Como fazer um checklist de tarefas? Confira 14 dicas

como fazer um checklist de tarefas
08 de julho de 2020
Última modificação: 08 de julho de 2020

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão do tempo

O checklist é uma ferramenta simples, mas bastante eficiente, que ajuda a evitar diversos erros e esquecimentos no dia a dia. Ele se trata de uma lista de verificação simples e padronizada, distribuída em etapas e desenvolvida para tarefas repetitivas. Mas como uma ferramenta tão simples pode fazer tanta diferença?

É praticamente certo que você, tendo uma série de coisas para fazer, acabou deixando alguma obrigação passar. Assim, parece que se não tivermos uma orientação, podemos esquecer certas etapas de um processo, mesmo que elas sejam simples. Afinal, não é nada difícil se distrair (ainda mais hoje em dia, quando levamos o celular para todo lado) e esquecer alguma obrigação – e recuperar o perdido costuma ser bem mais trabalhoso do que acertar de primeira.

Além de evitar erros, retrabalho e desperdício de esforço, há seis principais benefícios em se usar um checklist.

Por que fazer checklists de tarefas? Confira 6 benefícios

1. Organização:

os checklists podem nos ajudar a manter a organização, garantindo que não pulemos nenhuma etapa do processo. Eles são fáceis de usar e eficazes;

2. Motivação:

as listas de verificação nos motivam a agir e concluir tarefas. Como as listas de verificação podem nos tornar mais bem-sucedidas, torna-se um círculo virtuoso, onde somos motivados a realizar mais devido aos resultados positivos;

3. Produtividade:

com uma lista de verificação, você pode concluir tarefas repetitivas com mais rapidez e eficiência, e com menos erros. Isso lhe dá mais tempo durante o dia e te ajuda a fugir de situações de “apagar incêndio”. Por fim, você se torna mais produtivo e realiza mais a cada dia;

4. Criatividade:

as listas de verificação permitem que você domine as tarefas repetitivas e utilize mais poder cerebral para atividades criativas. Como o checklist significa menos exercícios de “apagar incêndio” e menos estresse, você não apenas tem mais tempo para ser criativo, como também pode pensar com mais clareza. Aliás, para se aprofundar mais neste tópico, confira o curso imperdível de Criatividade da FM2S!

5. Delegação:

Por conta de dividir tarefas em atividades específicas, os checklists nos dão mais confiança ao delegar atividades. E isso é bastante positivo, porque quando estamos mais certos de ​​que as tarefas serão executadas corretamente, delegamos mais e nos tornamos significativamente mais produtivos;

6. Excelência:

os checklists nos permitem ser mais eficazes no atendimento aos clientes. Ao ajudar a garantir que você lhe ofereça um atendimento superior, podemos alcançar a excelência aos olhos do cliente. A excelência é um diferenciador que melhora o valor da marca. O uso de checklists garante que você não esqueça de nada. Portanto, se você faz algo repetidamente e deseja fazer o certo sempre, usá-lo é o segredo.

Agora que sabemos quão positivo pode ser o impacto do uso de checklists no nosso cotidiano, vamos ver algumas dicas para fazê-lo da melhor forma possível.

Como fazer um checklist de tarefas? Confira 14 dicas

1. Escolha o suporte e o formato

Checklists podem ter qualquer forma ou tamanho e ocorrer em diversos suportes diferentes. É especialmente por isso que eles funcionam com qualquer pessoa. Isso significa que você pode se dar bem com o checklist fazendo-o tanto manualmente, quanto no computador ou no celular.

Além disso, algumas pessoas podem achar que adicionar cores diferentes para diferentes tipos de tarefas pode ajudar a manter a rotina. Independentemente de sua preferência, certifique-se de que a sua lista de tarefas tem um formato satisfatório para você. Uma sugestão interessante é o sistema kanban, vale a pena saber mais.

2. Não precisa se apegar a um único checklist

Você não precisa fazer caber todos os seus compromissos em uma única e supercarregada lista de afazeres. Pode ser muito mais simples e descomplicado criar vários checklists, divididos por semelhanças entre as atividades. Veja abaixo algumas sugestões de distribuições de checklists:

  • principal: esse define suas metas de longo prazo. Assim, se você precisar limpar seu armário e lidar com o que quer que esteja lá dentro, quiser se inscrever em um curso de idioma, ou se mudar para um apartamento novo, anote tudo na sua lista principal.
  • de projetos semanais: deve conter tudo o que precisa ser realizado dentro dos seguintes 7 dias. Talvez os deveres e leituras da faculdade, ou quem sabe um acompanhamento com análise de dados.
  • de alto impacto: apesar da aparência um tanto quanto assustadora, te salva nos principais momentos. Pagar algum boleto dentro do prazo, telefonar para algum parente ou amigo em seu aniversário; enfim, se trata das atividades urgentes, que não podem esperar.

3. Mantenha a simplicidade

Não há nada mais intimidador do que uma lista de tarefas gigantesca. Quanto mais longa a lista de tarefas, mais difícil pode ser se motivar. Além disso, você ficará surpreso com a dificuldade de realizar tudo que planejou em 24 horas. Levando isso em conta, um truque para manter uma lista de alto impacto simples é fazer uma lista das coisas que você deseja fazer hoje, mas dividi-la ao meio e focar em realizar metade do que se faria no “dia de duração ideal”.

4. Comece pelo mais fácil

Mesmo sem saber por onde começar, vá inserindo itens na lista. Nesse momento, “dobrar roupas”, “lavar a louça do café da manhã” e “tomar banho” são todos bons exemplos. Só de se enxergar cumprindo com as obrigações da rotina, é possível já começar o dia sentindo-se produtivo. É a mesma lógica de se aquecer para um exercício físico intenso: obter um pouco de impulso com algumas manobras de produtividade pode prepará-lo para atingir o pico de metas.

5. Divida as tarefas

É preciso que a resposta para a pergunta “Por onde devo começar?” esteja evidente. Se não, então não houve divisão de tarefas suficiente. Uma maneira de reduzir o medo de encarar um dever complexo (e as desculpas para a procrastinação dele decorrentes) é fazer com que os objetivos pareçam mais gerenciáveis. Como? Dividindo os projetos em tarefas menores.

6. Mantenha-se específico

Adoramos grandes objetivos, por aqui. No entanto, podemos facilmente encontrar dificuldades práticas em fazer acontecer nossos planos de vida. Portanto, certifique-se de trazer seus objetivos ao seu alcance.

7. Não deixe nada importante de fora

Para todas as tarefas da lista, inclua as informações necessárias para realizá-las. Por exemplo, se a tarefa envolver ligar para sua empresa de gás para consultar uma conta, inclua o número de telefone na lista. Ou seja, dê-se a quantidade de informação necessária para que você consiga poupar tempo.

8. Tempo

Então você fez a lista e a verificou duas vezes, para garantir. Então é o momento de revisar novamente e definir uma estimativa de tempo ao lado de cada item. Dessa forma você pode até transformar a lista de tarefas em um tipo de programação, com horários e locais específicos.

9. Não se estresse

Toda lista principal possui algumas tarefas que pretendemos fazer há dias, semanas ou talvez até anos – mas ainda não fizemos. Nesses casos, tente descobrir o motivo de isso acontecer, não para saber quais etapas são necessárias para concluir a tarefa. O estresse e a autocobrança, neste momento, só vão te fragilizar ainda mais. Busque manter a calma, pois a organização com checklists certamente vão te ajudar a chegar até nessas atividades mais desafiadoras.

10. Compartilhe com alguém

Às vezes, a melhor maneira de manter um plano é fazer com que alguém te responsabilize por ele. Por isso tente compartilhar seu checklist, nem que seja na porta da geladeira ou em um arquivo compartilhado com os outros membros do projeto em questão.

11. Planeje-se para se planejar

Um dos aspectos mais complicados do checklist é na verdade sentar-se para fazer um. Afinal, como você pode planejar sua lista de tarefas quando está tão ocupado, mergulhado em tarefas jogadas aleatoriamente no seu dia isso!?!

Portanto, escolha um horário todos os dias em que você possa organizar todas as suas tarefas e determinar o que precisa realizar. Pode ser de manhã, antes de dormir ou na hora do almoço.

12. Encontre o seu eu do passado

Uma ótima maneira de aumentar a produtividade é se lembrar dos seus esforços para realizar as tarefas do dia anterior. Portanto conceba um checklist como uma lista contínua de coisas que, no dia seguinte, você celebra por ter alcançado.

Mantenha uma lista escrita de suas realizações no dia anterior, mesmo as coisas aparentemente rotineiras. Pois celebrar as pequenas vitórias lhe dará confiança para enfrentar os maiores desafios.

13. Comece sempre do zero

Faça uma nova lista todos os dias para que os mesmos itens antigos não entupam a agenda. Afinal, se algo permanecer na lista de tarefas por muito tempo, saiba que não será realizado – e isso é decepcionante.

14. Seja flexível

Sempre deixe cerca de 15 minutos entre os itens da lista de tarefas ou do calendário. Assim você garante espaço de manobra e caso uma crise ocorrer, o mais importante é lembrar de parar e respirar.

Conclusão

Neste post, foi possível conhecer melhor em que consistem os checklists e quais seus benefícios. Assim como as principais dicas para fazê-lo da forma mais eficiente. Além disso, ficou implícita a importância da Gestão do Tempo não só nas nossas realizações do dia a dia, mas na vida – nas conquistas de longo prazo. Confira, portanto, este curso da FM2S e aproveite de forma sábia um de nossos bens mais preciosos: o tempo.

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