Qual é a abordagem Kanban na área de gestão de projetos?

kanban
01 de agosto de 2017
Última modificação: 01 de agosto de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Gestão de Projetos

Qual a história do Kanban?

O Kanban começa no final da década de 1940, a Toyota encontrou um melhor processo de engenharia a partir de uma fonte improvável: o supermercado. Eles perceberam que os funcionários da loja reabasteceram um item de supermercado pelo inventário de sua loja, e não pelo fornecimento de seus fornecedores.

Somente quando um item estava perto de sellout, os funcionários solicitaram mais. O processo de entrega “Just-in-Time” (JIT) utilizados nos supermercados provocou os engenheiros da Toyota, de forma a repensar seus métodos e promover uma nova abordagem – um sistema Kanban – que combinaria inventário com a demanda e alcançaria níveis mais altos de qualidade e de taxa de produção.

Como é possível realizar tudo isso?

Nos termos mais simples, por uma melhor comunicação através do gerenciamento visual.

Kanban é japonês para “sinal visual” ou “cartão”. Os trabalhadores da linha Toyota usaram um kanban (ou seja, um cartão real) para sinalizar etapas em seu processo de fabricação. A natureza altamente visual do sistema permitiu que as equipes se comunicassem com mais facilidade sobre o trabalho que precisava fazer e quando. Também padronizou pistas e processos refinados, o que ajudou a reduzir o desperdício e maximizar o valor.

Uma nova aplicação de Kanban surgiu para o trabalho de conhecimento já em 2005 e uma comunidade inquisitiva formada em 2007 em torno da liderança de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas e outros. O seu corpo resultante de conhecimento foi influenciado não apenas pelo Toyota Production System, mas também pelo trabalho de W. Edwards Deming, Eliyahu Goldratt, Donald Reinertsen e outros líderes de pensamento.

Como funciona o Kanban?

Kanban, ou etiqueta, cartão ou sinal visual é uma lista que corre entre o início e o fim de um posto de produção para indicar se o posto situado a montante deve produzir uma nova série de peças ou não. O princípio é o de limitar o inventário no processo e identificar defeitos antes do final da linha de produção. Kanban propõe suprimir a noção de iteração no desenvolvimento.

Atualmente a força de trabalho pode estar armada com smartphones e tablets com telas de última geração, mas muitas informações ainda chegam como palavras em uma tela. E-mails, planilhas, listas de tarefas – o texto está em toda parte. Embora se adapte a certos cenários, a informação textual não é um veículo de comunicação de tamanho único. Assim, sua eficácia é menor do que você imagina.

Uma imagem vale mais do que mil palavras por razões científicas: o cérebro processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido que o texto. Quarenta por cento de todas as fibras nervosas conectadas ao cérebro estão ligadas à retina. A informação visual compreende 90 por cento dos dados que chegam ao nosso cérebro, sugerindo que nossos caminhos neurológicos podem até preferir exibições pictóricas ao longo do texto.

Kanban ajuda você a aproveitar o poder da informação visual usando notas adesivas no quadro branco para criar uma “imagem” do seu trabalho. Ver como seu trabalho flui dentro do processo de sua equipe permite que você não apenas comunique status, mas também forneça e receba um contexto para o trabalho. Kanban toma informações que normalmente seriam comunicadas através de palavras e as transformar em doces cerebrais.

Quais os princípios do Kanban?

O método é simplesmente com base em um sistema de cartões que indicam a qualquer momento que há para fazer, quando e o que é feito. O mesmo cartão pode voltar de uma iteração para outra assim que é feito deve ser ajustado para a próxima iteração. Ele também permite que o gerente gerencie deu backlog e decida qual será sua próxima iteração.

Kanban é como um escritório portátil que aborda as tarefas de cada pessoa na equipe e que nos lembra a ordem. Esta é uma grande ferramenta visual que também garante uma melhor comunicação e colaboração em tempo real e um “fluxo” ou um bom fluxo nas tarefas na mão.

A abordagem Kanban geralmente é visualizar o (processo de tratamento de uma tarefa) do fluxo de trabalho. Ele configura itens do painel (pedidos). Cada item é colocado em um determinado momento em um estado. O item evolui até que ela termine. Cada estado da tabela pode conter um número máximo pré-definido de tarefas simultâneas (definidos como team building): assim, limitar o WIP (Work In Progress). É essencial durante a execução de tarefas, para medir o “tempo de chumbo”. Este é o tempo médio para completar um item. Esta duração irá gradualmente tornar-se mais curto e previsível.

Como funciona Kanban?

Visualizar o trabalho

Ao criar um modelo visual de seu trabalho e fluxo de trabalho, você pode observar o fluxo de trabalho que se move através do seu sistema Kanban. Tornar o trabalho visível – juntamente com bloqueadores, estrangulamentos e filas – leva instantaneamente a uma maior comunicação e colaboração.

Limitar o trabalho em processo

Ao limitar o tempo de trabalho inacabado, você pode reduzir o tempo que leva um item para viajar pelo sistema Kanban. Você também pode evitar problemas causados pela troca de tarefas e reduzir a necessidade de constantemente repriorizar itens.

Foco no Fluxo

Ao usar os limites do trabalho em processo (WIP) e desenvolver políticas orientadas por equipe, você pode otimizar seu sistema Kanban para melhorar o bom fluxo de trabalho, coletar métricas para analisar o fluxo e até obter indicadores avançados de problemas futuros através da análise do fluxo de trabalho.

Melhoria Contínua

Uma vez que o seu sistema Kanban está no lugar, torna-se a pedra angular de uma cultura de melhoria contínua. As equipes medem sua eficácia seguindo fluxo, qualidade, produtividade, lead times e muito mais. Experimentos e análises podem mudar o sistema para melhorar a eficácia da equipe.

Quais os interesses e benefícios da utilização de Kanban?

Os interesses da implementação da ferramenta Kanban são principalmente a possibilidade de implementação gradual do Agile (Scrum). Os pontos de bloqueios são visíveis mais cedo. E, a equipe é encorajada a resolver problemas de forma corretiva, o mais cedo possível.

Este método tem um forte impacto visual e eficácia, facilitando a comunicação sobre o progresso do projeto e garante um nível consistente de qualidade e definido coletivamente.

Em suma, a abordagem Kanban é um método simples, que distribuiu as tarefas em três colunas em uma tabela: com as atividades programadas para realizar, a que estão sendo realizadas e as encerradas.

Como o kanban acompanha o progresso?

Kanban é uma abordagem flexível para acompanhar o progresso de tarefas e permite uma transição em suavidade. Esta abordagem prevê a possibilidade de visualizar, sem alterá-lo, como trabalhar o negócio, a fim de melhorar os próximos passos.

Kanban é uma excelente ferramenta para a transformação pela melhoria dos processos de negócios, dando à equipe mais flexibilidade na mudança de prioridades. O Kanban suprime a estimativa de prioridade com a utilização de cartões de tamanho similar.

Kanban se concentra fortemente no tempo de desenvolvimento de uma tarefa onde Scrum centra-se na velocidade por equipes de sprint. Ambos os quadros podem mudar e adaptar-se a alcançar um resultado semelhante, mas Kanban tem a vantagem de transferir tarefas para inserir outra mais urgente, a noção de tempo é mais flexível para o Kanban. O Scrum, ao contrário, quando um sprint é iniciado não pode haver alterações por uma tarefa “urgente”.

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