Gestão de mudanças: entenda os quatro princípios

Gestão de mudanças
24 de junho de 2021
Última modificação: 28 de setembro de 2021

Autor: Paulo Oliveira
Categorias: Seis Sigma

Lidar com a gestão de mudanças é comum para o trabalhador de hoje. Há continuamente novos métodos, ferramentas, produtos e, possivelmente, diferentes ambientes. Mas como podemos realizar essas mudanças com sucesso?

Atualmente, nenhuma organização pode se dar ao luxo de ficar parada. Sempre há novos desafios a enfrentar e melhores maneiras de fazer as coisas. No entanto, cada mudança que você precisa fazer deve ser planejada e implementada com cuidado, caso contrário, pode acabar fazendo mais mal do que bem!

É aí que entra o gerenciamento de mudanças. É uma abordagem estruturada que garante que as mudanças sejam implementadas completa e suavemente – e tenham o impacto desejado.

Neste artigo, explicamos como você pode implementar mudanças positivas e produtivas em sua organização usando quatro princípios básicos de gerenciamento de mudanças bem-sucedido.

O que é Gestão de mudanças?

Cada vez mais pessoas estão atentas, concordando que administrar a mudança no fluxo de trabalho é uma das tarefas mais importantes:

Definição de gerenciamento de mudança

O gerenciamento de mudanças baseiam-se em teorias de muitas disciplinas, incluindo psicologia, ciência do comportamento, engenharia e pensamento sistêmico. E existem muitos modelos diferentes para escolher. Por exemplo, o Modelo de Gestão de Mudanças de Lewin divide o processo de mudança em três estágios principais conhecidos como “descongelar – mudar – recongelar”, enquanto o modelo de mudança de 8 etapas de Kotter fornece um guia mais abrangente através da mudança.

Ideia central da gestão de mudanças

Um engano comum é pensar que a mudança seja somente uma questão técnica. Segundo essa visão, olha-se somente para novos métodos e equipamentos para garantir que funcionem como planejado. No entanto, Weisbord (1987) observou que, para cada mudança técnica em um sistema, também ocorrem mudanças sociais e econômicas. Portanto, essas mudanças devem ser planejadas e administradas adequadamente.

Dessa forma, a ideia central de todas as teorias de gerenciamento de mudança é que nenhuma mudança acontece isoladamente. De uma forma ou de outra, a mudança afeta toda a organização e seus colaboradores. Mas, com um bom gerenciamento de mudanças, você pode incentivar todos a se adaptarem e a abraçarem sua nova forma de trabalhar.

Como fazer mudanças bem-sucedidas?

Numa organização, podemos estabelecer algumas estruturas e métodos que influenciem o comportamento da organização, podemos trabalhar com atitudes individuais, ou ainda mudar a cultura da companhia. A maioria dos especialistas na introdução de mudanças nos diria que a mudança cultural leva tempo e requer que as crenças da organização sejam mudadas.

Desse modo, para aceitar a mudança, a maioria de nós precisa compreender a razão para a mudança e saber como ela nos ajuda. Muitas organizações têm introduzido com sucesso a mudança ao alterar a estrutura na qual as pessoas trabalham.

Os Quatro Princípios da Gestão de mudanças

A melhor forma de lidar e compreender as razões das mudanças é ter um gerenciamento adequado sobre elas. O caminho mais vantajoso para obter um gestão de mudanças bem sucedidas é trabalhar com seus quatro princípios:

  1. Entenda a mudança
  2. Mudança de plano
  3. Implementar mudança
  4. Comunique a mudança

Vamos explorar cada um deles, juntamente com algumas ferramentas e técnicas que você pode usar para colocá-los em prática:

Princípio 1: Compreender a mudança

Para promover com sucesso os benefícios da mudança, você mesmo precisa entendê-los. Então, pense sobre:

  • Por que você precisa mudar. Quais são seus principais objetivos?
  • Quais serão os benefícios da mudança para a organização?
  • Como isso impactará positivamente as pessoas?
  • Como isso afetará a maneira como as pessoas trabalham?
  • O que as pessoas precisarão fazer para conseguir a mudança?

Além disso, assim como dito no curso de Green Belt da FM2S, que uma mudança sem uma melhora contínua apenas irá gerar esforço e gasto de tempo desnecessário. Por isso, seguir o roteiro DMAIC pode auxiliar a fazer a mudança.

DMAIC

Figura 1: Passo a passo DMAIC

Princípio 2: Plano de Mudança

Mudanças eficazes não acontecem por acaso, e qualquer plano que você fizer deve ser certo para sua organização. A maneira como os projetos de mudança são gerenciados pode variar de organização para organização. Alguns têm metodologias de mudança muito rígidas, enquanto outros são mais abertos e flexíveis em sua abordagem.

No entanto, em geral, você precisará considerar o seguinte:

  • Patrocínio: como você protegerá, envolverá e usará o apoio e o patrocínio de alto nível para a mudança?
  • Envolvimento: quem está melhor posicionado para ajudá-lo a projetar e implementar a mudança? Por exemplo, você precisará de experiência externa? Ou você pode usar recursos internos?
  • Impacto: finalmente, pense em como deve ser o sucesso. Como você vai prever e avaliar o impacto da mudança que precisa fazer? Quais objetivos você precisa alcançar?

Ferramentas auxiliares no Plano de Mudança

Existem várias ferramentas que você pode usar para planejar a mudança:

  • Diamante de Leavitt é uma estrutura útil para trabalhar os impactos de qualquer mudança proposta – em tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia
  • Análise de impacto pode ajudá-lo a descobrir as consequências inesperadas da mudança
  • Diagramas SIPOC  é uma que você pode usar para verificar como as mudanças afetarão seus fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes

Princípio 3: Implementar Mudança

Então, mas como exatamente você vai fazer a mudança acontecer?

Como vimos, existem muitas estratégias diferentes que você pode escolher para colocar sua mudança em prática. O Modelo de Mudança de 8 Passos de Kotter , por exemplo, explica como injetar um senso de urgência em suas ações, para que você crie impulso e incentive todos a apoiarem suas mudanças.

Enquanto isso, a Curva de Mudança lembra você de estar atento aos sentimentos das pessoas ao colocar seu plano em ação. Mostra os estágios pelos quais todos nós tendemos a passar durante a mudança organizacional – do choque e negação, até o ponto em que estamos totalmente investidos na nova abordagem.

Passo a passo da implementação da mudança

Quaisquer que sejam as ferramentas que você escolher, as etapas a seguir podem ajudá-lo a implementar a mudança de maneira positiva:

  1. Certifique-se de que todos os envolvidos nas mudanças entendam o que precisa acontecer – e o que isso significa para eles
  2. Combine os critérios de sucesso  para suas alterações e certifique-se de que elas são regularmente avaliadas e relatadas
  3. Mapeie e identifique todas as principais partes interessadas que estarão envolvidas na mudança e defina seu nível de envolvimento
  4. Identifique as necessidades de treinamento que devem ser abordadas para implementar a mudança
  5. Nomeie “agentes de mudança”, que ajudarão a colocar as novas práticas em prática – e que possam atuar como modelos para a nova abordagem
  6. Encontre maneiras de mudar os hábitos das pessoas , para que as novas práticas se tornem a norma
  7. Certifique-se de que todos são apoiados  durante todo o processo de mudança

Princípio 4: Comunicar a Mudança

A comunicação pode ser um componente decisivo do gerenciamento de mudanças. A mudança que você deseja implementar deve ser clara e relevante, para que as pessoas entendam o que você deseja que elas façam e por que precisam fazer isso. Mas você também precisa definir o tom certo, para obter a reação emocional que deseja.

Comunicação é essencial para aplicar mudanças, mas ter uma comunicação efetiva não é fácil. No curso de Comunicação Assertiva FM2S você aprende a evitar conflitos negativos e estabelecer um diálogo voltado ao respeito e à melhoria mútua no ambiente de trabalho.

É uma boa ideia vincular as mudanças que você está planejando às declarações de missão ou visão da sua organização . Isso não apenas ajudará as pessoas a ver como a mudança afeta positivamente o “quadro geral”, mas também lhes proporcionará uma visão compartilhada e inspiradora do futuro.

Além disso, certifique-se de praticar uma boa gestão das partes interessadas. Isso garantirá que você transmita às pessoas certas a mensagem certa, no momento certo, para obter o suporte de que precisa para o seu projeto.

Curso Comunicação assertiva

Por que temos anseios de fazer mudanças?

Mudar é sair da zona de conforto e entrar em um mundo em que ainda não exploramos. Mas por que as pessoas têm tantos anseios de fazer mudança? Não existe apenas uma resposta para essa pergunta, mas vamos trazer alguns fatores que deixam as pessoas resistentes a mudanças.

Zona de conforto

Um bom motivo para as pessoas optarem por não mudar é que elas tendem a se sentir confortáveis fazendo o algo que já estejam acostumados a fazer. Pois mudar pode significar fazer coisas novas, as quais nem sempre tem conhecimento e confiança para aplicar.

Tirando seu time da zona de conforto

Para tirar seu time da zona de conforto você pode trabalhar com a motivação deles. Ou seja, Instigue-os a buscarem coisas novas e mostre que são capazes de aplicar qualquer mudança.

Hábito

O hábito pode ser fundamental para as pessoas resistiram às mudanças, Charles Duhigg, repórter estadunidense, ganhador do Prêmio Pulitzer, Destaca em seu livro Poder do Hábito, um estudo que afirma que as pessoas gastam muito mais energia para fazerem coisas novas do que manter as que já fazem. Assim, seu cérebro de forma inconsciente  sempre procurará gastar menos energia. Ou seja, sempre tentará manter o hábito.

Transforme a mudança em hábito

Ainda no livro, Charles Duhigg, afirma que podemos criar novos hábitos, através de estímulos e prática. Ou seja, se os membros da sua equipe forem recompensados ao fazerem a mudança, isso gerará gatilhos positivos para não resistirem a ela.

Orgulho

Para muitas pessoas, mudar significa que o modo feito no momento está errado e existem diversas pessoas que têm dificuldade de assumir suas falhas e resistem à mudança por orgulho.

Mudar não é corrigir o errado

Sim, em certos momento temos de mudar porque estamos fazendo algo errado. Mas em muitos momentos mudar não é corrigir o erro e sim aprimorar o que está sendo feito. Desse modo, quando lidamos com pessoas orgulhosas, um caminho interessante é tratar a mudança como aprimoramento e não correção.

Resumo

O gerenciamento de mudanças é uma abordagem estruturada para implementar mudanças em uma organização. Ele reconhece que a mudança pode ser um processo doloroso que pode ter um impacto de longo alcance na organização e nas pessoas que trabalham para ela.

Existem quatro princípios fundamentais de gerenciamento de mudança:

  1. Entenda a mudança: para que a mudança seja eficaz, você precisa entender todos os “prós e contras” da mudança. Por exemplo, o que é, como será alcançado e por que precisa acontecer
  2. Planejar a mudança: isso pode incluir alcançar o patrocínio de alto nível do projeto de mudança, bem como identificar um envolvimento mais amplo e oportunidades de adesão
  3. Implementar mudanças: quando você executa seu plano, precisa garantir que todos os envolvidos saibam o que estão fazendo. Isso pode incluir atender às necessidades de treinamento, nomear “agentes de mudança”, fornecer suporte para pessoas em toda a organização e definir critérios de sucesso específicos
  4. Comunicar a mudança: todos precisam saber por que a mudança está acontecendo, ter uma opinião positiva sobre ela e entender como podem alcançar o sucesso

Gostou do conteúdo sobre gestão de mudanças? Então torne-se um Assinante FM2S e acelere sua evolução profissional através de nossos cursos certificados e materiais exclusivos, sempre fundamentados em conceitos sólidos, linguagem simples e aplicações práticas!

Leia mais no blog:

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *