Variação: como entender seus processos além da média

variação
04 de dezembro de 2016
Última modificação: 04 de dezembro de 2016

Autor: Virgilio F. M. dos Santos
Categorias: Blog, Seis Sigma

O que é variação?

Variação: olhar a variação ajuda a gerência a entender muito melhor o desempenho real de uma empresa e seus processos. No passo, e ainda hoje, organizações medem e descrevem seus esforços em termos de médias: custo médio, tempo de ciclo médio, tamanho média de transporte, etc. Mas médias podem, na verdade, esconder problemas disfarçando a variação.

Por exemplo, se você estava prometendo aos clientes atender pedidos de peças habituais seriam atendidos dentro de seis dias úteis a partir do dia em que eles foram feitos, você pode achar que é uma boa notícia saber que seu desempenho médio, do pedido à entrega, está em 4,2 dias. Mas, o valor médio poderia não mostrar o fato de que 20% dos seus pedidos estão chegando com mais de seis dias, ou seja, atrasados.

Sem reduzir a variação geral, você teria que alcançar um tempo médio de entrega de dois dias para que todos os seus pedidos estivessem dentro dos seis dias exigidos pelo cliente. Porém, se reduzisse a variação, você poderia ter alcançado um tempo médio de entrega de cinco dias sem ter nenhuma entrega atrasada. Logo, entender e cuidar da variação pode beneficiar tanto você quanto seus clientes, porque você não tem mais que compensar esforços imprevisíveis apenas para atender as exigências de seus clientes.

Qual o objetivo do Seis Sigma quanto à Variação?

O objetivo de se buscar um desempenho Seis Sigma é reduzir ou estreitar a variação a um tal grau, que seis sigmas ou devios-padrão de variação possam ser comprimidos dentro dos limites definidos pelas especificações do cliente. Para muitos produtos, serviços e processos, isto significa um enorme grau de melhoria.

Quer outro exemplo? Então vamos lá. Imagine que você tenha escolhido para analisar a variação seu processo de “chegar ao trabalho”. Qual sua especificação? Chegar na hora certa todos os dias. E qual é a definição operacional para hora certa? Hora certa, para você, são 8:30 – alguns minutos a mais, ou a menos.

Para simplificar, imagine que você sai de casa precisamente às 8:12 da manhã. Você sabe, portanto, que sua viagem meta é de 18 minutos. Para você, a viagem de 18 minutos é o ideal de qualquer forma, porque ela lhe dá uma chance de engrenar sua mente no trabalho e revisar seus planos para o dia.

Como é aceitável chegar dois minutos antes ou depois das 8:30, os limites de especificação variam entre uma viagem de 16 a 20 minutos. Qualquer tempo dentro destes limites é aceitável para você, para o cliente ou para o seu processo de viagem ao trabalho.

Qual o tempo para chegar ao trabalho?

A próxima pergunta é: quanto tempo você realmente leva para chegar ao trabalho? Para descobrir, você levanta alguns dados, cronometrando suas viagens a cada dia de trabalho, durante vários meses. Algumas pessoas ficam se perguntando o que você está fazendo com o cronômetro, mas nerd é nerd e você não liga. Logo que compila os dados, eles parecem ótimo. Seu tempo médio de viagem são exatamente 18 minutos, o que é perfeito!

Mas será que a variação do processo não influencia negativamente não? Ao olhar mais de perto, as coisas não são tão belas. Colocando todos os dados em um “histograma”, você vê que há, na verdade, muita variação no tempo que você leva de casa ao trabalho. Como você pode ver, existem vários dias fora dos seus limites de especificação, em que você chega mais de dois minutos mais cedo ou mais tarde.

Ao parar e pensar, você se lembra. Alguns dias o café não estava pronto e, em outros, não havia mais vagas próximas para estacionar. Para confirmar a quantidade de variação no seu processo de viagem ao trabalho, você calcula o desvio-padrão. Verifica que ele é igual a 2,7 minutos, o que significa que menos de um sigma se encontra dentro dos seus limites de especificação (+/- 2 minutos da média).

Qual é a importância da análise de variação?

Uma coisa a notar quando se trata da questão da variabilidade é que existem duas causas de variações. Uma das causas é simplesmente a causa comum da variação. Isto é principalmente preocupado com os fatores do dia-a-dia em torno de um negócio que ocorrem de tempos em tempos, levando a pequenas diferenças nos produtos. Essas causas são consideradas muito aleatórias e ocorrem independentemente uma da outra.

Isso significa que as causas comuns surgem do dentro de um próprio sistema e da configuração do negócio. Tal inclui questões relacionadas com os materiais e os empregados, bem como os métodos de produção que estão sendo empregados. Na maioria dos casos, esse tipo de causa não afeta negativamente o bom funcionamento do negócio e o produto permanecerá relativamente estável durante um longo período de tempo; E é por isso que a variabilidade dentro de um negócio geralmente passa despercebida antes que seja muito tarde e a produtividade e a eficiência do negócio sejam afetadas.

E a temida variação de causa especial do Seis Sigma?

A segunda causa é a causa especial da variabilidade do Seis Sigma. Isso diz respeito ao tipo de eventos que ocorrem afetando a produção de negócios. Neste caso, a causa não está prevista e ocorrerá no tempo menos esperado. Esse nível de imprevisibilidade faz com que a produção dos negócios seja instável por muito tempo e só será corrigida através do controle estatístico baseado no negócio. Como é praticado dentro da Metodologia Six Sigma.

É muito importante que os dois tipos de causas sejam distinguidos para que ferramentas adequadas possam ser usadas para lidar com a situação. No entanto, existem aqueles estudiosos e outros empresários que sentem que não há necessidade de implicar uma linha de corte entre os dois. Isso, de fato, representa o perigo do uso incorreto de ferramentas para lidar com uma determinada causa.

A coisa básica a entender é que a variabilidade do Seis Sigma nem sempre é apenas o resultado de causas comuns, mas também causas especiais. Esta designação será útil para garantir que cada problema seja tratado da melhor maneira possível e com precisão. O objetivo principal do Seis Sigma é reduzir qualquer tipo de variabilidade encontrada em uma empresa, firma ou organização para melhorar a eficiência em que uma empresa opera, a lucratividade global e a satisfação do cliente. Tudo isso equivalerá ao sucesso de longo prazo para qualquer empreendimento!

Como reduzir a variação?

Esta variação não é boa. Se você sempre quisesse estar adiantado, teria que sair de casa bem antes do seu horário de costume, 8:12. Mas assim, é claro, muitos dias você ficaria sozinho, perdendo tempo e, sempre seria aquele que tem que fazer o café dos colegas. Além disso, tendo escutado nossos vídeos Seis Sigma no seu caminho ao trabalho, você saber que uma variação como essa é um inimigo que precisa ser eliminado.

Então, você começa a eliminar as fontes de variação do seu processo de viagem ao trabalho. Define uma velocidade padrão no piloto automático, você se disciplina para não ficar sentado no estacionamento escutando só mais um flashback antes de entrar no prédio. Depois que suas melhorias são implementadas, você ansiosamente coleta mais dados sobre o tempo de viagem. E, para sua surpresa a sua variação despenca! É isto que fazem nossos Green Belts e Black Belts, depois que são certificados. Tornam-se destruidores de variação.

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