Stakeholders: O que são e quais as melhores formas de obter suporte para seus projetos?

capa stakeholders
14 de maio de 2021
Última modificação: 31 de janeiro de 2022

Autor: Paulo Oliveira
Categorias: Gestão de Projetos

Stakeholders na tradução literal “partes interessadas”, ou seja, stakeholders são as pessoas e organizações influenciadas direta ou indiretamente por um projeto ou empresa. Dessa forma, eles acabam sendo cruciais para gestão de comunicação e são fundamentais para execução de um projeto.

Assim, a análise de stakeholders é a primeira etapa do Gerenciamento dos Stakeholders, um processo importante que pessoas bem-sucedidas usam para obter o apoio de outras pessoas. 

Gerenciar as partes interessadas também pode ajudá-lo a garantir que seus projetos tenham sucesso onde outros podem falhar. Neste artigo, veremos essa primeira etapa crucial – Análise das partes interessadas – com mais detalhes.

O que é um stakeholder?

Stakeholder é uma parte que tem interesse em uma empresa ou projeto e pode afetar ou ser afetada pelo negócio. Os stakeholders ​​em uma empresa típica são seus investidores, funcionários, clientes e fornecedores.

No entanto, com a crescente atenção à responsabilidade social corporativa, o conceito foi estendido para incluir comunidades, governos e associações comerciais.

Dessa forma, as partes interessadas podem ser internas ou externas a uma organização. Stakeholders internos são pessoas cujo  interesse em uma empresa vem por meio de um relacionamento direto, como emprego, propriedade ou investimento.

Por outro lado, os stakeholders externos são aqueles que não trabalham diretamente com uma empresa, mas são afetados de alguma forma pelas ações e resultados do negócio. Ou seja, fornecedores, credores e grupos públicos são considerados partes interessadas externas.

Por que o gerenciamento de stakeholders é importante?

Conforme sua carreira se desenvolve e você se torna mais bem-sucedido, as ações que você realiza começam a afetar mais e mais pessoas. E quanto mais pessoas você afeta, mais provável é que algumas delas tenham poder e influência significativos sobre seu trabalho

Essas pessoas são seus stakeholders. Eles podem ser fortes apoiadores de seus projetos – ou podem bloqueá-los, então, você precisa identificar quem são seus stakeholders e conquistá-los o mais rápido possível.

Desse modo, eles podem causar problemas ao seu negócio caso você não gerencie os de forma adequada. Sendo assim, é de suma importância olhar para eles com carinho e fazer uma análise das partes interessadas, a qual é um processo eficaz de três etapas para identificar, priorizar e compreender os seus stakeholders.

Por que usar a análise de stakeholders?

Uma abordagem com base nas partes interessadas oferece quatro benefícios principais:

1. Colocando seus projetos em prática

Você pode usar as opiniões de seus stakeholders mais poderosas para ajudar a definir seus projetos em um estágio inicial. É mais provável que essas partes interessadas o apoiem, e suas contribuições também podem melhorar a qualidade do seu projeto.

2. Ganhar recursos

Obter o apoio de partes interessadas poderosas pode ajudá-lo a ganhar mais recursos, como pessoas, tempo ou dinheiro. Isso torna mais provável que seus projetos sejam bem-sucedidos

3. Construindo compreensão

Comunicando-se assertivamente com seus stakeholders cedo e frequentemente, você pode garantir que eles entendam totalmente o que você está fazendo e entendam os benefícios de seu projeto. Isso significa que eles podem apoiá-lo mais ativamente quando necessário.

4.Ficando à frente do jogo

Entender seus stakeholders significa que você pode antecipar e prever suas reações ao seu projeto à medida que ele se desenvolve. Isso permite que você planeje ações que provavelmente ganharão o apoio deles.

Como conduzir uma análise de stakeholders

Existem três etapas a seguir na Análise das partes interessadas. Primeiro, identifique quem são seus stakeholders. Em seguida, analise seu poder, influência e interesse, de modo que você saiba em quem você deve se concentrar.

Por fim, desenvolva um bom entendimento das partes interessadas mais importantes, de modo que você saiba como elas provavelmente responderão e como você pode obter seu apoio.

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Quando tiver concluído sua análise, você pode passar a usar o gerenciamento das partes interessadas para descobrir como se comunicará com cada uma delas.

Desse modo, vamos explorar as três etapas da análise das partes interessadas em mais detalhes:

1. Identifique as suas partes interessadas

Comece fazendo um brainstorming de quem são as suas partes interessadas. Como parte disso, pense em todas as pessoas que são afetadas por seu trabalho, que têm influência ou poder sobre ele, ou têm interesse em sua conclusão bem ou mal sucedida.

Os tópicos identifica algumas das pessoas que podem ser partes interessadas em seu trabalho ou em seus projetos:

  • Seu chefe Acionistas Governo
  • Executivos seniores Parceiros da aliança Associações
  • comerciais Seus colegas de trabalho Fornecedores A imprensa
  • Sua equipe Credores Grupos de interesse
  • Clientes Analistas O público
  • Clientes em potencial Futuros recrutas A comunidade
  • Sua família Principais colaboradores Principais consultores

Observação: As partes interessadas podem ser organizações e pessoas, mas, em última análise, você deve se comunicar com as pessoas. Portanto, certifique-se de identificar as partes interessadas individuais corretas dentro de uma organização de partes interessadas.

2. Priorize suas partes interessadas de stakeholders

Nesta etapa você pode ter uma lista de pessoas e organizações que são afetadas por seu trabalho. Sendo que alguns deles podem ter o poder de bloquear essa obra ou de avançá-la.

Já outros  tem potencial de estar interessados ​​no que você está fazendo e uns podem nem se importar com seus projetos. Dessa forma, você precisa descobrir quem você precisa priorizar.

Você pode mapear seus stakeholders e classificá-los de acordo com seu poder sobre seu trabalho e seu interesse nele, em uma Rede de influência / Interesse (veja a figura 1). 

Figura 1:Matiz de interesse por influencia

Desse modo, a posição que você atribui a uma parte interessada na grade mostra as ações que você precisa tomar com ela.

Stakeholders altamente interessadas e poderosas (Gerenciar de perto)

Neste caso, você deve envolver totalmente essas pessoas e envidar todos os esforços para satisfazê-las, pois esses são seus principais stakeholders sendo as partes que mais vão influenciar em seus projetos.

Stakeholders de alta influência com pouco interesse (Mantenha satisfeito)

trabalhe o suficiente com esses stakeholders para mantê-las satisfeitas, mas não tanto que elas fiquem entediadas com sua mensagem.

Stakeholders com pouco poder e muito interessados (mantenha informado)

informe adequadamente esses stakeholders e converse com elas para garantir que não surjam problemas importantes. Pois stakeholders nesta categoria podem ser muito úteis com os detalhes de seu projeto.

Baixo poder de influência, stakeholders menos interessadas (Monitorar)

Por fim, monitore essas pessoas, mas não os aborreça com comunicação excessiva.

Exemplo:

Seu chefe, por exemplo, provavelmente tem grande poder e influência sobre seus projetos e grande interesse por eles. Sua família, entretanto, pode ter grande interesse neles, mas não terá poder sobre eles.

3. Entenda seus principais interessados

Após priorizar os interessados você precisa descobrir como seus principais interessados ​​se sentem em relação ao seu projeto. Além disso, você precisa descobrir a melhor forma de envolvê-los e como se comunicar com eles.

Assim, aqui temos perguntas que podem ajudá-lo a compreender seus stakeholders incluem:

  • Que interesse financeiro ou emocional eles têm no resultado de seu trabalho? É positivo ou negativo?
  • O que mais os motiva?
  • Que informações eles desejam de você e qual é a melhor maneira de se comunicar com eles?
  • Qual é a opinião deles sobre o seu trabalho?
  • Quem influencia as opiniões deles em geral e quem influencia a opinião deles sobre você? Alguns desses influenciadores, portanto, tornam-se partes interessadas importantes por si próprios?
  • Se eles provavelmente não serão positivos, o que os convencerá a apoiar o seu projeto?
  • Se você acha que não será capaz de vencê-los, como lidará com a oposição deles?
  • Quem mais pode ser influenciado por suas opiniões? Essas pessoas se tornam partes interessadas por direito próprio?

Você pode fazer essas perguntas diretamente aos seus stakeholders. Já que as pessoas costumam ser bastante abertas sobre seus pontos de vista, e pedir suas opiniões costuma ser o primeiro passo para construir um relacionamento bem-sucedido com elas.

Exemplo matriz de influência por interesse

Uma maneira simples de resumir o nível de apoio que você tem de suas partes interessadas é codificá-los por cores. Por exemplo, mostre defensores e apoiadores em verde, os que precisamos gastar muita energia e críticos em vermelho e aqueles que são neutros em laranja. Veja o diagrama abaixo.

Desse modo, você pode criar seu próprio exemplo de análise das partes interessadas no trabalho, seja para sua função atual, um trabalho que deseja fazer ou um novo projeto.

Faça uma análise completa das partes interessadas. Além disso, sempre pergunte a si mesmo se você está se comunicando com as partes interessadas da maneira mais eficaz que deveria. Que ações você pode tomar para obter mais de seus apoiadores ou conquistar seus críticos?

Figura 2: Exemplo de matriz de influência/interesse preenchida

Figura 2: Exemplo de matriz de influência/interesse preenchida

Conclusão

Por fim, concluímos que à medida que o trabalho feito por você e os projetos executados se tornam mais importantes, você afetará cada vez mais pessoas. Algumas dessas pessoas têm o poder de minar seus projetos e sua posição. Outros podem apoiar fortemente o seu trabalho.

Assim, o gerenciamento de partes interessadas é o processo pelo qual você identifica os seus principais stakeholders interessados e obtém seu apoio. Além disso, a análise dos stakeholders é o primeiro estágio, onde você identifica e começa a entender os interessados mais importantes.

Dessa forma, a primeira etapa é fazer um brainstorming de quem são seus stakeholders. Em seguida deve priorizá-los por potência e interesse e plotar isso em uma grade de influência / interesse. Já no estágio final é entender o que motiva seus stakeholders e como você precisa conquistá-los

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