Dashboard de Projeto: qual a importância?

20 de setembro de 2017
Última modificação: 20 de setembro de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Gestão de Projetos

Qual o histórico da palavra “dashboard”?

Como a maioria das pessoas, você provavelmente usa os termos “dashboard” e “painel de instrumentos” de forma intercambiável, sem pensar muito sobre as origens das duas palavras. No entanto, suas origens são bastante interessantes.

A palavra “dashboard” foi originalmente usada para descrever os fabricantes dos painéis de madeira ligados à frente de carruagens para evitar que a lama e as rochas atinjam os motoristas e seus passageiros pelos cavalos que os puxaram. Em essência, os painéis servem como contenção da lama dos cascos de cavalos.

Embora o termo ” dashboard ” não tenha funcionado no inglês popular até o século XIX, o conceito de “dashboard ” existia muito antes disso. Na verdade, os carros da Mesopotâmia que datam de 3.000 a.C .empregaram guardas semelhantes contra a lama e as rochas.

Não foi até o início dos anos 1900 – quando as carruagens se tornaram dependentes de motores em vez de cavalos – que os ” dashboard ” eram reutilizados para abrigar instrumentos de veículos, como velocímetro e medidores de consumo de combustível.

Pouco depois, a palavra “carruagem” foi encurtada para “carro”; o termo “painel de instrumentos” substituiu o “dashboard”; e para-brisas foram desenvolvidos para proteger os motoristas e os passageiros.

phaeton-carruagem-min

Ainda assim, o termo “dashboard” nunca desapareceu.

Como avançar rapidamente o progresso do projeto?

Nas organizações ocupadas de hoje, os gerentes de projetos e programas precisam saber exatamente como os projetos que eles são responsáveis estão fazendo. Mas eles raramente têm tempo para ler relatórios de status detalhados que cobrem todos os aspectos do projeto. São nestes aspectos que o nosso curso de Gestão de Projetos,  Green Belt e Black Belt podem te ajudar a procedimentar as atividades e ganhar um tempo precioso.

Talvez o Projeto A esteja no horário e no orçamento, mas vai oferecer toda a funcionalidade que o seu patrocinador precisa? Ou talvez os engenheiros tenham trabalhado horas extras para garantir que todos os últimos erros tenham sido solucionados. Mas como você pode descobrir o que essas horas extras realizaram no orçamento?

A partir desse dilema “tempo versus informação” cresceu o conceito do Painel do Projeto (Dashboard). Assim como o painel de bordo de um carro fornece informações imediatas e atualizadas sobre a velocidade do veículo, a quantidade de gasolina no tanque e a temperatura do motor, um painel de projeto fornece informações imediatas e atualizadas sobre o status de um projeto. Uma abordagem comum e de fácil compreensão para usar o painel de controle é usar símbolos vermelhos, amarelos ou verdes que identifiquem rapidamente se a coisa que está sendo medida está em boa forma (verde), requer atenção (amarelo) ou é condição crítica (vermelho).

Com o Dashboard de Projeto, você não precisa percorrer 3 relatórios diferentes para determinar se o departamento de produção recebeu os widgets necessários e obteve permissão para contratar seus novos funcionários. Em vez disso, se os widgets chegassem, mas uma decisão sobre o pessoal estava pendente, você veria que o medidor de materiais estava na zona ideal e que o indicador de recursos humanos estava se registrando na zona de alerta.

Exemplo de Dashboard de projeto

Com a simplicidade geral de um painel, você precisa lembrar que os painéis não são, por si só, uma panaceia. O produto final é tão bom quanto as entradas. Um painel de instrumentos é apenas uma ferramenta eficaz se, em primeiro lugar, as coisas certas estão sendo rastreadas e, em segundo lugar, as classificações que estão sendo feitas são bem julgadas.

Dica 1: É fácil descer para uma confusão quantitativa e analítica com Dashboards de Projeto. Na raiz, os gerentes querem uma maneira simples e rápida de ver se há problemas que precisam abordar. A dependência de uma abordagem quantitativa dá às pessoas uma maneira de “se livrar” de sua responsabilidade por informar isso. Como um “cliente” do Dashboards de Projeto, você precisa insistir que as pessoas que informam você são pessoalmente responsáveis por suas chamadas de julgamento do Dashboards de Projeto.

Dica 2: Se você é um cliente, cuidado com falsos positivos. Certifique-se de atribuir o tempo para entrar em detalhes em casos individuais, para que você possa confirmar a si mesmo que as classificações são justas e confiáveis. Caso contrário, você corre o risco de ser desastrosamente enganado! Por outro lado, certifique-se de que as pessoas não desperdiçam o seu tempo ao marcar questões triviais como a necessidade de atenção. Certifique-se de que as pessoas se responsabilizem por resolver essas coisas.

Como usar a ferramenta?

Siga estas etapas para usar o painel de projetos:

Primeira Etapa

Avalie suas metas e expectativas para o painel. Por que você está usando isso? O que deveria dizer? aqui estão alguns exemplos:

  • Quão longe do meu orçamento sou eu?
  • Estamos no horário em cumprir os marcos do projeto?
  • Temos os recursos que precisamos no lugar?
  • Qual é o status das várias tarefas em andamento?
  • Os riscos do projeto estão controlados?

 

Segunda Etapa

Com a pessoa informando para você, concorda o que deve ser mostrado no Painel do Projeto e como isso deve ser representado. Se você estiver monitorando um negócio, talvez haja indicadores-chave que você assista que mostram o que está acontecendo? Ou se você é responsável por um projeto, talvez você queira monitorar fluxos individuais de atividades dentro do projeto, mantenha um olho no caminho crítico ou monitore outros aspectos dele?

Também concorda como as informações serão representadas e a sensibilidade com a qual a informação está representada. Por exemplo, você pode não ficar preocupado se as pessoas deslizem alguns dias para trás em uma tarefa, contanto que eles se recuperem. E apenas ver uma lista de vinte itens monitorados pode ser suficiente, ao invés de ter que escanear um painel de 30 páginas.

Seja o que for que você decidir, mantenha o mais simples possível e certifique-se de que as pessoas que relatam a você se lembrem da finalidade do painel de controle – para mantê-lo informado e alertá-lo para os problemas que você precisa resolver.

Terceira Etapa

Certifique-se de que as pessoas sejam pessoalmente responsáveis por suas chamadas de julgamento do Projeto Dashboard. Você precisa saber:

Quem, precisamente, é responsável por fazer a chamada de julgamento.

Quem pode substituir esta chamada de julgamento.

Quarta Etapa

Trabalhe com o  Dashboard. Experimente com isso. Adicione ou elimine as medidas que você acha ou não as necessita. Aumentar ou reduzir a sensibilidade dos relatórios. Faça as pessoas acostumarem-se a fazer um bom julgamento. E certifique-se de deixar o tempo suficiente para validar a informação que está sendo relatada.

Pontos Importantes

O Dashboard de Projeto é uma técnica útil para comunicar rapidamente o status dos projetos que você é responsável. Ele mostra rapidamente se as partes individuais do projeto estão em curso, são preocupantes ou estão em sérios problemas.

Tal como acontece com qualquer simplificação da realidade, é vulnerável a confusão e erros de divulgação. Portanto, é essencial que você evite uma complexidade excessiva e insista que as pessoas que denunciam informações para você são responsáveis por seus relatórios e que você aloca regularmente o tempo para garantir a precisão dos relatórios das pessoas. Se aprofunde em Gestão de Projetos, certifique-se como Green Belt e Black Belt e aprenda mais técnicas para gerir ainda melhor seus projetos!

Deixe seu comentário

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *