Você sabe o que é o SDCA?
Entre as ferramentas utilizadas na gestão de projetos e processos, o SDCA vem se mostrando uma boa prática aos gestores que desejam conferir estabilidade a seus resultados e/ou metas. Afinal, esse método tem como objetivo realizar a sustentação dos resultados previstos no planejamento estratégico, garantindo disciplina operacional. Neste artigo você vai conferir o que é o método SDCA, suas etapas, benefícios e aplicações, além de entender a diferença ente os ciclos PDCA e SDCA.
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O ciclo PDCA é uma ferramenta muito utilizada no processo de melhoria contínua e solução de problemas. Porém, embora você o execute minuciosamente e obtenha os resultados esperados este método não vai garantir que o aprendizado gerado seja permanente pela empresa, ou seja, não irá gerar bons resultados sistematicamente. Para isso, foi criado o método SDCA.
O que é SDCA?
SDCA é um acrônimo que significa “Standardize (Padronizar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir)”. É uma metodologia de gestão que tem como objetivo fornecer sustentabilidade aos resultados de seu planejamento estratégico, uma vez alcançados. Ele se inicia após o ciclo PDCA, servido de uma valiosa fonte de aprendizado para aprimoramento operacional.
Em outras palavras, o SDCA atua padronizando os processos em andamento. É partindo do método SDCA que a empresa realiza as atividades fins de cada processo, pois, todos os seus produtos e/ou serviços, na verdade, são decorrentes do SDCA. Logo, a chamada melhoria contínua é, portanto, uma composição do SDCA e do PDCA.
Ele se inicia com a definição de uma meta padrão, Esta, por sua vez, representa os objetivos iniciais de um projeto. Porém, quando se atinge essa meta, o ciclo SDCA não se encerra. Inicia-se a partir disso um monitoramento contínuo da performance de cada processo. Por fim, o ciclo se reinicia sempre que um processo estiver perdendo sua eficiência.
Quais são as etapas do SDCA?
1. Padronizar (Standardize)
Primeiramente, o SDCA inicia com a definição das três metas principais de um negócio. Enxergue-as como pontos chave do seu modelo de negócio. Tecnicamente, são conhecidas como metas-padrão.
Essa etapa tem como função garantir que todos os envolvidos executem uma mesma tarefa da mesma forma.
É importante documentá-las de forma clara, objetiva e visual. Para isso, você pode utilizar de fluxogramas, procedimentos operacionais padrão ou outras ferramentas. Dessa forma, facilita-se aos colaboradores assimilar seus objetivos.
2. Executar (Do)
Esta etapa objetiva executar os padrões, orientações ou treinamentos de todos os envolvidos de forma a garantir que todos aprendam a nova forma de se realizar o trabalho.
Aqui é importante realizar um acompanhamento do aprendizado de seus colaboradores. Assim, você confere agilidade no processo de aprendizado ajudando as pessoas.
3. Verificar (Check)
Posteriormente, na etapa de verificação entra o monitoramento dos indicadores de desempenho, processo muito semelhante ao do ciclo PDCA. Logo, seu objetivo é verificar se a execução do processo está de acordo aos padrões estabelecidos e avaliar as alterações sugeridas previamente no item 2. Caso os resultados esperados não sejam atingidos deve-se atuar de maneira corretiva na próxima etapa.
4. Agir (Act)
Por fim, na etapa de ação ajustam-se os processos para alcançar resultados de acordo com o esperado. É aqui que se executam as ações corretivas, caso necessárias.
Implementando o ciclo SDCA em 4 etapas
1. Definir meta-padrão
O primeiro passo para implementar este método é definir a meta-padrão. Esta deve ser um resultado prioritário do momento em que o seu negócio se encontra. Por exemplo: Manter as taxas de lucros em 15%.
2. Elaboração do Procedimento Operacional Padrão (POP)
Um POP – sigla de Procedimento Operacional Padrão - é um documento que descreve minuciosamente como atividades rotineiras devem ser executadas, através de um passo a passo. Seu objetivo principal é garantir que, quem quer que realize essa tarefa, consiga fazê-la de forma apropriada.
Ele é uma verdadeira “receita de bolo” que lista de forma clara e objetiva todas as tarefas e parâmetros de execução para manter a previsibilidade sobre os resultados.
Se você não sabe o que é POP e como fazer, confira nosso artigo: Como fazer um POP (Procedimento Operacional Padrão)?
3. Cumprimento do POP
Garantir que o POP seja devidamente cumprido também é parte do SDCA, afinal como manter a previsibilidade dos resultados sobre um processo que não é padronizado? Assim realizar um treinamento de seus colaboradores é essencial.
4. Análise do cumprimento dos padrões
A fim de aprimorar ainda mais a eficácia do método é preciso supervisionar as atividades dos colaboradores, garantindo o cumprimento dos padrões. Da mesma forma, como um instrumento de engajamento do SDCA, recomenda-se verificar o grau de motivação das equipes.
Ao final da análise deve-se emitir um documento conhecido como Diagnóstico do Trabalho Operacional (DTO). Seu objetivo é reforçar a disciplina das operações por meio de avaliações, mapeando os riscos das tarefas mais críticas.
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Apostila Ferramentas da Qualidade[/caption]
Os benefícios do método SDCA
Pode parecer não tão óbvio, mas este método possui inúmeros benefícios para a sua empresa. Os principais deles são:
•Aumento de Produtividade: este método é responsável pelo aumento da produtividade, uma vez que reduz acentuadamente o número de retrabalho. Assim, confere processos mais enxutos e lineares;
•Estimula o trabalho em equipe: na etapa 2 de execução dos padrões escolhidos previamente, todos os colaboradores devem compreender o que deve ser feito e qual o seu papel neste contexto. Logo, o método estimula o engajamento dos funcionários e o trabalho colaborativo;
•Melhora da operação de processos: uma vez estabelecidos padrões confiáveis, aumenta-se a organização do ambiente de trabalho. Dessa forma, o nível de estresse dos colaboradores diminui e aumenta-se a qualidade de vida no trabalho;
•Reduz falhas: a padronização é a grande responsável pela redução da incidência de falhas. Da mesma forma acontece para os problemas operacionais, pois trabalha-se agora em cima de resultados previsíveis;
•Visão sobre os processos: por fim, o método promove a manutenção de seus processos, evitando que a empresa passe por problemas já enfrentados.
Mas quais as 4 principais diferenças entre o PDCA e SDCA?
Embora sejam metodologias de pensamento estruturado com um enfoque na identificação de problemas e oportunidades, os ciclos possuem suas diferenças, vamos conferir?
1. O ciclo PDCA se dirige à resolução de um problema. Por outro lado, o SDCA funciona mantendo o processo sem que ele regrida aos “modos de fazer” testados anteriormente; 2. O PDCA visa o planejamento, enquanto que o SDCA se dirige à padronização; 3. Aplica-se o PDCA primeiramente, em seguida aplica-se o SDCA; 4. Por fim, o método PDCA se dirige ao planejamento estratégico. O SDCA, por outro lado, se dirige às operações.
Garantir disciplina operacional com boas práticas de execução do trabalho torna-se praticável a partir do monitoramento e padronização de processos e atividades. Afinal, como melhorar aquilo que não possui um padrão a para seguir? Portanto, a combinação dos ciclos PDCA e SDCA promove uma cultura organizacional de melhoria contínua sustentável. Fazendo pequenas mudanças de maneira constante, se buscam grandes resultados nos processos de uma organização.
