5S: o que esta técnica me ensinou sobre aprendizado

5s
16 de maio de 2016
Última modificação: 16 de maio de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

5S: como aplicar?

Lendo alguns posts no  Linkedin, mensagens no Facebook e vídeos que me propagandeia pela internet, fico preocupado com o 5s. Parece-me, ao ser bombardeado por histórias de sucesso, que alcançá-lo plenamente, desde ser magro a construir uma empresa milionária, é somente uma questão de desejo e acesso as informações certas. Todo o tempo que empreguei ao estudo, análise, testes, trabalho duro e batidas de cabeça, não são mais necessários se eu começar a seguir o que alguns gurus falam em vídeos de 15 minutos ou palestras de 4 horas. No Green Belt falamos muito sobre este tema.

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Das dicas do livro “O Segredo” aos vídeos e histórias sobre como lista de tarefas banais mudaram a vida de pessoas por completo, fico cada vez mais preocupado com a nação que estamos criando. Uma nação que se constitui em vendedores de informações falsas que alimentam sonhos que já nascem frustrados de um lado e, compradores de esperança e promessas milagrosas de outro. Será que é isto que nos fará alcançar o que desejamos para nossas famílias e para o Brasil? Será que a célere frase dita por Deming sobre a inexistência de pudim instantâneo foi esquecida?

Para ilustrar meu ponto de vista, valer-me-ei de alguns argumentos. O primeiro, é uma história da primeira vez em que apliquei o 5S. Embalado por um livro, “O Sabor da Qualidade”, enveredei decidido que o 5S era a ferramenta que deveria aplicar na fábrica da família para melhorarmos nossa eficiência e tornarmos a empresa mais aprazível para a visita de nossos clientes. À época, não conhecia toda a história por trás do Modelo Toyota e do Lean, com toda filosofia necessária para que meus objetivos para o negócio fossem alcançados. Tinha apenas a visão de que se aplicasse o 5S, algo que me parecia fácil pela leitura que fizera, poderia comemorar um grande feito ao final daquele ano. Ledo engano.

O que é um Programa 5S?

Quais os objetivos do 5S?

  • Promover a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores e de seus familiares
  • Tornar o ambiente de trabalho favorável à qualidade
  • Diminuir os índices de acidentes
  • Incentivar a criatividade
  • Combater as perdas e desperdícios
  • Melhorar a comunicação
  • Aumentar a produtividade
  • Promover o trabalho em equipe para melhorar o relacionamento das pessoas

Por que praticar o Programa 5S?

  • A proposta do 5S é trazer melhoria para todos, enquanto colaboradores ou na vida pessoal
  • A prática dos 5S não deve ser entendida como imposição, mas sim como criação de hábitos diários, essenciais para o crescimento pessoal e profissional, para a busca constante da redução de desperdícios

Senso de Utilização

O que é?

  • É separar todos os recursos disponíveis de acordo com a utilização, deixando no local de uso apenas as informações / objetos / ferramentas indispensáveis

Quais os benefícios?

  • Liberação de espaços, reaproveitamento de recursos, diminuição de custos, combate à burocracia
  • Despertar a iniciativa de cada um para resolver os problemas
  • Aumenta o interesse do trabalho em equipe

Como fazer?

  • Classificar o que é ou não necessário
  • Colocar à disposição o que não é utilizado
  • Utilizar os recursos de acordo com a necessidade e adequação
  • Solicitar e adquirir somente material necessário

Exemplos no trabalho

  • Utilizar ferramentas adequadas
  • Requisitar materiais nas quantidades corretas
  • Garantir que as normas que existem são utilizadas, verificando-as periodicamente
  • Descarte imediato de normas / padrões desatualizados
  • Evitar manter materiais / ferramentas não úteis no local de trabalho

Senso de Ordenação

O que é?

  • Definir e identificar o local onde devem ficar ferramentas, móveis, peças, documentos e quaisquer outros recursos necessários para executar suas atividades

Quais os benefícios?

  • Maior rapidez e facilidade para encontrar equipamentos, objetos
    e informações
  • Facilidade de comunicação visual

Como fazer?

  • Determinar locais para guardar os recursos utilizados
  • Dispor dos recursos de acordo com a freqüência de uso
  • Identificar de forma padronizada os locais e recursos utilizados
  • Obedecer as regras estabelecidas para a ordenação (manter)

Exemplos no trabalho

  • Tomadas com identificação de voltagem
  • Manter bancadas de manutenção
  • Usar quadro para guardar chaves
  • Usar quadro/armário de ferramentas
  • Dispor de quadro de avisos padronizados
  • Utilizar procedimentos operacionais padronizados
    (FIT – Folha de Instrução de Trabalho, NTB – Norma Técnica Brasmotor, etc)

Senso de Limpeza

O que é?

  • É manter os ambientes em que vivemos limpos, praticando a limpeza de maneira habitual e rotineira e, sobretudo não sujar

Quais os benefícios?

  • Ambiente saudável e agradável
  • Melhoria do ambiente de trabalho
  • Evitar o stress
  • Satisfazer as pessoas
  • Contribuição para a saúde das pessoas
  • Conservação do ambiente do trabalho
  • Boa impressão aos clientes e visitantes

Exemplos no trabalho

  • Laboratórios / áreas de manutenção
  • Veículos da empresa
  • Apresentação do colaborador (uniforme, barba, unhas, etc)
  • Bebedouros
  • Documentos mantidos em perfeitas condições de uso
  • Limpeza de pisos, mesas, máquinas, portas de banheiros, ferramentas

Senso de Padronização

O que é?

  • Definir as regras pelas quais o posto de trabalho se manterá isento de objetos inúteis, organizado, limpo e inspecionado
  • Preocupar-se com ruídos, temperatura, iluminação, ergonomia, riscos de acidentes

Quais os benefícios?

  • Eleva o nível de satisfação das pessoas
  • Facilita as relações humanas

Como fazer?

  • Adotar como rotina a prática dos três “3 S” anteriores (Separar, Organizar e Limpar)
  • Conservar os resultados obtidos
  • Definir a forma de trabalho e a disposição dos objetos que mais facilita o trabalho do dia-a-dia
  • Manter fotos do padrão
  • Estar atento às condições ambientais de trabalho
  • Adotar hábitos de cuidado com a saúde, higiene pessoal e também limpeza e organização do posto de trabalho
  • O Seiketsu é executado pela padronização e melhoria constante de tudo e de todos

Exemplos no trabalho

  • Manter seu posto de trabalho limpo e organizado
  • Guardar os utensílios logo após utilizá-los
  • Manter o ambiente livre de “obstáculos”

Senso de Autodisciplina

O que é?

  • Conhecer e cumprir as leis da sociedade,
    os padrões e normas da empresa, buscando sempre a melhoria contínua em nível pessoal, social e organizacional

Quais os benefícios?

  • Desenvolvimento da capacidade criativa das pessoas
  • Consolidação dos valores da empresa
  • Melhoria contínua em nível pessoal, social e organizacional
  • Resultados assegurados dos processos e da empresa
  • Agilidade nas comunicações em geral
  • Melhoria do relacionamento interpessoal
  • Melhoria do ambiente de trabalho e do nível de satisfação das pessoas

Como fazer?

  • Compartilhar Visão, Valores e Missão
  • Incentivar a criatividade. Ter padrões (regras e normas) simples
  • Melhorar as comunicações em geral
  • Criar clima de confiança, amizade e solidariedade
  • Cumprir acordos. Respeitar os limites das pessoas
  • Ter paciência e perseverança na educação e treinamento
  • Melhorar continuamente em nível pessoal

Exemplos no trabalho

  • Cumprir horários
  • Aperfeiçoar nível de instrução com cursos e treinamentos
  • Utilizar corretamente EPI’s, crachás, uniformes
  • Seguir instruções de trabalho (FIT, POP, NTB, etc)
  • Participar de grupos de melhorias (CCQ, etc)
  • Realizar inspeções de rotina

Quer conhecer um case de aplicação do 5S?

O que aprendi ao aplicar o 5S?

A primeira dificuldade que encontrei, foi me fazer comunicar. No último ano da faculdade e cheio de vontade de aplicar meus conhecimentos, cheguei carregado de ideias, mas com déficit de paciência e capacidade de alinhamento. Não era mister em “vender” minhas ideias, haja vista que pensava que o modelo mental de todos na fábrica era igual ao meu.

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Munido das melhores das intenções, me reuni com a equipe da operação e expliquei-lhes, valendo-me de slides, a teoria do 5S e como esta seria importante para começarmos a mudar a cara da empresa. Ao abrir para perguntas, o único colaborador que perguntou, o fez no intuito de saber se isto impactaria num aumento de salário.

Respondi prontamente que não, mas que tornaríamos a empresa apta a ser mais eficiente, e assim, conseguiríamos aumentar os salários mais tarde. Hoje, vejo que estava longe da melhor resposta.

Como gerenciar a equipe no 5S?

Continuando a minha saga, combinei com a equipe que começaríamos com o dia D na segunda feira. Seria o dia que faríamos a limpeza, organização e o descarte para começarmos a implantação. Mostrei algumas planilhas que teríamos de preencher e as belas etiquetas que mandara imprimir para afixarmos aos itens a serem destinados ao descarte. Combinado isto na sexta feira, passei um final de semana feliz.  Estava senhor de mim, propagandeando aos amigos que mudaríamos uma realidade que se arrastava por 6 anos. A história de sucesso já estava pronta na minha cabeça: revolução 5S. E o que vocês acham que aconteceu?

Claro que não logrei êxito, meu caro e experiente leitor. A segunda feira se passou e ninguém parou para o dia D. Havia várias entregas a serem feitas e os colaboradores não iriam pará-las para executar os anseios de um jovem “novidadeiro”. Tal dia D poderia ficar para o próximo dia, quando a fábrica tivesse cumprido suas metas de produção e a equipe estivesse mais folgada. E assim, como podem imaginar, o próximo dia se arrastou por algumas semanas, até que tive uma ideia de mudança.

Apesar de fugir um pouco do protocolo, resolvi começar a fazer o 5S por minha conta. Sim, sei que isto parece mais um rompante de um jovem egocêntrico do que algo estruturado e a coisa certa a fazer na implementação de um 5S, mas funcionou. E qual foi o método utilizado? Decidi, na manhã de um domingo ir até a fábrica e começar o 5S. Sabia que a equipe estava trabalhando no domingo, mas que o movimento de carregamento era mais tranquilo. Tal vantagem, deu-me a empilhadeira para carregar minhas tranqueiras. Era a chance de liquidar com algumas semanas de frustrações e sentimento de impotência.

Como viramos o jogo na implantação do 5s?

Ao chegar lá, comecei listando por meio de minhas etiquetas tudo que iria para descarte. Perguntei ao líder de turno, o que ele achava que iríamos precisar e tudo que ouvia “é bom guardar, pois vai que um dia precisa” eu colocava a etiqueta vermelha. Depois de etiquetar tudo, voltei à minha casa. Na segunda feira, pedi uma caçamba de ferro-velho para colocarmos tudo que havia sido descartado.

Quando a caçamba chegou, comecei a jogar as tranqueiras nela e todos ficaram surpresos porque eu e meu irmão estávamos nesta prazerosa atividade. Depois de algumas horas, vi todos os colaboradores se engajando na atividade e descartando os itens desnecessários de nosso dia D. Finalmente, após algumas semanas de apreensão e atraso, a coisa começava a sair do papel. Os ensinamentos do Green Belt evoluíam.

Depois do descarte, começamos a organizar os itens da fábrica. Neste ponto, eu já não era mais o principal indutor das mudanças. A grande maioria estava a ajudar e a organizar os itens que sobraram do descarte da maneira correta, com o que mais utilizávamos mais próximo. Todo o “quartinho” da manutenção foi reformado. A equipe brilhou e todos ficamos orgulhosos. Foram 14 toneladas de sucatas coletadas, que nos renderam mais de 5 mil reais à época. Numa época de caixa difícil, tal acréscimo inesperado nos ajudou com algumas melhorias que precisaríamos de verba.

Como não deixar o 5S voltar à bagunça?

Porém, depois de algum tempo, a coisa começou a regredir novamente. A limpeza não andava bem, principalmente a assepsia dos banheiros. Mesmo com um profissional dedicado à limpeza, a equipe não mantinha organizado e limpo o banheiro por mais que algumas horas. E o que fazer?

Para forçar o senso de autodisciplina resolvemos queimar os navios. Dispensamos os serviços de limpeza e criamos uma tabela de responsáveis pela limpeza dos banheiros, em seus respectivos turnos. Além disso, com o aprendizado que tivemos no início do 5S, dispensamos a limpeza no escritório também. E por que isto? Caro leitor, precisávamos mostrar que limpeza era algo que importava a todos e que diante da dificuldade em limpar, não sujar era a melhor opção.

Recorrendo à algumas técnicas japonesas, descobri que o ato de limpar só tem importância quando sabemos o quão difícil e necessário ele é. Ao ser escalado para limpar nosso escritório, vi que a vida não seria fácil e mudei vários hábitos que possuía. Foi o fim dos pés sujos de barro e das “maravilhas” deixadas na pia. Caiu algo no chão?

Limpávamos prontamente, pois se aquilo grudasse, iríamos ter uma dificuldade tremenda para limparmos. Quanto aos banheiros, o turno que limpava mostrava-se austero em incriminar e desmarcar os sujões de plantão. Ao saber o quão gostoso era limpar o descuido alheio, todos preocupavam-se mais com seus próprios descuidos. Com a simples planilha da limpeza, mais um desafio foi resolvido.

E como o 5s foi finalmente implantado?

Ao fim desta história, quero reforçar o ponto declarado no início do texto. Não foi fácil a implantação do 5S na fábrica. Se tivéssemos desistido, certamente não teríamos conseguido lograr êxito parcial (não chegamos à classe mundial) na atividade. Se tivéssemos optado por elencar desculpas e deixar a ansiedade tomar conta, o projeto seria fracasso completo. Batemos cabeça por meses para um assunto cujo o entendimento é extremamente fácil.

O que alguns colegas me diziam era que a equipe de fábrica não costuma enxergar os benefícios do 5S porque são incapazes de fazerem associações teóricas. O que aprendi era que a culpa pela não compreensão era exclusivamente minha. Não tinha passado à equipe o desafio na linguagem que fazia sentido a eles e por isto, tive de recorrer aos meu inúmeros PDSAs para corrigir tal situação. Nenhuma implementação é igual a outra e hoje, depois de uma série de 5S implementados, posso falar isto com convicção.

Minha mensagem final é: não subestimem as pessoas e os esforços necessários para alcançarmos bons resultados. Sejamos humildes para nos esforçarmos ao máximo, buscando conhecimento e aplicando-o por meio de testes. Não julgue mal alguém que falhou bastante por meio de testes estruturados e nem aplauda aquele logrou êxito na primeira tentativa. Como diria meu amigo “Gordo”, trabalho duro supera o talento puro.

Toda vez que ouvirmos um guru propagandear que você mudará sua vida se assistir à um filme, desconfie. Penso que para isto é melhor um objetivo claro e muito esforço. No caso do 5S, tão fácil aparentemente, deixo aqui meu relato para refutar esta tese. Não é trivial. Se você conseguir implementá-lo à risca, tem minha admiração e meus parabéns, pois sei o quanto nos esforçamos para consegui-lo. Não se desanime pelos mercadores de sonhos inalcançáveis e de verdades duvidosas. Faça nosso curso de 5S e desafie-se na implementação. Terás nosso apoio, se precisar.

5S: aprendendo sempre

Recentemente, vi um vídeo no qual mostrava toda nossa saga de aprendizado. Quando nascemos, temos vários desafios e vamos aprendendo por meio da tentativa e aprendizado. Quantos tropeços tive para aprender a falar corretamente algumas palavras, quantos tombos para andar de bicicleta, quanta paciência de meu pai para explicar-me com o famoso “Hot Wheels” o conceito de velocidade média, de força centrípeta entre outros.

Quando ficamos adultos, penso que devamos pensar tal qual a criança que fomos. Não adianta achar que não iremos fazer um gráfico de controle errado, que iremos boiar um pouco para compreender chi-quadrado, PDSA, PDCA e gestão da rotina. Iremos! Mas saiba que por meio da tentativa e aprendizado, vamos crescendo e mudando o patamar do nosso conhecimento. Na dificuldade, não desanimem. Perseverem. Abordamos no White BeltGreen Belt e Black Belt, além do Lean algumas dicas úteis para você aplicar um choque de gestão e turbinar os resultados.

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