Como é a melhoria contínua em sua organização? Provavelmente, você não tem uma solução única para todos os obstáculos do processo de negócios. Mesmo que, depois que projetos de um mês sejam implementados e grandes orçamentos sejam gastos, nenhum sistema é perfeito. Cujo problema é resolvido pelo método Kaizen, programa abordado aqui na FM2S, primordialmente essencial, que soluciona e sustenta melhorias em áreas da: qualidade, custo, entrega, gestão e segurança.
Entretanto, embora uma iniciativa possa melhorar temporariamente a forma como o trabalho é feito, é provável que você precise alterá-la novamente, em algum momento.
Primeiramente, antes de mergulharmos nos elementos-chave, é importante entender como eles se encaixam no quadro geral. O conceito da filosofia Kaizen foi compartilhado pela primeira vez em um livro intitulado “A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão”, por Masaaki Imai.
Em primeiro lugar, ele detalhou como as empresas poderiam obter uma vantagem competitiva, simplesmente implementando o Kaizen, e adotando uma mentalidade de melhoria contínua. Basicamente, o método Kaizen é um programa que envolve soluções em “Plan ? Do ? Check ? Act?”, ciclo PDCA:
Visual Paradigm Online — Infographic PDCA Cycle
Temos como convidada a ex-aluna da FM2S, Bruna Morales (BM). Atual Coordenadora de Desenvolvimento Organizacional na UPL, Especialista em melhorias como o método Kaizen e com mais de 14 anos de experiência em jornadas de melhoria e inovação de processos e serviços.
A seguir, veja os destaques da entrevista realizada por Murilo Ferreira, diretor de Educação da FM2S com Bruna Morales. Entenda como o método Kaizen foi implementado de forma prática.
BM: “Inicialmente focamos nas melhorias mais visíveis, geralmente a de 5S, o método Kaizen, gestão visual e padronização. Justamente por que elas são mais fáceis de modificar.
Então você muda as coisas facilmente, na qual você organiza uma área, padronizam ferramentas e materiais, que é uma melhoria. Pois ela vai facilitar seu trabalho e vai trazer produtividade e redução de lead time no mínimo.
Depois que evolui-se para melhorias de processos, você olha aquilo que você executa, por exemplo: cuidar da reclamação de clientes, atendimento a clientes, orçamento de peças de produtos ou insumos, na produção: melhorias nos produtos em si e de ciclos.
Enfim, esses são alguns exemplos de melhorias de processos, além dos mais básicos de 5S, pois apesar de serem mais difíceis, pois envolvem pessoas, turnos, etc.”
BM: “Eu vou falar da forma mais prática, como a gente mede esse tipo de programa. É medido por meio de treinamentos, por exemplo: comunicação, desenvolvimento de pessoas, redução de absenteísmo e turnover, como também, engajamento, dentre outras.
Kaizens mesmo, você tem o envolvimento de todos. Engagement é a principal melhoria e indicador, que é número de ideias dividido pelo números de colaboradores.
Analogamente, este é o benefício que se traz, envolver todo mundo. Ou seja, é quando você tem este numero maior que 1, sendo o ideal 3 para mim, por pessoa. Então por que esse indicador? Porque toda ideia muda para melhor o processo, pois é uma melhoria.”
Porém, quando você fala do ponto de vista estratégico, para sustentar esse programa a longo prazo, do ponto de vista dos acionistas, da área executiva, você precisa trazer o resultado dos Softs Saves e Uebit Saves.
Os Softs Saves são aqueles Kaizens que você ainda tem um custo, mas você reduziu em horas, ou você aumentou a capacidade produtiva. Então, ele pode até se tornar um Save no resultado final, que é um Uebit, quando você aumenta uma capacidade cognitiva, e consegue reduzir um custo, ou um gasto evitado na linha produtiva.”
BM: “Como eu dividiria o papel de cada nível? O diretor descer no chão da fábrica. Obviamente que ele tenha as atividades que são destinadas e relacionadas ao cargo dele, mas que é super importante, que ele tenha uma frequência para que possa ver os resultados no chão de fábrica, um diretor industrial, por exemplo.
Enfim, isso é extremamente valoroso aos olhos do operador, quando o diretor desce à fábrica, e pergunta como estão as melhorias.
O gerente tem o papel mais de direcionar o programa, direcionar orçamentos, priorizar ideias, junto ao time de coordenadores.
Já o coordenador, tem um trabalho mais diário. Então você acompanha no gerenciamento diário, não só os problemas e os indicadores de qualidade de entrega e produtividade. Mas quais melhorias estão sendo feitas para resolver um problema lá do dia 10 por exemplo.”
BM: “Vou falar um pouco da minha experiência atual que foi muita intensa né. A gente está trabalhando hoje com nosso conjunto de métodos, na qual engloba:
Pois, quando eu falo de Lean, eu falo também de estrutura, de modelo de gestão. Defino uma governança, neste caso, um modelo de gestão. Nesse sentido, defino também que ela é uma área de célula de trabalho, eu tenho um modelo de certificação. Então eu falo mais de estrutura.
O Seis Sigma mais para plantas, e o Design Thinking para escritório corporativo, definido aí pelo board executivo. E o Ágil ele está dentro de todas elas como mindset. Logo, é um modelo mais comportamental, assim, uma forma de pensar.”
BM: “Para mim, o conceito de Kaizen é muito simples. Sendo que, é toda mudança para melhor, que reduz desperdícios, na qual, tem como consequência a melhoria da: Segurança, qualidade, produtividade, entrega( Lead Time) e Custos em qualquer área.
Agora exemplo de Kaizen, na área de TI, que a gente pode citar. Sendo que, você tem um Lead Time de atendimento interno. Então, você abre um chamado para seu e-mail, pois, não está funcionando, com um atendimento de 48 a 72 horas, tendo aí uma redução para ser atendido em 8 horas.
A propósito, o que eles fizeram? Melhoraram o sistema de chamados, ou treinaram todo mundo, para operarem melhor no e-mail, ou realmente tinham um problema técnico. Ao passo que, eles fizeram uma melhoria, desta forma, para reduzir o Lead Time do chamado de forma consistente.”
Oferecemos na FM2S, totalmente gratuito, nosso curso abordando todo o método Kaizen na prática.
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Bacharel em Ciência e Tecnologia UFVJM | Engenharia Civil | Membro Permanente do Crea Jr Nacional | | Estagiário de Marketing na FM2S Educação e Consultoria.
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