Desculpas: por que algumas empresas as tem aos montes?

desculpas
21 de outubro de 2016
Última modificação: 21 de outubro de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Carreira

O que a Toyota prega sobre dar desculpas?

Desculpas: a abordagem da Toyota de não estigmatizar os fracassos, mas sim utilizá-los para aprender e avançar, tem um efeito interessante. Nele, encara-se uma anomalia como algo neutro, nem positivo e nem negativo. Desta forma, muda-se o foco do indivíduo para o processo.

Sabemos que a ampla maioria dos problemas é causada pelo sistema no qual as pessoas trabalham e não pelos indivíduos. Portanto, a Toyota mantém um foco anticulpa no processo e não nas pessoas em torno do problema. Com isto, encerram-se as desculpas. Para conseguir implantar esta cultura, os pressupostos são:

  • As pessoas estão fazendo o melhor que podem.
  • Um problema é do sistema e se fossemos a outra pessoa, ainda assim o mesmo problema teria ocorrido.
  • Há uma razão para tudo e podemos trabalhar juntos para entender a razão de um problema

Uma pergunta elegante a este respeito que Rother relata é: “O que está impedindo os operadores de trabalharem de acordo com o padrão? ” Aconselho você a usar esta pergunta quando buscar uma condição-alvo, pois ela altera o seu pensamento e muda para onde você olha quando ocorre um problema.

Seja duro com o processo, mas gentil com os operadores.

Porém, repare que enquanto uma anomalia, problema ou resultado inesperado em si não são vistos necessariamente como bons ou ruins. E, o sistema não é considerado o problema, a Toyota deposita bastante atenção e crítica tanto no problema quanto no modo como as pessoas lidam com ele. Damos urgência e atenção suficientes a ele? Seguimos o kata da melhoria? Não devemos confundir a cultura anticulpa da Toyota com a cultura indolente “antipreocupações”.

O Lean ajuda em eliminar as Desculpas?

É importante notar a força desta abordagem para eliminar a cultura das desculpas. Se uma mercadoria não é enviada ao cliente, é fácil chamarmos o responsável pelo setor e darmos uma prensa. É comum perguntarmos: mas você não enviou o produto por que? Estava desligado? Você não se organiza? E uma série de outras perguntas que serão geradores de desculpas.

Aí, vem as desculpas. Aposto que ouvirá coisas do tipo: não entreguei porque a produção não me enviou. Ou, não entreguei porque vendas não me avisou que tinha que entregar, não me enviaram o pedido de compra do cliente. Ou ainda, não enviei porque o transportador não veio coletar, e disse que o caminhão quebrou. Por fim, depois de ouvir um sem número de desculpas, você dar-se-á por vencido ou despachará alguém ao RH. Seja qual for sua solução, a chance de o problema reaparecer é grande e, estas desculpas estarão prontas para uma nova reutilização em breve.

As desculpas são sempre recicláveis. Qual é a sugestão que Mike Rothers: pergunte o porquê o sistema não entregou o resultado. Num caso como este, deveria perguntar: por que o processo não enviou a encomenda ao cliente no tempo correto? Com uma pergunta como está, é muito mais fácil chegar ao fim do problema.

Como eliminar as desculpas gerou lucro?

Lembro-me de uma ocasião em que estávamos com uma baixa conversão de um produto num site de um cliente. Quando se colocava o assunto em pauta, era o festival da desculpa e nada se resolvia. Uma hora era culpa do marketing, outra da TI, outra do comercial, enfim, de toda a galera. E, quando se chamava o responsável da área para conversar, começava-se a distribuir desculpas para mais áreas ainda.

Qual foi a solução? Respirar, acalmar os ânimos e seguir o procedimento tal qual pregado pela Toyota. Focar em encontrar a solução para consertarmos o processo de criação de página no site para venda. Aos poucos, porque estes processos não são instantâneos, a equipe foi resolvendo ponto a ponto os problemas. E, o resultado veio. O mais gratificante deste trabalho é poder ajudar com pequenas dicas, equipes talentosas que estão trabalhando do jeito errado.

Esta técnica é tão poderosa que resolvemos coloca-la em nossa Certificação Green Belt, Black Belt e no Curso de Especialista Lean. Como toda boa técnica, é aquela que é fácil de aplicar, mas muita gente acaba esquecendo de aplica-la. Por isto, se quiser guardar uma frase deste artigo, sugiro esta:

Não culpe as pessoas. Foque em encontrar o que está errado no processo.

Assim, com todos sabendo que não serão culpados pelo problema, a chance de se descobrir o erro no processo é grande. Todos poderão apontar como o processo está funcionando, sem temerem represálias ou falsas acusações. Isto é a saída para você começar a transformar a empresa em que trabalha. Boa sorte e lembre-se disto.

Quer se livrar das desculpas de vez?

Leia as entre as linhas

Normalmente, a desculpa que você está usando é para mascarar a verdadeira razão pela qual você “não pode” conseguir algo. Para alguns, é um medo do fracasso. Para outros, é uma questão de autoestima. Para outros ainda, é um medo de sucesso ou ter algo a perder.

Se você não tiver certeza de onde as desculpas estão vindo, simplesmente pergunte a si mesmo: se você tivesse sucesso e realizasse o que queria, qual a pior coisa que poderia acontecer? Liste todos os piores cenários, e você provavelmente reconhecerá um tema. Esta é a questão a abordar.

Pare de encerrar suas declarações com um “Mas …”

Este é um pequeno truque que eu uso que funciona sempre: em vez de dizer “Eu realmente gostaria de, mas …”, retire-se e diga “Eu realmente gostaria.” Isso desencadeia sua mente para se concentrar nos planos. Você precisa fazer para atingir seus objetivos, em vez dos obstáculos atualmente em seu caminho. Motivação instantânea!

Evite outras “Máquinas de desculpas”

Uma das grandes coisas que notei uma vez que comecei a sair da minha zona de conforto era o número de pessoas na minha vida que também estavam fazendo desculpas. Tantas desculpas, de fato, que olhando para trás em nossas conversas juntas, estávamos sempre reclamando e desculpando! Imagine se nós colocamos todo esse tempo em fazer!

Como você, aqueles que você gasta tempo não podem perceber que estão fazendo desculpas, e confie em mim, você pode apontar tudo o que você quer – é uma percepção que todos têm de vir por conta própria antes que possam mudar. Ir iniciar uma nova conversa; Seja aquele que muda a melodia. Se você eliminar suas desculpas, provavelmente incentivará aqueles que se preocupam em fazer o mesmo.

Anime-se

Dependendo de seus objetivos, às vezes apenas pensar sobre eles é esmagador. Este é especialmente o caso com objetivos enormes, como ter sucesso em uma carreira desafiadora ou construir um negócio desde o início. É muito fácil tornar-se tão sobrecarregado que você não começa nada.

Elimine as suas desculpas criando a mãe de todas as listas de tarefas relacionadas com essa meta específica. Divulgue-o em passos. Apenas trabalhe em um pequeno passo de cada vez e esconda o resto dos passos em uma gaveta. Quando você terminar o passo, não parece que era tão grande. Em seguida, avance para o próximo e o próximo. Isso fez maravilhas para mim quando comecei a trabalhar no meu primeiro roteiro enquanto recuperava simultaneamente a fadiga adrenal. Agora, eu posso trabalhar com ele regularmente e, com toda facilidade, sem uma lista.

Em breve, você olhará para trás em todos os seus pequenos passos e ficará impressionado com o seu progresso!

Construa hábitos livres de desculpas

Como eles dizem: “Sinta o medo, mas faça de qualquer maneira”. Reconheça as desculpas que você está fazendo, é próprio deles e faça o que você quer fazer, independentemente do que você pensa estar segurando você. Sim, é muito

É mais fácil dizer do que fazer, mas é uma coisa dizer que você tem controle de sua vida e outra para assumir o controle.

Construir esses hábitos é difícil e às vezes dolorosas no momento, mas depois você se sente refrescado e indescritivelmente orgulhoso de você mesmo. Tanto assim, você vai querer definir seu próximo desafio imediatamente. É uma prática aditiva, uma vez que você começa! Faça o teste de seus limites divertidos e aproveite o processo em seus próprios termos.

Use suas desculpas como sinais

Depois de reconhecer suas desculpas pelo que são, você pode começar a usá-las para sua vantagem. Considere suas desculpas um sinal para um problema subjacente mais profundo. É uma ótima maneira de se familiarizar com o que o faz marcar. Cada vez que você se encontra fazendo uma desculpa, olhe mais para dentro, encontre a verdadeira causa e trabalhe para avançar. Quanto mais você praticar isso, menos você se afastará de todo o seu potencial.

Confie no processo

Há momentos em que você deseja sinceramente fazer algo, mas existem aspectos de sua agenda / estilo de vida / carga de trabalho que dificilmente estão em conflito com o que você deseja. Nestes casos, você não está em negação ou está fazendo desculpas, você está simplesmente examinando os obstáculos que estão no seu caminho. É quando você permite que esses obstáculos permaneçam no lugar que eles se tornem desculpas.

Curiosamente, é quando algo é realmente importante para nós que começamos a mergulhar nas desculpas. Se você se virar imediatamente para uma atitude proativa quando surgem essas situações e confiar em si mesmo para pensar em uma solução, você não terá que eliminar suas desculpas – você não poderá encontrar uma.

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