Já pensou em resolver seus problemas de forma disciplinada?

01 de setembro de 2017
Última modificação: 01 de setembro de 2017

Autor: Paula Louzada
Categorias: Blog, Melhoria de Processos

Já utilizou o processo de resolução de problemas 8D?

Resolver problemas principais de forma disciplinada atrvés do Global 8D Problem Solving.

Siga estes oito passos para diagnosticar, tratar e eliminar problemas de qualidade.

Quando sua empresa se depara com um grande problema, é necessário abordá-lo rapidamente. No entanto, você também precisa lidar com ele minuciosamente e garantir que isso não se repita – e isso pode levar muito esforço e tempo decorrido. É isso que sempre é reforçados nas nossas aulas de Green Belt, Black Belt e Gestão de Projetos.

O Processo de resolução de problemas 8D ajuda você a fazer essas duas coisas aparentemente contraditórias, de forma profissional e controlada. Neste artigo, analisaremos o Processo de Resolução de Problemas 8D e discutiremos como você pode usá-lo para ajudar sua equipe a resolver grandes problemas.

Quais as origens da 8D?

A Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas), e publicou-o em seu manual de 1987, “Team Oriented Problem Solving (TOPS)”. Em meados dos anos 90, a Ford adicionou uma disciplina adicional, D0: Plano. O processo é agora o padrão global da Ford e é chamado de Global 8D.

A Ford criou o Processo 8D para ajudar as equipes a lidar com problemas de controle de qualidade e segurança. Desenvolver soluções personalizadas e permanentes para os problemas; E evitar problemas recorrentes. Embora o processo 8D tenha sido inicialmente aplicado nas indústrias de fabricação, engenharia e aeroespacial, é útil e relevante em qualquer setor.

O processo 8D funciona melhor em equipes encarregadas de resolver um problema complexo com sintomas identificáveis. No entanto, você também pode usar este processo em um nível individual.

Como aplicar a Ferramenta?

Para usar o Processo 8D, dirija-se a cada uma das disciplinas abaixo, em ordem. Tenha cuidado para não pular etapas, mesmo quando o tempo é limitado; O processo só é eficaz quando você segue todas as etapas.

Disciplina 0: Plano

Antes de começar a montar uma equipe para resolver o problema, você precisa planejar sua abordagem. Isso significa pensar sobre quem estará na equipe, qual é o seu período de tempo e quais recursos você precisará para resolver o problema em questão.

Disciplina 1: Construir a equipe

Você deve procurar reunir uma equipe que tenha as habilidades necessárias para resolver o problema e que tenha tempo e energia para se comprometer com o processo de solução de problemas.

Tenha em mente que uma equipe diversificada é mais provável encontrar uma solução criativa do que uma equipe de pessoas com a mesma perspectiva (embora, se as perspectivas são muito diversas, as pessoas podem passar tanto tempo em desacordo que nada é feito).

Crie uma carta de equipe que descreva o objetivo da equipe e identifica o papel de cada pessoa. Então, faça o que puder para criar confiança e envie todos os envolvidos no processo que está prestes a acontecer.

Se sua equipe é composta por profissionais que não trabalharam juntos antes, considere começar com as atividades de construção de equipes para garantir que todos estejam confortáveis trabalhando um com o outro.

Disciplina 2: Descreva o problema

Uma vez que sua equipe se instalou, descreva o problema em detalhes. Especifique quem, o que, quando, onde, por que, como e quantos. Use técnicas como o Processo de Definição de Problemas para garantir que você esteja focando o problema certo.

Comece por fazer uma Análise de Risco – se o problema estiver causando sérios riscos, por exemplo, para a saúde ou a vida das pessoas, então você precisa tomar as medidas adequadas. (Isso pode incluir parar as pessoas usando um produto ou processo até que o problema seja resolvido.)

Se o problema for com um processo, use um Diagrama de Fluxo ou Esquema de Conteúdo para mapear cada etapa. Essas ferramentas ajudarão os membros da sua equipe a entender como o processo funciona e, mais tarde, pensar sobre como eles podem corrigi-lo melhor.

Descobrir a causa raiz do problema vem mais tarde no processo, então não gaste tempo neste aqui. Agora, seu objetivo é olhar para o que está acontecendo de errado e garantir que sua equipe entenda toda a extensão do problema.

Disciplina 3: Implementar uma correção temporária

Uma vez que sua equipe entende o problema, venha com uma correção temporária. Isto é particularmente importante se o problema está afetando os clientes, reduzindo a qualidade do produto ou retardando os processos de trabalho.

Aproveite o conhecimento de todos no time. Para garantir que as ideias de cada pessoa sejam ouvidas, considere usar o brainstorming, juntamente com discussões mais tradicionais de resolução de problemas de equipe.

Uma vez que o grupo identificou possíveis correções temporárias, abordar questões como custo, tempo de implementação e relevância. A solução a curto prazo deve ser rápida, fácil de implementar e vale a pena o esforço.

Disciplina 4: Identificar e eliminar a causa raiz

Uma vez que sua correção temporária está no lugar, é hora de descobrir a causa raiz do problema.

Realize uma Análise de Causa e Efeito para identificar as causas prováveis do problema. Esta ferramenta é útil porque ajuda a descobrir muitas causas possíveis, e pode destacar outros problemas que talvez você não estivesse ciente. Em seguida, aplique Análise de Causa Raiz para encontrar as causas raiz dos problemas que você identificou.

Depois de identificar a origem do problema, desenvolva-se várias soluções permanentes.

Se os membros da sua equipe tiverem problemas para encontrar soluções permanentes viáveis, use o conceito Straw Man para gerar soluções de protótipo que você pode discutir, separar e reconstruir em soluções mais fortes.

Disciplina 5: Verifique a solução

Uma vez que sua equipe concorda com uma solução permanente, certifique-se de testá-la completamente antes de implementá-la completamente, na próxima etapa.

Considerar:

Realizando um Modo de Falha e Análise de Efeitos (FMEA) para detectar quaisquer problemas potenciais.

Usando Análise de Impacto para garantir que não haverá consequências futuras inesperadas.

Por último, realize uma Análise para confirmar que você e sua equipe não negligenciaram um fator-chave ou fizeram uma suposição incorreta sobre essa solução.

Disciplina 6: Implementar uma solução permanente

Uma vez que o seu time chegue a um consenso sobre a solução, roote sua solução. Monitore esta nova solução por um período de tempo apropriado para se certificar de que está funcionando corretamente e garantir que não haja efeitos colaterais inesperados.

Disciplina 7: Prevenir o problema de recorrer

Quando tiver certeza de que a solução permanente resolveu o problema, junte sua equipe novamente para identificar como evitará que o problema se repita no futuro.

Talvez seja necessário atualizar os padrões, as políticas, os procedimentos ou o manual de treinamento da sua organização para refletir a nova correção. Você provavelmente também precisará treinar outros no novo processo ou padrão. Finalmente, você precisará considerar se deve mudar suas práticas ou procedimentos de gerenciamento para evitar a recorrência.

Disciplina 8: Comemore o sucesso da equipe

O último passo no processo é celebrar e premiar o sucesso da sua equipe. Diga “obrigado” a todos os envolvidos, e seja específico sobre como o trabalho duro de cada pessoa fez a diferença. Se apropriado, planeje uma festa ou celebração para comunicar sua apreciação.

Antes que a equipe se separe, realize uma Análise Pós-Implementação para analisar se sua solução está funcionando como você pensou e melhorar a maneira como você resolve problemas no futuro.

Pontos Importantes

No final da década de 1980, a Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas) para ajudar as equipes de fabricação e engenharia a diagnosticar, tratar e eliminar problemas de qualidade. No entanto, equipes em qualquer setor podem usar esse processo de resolução de problemas.

As oito disciplinas são:

0. Planejar.

1. Construir a equipe.

2. Descrever o problema.

3. Implementar uma correção temporária.

4. Identificar e eliminar a causa raiz.

5. Verificar a solução.

6. Implementar uma Solução Permanente.

7. Impedir o problema de recorrer.

8. Comemorar o sucesso da equipe.

O processo de resolução de problemas 8D é melhor usado com uma equipe que resolve problemas complexos. No entanto, os indivíduos também podem usá-lo para resolver problemas por conta própria. Se você quiser se aprofundar mais em resolução de problemas acesse os nossos cursos de LeanGreen Belt e Black Belt… comece a observar e tratar de forma mais efetiva os seus problemas.

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