O que é gerenciamento de mudanças? Como fazer isso de maneira efetiva?
O gerenciamento de mudanças é um termo que é utilizado livremente. Às vezes, é um bode expiatório por resultados inferiores aos estelares e é frequentemente usado como um todo para atividades de projeto que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.
- É um substantivo: "O gerenciamento de mudanças é fundamental para o projeto".
- É um verbo: "Nós realmente precisamos mudar o gerenciamento desse processo."
- É um adjetivo: "Minhas habilidades de gerenciamento de mudanças estão melhorando".
- É um palavrão: "Gerenciamento de mudanças!"
O que é gerenciamento de mudanças?
O gerenciamento de mudanças é uma abordagem estruturada para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma completa e suave e que os benefícios duradouros da mudança sejam alcançados.
O foco está nos impactos mais amplos da mudança, particularmente nas pessoas e em como elas, como indivíduos e equipes, mudam da situação atual para a nova. A mudança em questão pode variar de uma simples mudança de processo a grandes mudanças na política ou estratégia necessárias para que a organização atinja seu potencial.
Gerenciando a mudança na sua organização
O princípio subjacente é que a mudança não ocorre isoladamente - afeta toda a organização (sistema) em torno dela e todas as pessoas tocadas por ela.
Para gerenciar a mudança com sucesso, é necessário atender aos impactos mais amplos das mudanças. Além de considerar os impactos tangíveis da mudança, é importante considerar o impacto pessoal sobre os afetados e sua jornada em direção ao trabalho e ao comportamento de novas formas de apoiar a mudança.
O gerenciamento de mudanças é um campo muito amplo e abordagens para gerenciar mudanças variam amplamente, de organização para organização e de projeto para projeto. Muitas organizações e consultores assinam metodologias formais de gerenciamento de mudanças. Eles fornecem kits de ferramentas, listas de verificação e planos de tópicos do que precisa ser feito para gerenciar as alterações com êxito.
Quando você é encarregado de "gerenciar mudanças", a primeira questão a considerar é o que o gerenciamento de mudanças realmente significa na sua situação. O gerenciamento de mudanças se concentra nas pessoas e precisa garantir que as mudanças sejam implementadas de forma completa, suave e duradoura. E para isso você precisa se aprofundar ainda mais para definir seus objetivos específicos de gerenciamento de mudanças. Normalmente, eles cobrirão:
- Patrocínio: garantir que haja patrocínio ativo para a mudança em um nível executivo sênior dentro da organização e envolver esse patrocínio para alcançar os resultados desejados.
- Buy-in: ganho de buy-in para as mudanças dos envolvidos e afetados, direta ou indiretamente.
- Envolvimento: envolver as pessoas certas no desenho e implementação de mudanças, para garantir que as mudanças certas sejam feitas.
- Impacto: avaliar e abordar como as mudanças afetarão as pessoas.
- Comunicação: dizendo a todos que foram afetados pelas mudanças.
- Prontidão: preparar as pessoas para se adaptarem às mudanças, garantindo que elas tenham as informações, treinamento e ajuda corretos.
Atividades de gerenciamento de mudanças
Depois de considerar os objetivos e o escopo, você também precisará considerar as tarefas específicas. Mais uma vez, a gama de atividades possíveis é ampla. É uma questão de descobrir o que melhor o ajudará a enfrentar o desafio da mudança em mãos, como você definiu em seus objetivos e escopo e como trabalhar em conjunto com as atividades e responsabilidades de outras pessoas e projetos. A essência disso é identificar as tarefas que são necessárias se você vai dar à mudança a maior chance de sucesso.
Vindo disso, as atividades envolvidas podem incluir:
- Garantir que haja uma expressão clara das razões para a mudança e ajudar o patrocinador a comunicar isso.
- Identificar "agentes de mudança" e outras pessoas que precisam estar envolvidas em atividades de mudança específicas, como design, teste e solução de problemas, e que podem atuar como embaixadores da mudança.
- Avaliar todas as partes interessadas e definir a natureza do patrocínio, envolvimento e comunicação que serão necessários.
- Planejar o envolvimento e as atividades do projeto do (s) patrocinador (es) de mudança.
- Planejar como e quando as alterações serão comunicadas e organizar e/ou entregar as mensagens de comunicação.
- Avaliar o impacto das mudanças nas pessoas e na estrutura da organização.
- Planejar as atividades necessárias para abordar os impactos da mudança.
- Garantir que as pessoas envolvidas e afetadas pela mudança compreendam a mudança do processo.
- Certificar-se de que os envolvidos ou afetados tenham ajuda e apoio durante os períodos de incerteza e agitação.
- Avaliar as necessidades de treinamento impulsionadas pela mudança e planejar quando e como isso será implementado.
- Identificar e concordar com os indicadores de sucesso da mudança e garantir que eles sejam medidos e reportados regularmente.
Ferramentas para o gerenciamento de mudanças
Compreendendo a mudança
Curva de mudança - Este poderoso modelo descreve os estágios de transição pessoal envolvidos na maioria das mudanças organizacionais. Isso ajudará você a entender como as pessoas reagirão às mudanças, para que você possa planejar melhor como apoiá-las durante o processo.
Modelo de gerenciamento de mudanças de Lewin - descreve como você geralmente tem que "desmembrar" o estado atual das coisas para fazer melhorias, usando o conceito de "descongelamento - alteração - recongelamento".
Modelo de mudança de Beckhard e Harris - Dando uma outra perspectiva sobre a mudança, descreve como as iniciativas de mudança exigem os pré-requisitos da insatisfação real com o estado atual, uma visão de por que o novo estado será melhor e claros primeiros passos para chegar lá ser bem sucedido.
Planejando a mudança
Análise de Impacto - Esta é uma técnica útil para descobrir as consequências"inesperadas" da mudança.
Modelo de mudança Burke-Litwin - Este modelo complexo ajuda você a trabalhar com os efeitos da mudança entre 12 elementos do design organizacional.
Modelo 7S de McKinsey - Ajuda você a entender a relação entre sete aspectos "hard" e "soft" das organizações.
Diamante de Leavitt - Essa ferramenta permite que você trabalhe com os impactos de uma mudança proposta nos elementos inter-relacionados de tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia em qualquer organização.
Projeto de organização - Embora cada organização seja única, existem várias estruturas comuns. É necessário considerar o melhor design para sua situação.
Diagramas SIPOC - Uma ferramenta abrangente para verificar o impacto de uma mudança proposta em seus fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.
Implementando a mudança
Modelo de Mudança em 8 Passos de Kotter - O conjunto principal de atividades de gerenciamento de mudanças que precisam ser feitas para efetuar a mudança e mantê-la a longo prazo.
Avaliação de necessidades de treinamento - Uma avaliação de necessidades de treinamento é uma maneira estruturada de garantir que as pessoas certas recebam o treinamento certo no momento certo.
Por que a mudança pode falhar - A mudança é complexa e saber o que não fazer é tão importante quanto saber o que fazer!
Comunicando a mudança
Análise das Partes Interessadas - Um método formal para identificar, priorizar e entender as partes interessadas do seu projeto.
Gestão de Partes Interessadas - Um processo para planejar as comunicações das partes interessadas para garantir que você forneça às pessoas certas a mensagem certa, no momento certo, para obter o suporte necessário para o seu projeto.
Declarações de missão e visões - São uma maneira bem estruturada de ajudá-lo a comunicar o que a mudança pretende alcançar e motivar seus interessados com uma visão inspiradora e compartilhada do futuro.
