Como desenvolver o cronograma do seu projeto?
Você pode imaginar começar uma longa viagem de carro para um destino desconhecido sem um mapa ou sistema de navegação? Você tem certeza que precisa fazer algumas voltas aqui e ali, mas não faz ideia de quando ou onde, ou quanto tempo levará para chegar lá. Você pode chegar eventualmente, mas corre o risco de se perder e se sentir frustrado ao longo do caminho. Dirigir sem qualquer ideia de como você vai chegar lá é o mesmo que trabalhar em um projeto sem um cronograma.
Não importa o tamanho ou o escopo do seu projeto, o cronograma é uma parte fundamental do gerenciamento de projetos. O cronograma informa quando cada atividade deve ser realizada, o que já foi concluído e a sequência em que as coisas precisam ser concluídas. Porém, o agendamento não é um processo exato. É parte estimativa, parte previsão e parte "adivinhação educada".
Por causa da incerteza envolvida, o cronograma é revisado regularmente e é frequentemente revisado enquanto o projeto está em andamento. Ele continua a se desenvolver à medida que o projeto avança, as mudanças surgem, os riscos vêm e vão e novos riscos são identificados. O cronograma basicamente transforma o projeto de uma visão em um plano baseado em tempo.
As programações também ajudam você a fazer o seguinte:
- Eles fornecem uma base para você monitorar e controlar as atividades do projeto
- Eles ajudam a determinar a melhor forma de alocar recursos para que você possa atingir a meta do projeto
- Eles ajudam você a avaliar como os atrasos de tempo afetarão o projeto
- Você pode descobrir onde os recursos em excesso estão disponíveis para alocar para outros projetos
- Eles fornecem uma base para ajudá-lo a acompanhar o progresso do projeto
Qual é a melhor maneira de criar um cronograma preciso e eficaz para o seu projeto?
Os gerentes de projeto têm uma variedade de ferramentas para desenvolver um cronograma de projeto - desde o processo relativamente simples de planejamento de ações para pequenos projetos, até o uso de gráficos de Gantt e análise de rede para grandes projetos. Aqui, descrevemos as principais ferramentas que você precisará para o desenvolvimento do cronograma.
Agendar Entradas
Você precisa de vários tipos de entradas para criar um cronograma do projeto:
Calendários pessoais e de projeto - A compreensão de dias úteis, turnos e disponibilidade de recursos é fundamental para concluir um cronograma do projeto.
Descrição do escopo do projeto - A partir disso, você pode determinar as datas de início e término da chave, as principais suposições por trás do plano e as principais restrições e restrições. Você também pode incluir expectativas das partes interessadas, que frequentemente determinam os marcos do projeto.
Riscos do projeto - Você precisa entender isso para garantir que haja tempo extra suficiente para lidar com riscos identificados - e com riscos não identificados.
Listas de atividades e requisitos de recursos - É importante determinar se há outras restrições a serem consideradas ao desenvolver o cronograma. Entender os recursos e a experiência de recursos disponíveis, assim como feriados e férias da equipe, afetará o cronograma.
Um gerente de projeto deve estar ciente dos prazos e problemas de disponibilidade de recursos que podem tornar o cronograma menos flexível.
Ferramentas de agendamento
Aqui estão algumas ferramentas e técnicas para combinar essas entradas para desenvolver o cronograma:
Agendar Análise de Rede - Esta é uma representação gráfica das atividades do projeto, o tempo necessário para concluí-las e a sequência em que elas devem ser feitas. O software de gerenciamento de projetos é normalmente usado para criar essas análises - os gráficos de Gantt e os gráficos PERT são formatos comuns.
Análise do Caminho Crítico - Este é o processo de examinar todas as atividades que devem ser concluídas e calcular a "melhor linha" - ou caminho crítico - para que você conclua o projeto no mínimo de tempo. O método calcula os horários de início e término mais antigos e mais recentes possíveis para as atividades do projeto e estima as dependências entre eles para criar um cronograma de atividades e datas críticas.
Agendar compactação - Essa ferramenta ajuda a reduzir a duração total de um projeto diminuindo o tempo alocado para determinadas atividades. Isso é feito para que você possa cumprir restrições de tempo e ainda manter o escopo original do projeto. Você pode usar dois métodos aqui:
- Crashing - É onde você atribui mais recursos a uma atividade, diminuindo assim o tempo necessário para concluí-la. Isso se baseia no pressuposto de que o tempo que você economiza irá compensar os custos de recursos adicionados.
- Fast-Tracking - Envolve reorganizar as atividades para permitir um trabalho mais paralelo. Isso significa que coisas que você normalmente faria uma após a outra agora são feitas ao mesmo tempo. No entanto, tenha em mente que essa abordagem aumenta o risco de você perder as coisas ou deixar de abordar as mudanças.
Revisão do Projeto
Depois de ter delineado o cronograma básico, você precisa revisá-lo para garantir que o tempo de cada atividade esteja alinhado com os recursos necessários. Aqui estão as ferramentas comumente usadas para fazer isso:
Análise de cenário "What if" - Este método compara e mede os efeitos de diferentes cenários em um projeto. Você usa simulações para determinar os efeitos de várias suposições adversas ou prejudiciais - como recursos não disponíveis a tempo ou atrasos em outras áreas do projeto. Você pode então medir e planejar os riscos apresentados nesses cenários.
Nivelamento de recursos - Aqui, você reorganiza a sequência de atividades para abordar a possibilidade de recursos indisponíveis e para garantir que a demanda excessiva não seja aplicada a recursos a qualquer momento. Se os recursos estiverem disponíveis apenas em quantidades limitadas, você alterará o tempo das atividades para que as atividades mais críticas tenham recursos suficientes.
Método de cadeia crítica - também aborda a disponibilidade de recursos. Você planeja atividades usando as datas de início e término mais recentes possíveis. Isso adiciona tempo extra entre atividades, que você pode usar para gerenciar interrupções de trabalho.
Multiplicadores de risco - O risco é inevitável, portanto, você precisa se preparar para o impacto. Adicionar mais tempo a atividades de alto risco é uma estratégia. Outra é adicionar um multiplicador de tempo a certas tarefas ou a determinados recursos para compensar a estimativa de tempo excessivamente otimista.
Depois que a programação inicial for revisada e os ajustes forem feitos, convém que outros membros da equipe a revisem também. Inclua pessoas que estarão fazendo o trabalho - suas percepções e suposições provavelmente serão particularmente precisas e relevantes.
