Melhoria de Processos

22/07/2020

Última atualização: 31/10/2022

Como fazer um POP de manutenção? Veja o passo a passo

Saber como fazer um POP de manutenção é tão importante, porque são os bons dados que garantirão que a manutenção seja efetiva. Sendo assim, dados ruins podem ser piores do que dado nenhum, porque estes podem levar à análise errada e, por fim, ao trabalho da coisa errada. Por isso aprender como fazer um POP de Manutenção é essencial.

Sabemos que uma das melhores maneiras para ajudar a garantir uma boa coleta de dados é ter procedimentos bem escritos para tanto. Levando isso em consideração, neste post abordaremos a importância dos bons procedimentos e apresentaremos os detalhes necessários para desenvolver POPs de manutenção bem escritos.

O que é um POP de manutenção?

Procedimentos Operacionais Padrão, ou POPs, são documentos usados ​​nos negócios e na indústria para fornecer um conjunto consistente de informações e orientações aos funcionários que executam um trabalho específico. Os POPs são usados ​​para descrever tudo, desde práticas contábeis até produção química. Eles são particularmente úteis para equipes de manutenção, porque garantem que o trabalho certo seja feito adequadamente, independentemente de quem o realize - e nós sabemos como uma boa manutenção é indispensável. Um bom POP incluirá:

Assim, mais especificamente o POP de manutenção se trata de uma lista detalhada de etapas que descrevem como executar uma tarefa de manutenção. Além disso, também é um padrão documentado segundo o qual o trabalho ou tarefa deve ser executado.

Todas as tarefas de manutenção repetitiva devem ser cobertas pelos POPs, independentemente de quem executa essas tarefas. Afinal, são esses documentos a base do trabalho de manutenção eficaz e eficiente.

E no escritório, o POP de manutenção tem utilidade?

Manutenção e conservação: provavelmente não são a primeira coisa na mente de um trabalhador de escritório, pois esse trabalho geralmente continua em segundo plano, garantindo que os locais de trabalho permaneçam funcionais, limpos e seguros. No fim das contas, manter a manutenção preventiva, seguir os procedimentos padrão e responder rapidamente a transtornos e emergências ajuda a manter os escritórios funcionando de maneira suave e eficiente.

Como fazer um POP de manutenção?

Uma das coisas mais importantes a considerar para os POPs de manutenção, é o esforço em realizar manutenção preventiva.  Ela é assim tão central, porque permite evitar emergências, já que é de caráter proativo. Confira em nosso post de Tipos de Manutenção a importância da manutenção preventiva.

Aliás, o trabalho de manutenção planejada é sempre mais agradável do que o trabalho de emergência não planejado, e a detecção precoce de problemas pode ajudar a evitar maiores despesas com reparos e substituições. Essas benefícios fazem dessa prática recomendada inclusive em ambientes de escritório.

Quais informações devem ser contidas em um POP de manutenção?

Vale mencionar que o feedback ao executor do trabalho é crítico para o sucesso dos POPs de manutenção. Nesse sentido, esses documentos devem ser atualizados quando o feedback revelar erros ou maneiras mais eficazes de executar o trabalho. Além disso, POPs mal escritos não são seguros, além de serem amplamente ineficazes.

Escrevendo o POP de manutenção: colocando a mão na massa

Ao escrever um POP de manutenção, sempre será necessária uma dialética entre muitos e poucos detalhes. Se por um lado muitos detalhes desperdiçam recursos ao escrever o POP - retardando o trabalho e desperdiçando o tempo do executor do trabalho -, por outro, poucos detalhes podem ser insuficientes

Então, qual é a quantidade adequada de detalhes a serem incluídos no POP? A quantidade que mais se aproxime de fornecer tantos detalhes quanto forem necessários para que um membro da equipe, treinado, saiba executar corretamente a tarefa.fornecerá a um artesão treinado (ou um operador treinado em habilidades de manutenção relacionadas ao trabalho) para executar o trabalho, mesmo que essa pessoa não tenha realizado o trabalho antes.

Quem deve escrever esse documento?

Alguém que tenha alguma experiência em escrever POPs e que conheça o procedimento de fazê-lo é a pessoa ideal para escrever esse documento (sim! deve haver um procedimento para essa escrita.) Portanto, deve ser uma pessoa conhecedora dos riscos de segurança e ambientais envolvidos.

Já na hora de escrever, o responsável por isso deve procurar informações tanto com o executor da atividade em questão, quanto com especialistas no assunto. Nesse sentido, é uma ótima ideia fazer com que o executor do trabalho escreva o rascunho, porque assim você garante a adesão dos usuários do POP. É muito mais provável que uma pessoa use adequadamente algo que ajudou a desenvolver, do que algo que foi desenvolvido sem a sua contribuição, o que é mais semelhante a uma imposição.

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Quais são as regras para escrever um POP de manutenção?

  1. O ônus da comunicação escrita está no escritor, não no leitor. O objetivo é servir o usuário.
  2. A primeira redação é um rascunho e precisará ser revisada e testada antes de ser publicada.
  3. Use itens de linha numerados e evite parágrafos (um item por etapa).
  4. Mantenha a redação curta e precisa.
  5. Liste as etapas na sequência correta. O trabalho deve fluir em ordem natural.
  6. Use a checagem de conclusão de etapas onde for útil.
  7. Faça com que o executor do trabalho insira valores quantitativos (o que é ainda melhor que checagem de conclusão).
  8. Conheça o nível das habilidades de leitura do executor da atividade e escreva levando-o em conta. Além disso, assume-se uma habilidade de leitura proporcional às qualificações mínimas para a execução do trabalho;
  9. Use gráficos quando necessário, para esclarecer a mensagem. Às vezes, uma imagem realmente vale mais que mil palavras;
  10. Evite "encher linguiça" e não mude os nomes dos equipamentos de uma etapa para outra;
  11. Comece cada passo com um verbo, se possível. Por exemplo: Etapa 13 - Remova a proteção do acoplamento;
  12. Se os trabalhos envolverem muitas etapas, divida-os em seções como, por exemplo, "Seção de remoção do motor" e "Seção de remoção do redutor".

Lembre-se de escrever por segurança!

Embora os riscos de segurança já venham listados logo no início do POP, esses avisos devem ser reforçados a cada etapa que forneça perigo. Use a palavra "Aviso" para proteger o executor de possíveis danos pessoais e a palavra "Cuidado" para indicar possibilidade de danos ao equipamento. Por exemplo: Etapa 23 - Aviso! Remova a linha de chorume quente.

Conclusão: não deixe o POP de manutenção só no papel

Uma coisa é desenvolver bons POPs de manutenção, mas outra diferente é levar as pessoas a usá-las. Muitas empresas investem tempo e dinheiro consideráveis para desenvolver esses documentos, apenas para no final armazená-las em um arquivo ou computador, e nunca são visualizadas pelo profissional.

Nesses casos, os POPs são úteis apenas para mostrar aos auditores quando eles chegam para avaliar se eles existem - ou seja, não passam de aparência. Mas considere! Com um pouco de esforço e treinamento de pessoal, os POPs podem ser utilizados de maneira efetiva, agregando valor real à empresa. Se você realmente deseja que as pessoas usem os procedimentos de manutenção, exija seu uso e facilite o acesso. Anexe-os a ordens de serviço, na máquina ou no posto do operador. Deixe-o visível para que seja realmente útil!

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