Entrevista: método Kaizen para melhoria contínua em negócios

28 de novembro de 2021
Última modificação: 17 de fevereiro de 2022

Autor: Gustavo Nogueira
Categorias: Melhoria de Processos

Como é a melhoria contínua em sua organização? Provavelmente, você não tem uma solução única para todos os obstáculos do processo de negócios. Mesmo que, depois que projetos de um mês sejam implementados e grandes orçamentos sejam gastos, nenhum sistema é perfeito. Cujo problema é resolvido pelo método Kaizen, programa abordado aqui na FM2S, primordialmente essencial, que soluciona e sustenta melhorias em áreas da: qualidade, custo, entrega, gestão e segurança.

Entretanto, embora uma iniciativa possa melhorar temporariamente a forma como o trabalho é feito, é provável que você precise alterá-la novamente, em algum momento.

O que é o Método Kaizen?

Primeiramente, antes de mergulharmos nos elementos-chave, é importante entender como eles se encaixam no quadro geral. O conceito da filosofia Kaizen foi compartilhado pela primeira vez em um livro intitulado “A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão”, por Masaaki Imai.

Em primeiro lugar, ele detalhou como as empresas poderiam obter uma vantagem competitiva, simplesmente implementando o Kaizen, e adotando uma mentalidade de melhoria contínua. Basicamente, o método Kaizen é um programa que envolve soluções em “Plan ? Do ? Check ? Act?”, ciclo PDCA:

PLAN: Planeje suas melhorias, incluindo a definição de objetivos.
DO: Execute as ações exigidas para as melhorias.
CHECK: Meça seu sucesso relativo à sua linha de base.
ACT: Ajuste suas mudanças.

Visual Paradigm Online — Infographic PDCA Cycle

Entrevista com Bruna Morales

Temos como convidada a ex-aluna da FM2S, Bruna Morales (BM). Atual Coordenadora de Desenvolvimento Organizacional na UPL, Especialista em melhorias como o método Kaizen e com mais de 14 anos de experiência em jornadas de melhoria e inovação de processos e serviços.

A seguir, veja os destaques da entrevista realizada por Murilo Ferreira, diretor de Educação da FM2S com Bruna Morales. Entenda como o método Kaizen foi implementado de forma prática.

Como é a aplicabilidade desses programas de melhorias?

BM: “Inicialmente focamos nas melhorias mais visíveis, geralmente a de 5S, o método Kaizen, gestão visual e padronização. Justamente por que elas são mais fáceis de modificar.

Então você muda as coisas facilmente, na qual você organiza uma área, padronizam ferramentas e materiais, que é uma melhoria. Pois ela vai facilitar seu trabalho e vai trazer produtividade e redução de lead time no mínimo.

Depois que evolui-se para melhorias de processos, você olha aquilo que você executa, por exemplo: cuidar da reclamação de clientes, atendimento a clientes, orçamento de peças de produtos ou insumos, na produção: melhorias nos produtos em si e de ciclos.

Enfim, esses são alguns exemplos de melhorias de processos, além dos mais básicos de 5S, pois apesar de serem mais difíceis, pois envolvem pessoas, turnos, etc.”

O que você enxerga nos benefícios do método Kaizen?

BM: “Eu vou falar da forma mais prática, como a gente mede esse tipo de programa. É medido por meio de treinamentos, por exemplo: comunicação, desenvolvimento de pessoas, redução de absenteísmo e turnover, como também, engajamento, dentre outras.

Kaizens mesmo, você tem o envolvimento de todos. Engagement é a principal melhoria e indicador, que é número de ideias dividido pelo números de colaboradores.

Analogamente, este é o benefício que se traz, envolver todo mundo. Ou seja, é quando você tem este numero maior que 1, sendo o ideal 3 para mim, por pessoa. Então por que esse indicador? Porque toda ideia muda para melhor o processo, pois é uma melhoria.”

Porém, quando você fala do ponto de vista estratégico, para sustentar esse programa a longo prazo, do ponto de vista dos acionistas, da área executiva, você precisa trazer o resultado dos Softs Saves e Uebit Saves.

Os Softs Saves são aqueles Kaizens que você ainda tem um custo, mas você reduziu em horas, ou você aumentou a capacidade produtiva. Então, ele pode até se tornar um Save no resultado final, que é um Uebit, quando você aumenta uma capacidade cognitiva, e consegue reduzir um custo, ou um gasto evitado na linha produtiva.”

Como é a participação das lideranças e dos operadores?

BM: “Como eu dividiria o papel de cada nível? O diretor descer no chão da fábrica. Obviamente que ele tenha as atividades que são destinadas e relacionadas ao cargo dele, mas que é super importante, que ele tenha uma frequência para que possa ver os resultados no chão de fábrica, um diretor industrial, por exemplo.

Enfim, isso é extremamente valoroso aos olhos do operador, quando o diretor desce à fábrica, e pergunta como estão as melhorias.

O gerente tem o papel mais de direcionar o programa, direcionar orçamentos, priorizar ideias, junto ao time de coordenadores.

Já o coordenador, tem um trabalho mais diário. Então você acompanha no gerenciamento diário, não só os problemas e os indicadores de qualidade de entrega e produtividade. Mas quais melhorias estão sendo feitas para resolver um problema lá do dia 10 por exemplo.”

Como é o método Kaizen em Interface a outras metodologias?

BM: “Vou falar um pouco da minha experiência atual que foi muita intensa né. A gente está trabalhando hoje com nosso conjunto de métodos, na qual engloba:

Design Thinking para projetos estratégicos e inovação;
Pilar do Lean, para os Kaizens que você resolve mais rapidamente;
E o Seis Sigma para os resolver problemas mais complexos e que demandam mais tempo.

Pois, quando eu falo de Lean, eu falo também de estrutura, de modelo de gestão. Defino uma governança, neste caso, um modelo de gestão. Nesse sentido, defino também que ela é uma área de célula de trabalho, eu tenho um modelo de certificação. Então eu falo mais de estrutura.

O Seis Sigma mais para plantas, e o Design Thinking para escritório corporativo, definido aí pelo board executivo. E o Ágil ele está dentro de todas elas como mindset. Logo, é um modelo mais comportamental, assim, uma forma de pensar.”

E o programa de método Kaizen em outras áreas?

BM: “Para mim, o conceito de Kaizen é muito simples. Sendo que, é toda mudança para melhor, que reduz desperdícios, na qual, tem como consequência a melhoria da: Segurança, qualidade, produtividade, entrega( Lead Time) e Custos em qualquer área.

Agora exemplo de Kaizen, na área de TI, que a gente pode citar. Sendo que, você tem um Lead Time de atendimento interno. Então, você abre um chamado para seu e-mail, pois, não está funcionando, com um atendimento de 48 a 72 horas, tendo aí uma redução para ser atendido em 8 horas.

A propósito, o que eles fizeram? Melhoraram o sistema de chamados, ou treinaram todo mundo, para operarem melhor no e-mail, ou realmente tinham um problema técnico. Ao passo que, eles fizeram uma melhoria, desta forma, para reduzir o Lead Time do chamado de forma consistente.”

Assista a entrevista completa:

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