Como medir seus processos?

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13 de julho de 2015
Última modificação: 13 de julho de 2015

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog

Como medir seus processos?

Muito é escrito sobre como medir o desempenho de empresas, sistemas e processos. Em nosso trabalho, muitas vezes vemos uma aplicação incorreta de medidas de desempenho, pois muitas vezes não contribuem para a consecução da finalidade da empresa. Em nossa empresa, acreditamos que um sistema de medição deve ser construído desde o início, começando com os processos de negócios. Este artigo apresenta os endereços da medida do trabalho no nível do processo. Os mesmos princípios fundamentais aplicam-se ao sistema empresarial e aos níveis empresariais.

Imagine que você vá elaborar seu planejamento estratégico e seu foco seja melhorar seus processos internos. Como diria Peter Drucker, você não consegue melhorar o que não gerencia e, você não gerencia o que não mede. Deste modo, uma condição fundamental para você melhorar seus processos internos é a escolha dos indicadores que conseguirão medir se você está ou não no caminho certo. Encontrar qual indicador utilizar não é uma tarefa fácil e para ajudá-lo nós fizemos uma busca no famosos livro “Mapas Estratégicos” e pinçamos alguns bons indicadores para você medir seus processos internos. Para cada objetivo, eles lhe sugerem alguns indicadores.

O que considerar sobre como medir o processo?

Ao medir o desempenho do trabalho, comece por primeiro a pensar no modelo de processo de negócios do Fornecedor-Process-Output-Customer (SIPOC). Ele segue logicamente que há um número limitado de características do processo que podem ser medidas e a escolha dessas medidas deve ser conduzida pela finalidade do processo de negócios dentro do sistema comercial geral e da necessidade da empresa. Este mesmo grupo de medidas aplica-se independentemente do tipo de processo, seja ele de fabricação, administrativo, físico ou intelectual. Nessas diferentes empresas, as prioridades do processo são provavelmente diferentes, o que informa as melhores medidas a serem selecionadas (do grupo de medidas maiores) para melhorar o desempenho do processo de condução.

Quais são as 9 formas para medir processos?

A eficácia do processo mede o desempenho do processo para os requisitos específicos do cliente.

Todo processo deve ter um propósito que inclua uma proposta de valor vencedora para o cliente. Isso inclui a definição do cliente, o problema do cliente que o processo resolve e a maneira única e valiosa de fazê-lo. Medir e avaliar a eficácia do processo é mais essencial e achamos que poucas empresas, e praticamente nenhum processo, atendem adequadamente essa necessidade.

A Eficiência do Processo mede os insumos e os recursos consumidos pelo processo em relação aos padrões estabelecidos.

Uma empresa rentável entende a eficiência com a qual transforma entradas para saídas valiosas. As organizações menos eficientes operam em uma desvantagem competitiva que se manifesta de muitas maneiras, incluindo custos mais elevados (muitas vezes levando a preços não competitivos), produtos e serviços menos confiáveis e confiáveis e tempos de resposta mais lentos. Eficiência de processo mede características como a confiabilidade do processo; Rendimento de primeira passagem, rendimento e relações de valor agregado.

A eficácia do fornecedor mede o desempenho do fornecedor para os requisitos de processo especificados.

Os mesmos princípios de eficácia do cliente se aplicam à eficácia do fornecedor ao atender as necessidades do processo. Um dos problemas mais comuns que encontramos é que as empresas não especificam adequadamente quais processos precisam de seus fornecedores para atender suas próprias proposições de valor para o cliente.

Unidades em processo medem as quantidades unitárias de entradas e saídas entre fornecedores e clientes.

Unidades em processo representam a quantidade total de entradas e saídas inacabadas que estão contidas no processo do fornecedor ao cliente. Na fabricação, isso geralmente seria referido como inventário de trabalho em processo. Os mesmos princípios se aplicam a todos os tipos de processo, e a medição das unidades em processo pode fornecer uma ótima visão do saldo de oferta e demanda desse processo.

O custo do produto mede o custo total para produzir e entregar um resultado, incluindo entradas, processamento e custos de recursos.

Todo processo tem um custo de produtos vendidos, seja produzindo um produto ou serviço. O custo dos bens vendidos inclui o custo dos insumos, o custo da transformação do processo e os custos de suporte que permitem processar para executar sua missão. Junto com a construção e atendimento a um cliente fiel, um processo deve entregar o retorno do capital investido que oferece um resultado econômico bem-sucedido para as partes interessadas. Como diz o velho ditado … Sem margem, sem missão.

A Produtividade dos Recursos mede a proporção dos resultados produzidos pelo processo versus os recursos consumidos pelo processo, incluindo instalações, equipamentos, pessoas e tecnologia da informação.

As organizações adquirem ativos com o propósito expresso de usá-los para produzir lucros. Os ativos incluem pessoas, ferramentas e equipamentos, instalações, tecnologia da informação e propriedade intelectual. A produtividade dos recursos mede as saídas entregues em relação aos ativos consumidos para executar esse processo. Poucas organizações medem a medida em que os ativos consumidos por um processo são utilizados de forma produtiva.

Tempo de ciclo do processo mede o tempo necessário para o fornecimento de entradas para a entrega das saídas.

O tempo de ciclo inclui todos os elementos do processo, começando por fazer um pedido com um fornecedor para entregar os produtos produzidos ao cliente. Quando o tempo do processo excede o tempo desejado do cliente, o processo deve ser compensado por unidades de manutenção em processo, estendendo o tempo do cliente além do desejo ou faltando uma data de entrega.

O Alinhamento do Processo mede o nível de correspondência entre a demanda do cliente, as saídas do processo e as entradas do fornecedor.

O alinhamento do processo é medido dentro de um balde de tempo de demanda que é preferido pelo cliente, pois o perfil de demanda do cliente define a cadência para os requisitos de entrega do processo. Um primeiro passo essencial para gerenciar o desempenho do processo é projetar a saída do processo e as capacidades de entrada do fornecedor para atender o perfil de demanda do cliente dentro do balde de tempo desejado pelo cliente. A maioria das organizações não sabe até que ponto seus processos de negócios combinam com seus perfis de demanda de clientes.

A conformidade do processo mede até que ponto um processo adere aos padrões de terceiros, como maturidade, ISO, indústria, federal ou SOX.

Esta medida aborda características como a conformidade com os requisitos regulatórios, de segurança e ambientais, a mitigação do risco corporativo e a gestão ativa da maturidade e melhoria do processo de negócios. Embora uma empresa possa atender aos seus clientes de forma eficaz, eficiente e lucrativa, também deve medir que isso seja feito de forma responsável e sustentável.

Como medir

Objetivo macro 1: melhorar o relacionamento com os fornecedores

Objetivo específico:reduzir custos totais de propriedade.

KPIs:

  • custos de atividades: pedir, receber, inspecionar, armazenar, lidar com defeitos
  • custo de transação (% do preço)
  • % de compra feita por meio eletrônico
  • avaliação de fornecedores: qualidade e entrega, custo total

Objetivo específico: desenvolver capacidade de entrega just-in-time

KPIs:

  • prazo entre pedido e recebimento
  • % entregas pontuais
  • % pedidos entregues diretamente no processo

Objetivo específico: obter fornecimento de alta qualidade

KPIs:

  • % ou ppm defeitos no recebimento
  • % de fornecedores que dispensam inspeção
  • % pedidos recebidos com perfeição

Objetivo macro 2: melhorar a produção de produtos e serviços

Objetivo específico: reduzir custos de produção

KPIs:

  • custo por unidade de produção (produtos homogêneos)
  • despesas com marketing, vendas, distribuição (% custos totais)

Objetivo específico: implantar melhoria contínua

KPIs:

  • num processos com melhorias substanciais
  • num de processos “Não Agregam Valor” eliminados
  • ppm de defeitos
  • rendimento dos processos %
  • quantidade de sucata e resíduos
  • custo de inspeção e testes
  • custo total da qualidade (prevenção, avaliação, falhas internas, falhas externas)

Objetivo específico: reduzir tempos de processamento e tempo total de processo

KPIs:

  • duração de ciclo de produção (tempo decorrido do início ao fim de produção)
  • duração de processamento (tempo que o produto é efetivamente processado)
  • eficiência do processo (duração do processo/duração ciclo)

Objetivo específico: melhorar utilização de ativo fixo

KPIs:

  • % capacidade utilizada
  • confiabilidade de equipamentos (% tempo disponível para produção)
  • num e tempo de paralizações
  • flexibilidade (tempo de set-up e espectro de produtos e serviços que os processos podem entregar)

Objetivo específico: aumentar eficiência do capital de giro

  • giro de estoque (tempo médio de estoque)
  • prazo médio de contas a receber
  • % falta de estoque
  • giro de caixa: prazo médio de (contas a receber+estoques-contas a pagar)

Este é apenas um extrato de todos KPIs que possuímos em nossa biblioteca. Gostou? Se sim, pode conhecer mais fazendo nosso curso de White Belt gratuito. Para aprofundar-se mais na identificação de indicadores, sugerimos um curso de Green Belt  e Black Belt.

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