Três etapas para colocar em prática o uso de novas tecnologias

30 de dezembro de 2019
Última modificação: 30 de dezembro de 2019

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Três etapas para colocar em prática o uso de novas tecnologias

Encontre neste artigo como evitar o pensamento de tudo ou nada quando se trata do uso de novas tecnologias. O fracasso das empresas em inovar as expõe a riscos e tem um enorme impacto na economia global.

Anos atrás, ao comprar a primeira casa, muitas pessoas precisavam passar pelo processo padrão de garantia de título para fechar a transação e garantir a compra do imóvel. O processo parecia estranhamente antiquado, com base em um modelo desatualizado que exigia várias etapas desnecessárias. Diversas empresas que controlavam o setor de seguros de títulos ainda operavam da mesma forma que nos anos 50. Elas tinham gerentes supervisionando equipes de pessoas que inseriam manualmente as mesmas informações em vários programas de computador para verificar novamente os dados que já haviam sido processados várias vezes.

Mas por que o setor de títulos e custódias não adotou novas tecnologias, da automação ao aprendizado de máquina e à análise preditiva, devido ao aumento de interrupções em setores semelhantes? As pessoas dessas empresas responderam que era assim que as coisas eram feitas. Mas elas também argumentaram que consideravam suficiente para explicar por que as novas tecnologias deveriam ficar de fora do setor: como alguns casos requerem cuidados especiais ou envolvem situações incomuns, as pessoas devem lidar com todos os processos em sua totalidade.

Mas em um novo contexto tecnológico, essa história não fazia muito sentido. Numerosas tarefas de entrada e processamento de dados atribuídas a trabalhadores humanos podem ser entregues com segurança às máquinas. Além disso, computadores podem se envolver no tratamento de exceções – incluindo, se essas empresas desejarem, alertando os gerentes toda vez que houver um caso que exija um especialista humano.

E o mesmo está acontecendo em várias indústrias globais em que mentalidades de tudo ou nada ainda reinam quando se trata de tecnologia. O pensamento é que, como as máquinas não podem assumir um processo inteiro, elas também podem ser mantidas fora dele. Mas o fracasso das empresas em inovar as expõe a riscos e tem um enorme impacto na economia global. A Accenture estimou recentemente que US $ 41 trilhões em valor corporativo estão prontos para serem interrompidos.

A seguir, encontram-se três etapas cruciais para superar as abordagens herdadas e como começar a colocar as novas tecnologias em uso estratégico, da maneira mais eficaz e sem entregar todo o processo.

Contrate e capacite disruptores

Os processos de fluxo de trabalho geralmente são apanhados em um ciclo vicioso. A empresa geralmente tem uma maneira definida de fazer alguma coisa; gerentes treinam recrutas no sistema da empresa; alguns desses recrutas passam a ser gerentes e passam as mesmas lições. Dentro da empresa, o fluxo de trabalho se torna uma segunda natureza.

Para interromper o ciclo, as organizações devem contratar gerentes e recrutas com experiência na introdução de elementos tecnológicos, mesmo as tecnologias mais inovadoras. Por exemplo, na States Title, o cientista chefe de dados Andy Mahdavi era anteriormente um astrofísico que usava uma técnica chamada cadeia de Markov Monte Carlo para detectar matéria escura. A técnica otimiza modelos teóricos até que correspondam aos dados. Ele também a adaptou essa técnica para trabalhar no risco de seguro de título, otimizando um algoritmo de aprendizado de máquina para produzir lucro máximo e, ao mesmo tempo, oferecer o melhor serviço ao cliente.

As organizações também devem fornecer aos funcionários tempo e recursos para aprender sobre novas tecnologias e dar-lhes oportunidades de experimentar o fluxo de trabalho para encontrar maneiras de ajustar, substituir ou automatizar partes delas. Fique de olho nos funcionários orientados para a solução, dispostos a experimentar coisas novas e que apoiem interrupções positivas, e incentive-os a desenvolver novas habilidades tecnológicas. Atualmente, esse tipo de funcionário representam uma parte valiosa e importante para o desenvolvimento tecnológico das organizações.

Procure por critérios dentro das novas tecnologias

Certas etapas de suas operações são mais adequadas a esse tipo de alteração que outras, portanto, é melhor procurar primeiro aquelas que atendem aos critérios principais.

Um estudo sobre a digitalização na fabricação aeroespacial relatou que os processos que mais se beneficiariam “são intensivos em documentos, incluem muitas transferências entre os usuários finais e exigem alta colaboração”.

Um relatório da Deloitte sobre automação de processos robóticos (RPA) recomenda a análise de processos que “normalmente têm interações repetíveis e previsíveis com aplicativos de TI, incluindo aqueles que podem exigir alternância entre vários aplicativos”.

Os gerentes devem analisar profundamente seus processos e consultar especialistas para determinar quais processos podem ser os melhores para começar a serem passados para a tecnologia.

Prepare-se para alguns desafios

À medida que sua empresa começa a implementar novas soluções tecnológicas, pode haver – naturalmente – algum tipo de frustração entre suas equipes.

O TechCrunch alerta que, quando um produto não puder “entregar tudo o que deseja, exatamente como deseja, no momento”, os funcionários poderão “considerar toda a solução completamente inadequada”. Os gerentes precisam se preparar para algumas falhas e recuos inevitáveis, participando do gerenciamento de mudanças.

A partir do momento que uma inteligência de máquina foi introduzida, diversas empresas relataram que enfrentaram esse tipo de problema. A mudança economizou tempo e dinheiro da empresa e facilitou o trabalho dos funcionários, mas alguns deles se queixaram porque acharam a experiência do usuário muito diferente. O modelo de interação foi então alterado para poder simular mais aspectos do que as pessoas já estavam acostumadas.

Cabe então aos gerentes manter as coisas da maneira mais estável possível, ajudando os funcionários a saberem que a experimentação faz parte do processo disruptivo e que o feedback deles está sendo levado em consideração.

Como a Accenture observou em seu relatório, muitas empresas estão vulneráveis a interrupções porque confiam em “altas barreiras à entrada”. Elas vêem essas barreiras como defesas afastando os concorrentes e não conseguem inovar de maneira alguma.

Mas com as tecnologias que transformam o local de trabalho em uma velocidade sem precedentes, mais nenhum setor é seguro. Chegou a hora de líderes e gerentes de todos os níveis de uma organização perguntarem como essas tecnologias podem ser usadas para melhorar seus processos – e não por quanto tempo eles podem manter o status quo.

Paula Louzada

Engenheira Mecânica (2016) e mestranda pela Universidade Estadual de Campinas (2019). Na França, atuou na área de Melhoria de Produção de uma empresa do segmento aeronáutico, e no Brasil fez parte da equipe de Melhoria Contínua de uma multinacional do ramo químico. Atualmente, trabalha como consultora de Projetos de Melhoria, Excelência Operacional e Gestão da Rotina, além de ministrar aulas de Green Belt, Black Belt e Ferramentas da Qualidade na FM2S Educação e Consultoria.