Como aplicar Lean em uma clínica veterinária?
O Toyota Production System e Lean são "filosofias" e um sistema de gerenciamento completos, mas que o sucesso requer um compromisso de longo prazo com todos os conceitos, ferramentas e métodos. Um projeto 5S aqui ou um conselho de kaizen acolá, não é uma iniciativa Lean e prática. Ao implementar os conceitos básicos de Lean, nossa esperança é que profissionais, gerentes e funcionários estejam intrigados por essas ideias, e como uma indústria e uma profissão, possam aprender mais, explorar, experimentar, discutir e melhorar continuamente. Isso também vale para uma clínica veterinária.
Mapeamento de fluxo de valor
Um fluxo de valor é a sequência de etapas e processos de matérias-primas para o produto final – transformar um animal de estimação doente para um saudável. Um mapa de fluxo de valor do estado atual (VSM) é um diagrama de cada etapa no fluxo de valor, pois ele realmente ocorre; não da forma como pensamos que ocorre ou pretendia que ocorresse. O mapa é então analisado para encontrar todos os diferentes tipos de desperdício, eliminando sempre que possível e depois trabalhando para criar um melhor fluxo.
Embora existam muitas maneiras de criar um mapa de fluxo de valor, um método menos formal, mas efetivo, é criado usando “post-its” e uma parede em branco. Pense em cada uma das etapas do processo que você deseja mapear, ou melhor ainda, siga um paciente por meio do processo em seu hospital. Crie uma nota para cada uma das etapas que ocorrem desde o momento em que o paciente é apresentado para cuidados, até que o processo de check-out tenha sido concluído.
Certifique-se de incluir quaisquer tempos de espera, como quando um paciente é colocado temporariamente em um canil. Procure qualquer desperdício "Tipo I" (uma ação sem valor, mas necessária para o funcionamento do sistema) e remova-o do VSM. Em seguida, avalie metodicamente cada uma das etapas restantes.
- Há algum passo cujo tempo pode ser encurtado?
- Existe algum que possa ser realizado em paralelo, em vez de em sequência?
- Existem formas de redirecionar recursos para uma área específica de forma mais contínua?
Considere alternativas ao status quo:
- Há algum membro da equipe que é melhor em um passo particular do que em outro?
- O treinamento cruzado de um funcionário é possível para um determinado passo?
- Uma mudança na disposição física do equipamento ou uma área de trabalho melhoraria o processo?
- A sequência de passos é lógica e o movimento do paciente por meio do fluxo de valor é suave?
No final deste exercício completo, você terá um plano para um novo fluxo de valor que reduz o desperdício, utiliza recursos de forma mais eficaz, movimenta o paciente através do hospital de forma mais eficiente e gera maior valor para o cliente. Não será perfeito, mas melhorará com cada iteração desse processo.
Como aplicar o 5S na sua clínica veterinária?
"5S" incorpora um princípio básico do Lean para tornar os sistemas visíveis, de modo que o desperdício é facilmente visto, facilitando o trabalho para todos os envolvidos. Os cinco S representam:
- Eliminar (Seiri) Faça uma inspeção pela área de trabalho procurando itens antigos, vencidos, irrelevantes ou quebrados, e remova-os. Jogue-os ou, pelo menos, tire-os do caminho. Você realmente precisa manter os certificados das vacinas de raiva a partir de 1987?
- Ordenar (Seiton) Para tudo mais que permanecer, organize-o. Faça a adesão ao ditado: "Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar". Os itens usados com mais frequência devem ser colocados de perto para economizar tempo para funcionários e veterinários.
- Limpar (Seiso) Limpe a área. Uma rotina de limpeza do local de trabalho minimiza a contaminação e as doenças infecciosas, cria a oportunidade de verificar o equipamento e realizar manutenção no tempo correto, além de manter o hospital em um estado que é uma fonte de orgulho.
- Padronizar (Seiketsu) Em cada uma das gavetas e armários, em cada sala de exame, há os mesmos suprimentos? Eles estão dispostos da mesma maneira? A padronização ajuda a evitar a confusão e o tempo desperdiçado procurando itens. Forneça um "método" para a "loucura". Rotule as gavetas, armários e bancadas, para que todos saibam o que é suposto estar lá e possam facilmente ver se não é.
- Sustentar (Shitsuke) 5S não se destina a ser um projeto único. Deve ser uma atividade contínua na prática, manter as coisas organizadas e continuamente melhoradas.
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Como aplicar os 5 Porquês na sua clínica veterinária?
O "5 Porquês" é um método usado para encontrar a causa raiz de um problema. Muitas vezes, o problema real não é fácil de entender - você precisa "cavar" para encontrá-lo. A ideia é continuar perguntando "por que" até que uma causa raiz possa ser identificada. O número "cinco" é um pouco arbitrário, mas implica perguntar "por que" vezes suficientes para chegar à causa raiz.
Reparar uma causa mais superficial não irá, em última instância, lidar com o problema. Se você parece ter os mesmos problemas de maneira recorrente, é provável que você não tenha descoberto a causa raiz. Pergunte "por que" mais algumas vezes ou faça um brainstorming de possíveis causas adicionais. Além disso, esteja ciente de que muitos, se não a maioria, dos problemas são defeitos em um sistema, não uma pessoa. Lean é sobre perguntar "por que" e "como", não "quem". Corrigir o sistema para evitar que alguém crie desperdícios no futuro. Isso é chamado de poka yoke ou sistema à "prova de erros".
Como o A3 pode ajudar na sua clínica veterinária?
Primeiro, precisamos explicar brevemente o ciclo "Planejar, fazer, verificar, agir" (PDSA). Criado por Walter Shewhart no Bell Labs na década de 1930, foi introduzido na indústria japonesa da Segunda Guerra Mundial por W. Edwards Deming. Foi confirmado como método científico de investigação - ter um problema ou questão, formular uma hipótese, projetar e realizar um experimento, analisar os dados e formar uma conclusão. Mais do que apenas um sistema para resolver problemas, é uma metodologia para entender profundamente os motivos do problema, descobrir o que é conhecido e o que é desconhecido, e aprender, tanto individualmente como organizacionalmente, a fim de evitar a recorrência em o futuro.
Os relatórios A3 são simplesmente o documento escrito que grava sucintamente o ciclo PDSA, muitas vezes fornecendo um pouco mais de estrutura do que as quatro etapas. O nome A3 vem do papel, a folha padrão A3 (na orientação "paisagem"), tradicionalmente usado pela Toyota para esses relatórios. Não há desperdícios de 200 páginas ou plataformas para percorrer aqui.
O lado esquerdo do A3 é para a etapa "Plano". Deve incluir um título, uma declaração do problema e uma descrição do estado atual. Esta parte pode conter dados como fatos, gráficos, indicadores de desempenho chave, mapas de fluxo de valor e 5 análises de causa raiz dos “porquês”, para citar alguns. Lembre-se, uma imagem (ou um desenho) vale mais do que mil palavras.
O lado direito documenta os passos "Fazer", "Estudar" e "Atuar" do ciclo. Isso pode conter o plano de implementação (juntamente com todos os: o que, onde, quando e o que é), o mapa de fluxo de valor do estado futuro, uma curta análise custo / benefício, os resultados do plano de implementação, as causas raiz que foram eliminadas (ou não), as mudanças em políticas e procedimentos (o novo padrão de trabalho) e uma data para rever a questão, a fim de melhorar continuamente.
Como o ambiente da clínica veterinária atua?
Em Lean, o clima ou ambiente em uma clínica veterinária é uma cultura de kaizen. Kaizen significa melhoria. Para que o Lean floresça, todos precisam estar sempre conscientes de maneiras de melhorar os sistemas e processos. Essa cultura precisa ser tanto do que você é como uma equipe e organização, como cuidar dos pacientes. Precisa ser uma mentalidade, e isso começa com líderes. Todos os outros aspectos de Lean não têm valor sem essa cultura de kaizen. E, deve ser sustentado. Caso contrário, sua iniciativa Lean será condenada à pilha de lixo, assim como apenas uma outra sacada de eficiência fracassada.
Você realmente já conhece e provavelmente praticou kaizen sem perceber. Todos os pequenos "truques" ou ideias que são implementadas em seu hospital que tornam o trabalho mais fácil, menos propensos a erros e mais seguros para seus pacientes e funcionários, são todos kaizen. Toda pessoa na prática, de médicos gerentes até assistentes veterinários e trabalhadores de canil, tem ideias de melhoria e devem ser encorajadas a compartilhá-las. Os líderes precisam criar um ambiente onde é seguro que as pessoas falem, apontem problemas e compartilhem ideias. O subproduto desta cultura é a equipe sentindo-se respeitada, apreciada e entusiasmada. Isso engendra coesão e engajamento da equipe, e leva a mais melhoria.
Um quadro kaizen é bom para uma clínica veterinária?
Um quadro de kaizen é um quadro de avisos pendurado em algum lugar do hospital, visível para a equipe. É dividido em quatro colunas. A primeira coluna é para publicar novas ideias. A segunda coluna é para ideias que foram escolhidas e esperam ser implementadas. A terceira coluna é para ideias que estão no processo de implementação e a quarta é para kaizens totalmente implementados.
As ideias individuais são escritas em pequenos formulários que incluem o problema a ser resolvido, a ideia da solução, a melhoria esperada, o nome da pessoa que postou e a data publicada. Esses formulários são colocados no quadro na coluna "Ideia". À medida que os kaizens são selecionados para funcionar, o formulário é movido para a coluna "Fazer" e, em seguida, para a coluna "Fazendo" quando o trabalho sobre eles realmente começa. Quando é realizado e totalmente efetivo, o formulário é movido para a coluna "Concluído" para todos verem. A pessoa ou equipe que implementou a ideia, então, escreve-a em um formato simples de uma única página, muitas vezes com imagens anteriores e posteriores. O conselho se torna uma fonte de orgulho e reconhecimento especial para todos os que participam.
