É comum para muitas empresas que diversos projetos estejam sendo executados ao mesmo tempo. A eficiência no gerenciamento destes projetos é responsável pelo aumento da qualidade das entregas, assim é cada vez mais frequente que essas companhias adotem um escritório de gerenciamento projetos ou Project Management Office (PMO). Consiste em um órgão ou setor da empresa responsável pelo processo de gerenciamento de projetos, onde a gestão destes é centralizada. Neste artigo você vai conferir o que é um escritório de gerenciamento de projetos (PMO - Project Management Office), as variações deste conceito, sua função, tipos, benefícios e como implementar um.
O que é escritório de projetos (Project Office)?
O escritório de projetos é o órgão responsável pelo suporte a projetos individuais geralmente maiores para aliviar algumas responsabilidades de um gerente de projeto (PM – Project Manager). É responsável por tarefas operacionais, como analisar dados, preparar relatórios, acompanhar métricas e documentação. Todas essas tarefas estão diretamente conectadas ao respectivo projeto.
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Mas o que é PMO? Quais suas funções?
Já escritório de gerenciamento de projetos (PMO) consiste em um departamento independente de uma organização e é responsável por coordenar e gerenciar vários projetos em uma organização. Ele pode ser encontrado em nível empresarial ou organizacional, onde o PMO é responsável por departamentos específicos. Um PMO é uma parte constante da organização. Após o término dos projetos, eles voltam sua atenção para novos projetos internos.
Um PMO pode se concentrar em diferentes aspectos, desde o desenvolvimento de padrões e estratégias de gerenciamento de projetos até a supervisão e o apoio a projetos. Em muitos casos, o PMO também é responsável pelo treinamento e desenvolvimento das competências de gerenciamento de projetos. Mas a tarefa mais importante de um PMO é o gerenciamento da qualidade dos projetos. Através de um processo constante de avaliação e levando em consideração as experiências passadas, a qualidade de um projeto é garantida. Todos os PMOs têm o mesmo objetivo, que é melhorar o desempenho do projeto.
Tipos de PMO’s
De acordo com PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) existe um grau de controle de influência que os PMO’s exercem sobre os projetos e isso divide os escritórios de gerenciamento de projetos em três principais tipos que são o PMO de suporte, de controle e diretivo.
PMO de suporte
O PMO de suporte é caracterizado por seu baixo nível de controle em projetos e equipes, além de seguir padrões unificados em todos os projetos. Ele também fornece formulários, informações, modelos de projetos, orientações sobre as melhores práticas, suporte técnico mediante solicitação e treinamento.
Esse tipo de escritório é utilizado em organizações conhecidas por seus projetos bem-sucedidos e que precisam apenas de algum tipo de intervenção, seja em suporte, informações ou treinamentos.
PMO de controle
A característica mais importante desse tipo de PMO é que ele tem o poder de reforçar a conformidade com as práticas organizacionais, ou seja, fornece uma estrutura de controle unificada para a instituição com maior autonomia para realizar ajustes e modificações nas metodologias utilizadas, além de formulários e aplicativos. É empregado dentro de instituições interessadas em ter algum controle sobre suas atividades, processos e procedimento.
Diretiva PMO
Já a Diretiva PMO é o tipo de escritório que exerce o maior controle dentre os outros citados, podendo chegar ao controle total do projeto fornecendo a experiência e todos os recursos para o gerenciamento. Esse tipo também oferece alto profissionalismo no gerenciamento de projetos, onde todo gerente precisa escrever relatórios periódicos para o escritório, o que garante um alto nível de consistência no trabalho no nível de projetos.
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Benefícios de um escritório de projetos nos seus negócios
- Recursos: A configuração de um PMO permite o compartilhamento de recursos. Se seus recursos são limitados, mas seus projetos não, um PMO pode criar estratégias para o uso desses recursos em seu projeto ou programa para melhor usá-los produtivamente.
- Maior e melhor controle: Devido à sua avaliação baseada em métricas, eles podem ajudar a manter os projetos no caminho certo e alertá-lo quando a programação, o orçamento e outros problemas de escopo ameaçarem prejudicar o projeto.
- Qualidade: Com a experiência em vários projetos, um escritório consegue padronizar processos do seu projeto, desta forma naturalmente a qualidade dos seus projetos vão aumentar.
- Tomada de decisão: Com uma boa gestão das informações do projeto realizadas pelos PMO’s, o processo de tomada de decisão fica mais fácil e mais assertivo.
- Menores riscos de falhas: Através das frequentes auditorias de projetos, fica mais acessível aos escritórios determinar se um projeto está fora de prazo ou escopo executando ações de recuperação para colocar o projeto novamente nos trilhos.
Implementando um PMO (escritório de projetos) em 4 etapas
A primeira coisa antes de iniciar a implementação de um escritório de projetos é analisar a situação da organização para alinhar seu PMO com os requisitos e estruturas da organização e a partir disso criar um conceito para o seu PMO.
O principal fator para que você obtenha sucesso na implementação é ser claro e honesto com as partes interessadas ao longo do curso do projeto. Isso ajudará você a reunir as partes interessadas mais importantes e a construir uma base sólida para a implementação do PMO. A partir de então é necessário executar estes 4 passos:
Passo 1: Analisar a situação atual
O primeiro passo para implementação é analisar a atual situação organizacional para obter uma visão detalhada da maturidade atual do gerenciamento de projetos e ajudar a identificar alguns dos requisitos para o novo PMO. A análise inclui a análise de métodos, processos e ferramentas de gerenciamento de projetos e projetos atuais.
Além da análise, crie uma lista de projetos que ofereça uma visão geral de todos os projetos pelos quais o PMO será responsável. Essa lista também facilitará a estimativa de quantos membros da equipe do PMO contratar e quais responsabilidades o PMO terá.
Passo 2: Crie um conceito
Decida se deseja estabelecer um PMO operacional, de controle ou estratégico. Ao identificar o tipo de que sua organização precisa, você também está definindo os objetivos. Isso, por sua vez, permite definir com precisão quais áreas de responsabilidade o PMO deve conter. Seu conceito também deve incluir processos e métodos importantes de PM, que o PMO deve manter e aplicar posteriormente.
Passo 3: Implemente o PMO
O próximo passo é implementar o conceito passo a passo. Você deve nomear um gerente do PMO e os membros da equipe do PMO neste momento. É importante preparar e treinar a equipe do PMO para as tarefas e responsabilidades que os esperam. Depois de montar sua equipe, é hora de implementar o conceito e os processos e métodos de gerenciamento de projetos.
Passo 4: Transição (operação normal)
Você e todos os outros que supervisionaram a implementação do PMO devem se retirar do PMO. A equipe do PMO agora deve fazer a transição para a operação normal e ser capaz de fazer seu trabalho de forma independente e sem a sua supervisão e suporte. Mas fique à disposição da equipe do PMO caso surjam mais perguntas ou problemas.
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