Sistema de conhecimento organizacional de Deming, você sabe o quanto pode te ajudar?

Você entende sua organização?

Vamos começar por um exemplo:

Por cortes recentes no orçamento, Joana pediu ao assistente para encontrar os voos mais baratos e os carros de aluguel sempre que ele organizasse viagens.

No entanto, os problemas surgiram rapidamente desse objetivo aparentemente inofensivo.

Os voos mais baratos envolveram várias escalas, o que significava que os vendedores estavam chegando aos escritórios do cliente sentindo-se cansado, ferido e desmoralizado. Isso afetou seu desempenho. Então, se eles levaram um cliente para jantar, eles foram obrigados a dirigi-los em um carro alugado de orçamento, o que diminuiu sua reputação. As vendas começavam a cair.

Este exemplo simples destaca o que pode acontecer quando você não entende completamente como os objetivos da equipe se relacionam com os objetivos gerais da sua organização. Embora o assistente de Joana estivesse cumprindo seu objetivo de economizar dinheiro, estava afetando o desempenho geral da empresa. Recomendaria para ela fazer nosso curso de White Belt totalmente gratuito, ou ainda aprofundar os conhecimentos em redução de desperdícios com nossos curso de Lean, Green Belt e Black Belt.

É aqui que o Sistema de Conhecimento organizacional de Deming é útil. Este modelo ajuda você a pensar sobre sua organização de uma perspectiva geral, para que você possa atender aos objetivos da sua equipe de forma consistente com os objetivos da sua organização.

Como é o modelo?

O Sistema de Conhecimento Organizacional (também conhecido como Sistema de Saber Profundo de Deming) foi criado pelo Professor W. Edwards Deming (Instituto de Tecnologia de Massachusetts) e publicado em 2003 no livro “A Nova Economia para Indústria, Governo, Educação”.

O modelo ajuda você a considerar sua organização como um todo. A partir daí você terá uma melhor compreensão de como as ações da sua equipe afetam outras partes da organização, e você verá como o trabalho que você faz ajuda a sua organização a alcançar seus objetivos gerais. Você também poderá trabalhar de forma mais eficaz com outras partes da sua organização.

O modelo também pode ajudar a reduzir a concorrência interna entre equipes e departamentos, pois deixa claro que todas as partes de uma organização devem trabalhar juntas e reforçar-se mutuamente para atingir os objetivos.

De acordo com Deming, quando você aplica o modelo, você também encontrará um novo significado em seu trabalho e em suas interações com os outros, o que pode levar a uma maior satisfação no trabalho.

Para aplicar o modelo, você precisa ter uma compreensão de cada uma das seguintes áreas da sua organização. Essas áreas estão inter-relacionadas. Isso mostra que mudanças em uma área podem afetar as outras áreas.

1. O Sistema Organizacional

Esta é a maneira pela qual todas as partes da sua organização, como membros da equipe, fornecedores, equipes de gerenciamento e clientes interagem uns com os outros, e atendem à finalidade da organização. Além disso, esse sistema tem um objetivo ou um objetivo comum.

2. Impacto da variação

Estas são as variações e inconsistências que podem afetar os objetivos da sua organização.

Às vezes, um departamento produzirá trabalhos de alta qualidade ou finalizará projetos antes do planejado. Outras vezes, seu trabalho estará abaixo dos padrões habituais, ou pode entregar projetos atrasados. Ambos podem afetar e ser afetados por outras partes do sistema. Isso então tem um impacto nos objetivos gerais.

3. Teoria do conhecimento

É assim que as diferentes partes da sua organização usam o conhecimento, na forma de dados, tendências e informações, para tomar decisões e efetuar mudanças.

Por exemplo, uma organização que vende seguro de viagem on-line pode usar a análise do site para planejar sua estratégia de marketing na Internet. Ou uma organização de varejo pode usar seu conhecimento das tendências do consumidor para se mudar para um novo mercado.

A forma como o conhecimento é utilizado em toda a organização deve ser consistente com seus objetivos gerais.

4. Psicologia

Isso se relaciona com o porquê as pessoas agem e trabalham da maneira que fazem, dentro de sua organização.

Quanto mais você entender a psicologia das pessoas, melhor você pode recompensar os membros da sua equipe e aumentar sua motivação e melhor as relações que você terá com outras equipes e departamentos.

Dica 1: O plano de fundo da Deming era originalmente na fabricação. Você pode achar que o “impacto da variação” e a “teoria do conhecimento” serão menos relevantes se você estiver trabalhando em uma indústria de serviços.

Framework, usando-o para entender o desempenho de sua organização e para ver como isso pode ser afetado quando você implementa a alteração.

Aplicando a Ferramenta

Vamos agora ver como você pode usar o modelo em sua própria organização.

Quando você aplica a ferramenta, é importante lembrar que cada componente está relacionado aos outros, porque as mudanças em uma área provavelmente afetarão as outras três.

Por exemplo, uma decisão em uma parte de uma organização (teoria do conhecimento), poderia levar a uma mudança nos processos (sistema organizacional). As pessoas da organização podem então se sentir mais positivas em relação ao seu trabalho (psicologia), e alguns podem fazer um trabalho de maior qualidade (variação).

Este é um exemplo muito simples, mas destaca por que você precisa de uma boa compreensão de cada área.

1. O Sistema Organizacional

Você primeiro precisa entender sua organização e as equipes e departamentos inter-relacionados dentro dela. Você também precisa conhecer a missão e os objetivos finais da sua organização e entender o efeito que esses fatores externos, como clientes e fornecedores, poderiam ter nesses.

Comece com a própria organização. Use organogramas, fluxogramas e diagramas de pistas de natação. Para traçar as relações organizacionais e de processos comerciais entre os departamentos e as equipes com as quais você interage e ver como eles dependem. Depois de entender essa interdependência, você será mais capaz de suportar outras equipes.

Em seguida, certifique-se de que compreende os outros elementos que suportam os objetivos da sua organização – como fornecedores, clientes e acionistas – e os papéis que desempenham para ajudar sua equipe e sua organização a atingir seus objetivos.

Além disso, veja as declarações de missão e visão de sua organização. Se você entender o que sua organização está tentando fazer, você e sua equipe poderão trabalhar de forma consistente em relação a esses objetivos e evitar minar as ações de outras equipes. (É aí que é útil entender e usar o Gerenciamento por Objetivos e uma carta de equipe)

2. Impacto da variação

Aqui, você precisa saber sobre as variações e inconsistências que podem acontecer em sua organização e entender como elas podem afetar outras partes do sistema geral.

Comece olhando as variações que podem acontecer em sua própria equipe. Por exemplo:

Algumas tarefas demoram mais do que o esperado para completar?

Você já teve problemas com a qualidade?

O padrão de trabalho que sua equipe produz consistente?

Como as mudanças nas outras áreas do modelo de Deming (sistema, conhecimento, psicologia) podem causar variação?

Liste essas variações e use o que você encontrou na etapa anterior para analisar como essas variações podem afetar outras equipes e processos.

Dica: Nesta fase, pode ser útil rever seus processos, para que você possa minimizar ou eliminar variações dentro de sua equipe. Use ferramentas como FMEA, a Teoria das Restrições e Kaizen para fazer isso. Você também pode usar Pareto para identificar as variações que estão tendo o maior impacto em seus objetivos.

Em seguida, veja as variações que podem acontecer em outras partes da sua organização. (Se isso não for óbvio, espere para falar com pessoas chave em cada departamento.) Depois de identificar essas variações, pense em como elas afetam sua equipe. Você precisa mudar a forma como o seu time funciona para compensar essas variações?

3. Teoria do conhecimento

Com este componente, você precisa ter uma compreensão de como sua organização usa e compartilha conhecimento, e como ele usa esse conhecimento para tomar decisões, efetuar mudanças e alcançar seus objetivos.

Primeiro, veja como você usa conhecimento e toma decisões em sua própria equipe:

Você está usando o conhecimento disponível efetivamente e você está tomando decisões que alinha com os objetivos gerais da sua organização?

Você coleciona informações e gerencia conhecimento, de forma eficaz, para que você possa aproveitar as oportunidades e gerenciar possíveis ameaças?

A forma como você toma decisões afeta os objetivos de outras equipes, ou você poderia compartilhar conhecimento de forma mais eficaz?

Em seguida, descubra como os outros tomam decisões em outras partes da organização:

A forma como os outros tomam decisões afeta a equipe ou os objetivos da organização?

Você está usando todos os dados organizacionais apropriados quando toma decisões?

Como parte disso, também pense em como você e sua equipe receberam comentários. Você possui um sistema para aprender de reclamações e comentários?

4. Psicologia

O componente final é entender as pessoas em sua organização: como elas pensam, por que elas atuam e o que as motiva.

Primeiro, certifique-se de que está motivando sua equipe a adicionar aos membros de forma eficaz. Isso ajudará você a obter o melhor de sua equipe.

Você também precisa descobrir o que motiva outras pessoas em sua organização. Isso irá ajudá-lo a criar melhores relacionamentos, com outros departamentos e obter uma compreensão de como seus objetivos se encaixam nos seus próprios (de acordo com os objetivos gerais da organização).

Além disso, quanto melhor você entender como as pessoas em sua organização aprendem. E processam novas informações, mais você pode moldar sua comunicação para maximizar sua compreensão. Por exemplo, seria melhor manter outros gerentes atualizados por e-mail, ao invés de realizar uma reunião de atualização semanal? Alguns membros da equipe só precisam de instruções verbais, ao invés de um resumo escrito quando começam um novo projeto? (Como parte disso, obtenha uma boa compreensão dos estilos de aprendizagem de diferentes pessoas, como você pode ver neste artigo!)

Também é importante pensar sobre como as mudanças em outras áreas da sua organização podem afetar a psicologia das pessoas e sua motivação. Por exemplo, uma mudança em outra equipe pode ter um efeito negativo sobre a moral das pessoas?

Pontos Importantes

O Sistema Deming de Conhecimento Organizacional foi criado por W. Edwards Deming e foi publicado em seu livro de 1994 “The New Economics for Industry, Government, Education”.

O propósito do modelo é ajudá-lo a entender a organização em que trabalha melhor, para que você possa trabalhar em conjunto como um todo e liderar sua equipe de forma mais eficaz.

Para aplicar o modelo, você precisa ter uma compreensão dessas quatro áreas inter-relacionadas da sua organização:

O sistema organizacional.

O impacto da variação.

A teoria do conhecimento.

Psicologia.

Ao entender essas coisas, você irá construir um melhor conhecimento da “big picture” de sua organização. E você irá tomar melhores decisões como resultado. Se você quiser aprender mais sobre como melhorar resultados faça nosso curso de White Belt totalmente gratuito, ou ainda aprofundar os conhecimentos em redução de desperdícios com nossos curso de Lean, Green Belt e Black Belt.