos são melhor trabalhados em equipe, certo? Nesse caso, você provavelmente já experienciou alguma situação em que o time se reúne para planejar etapas, delegar tarefas e responsabilidades e organizar o processo como um todo. Manter a rastreabilidade das atividades e atribuições, bem como os prazos é uma tarefa difícil às vezes e que demanda tempo e atenção. O Microsoft Planner é uma ferramenta disponível aos assinantes do Office 365 e atua como facilitador para todas essas etapas citadas. Nesse artigo nos aprofundaremos na proposta da ferramenta e como melhor utilizá-la no dia a dia.

O que é o Microsoft Planner?

O Microsoft Planner é uma ferramenta criada e distribuída pela Microsoft e visa ajudar empresários, gestores, funcionários e professores a estruturarem, planejarem e elaborarem projetos de trabalho através de uma abordagem dinâmica, simples e altamente visual.

Muito semelhante ao Trello e o Asana, o Planner tem maior aderência quando o assunto é uma ou mais tarefas simples. Seu alto perfil colaborativo o torna bastante popular entre pequenas equipes que precisam se manter a par de projetos o tempo todo. Além disso, claro, a integração às demais ferramentas da Microsoft e sua presença na conhecida assinatura do Office 365, o favorecem quando a decisão de contratação e usabilidade é colocada na mesa.

Sua interface simples e intuitiva auxilia os usuários a estruturar planos de ação, delegar tarefas, rastrear responsáveis e compartilhar arquivos. Além disso, seus gráficos e cards informam, quase que de maneira instantânea, o andamento das atividades, poupando assim o gasto de tempo e interpretações dúbias. 

Dentre os benefícios experienciados pelos usuários, a flexibilidade, organização e dinamismo se destacam. A melhor gestão da rotina proporcionada pelo Planner é fundamental para o bom andamento dos seus projetos e a manutenção da qualidade nas entregas. 

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Como o Microsoft Planner é organizado?

O objetivo do Microsoft Planner é simples: Organizar as atividades e responsabilidades em um nível fundamental de pensamento e acessível a toda a equipe. Por isso, a ferramenta se utiliza de um conjunto de ações que aborda diferentes etapas. São elas:

Planos

São, em suma, seus projetos. Os planos comportam, por exemplo, seu objetivo central e conecta todo o conjunto de tarefas e esforços a atingi-lo. Independente da atividade da sua organização, os planos organizarão as tarefas e seus prazos, de forma clara e objetiva. 

A importância de criar um plano claro é garantir que toda a equipe envolvida domine o assunto e saiba o real peso de sua contribuição ao projeto. Portanto, é papel do gestor realizar uma apresentação do plano, preferencialmente em uma reunião (podendo usar o Microsoft Teams, por exemplo) para que o início das atividades aconteça da melhor forma possível, e quaisquer dúvidas sejam sanadas.

Tarefas

As tarefas são as atividades individuais que a equipe realizará a fim de cumprir o objetivo central do plano. Tarefas, no Planner, tem o aspecto de cards no quadro de planejamento e recebem títulos, períodos de desenvolvimento e vencimento, além das atribuições individuais de cada membro do projeto.

Vale ressaltar que, em alguns projetos, os cards também receberão os dados de subtarefas, contendo informações pertinentes como um modelo pré combinado, anexos de apoio ou referenciais ou mesmo links externos a fim de possibilitar o acesso a recursos chave para o bom andamento das tarefas. 

Buckets

Buckets servem para classificar suas tarefas, dividindo-as em itens, fases, escopos de trabalho, departamentos, etc. A premissa dos buckets é semelhante ao Kanban, pois representam os estágios e você os move conforme as tarefas avançam para as próximas etapas do projeto.

Outro uso para os buckets é tratá-los como “subprojetos”. Nessa proposta, use os buckets como detentores de pequenas metas ou ações que devem ser cumpridas para auxiliar na logística e operação das tarefas individuais como um todo.

Integração entre o Planner e o Teams

Se sua empresa faz uso do Teams, o Planner surge como uma ferramenta extremamente conveniente. Isso por causa da proposta de comunicação e controle de informações e arquivos entre todas as ferramentas Microsoft.

Você pode, por exemplo, determinar um canal do Teams adicionar um plano existente em seu Planner para compartilhar com a equipe usuária do canal. Assim, você consegue notificar os membros em conjunto e individualmente, assegurando assim uma atenção e acompanhamento das tarefas.

No entanto, caso sua intenção não seja utilizar ambas as ferramentas é preciso atenção, afinal, para usufruir da integração em plenitude é preciso acesso às duas. Mas caso sua intenção seja apenas criar um canal de acompanhamento ou apresentação do andamento do projeto, a integração básica comentada o atenderá muito  bem.

Usando o Planner

Diferentemente de outras ferramentas da Microsoft, o Planner é disponibilizado apenas como um aplicativo de navegador ou móvel. Vai depender apenas da sua organização possuir uma assinatura do Office 365/Microsoft 365 para que você consiga acessá-lo.

Em geral as organizações oferecem uma imersão na ferramenta, orientando novos colaboradores em suas funcionalidades e formas de trabalho praticadas pela empresa. Se estiver com muitas dúvidas vale um acesso ao suporte da Microsoft, os fóruns do site sempre estão dispostos a auxiliar novos usuários e pessoas com dúvidas pontuais.

No mais, você criará um novo plano seguindo a estrutura de organização que citamos. Proponha planos claros e atingíveis, com objetivos reais e significativos para a sua empresa. Em seguida, determine tarefas e aloque recursos importantes para sua realização. Lembre-se de se manter acessível a equipe, pois antes de tudo essa é uma ferramenta colaborativa. Use os buckets como melhor lhe atender, seja para classificar suas tarefas ou atuarem como subprojetos.

Os pontos de atenção sempre se direcionam ao uso da ferramenta e da manutenção dos prazos. Desvios no andamento dos projetos são comuns, mas busque se manter atento a quaisquer necessidades emergenciais ou inconformidades em seus planos. Saiba elencar a importância de cada projeto para que o acompanhamento progressivo se resulte em relatórios concisos e um produto final de qualidade.

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A geração de relatórios no Planner é gráfica e simplificada, portanto é preciso saber interpretá-los com exatidão, pois não se comparam a relatórios disponíveis em softwares ou metodologias de gerenciamento de projetos. Através das informações neles contidas você pode observar:

• Tarefas em atraso;
• A equipe ou pessoa com mais tarefas atribuídas;
• Urgência das tarefas e em que estágio se encontram;
• Status geral das tarefas em cada intervalo proposto.

Como extrair o melhor de um time remoto?

Trabalhar em equipes remotas é uma realidade há bastante tempo, mas não há como negar que em 2020 isso se tornou ainda mais necessário e perceptível. O Planner, bem como as demais ferramentas da Microsoft, auxiliam indivíduos e organizações a manterem seus projetos nos trilhos.

No entanto, o trabalho remoto (nacional ou internacional) cria barreiras e oportunidades que são ímpares e, às vezes, irreais ao trabalho presencial. Prepare-se para lidar com as adversidades e navegar nas oportunidades a fim de extrair o melhor da sua equipe. 

Pensando nisso, listamos abaixo algumas dicas de como buscar uma maior garantia para que isso aconteça. Veja:

Promova e mantenha o aspecto humano:

Apesar da distância todos mantêm seus sentimentos, portanto, pratique a empatia e promova a troca de ideias e experiências;

Crie metas claras baseando-se em expectativas tangíveis:

Não é só no Planner que a clareza e compreensão dos objetivos se faz útil, é preciso trabalhar isso constantemente para criar um ambiente propício ao desenvolvimento e que não gere choques de comunicação ou dedicação;

Opte pela comunicação em tempo real:

Um costume que trazemos do trabalho presencial é falar com o outro em conveniência, do contrário enviar-lhe um e-mail. Em caso de todos os colaboradores estarem em um mesmo fuso horário, evite isso. Proponha uma ferramenta, como o Teams por exemplo, que o torne capaz de se comunicar em texto ou áudio em tempo real, evitando atrasos ou desvios;

Dê suporte ao indivíduo:

Em alguns cenários mais emergenciais como o que temos experienciado, alguns colaboradores não estão completamente preparados para o trabalho remoto. Nesses casos, é preciso que a empresa forneça equipamento de qualidade e ampare o colaborador com políticas e culturas organizacionais.

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