Introdução
Os ciclos PDSA (Plan-Do-Study-Act) ou PDCA (Plan-Do-Check-Act) são ferramentas de melhoria contínua. Seguindo as quatro etapas prescritas, orienta o processo de raciocínio para dividir a tarefa em etapas e, em seguida, avalia o resultado, aprimorando-o e testando novamente. A maioria de nós passa por algumas ou todas essas etapas quando implementamos mudanças em nossas vidas, e nem pensamos nisso. Tê-los escritos com frequência ajuda as pessoas a se concentrarem, aprenderem mais e é extremamente aplicável.
Pode ser de grande utilidade no ambiente médico por exemplo, particularmente no contexto de melhorar a segurança do paciente e garantir que uma instalação possa tratar um número maior de pacientes ao mesmo tempo sem comprometê-los. Quando aplicado corretamente, pode ser muito benéfico a curto e a longo prazo, mas é claro que também não é uma solução mágica que pode resolver automaticamente problemas.
A resiliência do PDCA/PDSA para a prática em qualquer nível ou magnitude contribuiu para seu desenvolvimento como uma das metodologias de melhoria de processo mais populares e sempre-verdes, além de estender seu uso a vários outros propósitos.
Antes de prosseguirmos com a postagem é importante frisar que os ciclos PDCA e PDSA não são a mesma coisa.
Enquanto muitas pessoas já estão acostumadas com o PDCA, não conhecem as aplicações do PDSA, Plan-Do-Study-Act. Ao substituir o Check por Study, podemos entender melhor que devemos estudar os resultados antes de agir e, em seguida, fazer ajustes com base nos resultados das contramedidas adotadas para testar a hipótese.
Como o nosso foco com esta postagem é trazer aplicações deste método, para você que deseja saber mais sobre os princípios e fundamentos básicos, recomendamos a leitura do seguinte conteúdo.
Melhoria de processos
A metodologia PDCA/PDSA é um ciclo contínuo de planejamento, execução, verificação ou estudo e atuação. Isso faz do PDCA o modelo ideal para:
- Melhoria contínua: o ciclo repetido do PDCA promove a melhoria do processo, independentemente das metas e fecha a porta com a complacência
- Implementação de novos projetos ou processos: O mecanismo embutido de planejamento, teste e feedback do PDCA permite corrigir problemas e melhorar as coisas no estágio de implementação do processo, sem colocar em risco recursos ou reputação inteiros.
- Trilhas de processo: O ciclo PDCA envolve a verificação das alterações implementadas quanto à consistência antes da adoção geral.
A utilização do ciclo de planejar-fazer-verificar-agir permite a decomposição de um projeto em pequenas etapas gerenciáveis e permite melhorias graduais.
Mudança da gestão
O PDCA/PDSA não apenas incentiva o desenvolvimento de mudanças inovadoras e revolucionárias para garantir a melhoria da qualidade e desempenho, como também ajuda a gerenciar as mudanças com eficiência.
O modelo PDCA incorpora o que precisa ser alterado na metodologia de melhoria contínua. O processo de mudança no PDCA implica incorporar os parâmetros que exigem mudança no componente de planejamento (plan), implementação de um protótipo (do), revisão/estudo do protótipo quanto à adequação e desempenho (check/study) e implementação generalizada ou implementação bem-sucedida do protótipo (agir). Isso contribui para a integração do processo de gerenciamento de mudanças na atividade organizacional diária normal, tornando o processo de mudança perfeito.
Gestão da Qualidade
Um dos principais usos desse processo é para o gerenciamento da qualidade. O ciclo de feedback contínuo do PDCA permite a análise, medição e identificação de fontes de variações dos requisitos do cliente e a ação corretiva.
O PDCA/PDSA é uma ferramenta popular para implementar o Gerenciamento da Qualidade Total e é a base da iniciativa DMAIC Six Sigma. A implementação de tais sistemas de qualidade depende da análise e controle estatísticos que o ciclo facilita. A aplicação do PDCA/PDSA para melhoria da qualidade ajuda a planejar a coleta de dados e realiza análises estatísticas dos dados para verificar e priorizar problemas ou causas-raiz dos problemas. Ele identifica os meios para reduzir o desvio entre o estado existente e o estado desejado.
Mantendo o controle sobre um projeto
Os modelos PDCA/PDSA ajudam os gerentes de projeto a manter maior controle sobre um determinado projeto de várias maneiras, como:
- Fornecendo respostas para quem, o que, quando, onde e por que do projeto. Isso aumenta o conhecimento que facilita a exploração de várias alternativas e a seleção de um método adequado de implementação do projeto;
- Garantir que as incógnitas no início do projeto permaneçam comprovadas ou descontadas;
- Fornecimento de dados precisos e oportunos para melhorar a tomada de decisões;
- Permitindo uma melhor compreensão do fenômeno de custo e efeito.
Gerenciamento de Desempenho
Um uso recente do Plan-Do-Check-Act é no gerenciamento de desempenho de funcionários individuais e equipes de projeto em uma rotina diária. A fase "plan" incorpora as metas ou os produtos a serem entregues ao funcionário ou equipe. A etapa"do" é o desempenho real. A próxima fase (check/study) analisa o desempenho, porém aqui é onde se concentra a diferença entre os ciclos. O CHECK indica que você está fazendo a pergunta "Como o desempenho se compara ao que você esperava?", enquanto que STUDY, por outro lado, exige que você faça a pergunta "O que podemos aprender de como o desempenho se compara ao que estávamos esperando?". O aspecto STUDY do PDSA também sugere, embora um pouco sutilmente, que você pegue o que aprendeu sobre o desempenho e use essas novas informações para alcançar melhor os objetivos do produto ou processo em questão. Por fim, a fase "act " confirma esse desempenho.
Na maioria das organizações, o gerenciamento de desempenho - ou sua versão mais antiga de avaliação de desempenho - continua sendo uma função distinta da "equipe". A abordagem do PDCA em relação ao gerenciamento de desempenho integra o gerenciamento de desempenho à atividade operacional diária e contribui para melhorar a produtividade em grande escala.
Competitividade Organizacional
A aplicação do ciclo PDCA ajuda a organização a se tornar ágil ou a incorporar o gerenciamento de malha fechada com rapidez.
O PDCA ágil envolve a identificação de fontes de variabilidade e seus impactos negativos relativos e a eliminação ou redução de tais variabilidades sempre que possível, alterando o design, as políticas ou as regras de negócios da cadeia de suprimentos. São desenvolvidos planos de contingência que lidam com os riscos que permanecem.
O processo também ajuda a integrar o funcionamento do gerenciamento de demanda, gerenciamento de suprimentos, gerenciamento de atendimento, reconfiguração rápida de negócios e sistemas de TI em uma organização.
Nada melhor que um exemplo para enxergarmos como a aplicação das coisas, não é mesmo? Vamos utilizar o exemplo do segundo parágrafo, que seria a aplicação destes conceitos numa clínica médica e vamos avaliar a abordagem deste conceito e os resultados do mesmo.
Exemplo
Como a aplicação do ciclo PDCA é mais comum, trouxemos neste caso uma aplicação do ciclo PDSA, com o intuito de indicar como utilizar corretamente a fase STUDY do ciclo.
Desenvolvimento de um formulário de Autogerenciamento.
Objetivo do Ciclo: Escolher uma folha de objetivos de autogerenciamento do paciente para rastreamento e inclusão em nosso gráfico.
1ª FASE: PLAN (PLANEJAMENTO)
A MUDANÇA
O que estamos testando? Nossa intenção é testar duas folhas de objetivos de autogerenciamento de pacientes diferentes para determinar qual é a mais funcional. Um desses formulários é um formulário de verificação com os dez principais objetivos listados, enquanto o outro exige que o paciente realmente escolha e anote seus próprios objetivos.
Em quem estamos testando a mudança? Vamos testá-los inicialmente nas próximas duas visitas de pacientes.
Quando estamos testando? As próximas duas visitas de pacientes que ocorrerão na semana de 15/07/02.
Onde estamos testando? O teste será realizado em nossas instalações, ou seja, em nossos consultórios.
PREDIÇÃO
O que esperamos que aconteça? Esperamos poder determinar de que forma nossos clínicos, enfermeiros e pacientes preferem usar as folhas de objetivos para definir as metas de autogestão do paciente.
DADOS
Quais dados precisamos coletar? Resultados subjetivos do profissional e da enfermeira, informando qual formulário eles preferem usar, bem como discussões com pacientes que estão preenchendo o formulário.
Quem coletará os dados? Os Clínicos.
Quando os dados serão coletados? Imediatamente após a segunda visita do paciente, o profissional e enfermeiros discutem as duas formas diferentes e dão suas conclusões.
Onde os dados serão coletados? O profissional e os enfermeiros tomarão a decisão na unidade após revisar os formulários.
2ª FASE: DO (FAZER)
O que foi realmente testado? Testamos duas formas diferentes.
O que aconteceu? Empregamos os formulários com os dois primeiros pacientes diabéticos que vimos. Pedimos que preenchessem os dois formulários e perguntamos qual deles preferia. Ambos os pacientes escolheram a mesma forma.
Observações? Os dois pacientes escolheram a mesma forma que nosso clínico e enfermeiro preferiram. O consenso geral era de que o formulário que exigia que eles simplesmente marcassem seus objetivos (como uma prova de múltiplas escolhas) era preferível ao que realmente os fez anotá-los escrevendo todos estes termos por extenso.
Problemas? Nenhum problema real foi encontrado, exceto uma leve resistência do paciente à ideia de ter que preencher outro pedaço de papel; no entanto, isso foi rapidamente aliviado com a explicação do conceito de autogestão.
3ª FASE: STUDY (ESTUDAR)
Análise completa dos dados, resumir o que foi APRENDIDO, comparar dados com previsões.
Nossa sensação inicial era de que os pacientes prefeririam um formulário que não exigisse que escrevessem muitas informações. Em vez disso, sentimos que eles prefeririam ter um formulário que lhes permitisse simplesmente marcar seus objetivos. Descobrimos que eles realmente preferiam uma combinação das duas formas. Um que os permitisse marcar objetivos ou anotar qualquer coisa não listada que considerassem importante.
4ª FASE: ACT (AGIR)
Que mudanças devemos fazer antes do próximo ciclo? Mudaremos o formulário para permitir espaço para os pacientes que desejam escrever um objetivo para poderem fazê-lo.
Qual será o próximo teste? Usaremos o formulário selecionado com os próximos cinco pacientes diabéticos do nosso registro.
Relatório do líder sênior: Testamos duas folhas de objetivos de autogerenciamento diferentes com dois pacientes. Aprendemos que devemos combinar recursos das duas folhas; os pacientes estavam interessados na abordagem de autogestão. Vamos revisar o formulário e testar nos próximos cinco pacientes.
Lembre-se de que o PDCA/PDSA é apenas uma das muitas ferramentas que você pode usar para melhorar a maneira como seus funcionários se comunicam e trocam informações, e não é a única coisa que você deve aplicar à situação se estiver com problemas deste tipo. No entanto, é uma das ferramentas que pode trazer algumas das melhorias mais notáveis em geral e é algo com muito potencial para melhorar o desempenho de suas instalações a longo prazo e, portanto, a segurança de seus pacientes, como no caso deste exemplo. Aproveite para conferir a aula de introdução do curso de PDCA FM2S abaixo.
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Confira também:
Este método é vastamente aplicado nas metodologias Lean Manufacturing e Seis Sigma. Aproveite para conhecer ambas metodologias acessando a nossa Plataforma EAD.
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