Já pensou em organizar as tarefas da sua equipe de uma maneira muito mais eficiente? Criar planos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, comunicar-se com membros da equipe e rastrear o progresso do projeto tudo em um aplicativo só? O Microsoft Planner é uma ferramenta disponível aos assinantes do Office 365 e atua como facilitador para todas essas etapas citadas. Nesse artigo nos aprofundaremos na proposta da ferramenta e como melhor utilizá-la no dia a dia.
O que é o Planner da Microsoft?
O Microsoft Planner é uma ferramenta criada e distribuída pela Microsoft e visa ajudar empresários, gestores, funcionários e professores a estruturarem, planejarem e elaborarem projetos de trabalho através de uma abordagem dinâmica, simples e altamente visual.
Muito semelhante ao Trello e o Asana, o Planner oferece maior aderência quando o assunto é uma ou mais tarefas simples. Seu perfil bastante colaborativo o torna bastante popular entre pequenas equipes que precisam se manter a par de projetos o tempo todo. Além disso, claro, a integração às demais ferramentas da Microsoft e sua presença na conhecida assinatura do Microsoft Office 365, o favorecem quando a decisão de contratação e usabilidade é colocada na mesa.
Sua interface simples e intuitiva auxilia os usuários a estruturar planos de ação, delegar tarefas, rastrear responsáveis e compartilhar arquivos. Além disso, seus gráficos e cards informam, quase que de maneira instantânea, o andamento das atividades, poupando assim o gasto de tempo e interpretações dúbias.
Dentre os benefícios experienciados pelos usuários, a flexibilidade, organização e dinamismo se destacam. A melhor gestão da rotina proporcionada pelo Planner é fundamental para o bom andamento dos seus projetos e a manutenção da qualidade nas entregas.
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Como o Microsoft Planner é organizado?
O objetivo do Microsoft Planner é simples: Organizar as atividades e responsabilidades em um nível fundamental de pensamento e acessível a toda a equipe. Por isso, a ferramenta se utiliza de um conjunto de ações que aborda diferentes etapas. São elas:
Planos
São, em suma, seus projetos. Os planos comportam, por exemplo, seu objetivo central e conecta todo o conjunto de tarefas e esforços a atingi-lo. Independente da atividade da sua organização, os planos organizarão as tarefas e seus prazos, de forma clara e objetiva.
A importância de criar um plano claro é garantir que toda a equipe envolvida domine o assunto e saiba o real peso de sua contribuição ao projeto. Portanto, é papel do gestor realizar uma apresentação do plano, preferencialmente em uma reunião (podendo usar o Microsoft Teams, por exemplo) para que o início das atividades aconteça da melhor forma possível, e quaisquer dúvidas sejam sanadas.
Tarefas
As tarefas são as atividades individuais que a equipe realizará a fim de cumprir o objetivo central do plano. Tarefas, no Planner, tem o aspecto de cards no quadro de planejamento e recebem títulos, períodos de desenvolvimento e vencimento, além das atribuições individuais de cada membro do projeto.
Vale ressaltar que, em alguns projetos, os cards também receberão os dados de subtarefas, contendo informações pertinentes como um modelo pré-combinado, anexos de apoio ou referenciais e até mesmo links externos a fim de possibilitar o acesso a recursos chave para o bom andamento das tarefas.
Buckets
Buckets servem para classificar suas tarefas, dividindo-as em itens, fases, escopos de trabalho, departamentos, etc. A premissa dos buckets é semelhante ao Kanban, pois representam os estágios e você os move conforme as tarefas avançam para as próximas etapas do projeto.
Outro uso para os buckets é tratá-los como “subprojetos”. Nessa proposta, use os buckets como detentores de pequenas metas ou ações que devem ser cumpridas para auxiliar na logística e operação das tarefas individuais como um todo.
Integração entre o Planner e o Teams
Se sua empresa faz uso do Teams, o Planner surge como uma ferramenta extremamente conveniente. Isso por causa da proposta de comunicação e controle de informações e arquivos entre todas as ferramentas Microsoft.
Você pode, por exemplo, determinar um canal do Teams adicionar um plano existente em seu Planner para compartilhar com a equipe usuária do canal. Assim, você consegue notificar os membros em conjunto e individualmente, assegurando assim uma atenção e acompanhamento das tarefas.
No entanto, caso sua intenção não seja utilizar ambas as ferramentas é preciso atenção, afinal, para usufruir da integração em plenitude é preciso acesso às duas. Mas caso sua intenção seja apenas criar um canal de acompanhamento ou apresentação do andamento do projeto, a integração básica comentada o atenderá muito bem.
Usando o Planner
Diferentemente de outras ferramentas da Microsoft, o Planner é disponibilizado apenas como um aplicativo de navegador ou móvel. Para conseguir o acesso à plataforma é preciso da assinatura do Office 365 e conseguir utilizar da plataforma para sua organização do dia a dia.
Em geral as organizações oferecem uma imersão na ferramenta, familiarizando os novos colaboradores com suas funcionalidades e formas de trabalho praticadas pela empresa. Se estiver com muitas dúvidas vale um acesso ao suporte da Microsoft, os fóruns do site sempre estão dispostos a auxiliar novos usuários e pessoas com dúvidas pontuais.
No mais, você criará um novo plano seguindo a estrutura de organização que citamos. Proponha planos claros e atingíveis, com objetivos reais e significativos para a sua empresa. Em seguida, determine tarefas e reúna recursos importantes para sua realização. Lembre-se de se manter acessível a equipe, pois antes de tudo essa é uma ferramenta colaborativa. Use os buckets como melhor lhe atender, seja para classificar suas tarefas ou atuarem como subprojetos.
Os pontos de atenção sempre se direcionam ao uso da ferramenta e da manutenção dos prazos. Desvios no andamento dos projetos são comuns, mas busque se manter atento a quaisquer necessidades emergenciais ou inconformidades em seus planos. Saiba classificar a importância de cada projeto para que o acompanhamento progressivo se resulte em relatórios concisos e um produto final de qualidade.
Para que serve o Planner da Microsoft?
Algumas das principais funcionalidades do Planner da Microsoft incluem:
- Criação de planos: Permite que os usuários criem um plano para cada projeto, definindo tarefas, datas de conclusão, membros da equipe responsáveis, etiquetas e outras informações importantes.
- Atribuição de tarefas: Permite que os usuários atribuam tarefas a membros específicos da equipe, definindo prazos e prioridades.
- Acompanhamento do progresso: Permite que os usuários acompanhem o progresso das tarefas e projetos, visualizando o status atual, datas de conclusão, tarefas concluídas e tarefas pendentes.
- Comunicação e colaboração: Permite que os membros da equipe colaborem em tempo real, troquem mensagens, compartilhem arquivos e documentos, comentem em tarefas e enviem atualizações de status.
- Integração com outras ferramentas da Microsoft: O Planner pode ser integrado com outras ferramentas da Microsoft, como o Teams, SharePoint e Outlook, tornando mais fácil e eficiente a colaboração entre as equipes e o gerenciamento de projetos.
A geração de relatórios no Planner é simplificada, portanto é preciso saber interpretá-los com exatidão, pois não se comparam a relatórios disponíveis em softwares ou metodologias de gerenciamento de projetos. Através das informações neles contidas você pode observar:
- Tarefas em atraso;
- A equipe ou pessoa com mais tarefas atribuídas;
- Urgência das tarefas e em que etapa se encontram;
- Status geral das tarefas em cada intervalo proposto.
Como extrair o melhor de um time remoto?
Trabalhar em equipes remotas é uma realidade há bastante tempo, mas não há como negar que em 2020 isso se tornou ainda mais necessário e perceptível. O Planner, bem como as demais ferramentas da Microsoft, auxiliam indivíduos e organizações a manterem seus projetos nos trilhos.
No entanto, o trabalho remoto (nacional ou internacional) cria barreiras e oportunidades que são ímpares e, às vezes, irreais ao trabalho presencial. Prepare-se para lidar com as adversidades e navegar nas oportunidades a fim de extrair o melhor da sua equipe.
Pensando nisso, listamos abaixo algumas dicas de como buscar uma maior garantia para que isso aconteça. Veja:
Promova e mantenha o aspecto humano
Apesar da distância todos mantêm seus sentimentos, portanto, pratique a empatia e promova a troca de ideias e experiências.
Crie metas claras baseando-se em expectativas tangíveis
Não é só no Planner que a clareza e compreensão dos objetivos se faz útil, é preciso trabalhar isso constantemente para criar um ambiente propício ao desenvolvimento e que não gere choques de comunicação.
Opte pela comunicação em tempo real
Um costume que trazemos do trabalho presencial é falar com o outro em conveniência, do contrário enviar-lhe um e-mail. Em caso de todos os colaboradores estarem em um mesmo fuso horário, evite isso. Proponha uma ferramenta, como o Teams por exemplo, que o torne capaz de se comunicar em texto ou áudio em tempo real, evitando atrasos ou desvios.
Dê suporte ao indivíduo
Em alguns cenários mais emergenciais como o que temos experienciado, alguns colaboradores não estão completamente preparados para o trabalho remoto. Nesses casos, é preciso que a empresa forneça equipamento de qualidade e ampare o colaborador com políticas e culturas organizacionais.
