Mundo VUCA: Prosperando em momentos turbulentos

O negócio é assumir riscos, gerenciar incertezas e turbulências, sendo o mundo VUCA ideal para estas situação.

O mundo dos negócios mudou drasticamente nas últimas décadas e agora vivemos em uma sociedade conectada onde as mudanças podem ser rápidas, constantes e imprevisíveis. Avanços rápidos na tecnologia criaram um ambiente onde a internet, smartphones e mídia social são onipresentes, e a crise financeira global de 2008 aumentou a sensação de turbulência, perigo e imprevisibilidade em certas áreas

Desse modo, neste artigo, exploraremos o que é o ambiente VUCA em mais detalhes e veremos como você pode se preparar e lidar com cada um de seus elementos, de modo que possa gerenciar com sucesso em um mundo de negócios imprevisível.

O que é VUCA?

VUCA é um  um acrônimo das palavras inglesas Volatility, Uncertainty, Complexity e Ambiguity. Ou em português, "Volátil", "Incerto", "Complexo" e "Ambíguo". Ou seja, a sigla descreve transparece momentos marcantes que se assemelham muito com crises.

Quando e como surgiu a sigla VUCA ?

O United States Army War College foi uma das primeiras organizações a usar a sigla VUCA, após os ataques terroristas de 11 de setembro de 2001. Os planejadores militares estavam preocupados com o ambiente de segurança internacional radicalmente diferente e desconhecido que havia surgido, então usaram o VUCA para descrevê-lo.

A sigla VUCA

A descrição do mundo VUCA é expressado em cada letra da sigla que significa:

V- Volátil - Ou seja, a mudança é rápida e imprevisível  em sua natureza e extensão.

U - Incerto -Do ponto de vista que o presente e o futuro são incertos.

C - Complexo  - Pois muitos fatores diferentes e interconectados  podem entrar em jogo, e tem potencial de causar caos e confusão.

A - Ambíguo - Ou seja, há uma falta de clareza ou consciência sobre as situações.

O mundo VUCA no ambiente de negócios

Como visto no acrônimo acima, esta sigla descreve diversos momentos de nossa vida e principalmente aqueles que passamos no mundo dos negócios. Desse modo, Bob Johansen, do Institute for the Future, adaptou o VUCA para o mundo dos negócios em seu livro de 2009, Leaders Make the Future.

Ele o usou para refletir as forças turbulentas e imprevisíveis de mudança que poderiam afetar as organizações e argumentou que você precisa de novas habilidades, abordagens e comportamentos para gerenciar em face das quatro ameaças do VUCA.

Assim, VUCA representa um conjunto de desafios que indivíduos, equipes, gerentes e organizações em setores afetados devem enfrentar. Individualmente, esses desafios podem ser significativos, mas podem ser formidáveis ​​quando combinados.

Observação

Apesar de seus desafios, o VUCA pode não representar a mesma ameaça para todos os setores. Por exemplo, certas áreas de negócios podem ser mais estáveis, protegidas ou regulamentadas. E, quando você ou sua organização são proativos e definem a agenda para mudanças, é menos provável que você experimente toda a extensão de suas ameaças.

Por que o VUCA é importante?

Muitas pessoas preveem que a volatilidade, a incerteza, a complexidade e a ambiguidade se tornarão cada vez mais prevalentes no mundo dos negócios. Para gerenciar equipes na era do VUCA, você deve estar atento às mudanças que esse tipo de ambiente pode causar.

O que um ambiente VUCA pode causar?

Viver em um mundo caótico, no qual não temos certeza de nada, prejudica nossa saúde de diferentes formas. Assim quando nos encontramos em um ambiente VUCA ficamos ansiosos por causa das incertezas e perdemos a motivação. Além disso, este ambiente volátil acaba trazendo paralisação nos projetos e até mesmo uma grande quantidade de retrabalho, devido às mudanças repentinas.

Desse modo o mundo VUCA, prejudica a cultura, sobrecarrega indivíduos e organizações, colocara em risco projetos, desenvolvimentos e inovações de longo prazo. Além de Aumentar as chances de pessoas tomarem decisões erradas.

Evite ou tenha que saber lidar com o mundo VUCA

O ideal para uma organização é não precisar lidar com o ambiente VUCA, pois quanto maior a estabilidade do negócio mais confiante ele será. Porém é evidente  que toda a organização ou setor passa por uma situação de mundo VUCA em um determinado momento.

Por isso, saber e entender o mundo VUCA é fundamental. Pois se você tem a compreensão do significado dessa situação pode tentar evitá-la ou - em  casos extremos onde evitar não foi possível - saber lidar com ela.

Como gerenciar em um mundo VUCA

Embora o VUCA possa parecer inevitável em certos setores, você pode gerenciar a si mesmo, sua equipe e sua organização para mitigar seus efeitos. Você pode até mesmo usá-lo a seu favor. Dessa forma, a chave para essa resolução é lidar com cada fator da sigla VUCA separadamente.

Em seu livro, Johansen propõe uma estrutura que você pode usar para responder a ameaças VUCA, chamada VUCA Prime. Ele sugere que você deve fazer o seguinte:

Use a visão contra o ambiente volátil

A melhor forma de lidar com um ambiente volátil, é tentar estudar as probabilidades das previsões do futuro. Ou seja, trabalhar com gestão de imprevistos. Assim, como diz a Lei de Murphy espere o inesperado para estar preparado para tudo.

4 passos para lidar com a volatilidade

Dessa forma, para prever a volatilidade do seu negócio você deve seguir os seguintes passos:

• Aceite e abrace a mudança como uma característica constante e imprevisível de seu ambiente de trabalho. Não resista.
• Crie uma declaração forte e convincente dos objetivos e valores da equipe e desenvolver uma visão clara e compartilhada do futuro.
• Trabalhe com objetivos evidentes com sua equipe. Uma boa forma de traçar isso é através das OKRs. Assim, com objetivo bem definido as pessoas sabem o que querem conquistar apesar das mudanças.
• Certifique-se de definir metas flexíveis para os membros da equipe que você pode alterar quando necessário. Entenda que seus indicadores podem mudar de acordo com as variações no ambiente.

Resultados desta medida

Se você seguir os 4 passos para lidar com a volatilidade, vai trabalhar com uma equipe menos ansiosa, que reagirá bem contra as mudanças. Pois ela terá o foco do que deseja conquistar e não desmotivar com metas surreais.

Compreenda as incertezas

Pode soar esquisito, mas tenha empatia com a incerteza. Ao invés de se desesperar com as dúvidas, tente compreendê - las e descobrir por que ela sexistem. Dessa forma, siga os passos abaixo para lidar com incertezas:

6 passos para lidar com as incertezas

Dessa forma, siga os passos abaixo para lidar com incertezas:

Faça uma pausa para ouvir e olhar ao redor. Isso pode ajudá-lo a compreender e desenvolver novas formas de pensar e agir em resposta aos elementos da VUCA.

Olhe para suas dúvidas e tente descobri o motivo delas existirem. Uma boa técnica para isso é usar os 5 porquês, para descobrir a causa raiz da dúvida

Conserte as desconexões dos setores, pois a maior parte das incertezas em uma organização vêm de problemas de conectividade com setores que são dependentes. Assim, uma ferramenta eficaz para lidar com este problema é o SIPOC, já que ele avalia as conexões entre as áreas.

Fique por dentro das novidades do setor e ouça com atenção seus clientes  para descobrir o que eles querem. Fazer um estudo de mercado é fundamental para quem não quer ser surpreendido.

Reveja e avalie o seu desempenho. Considere o que você fez bem, o que foi uma surpresa e o que você poderia fazer de diferente na próxima vez. Usar a análise SWOT neste passo pode ser eficaz, já que ela avalia seu ambiente externo e interno.

Simule e experimente situações, para que você possa explorar como elas podem funcionar e como você pode reagir a elas no futuro. Procure antecipar possíveis ameaças futuras e conceber respostas prováveis. Planejamento de cenário, planejamento de crise e dramatização são ferramentas úteis para gerar previsão e preparar suas respostas.

Resultados desta medida

Após seguir os passos, sua organização ficará mais estável e as dúvidas sumiram.

Reaja à complexidade com clareza

As maiores complexidades da vida geralmente vêm na dificuldade de se comunicar. Mesmo se comunicando todos dias, encontramos empecilhos ao passar a mensagem ou dar aquele feedback construtivo.

3 Passos para lidar com a complexidade

Dessa forma, os principais passos para lidar com a complexidade são:

• Pratique comunicação assertiva com seu time. Seja claro, pois em situações complexas, isso os ajudará a entender a direção de sua equipe ou organização.
• Trabalhe em equipe e promova a colaboração entre seu time. As situações de VUCA são frequentemente muito complicadas para uma pessoa lidar. Então, construa equipes  que podem funcionar com eficácia em um ambiente imprevisível e de ritmo acelerado.
• Tenha uma cultura de feedbacks em seu time. Guardar rancor ou ter conversas paralelas sobre os colegas de time só pioram a situação. Dessa forma, fazer feedbacks com uma certa frequência, irá deixar as discordâncias mais evidentes e menos complexas.

Resultados desta medida

Com a melhora da comunicação, problemas complexos passam a se tornar simples e seu time passa a entender o caminho que a equipe esta tomando.

Combata a ambiguidade com agilidade

A ambiguidade está presente em quase todos os setores da organização, seja elas complexas envolvendo situações de ética, ou mais simples como a antiga discussão de qual é melhor, "quantidade ou qualidade". O fato que a melhor forma de lidar com a ambiguidade é a velocidade de se adaptar e mudar.

6 passos para lidar com a ambiguidade

Alguns passo para lidar com ambiguidade são:

• Promova flexibilidade, adaptabilidade e agilidade. Planeje com antecedência, mas crie um tempo de contingência e esteja preparado para alterar seus planos  à medida que os eventos se desenrolam.
• Contratar, desenvolver e promover pessoas que prosperam em ambientes VUCA. Essas pessoas são provavelmente colaborativas, confortáveis ​​com a ambiguidade e a mudança, e têm habilidades de pensamento complexas.
• Incentive seu pessoal a pensar e trabalhar fora de suas áreas funcionais habituais, para aumentar seu conhecimento e experiência. Rotação de trabalho e treinamento cruzado  podem ser excelentes maneiras de melhorar a agilidade da equipe.
• Desenvolva uma colaboração ambiente e trabalhe duro para construir um consenso. Incentive o debate, a dissidência e a participação de todos.
• Abrace uma "cultura de ideias". Kevin Roberts, da agência de publicidade Saatchi and Saatchi, cunhou esta definição alternativa da VUCA: " Vibrante, irreal, louco e surpreendente ". Isso descreve o tipo de cultura energética que pode dar às equipes e organizações uma vantagem criativa e ágil em tempos de incerteza.
• Recompensa membros da equipe que demonstram visão, compreensão, clareza e agilidade. Deixe seu pessoal ver que tipo de comportamento você valoriza, destacando inovações e riscos calculados.

Resultado desta medida

Após deixar seu time mais ágil e flexível, sua equipe estará pronta para lidar com o mundo VUCA e suas complicações.

Observação sobre o mundo VUCA

Algumas pessoas podem ficar tentadas a usar o VUCA como desculpa para a falta de ação, planejamento ou direção em seu trabalho. Como gerente, é importante estar ciente do trabalho desleixado  e tomar as medidas adequadas para resolver o problema.

Benefícios de gerenciar em um mundo VUCA

Em um setor ou organização afetado pelo VUCA, você tem uma escolha. Ou você permite que o VUCA "administre", sobrecarregue e estabeleça o caos na organização, ou você aceita e assume as rédeas dos imprevistos para que você e sua equipe possam mitigar seus efeitos.

Dessa forma, quando você decide aceitar o VUCA, você opta por tornar a si mesmo e seu povo menos vulneráveis ​​e capacita todos para lidar com forças incontroláveis ​​e imprevisíveis.

Habilidades aperfeiçoadas em mundo VUCA

Você pode ver o VUCA como um desafio para melhorar suas habilidades de liderança e gestão e pode transformá-lo em uma oportunidade para tornar sua equipe mais eficaz, concentrando-se nas seguintes áreas:

• Implementação: trabalhe com seu pessoal para lidar com as ameaças VUCA em um nível de equipe.
• Tomando uma decisão: veja a complexidade e a incerteza como motivadores para se aprofundar antes de tomar decisões, em vez de forças avassaladoras.
• Inovação e criatividade: considere a inovação de processo e fluxo de trabalho como uma forma de enfrentar o VUCA, e não como algo que pode sofrer por causa disso.
• Procurando oportunidades: procure melhores negócios e oportunidades, ao invés de depender de seus vendedores e fornecedores habituais. Em um mundo VUCA, essas oportunidades podem ser passageiras, então você deve ficar alerta e aproveitá-las quando elas surgirem.
• Consolidação de equipe  e cultura organizacional: adversidades e desafios podem perturbar as pessoas, mas também podem focar sua atenção e incentivá-las a trabalhar por um objetivo comum.
• Recrutamento: aumentar a agilidade promovendo e recrutando pessoas que se sintam confortáveis ​​em ambientes menos estruturados e em constante mudança.

Dificuldades de gerenciamento em um mundo VUCA

Um dos maiores desafios da gestão em um mundo VUCA são os membros da equipe que resistem à mudança. Eles podem se recusar a aceitar que o mundo evoluiu, querer ficar com os métodos "experimentados e testados" ou simplesmente não conseguir ver o quadro completo. Eles podem até ficar paralisados ​​de medo e deixar de agir.

Resumo

VUCA significa volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade. Ele descreve a situação de mudança constante e imprevisível que agora é a norma em certos setores e áreas do mundo dos negócios.

A VUCA exige que você evite abordagens tradicionais e desatualizadas de gestão e liderança e do trabalho diário. Geralmente são muito lentos e limitados para serem eficazes em um ambiente turbulento.

Processos mais novos, ágeis e pragmáticos são a chave para gerenciar no mundo VUCA. Faça da visão, compreensão, clareza e agilidade seus princípios orientadores para neutralizar as ameaças do VUCA e transformá-las em seu benefício.

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