De onde veio e como surgiu o conceito: Lean Office?

lean office
05 de julho de 2017
Última modificação: 05 de julho de 2017

Autor: Virgilio Marques Dos Santos
Categorias: Melhoria de Processos

Onde surgiu esse conceito Lean Office?

Ultimamente, Bowen & Youngdahl (1998) propuseram uma estrutura que retrata a convergência da produção industrial para o Lean Office. Levitt (1972) foi um dos primeiros autores a estudar a transferência de princípios aplicados nas linhas de produção para sistemas de fabricação para serviços.

Seus estudos se basearam no fato de que o setor de serviços poderia se beneficiar das técnicas desenvolvidas pela fabricação. Com base nos estudos de Levitt (1972, 1976) e, adicionalmente, aproveitando o surgimento dos fundamentos da produção enxuta (Ohno, 1997), os pesquisadores Bowen & Youngdahl (1998) foram os primeiros a realizar estudos sobre a transferência das técnicas de produção enxuta utilizadas nas indústrias para o setor de serviços.

Eles realizaram estudos de caso de aplicações de ferramentas Lean e publicaram os resultados do que se tornou conhecido como Lean Office. Este estudo apresentou as características do Lean Office aplicado em uma rede de restaurantes fast food, em um hospital e uma companhia aérea. Os resultados desses estudos levaram a novas aplicações do lean em serviços.

Desde a sua primeira aparência real como Lean Office (Bowen & Younghal, 1998), começou-se a se considerar essa aplicação como um novo modelo de produção de serviços, e até os dias atuais, o conceito de Lean Office recebeu várias críticas e sugestões de melhorias e aplicações. O artigo analisa as principais contribuições, resultados, princípios e empresas que estão aplicando o Lean Office. Cada vez mais tipos de negócio, estão interessados no Lean Office, que nada mais é do que as melhores práticas e ferramentas Lean “adaptadas” para o setor de serviços.

Quais foram as origens do Lean Office?

Para permitir uma melhor compreensão da evolução do Lean Office, é importante compreender suas origens, evolução e as principais contribuições durante sua evolução. Apresentado em ordem cronológica, é possível avaliar a transferência antecipada de técnicas de fabricação de serviços (Levitt, 1972), bem como, aplicações em outras áreas de serviços.

Assim como a fabricação enxuta e o Lean Six Sigma são modelos que têm criadores ou pessoas que se tornaram uma referência ao criar e defender esses modelos, a pesquisa mostrou que os autores Bowen & Youngdahl (1998) podem ser considerados os “pais” do Lean Office. Em seu artigo seminal “Serviço Lean: em defesa de uma abordagem de linha de produção”, o termo Lean Office foi criado e ganhou proeminência por ser a primeira abordagem da filosofia lean orientada para a área de serviços.

Levitt (1972) foi responsável pelo lançamento dos estudos de transferência de técnicas utilizadas na fabricação para o setor de serviços, mas ainda totalmente orientado para a produção em massa, o que é totalmente justificado, já que a produção naquele momento tinha apenas esse foco.

Seguindo esta linha de novos estudos sobre serviços lean, Allway & Corbett (2002) apresentaram situações que demonstraram que é possível usar técnicas de fabricação em serviços, bem como novas definições para princípios básicos. Mais tarde, Swank (2003) consolidou alguns dos resultados do serviço lean realizando um estudo de caso da implantação de lean em uma instituição financeira.

Bicheno (2008) e Song et al. (2009) apresentam duas “caixas de ferramentas” para implementações de serviços lean. Seus modelos apresentam um conjunto de ferramentas lean que podem ser aplicadas aos processos de produção e, se adequadamente utilizados, devem trazer bons resultados para a operação dos serviços

O que é o Lean Office?

Quando a maioria das pessoas pensam nos princípios da fabricação enxuta, eles se concentram na parte dos processos de produção. No entanto, pode surpreendê-lo saber que princípios de fabricação enxuta podem ser aplicados no escritório de qualquer empresa de fabricação. A fabricação lean não só reduz os erros, mas também se concentra na qualidade na produção. E, pode fazer o mesmo para o lado da logística do seu negócio.

Isso significa que pode ajudá-lo a reduzir o desperdício em qualquer área da sua empresa e obter mais de seus funcionários, independentemente de onde eles trabalhem. A sacada é que criar um escritório simples é uma jogada inteligente que pode ser feita de forma rápida e eficiente.

Por que é importante se implantar o Lean Office?

Porque ele pode melhorar a eficiência, reduzir o estresse dos especialistas da sua empresa. Ao aplica-lo, você verá uma grande melhoria de eficiência quando o Lean Office é criado, independentemente do tipo de negócio de fabricação que você está executando. Estudos mostram que alguns escritórios melhoraram sua eficiência em até 91%. A razão para isso é que, organizando seu negócio com tão pouco desperdício, seus funcionários se concentrarão em fazer suas atividades com maior taxa de eficiência. Isso, por sua vez, ajuda toda a força de trabalho a se concentrar no trabalho em equipe e no alcance dos objetivos comuns.

No que o Lean Office ajuda na empresa?

Ajuda a encontrar o desperdício

O desperdício é o que retarda a eficiência e a produtividade de qualquer empresa. Se você trabalha numa indústria, precisará passar por todos os aspectos da empresa e determinar de onde o desperdício está vindo.

O desperdício em sua empresa não só será no chão de fábrica, mas acontecerá também no escritório. Se você achar que os funcionários do seu escritório estão em perigo de perder o tempo ou as coisas simplesmente não estão sendo feitas, implemente o Lean Office para ajudar a recuperar sua produtividade. Uma vez que você encontrou o desperdício, é muito mais fácil se concentrar em consertar o escritório e prevenir o desperdício no futuro.

Isso ajuda a economizar dinheiro

O escritório de qualquer empresa é onde os assuntos financeiros são tratados. Se o desperdício estiver ocorrendo no escritório, você está perdendo dinheiro. Você pode economizar uma quantidade significativa de dinheiro, implementando princípios Lean. Mesmo que o escritório não esteja “produzindo” no sentido tradicional, usando o Lean Office, você poderá reduzir os custos de produção que beneficiarão toda a empresa.

Isso ajuda a aumentar o moral dos funcionários

Os estudos mostram que as empresas de fabricação que usam o Lean em toda a empresa, têm maior engajamento de seus funcionários. Quando você usa o Lean no escritório, seus funcionários terão um tempo muito maior para fazer seu trabalho. Poderão estar mais organizados e saber onde encontrar as ferramentas necessárias que os ajudarão a alcançar os objetivos da empresa. O melhor de tudo é que o Lean ajuda os funcionários a entender melhor suas descrições de cargos, o que pode ajudá-los a trabalhar com mais eficiência.

Isso ajuda a melhorar a satisfação do cliente

O objetivo final de qualquer empresa é melhorar a satisfação de seus clientes. A razão para isso é bastante simples – clientes felizes farão propagando da sua empresa, que retornará mais clientes. Você pode usar os princípios Lean para se certificar de que você está se concentrando no que fará com que seus clientes sejam os mais felizes.

O Lean Office permitirá que você controle as ordens e obtenha o produto de volta aos seus clientes. O melhor de tudo é que um escritório amplo permite que a equipe responda aos clientes em tempo hábil.

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